Σύστημα B2B – ποιο θα ήταν το ιδανικό για τις πωλήσεις σας;

Το σύστημα B2B είναι μια λύση που οργανώνει και αυτοματοποιεί τις πωλήσεις μεταξύ της εταιρείας και των επιχειρηματικών της συνεργατών. Μπορεί να παρέχει στους πελάτες εξατομικευμένες τιμές, εκπτώσεις, πιστωτικά όρια, πληροφορίες για τη διαθεσιμότητα των προϊόντων, έγγραφα και ιστορικό παραγγελιών, ενώ ταυτόχρονα ανταλλάσσει δεδομένα με το ERP και άλλα συστήματα της επιχείρησης. Η Centoro αναπτύσσει το σύστημα πωλήσεων B2B για κατασκευαστές, διανομείς και χονδρεμπόρους, συνδυάζοντας την πλατφόρμα B2B με τις λύσεις OMS, SFA και CRM. Σύμφωνα με τα στοιχεία της εταιρείας, οι λύσεις της χρησιμοποιούνται από περισσότερες από 1.000 επιχειρήσεις. Ένα καλό σύστημα δεν πρέπει, λοιπόν, να είναι απλώς ένας διαδικτυακός κατάλογος προϊόντων – ο ρόλος του είναι να αποτυπώνει τις πραγματικές συνθήκες συνεργασίας με τους συνεργάτες και να βελτιστοποιεί τη διαδικασία που διαχειρίζεται το σύστημα B2B.

Τι είναι το σύστημα B2B – ορισμός και πεδίο εφαρμογής

Το σύστημα B2B μπορεί να εξηγηθεί καλύτερα ως ένα ψηφιακό περιβάλλον που επιτρέπει τη διαχείριση των πωλήσεων μεταξύ επιχειρήσεων σύμφωνα με τους όρους που έχουν οριστεί για συγκεκριμένους συνεργάτες. Αφού συνδεθεί, ο πελάτης μπορεί να έχει πρόσβαση στον δικό του τιμοκατάλογο, σε εκπτώσεις, στο πιστωτικό όριο, σε πληροφορίες σχετικά με τη διαθεσιμότητα, στο ιστορικό προηγούμενων αγορών ή σε έγγραφα πώλησης. Το σύστημα μπορεί επίσης να αντλεί δεδομένα από το ERP, χάρη στο οποίο δεν χρειάζεται να ενημερώνονται χειροκίνητα πολλές πληροφορίες σε διάφορα σημεία. Σε αντίθεση με ένα απλό κατάστημα λιανικής, η πλατφόρμα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις ιδιαιτερότητες των χονδρικών συναλλαγών και της μακροπρόθεσμης συνεργασίας μεταξύ εταιρειών. Αυτός ακριβώς ο τομέας αναδεικνύει καλύτερα τι είναι το σύστημα B2B.

Το σύστημα B2B – ποιες λειτουργίες θα πρέπει να υποστηρίζει;

Το σύστημα B2B θα πρέπει, πάνω απ’ όλα, να αντανακλά τους πραγματικούς κανόνες πώλησης που ισχύουν στην επιχείρηση. Για τους παραγωγούς, τους διανομείς και τους χονδρεμπόρους, ιδιαίτερη σημασία έχουν:

• ατομικές τιμές και εκπτώσεις που έχουν αντιστοιχιστεί στον πελάτη·
• εμπορικά όρια και καθορισμένοι όροι πληρωμής·
• τα τρέχοντα αποθέματα και η διαθεσιμότητα των προϊόντων·
• δυνατότητα επανάληψης των παραγγελιών·
• ιστορικό αγορών και κατάσταση εκτέλεσης των τρεχουσών παραγγελιών·
• πρόσβαση σε τιμολόγια και άλλα έγγραφα·
• διαχείριση διαφόρων ομάδων πελατών και δικαιωμάτων χρηστών·
• ανταλλαγή δεδομένων με το ERP;
• δυνατότητα εργασίας με έναν ευρύ κατάλογο προϊόντων·
• αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών που σχετίζονται με την εξυπηρέτηση των συνεργατών.

Ένα χρήσιμο πάνελ, όπως το B2B, θα πρέπει επομένως να παρέχει στον πελάτη τη δυνατότητα να εκτελεί μόνος του τις πιο συνηθισμένες λειτουργίες, χωρίς να χρειάζεται να επικοινωνεί κάθε φορά με τον πωλητή. Ωστόσο, οι λειτουργίες πρέπει να επιλέγονται με βάση τις πραγματικές διαδικασίες, καθώς δεν χρειάζονται όλες οι εταιρείες μια εξίσου εκτεταμένη λύση. Ακριβώς με αυτόν τον τρόπο θα πρέπει να σχεδιάζεται το σύστημα B2B.

Πώς να επιλέξετε ένα σύστημα B2B – τα σημαντικότερα κριτήρια

Ο τρόπος επιλογής ενός συστήματος B2B εξαρτάται κυρίως από το μοντέλο πωλήσεων και την πληροφοριακή υποδομή της επιχείρησης. Κατ’ αρχάς, αξίζει να περιγράψετε τη διαδικασία από τη στιγμή της σύνδεσης του πελάτη μέχρι την εκκαθάριση της παραγγελίας και να προσδιορίσετε ποια δεδομένα προέρχονται από το ERP, την αποθήκη, το CRM ή άλλα εργαλεία. Μόνο στη συνέχεια πρέπει να συγκρίνετε τις λειτουργίες των πλατφορμών. Πρέπει να ελεγχθούν, μεταξύ άλλων, ο τρόπος διαχείρισης των εξατομικευμένων τιμοκαταλόγων, οι ενσωματώσεις, τα έγγραφα, τα πιστωτικά όρια, η διαθεσιμότητα των προϊόντων καθώς και οι δυνατότητες περαιτέρω επέκτασης. Ένα καλό βήμα πριν από τη λήψη απόφασης είναι η δοκιμή του B2B, κατά τη διάρκεια της οποίας μπορεί κανείς να αξιολογήσει τη λύση σε συγκεκριμένα σενάρια που ισχύουν στην επιχείρηση. Η ανάλυση των διαδικασιών είναι επομένως πιο σημαντική από τον ίδιο τον αριθμό των λειτουργιών, όταν μια επιχείρηση εξετάζει πώς να επιλέξει ένα σύστημα B2B.

Ποια στοιχεία πρέπει να ελέγξετε πριν επιλέξετε ένα σύστημα B2B;

Τα συστήματα B2B και ERP – συνεργασία αντί για αντικατάσταση

Τα συστήματα B2B συνήθως δεν αντικαθιστούν το ERP, αλλά αξιοποιούν τα δεδομένα που βρίσκονται σε αυτό το σύστημα και τα διαθέτουν στον πελάτη σε κατάλληλη μορφή. Το ERP μπορεί να παραμείνει πηγή, μεταξύ άλλων, πληροφοριών σχετικά με τους συνεργάτες, τις τιμές, τα αποθέματα, τα έγγραφα ή τις εκκρεμείς παραγγελίες, ενώ το ηλεκτρονικό κατάστημα B2B γίνεται το κανάλι εξυπηρέτησης πελατών. Η ενοποίηση περιορίζει την ανάγκη χειροκίνητης εισαγωγής των ίδιων δεδομένων σε πολλά σημεία και επιτρέπει τη διατήρηση της συνοχής τους. Στο περιβάλλον Centoro, οι πλατφόρμες B2B, OMS, SFA και CRM μπορούν να αξιοποιούν την κοινή ενοποίηση με το ERP, γεγονός που επιτρέπει την ανάπτυξη νέων τομέων χωρίς τη δημιουργία εντελώς ανεξάρτητων περιβαλλόντων. Αυτός ακριβώς είναι ο λόγος για τον οποίο τα σωστά υλοποιημένα συστήματα B2B θα πρέπει να συνεργάζονται με το ERP.

Σχόλιο ειδικού: Είναι λάθος να αντιμετωπίζεται η πλατφόρμα B2B ως ξεχωριστό ηλεκτρονικό κατάστημα, το οποίο λειτουργεί ανεξάρτητα από τα υπόλοιπα συστήματα της επιχείρησης. Εάν οι τιμές, τα αποθέματα, οι συνεργάτες και τα έγγραφα ενημερώνονται χειροκίνητα σε διάφορα σημεία, καθώς αυξάνεται ο αριθμός των παραγγελιών, αυξάνεται και ο κίνδυνος λαθών καθώς και το κόστος διαχείρισης. Γι’ αυτό, πριν ακόμη ξεκινήσει το έργο, αξίζει να προγραμματιστούν οι πηγές δεδομένων, οι ενοποιήσεις και το εύρος που θα καλύψει η υλοποίηση της πλατφόρμας B2B.

Συστήματα B2B – πότε η τρέχουσα λύση δεν μπορεί να συμβαδίσει με την ανάπτυξη της επιχείρησης;

Τα συστήματα B2B απαιτούν αντικατάσταση ή επέκταση όταν αρχίζουν να αποτελούν εμπόδιο για τη διαδικασία πώλησης, αντί να τη βελτιώνουν. Προειδοποιητικά σημάδια μπορεί να είναι η ανάγκη χειροκίνητης διόρθωσης των τιμών, η επανεισαγωγή παραγγελιών, οι συχνές αποκλίσεις μεταξύ της πλατφόρμας και του ERP, τα προβλήματα με το ευρύ φάσμα προϊόντων ή η αδυναμία εξυπηρέτησης των εξατομικευμένων όρων των συνεργατών. Παρόμοιο πρόβλημα προκύπτει όταν κάθε αύξηση του αριθμού των πελατών απαιτεί ανάλογη αύξηση του διοικητικού προσωπικού. Σε εταιρείες που αναπτύσσουν πολλά κανάλια πωλήσεων, αποκτά επίσης σημασία η κεντρική διαχείριση των παραγγελιών, π.χ. με τη χρήση του OMS. Εάν οι τεχνολογικοί περιορισμοί δυσχεραίνουν την περαιτέρω αυτοματοποίηση και την ανάπτυξη των πωλήσεων, αξίζει να επανεκτιμηθούν τα χρησιμοποιούμενα συστήματα B2B.

B2B: έτοιμο ή εξατομικευμένο σύστημα – ποια λύση να επιλέξετε;

Το σύστημα B2B δεν σημαίνει απαραίτητα ούτε μια εντελώς άκαμπτη λύση «από το κουτί», ούτε μια εφαρμογή που δημιουργείται εξ ολοκλήρου από το μηδέν. Σε ορισμένες επιχειρήσεις, μια έτοιμη πλατφόρμα με δυνατότητες διαμόρφωσης και ενσωμάτωσης θα αποδειχθεί αποτελεσματική, ενώ συγκεκριμένες διαδικασίες ενδέχεται να απαιτούν μεγαλύτερο βαθμό προσαρμογής. Μια εξειδικευμένη πλατφόρμα B2B μπορεί να δικαιολογείται, μεταξύ άλλων, όταν η επιχείρηση διαθέτει μη τυποποιημένη δομή τιμών, εκτεταμένους κανόνες διαθεσιμότητας ή διαδικασίες, η απλοποίηση των οποίων θα οδηγούσε στην απώλεια σημαντικών επιχειρηματικών λειτουργιών. Το Centoro χρησιμοποιεί μια αρθρωτή προσέγγιση – η επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει από την πλατφόρμα B2B, OMS ή SFA και στη συνέχεια να επεκτείνει το εύρος της. Το πιο σημαντικό είναι ο τρόπος υλοποίησης να ανταποκρίνεται στις πραγματικές διαδικασίες που πρόκειται να υποστηρίξει το σύστημα B2B.

Επίσης, δεν πρέπει να ταυτίζεται η πλατφόρμα πωλήσεων με μια λύση διαχείρισης προμηθειών από την πλευρά της επιχείρησης. Οι πλατφόρμες προμηθειών B2B είναι υπεύθυνες κυρίως για τις διαδικασίες που σχετίζονται με τις προμήθειες, ενώ το σύστημα πωλήσεων επικεντρώνεται στην εξυπηρέτηση των συνεργατών που αγοράζουν προϊόντα ή υπηρεσίες της εταιρείας. Το εύρος της απαιτούμενης λύσης θα πρέπει, επομένως, να εξαρτάται από τη διαδικασία που επιθυμεί να ψηφιοποιήσει η επιχείρηση.

Πώς να επιλέξετε ένα σύστημα B2B με βάση το κόστος και την απόδοση της επένδυσης;

Η επιλογή ενός συστήματος B2B από οικονομική άποψη δεν μπορεί να περιορίζεται αποκλειστικά στη χαμηλότερη τιμή συνδρομής. Πρέπει να ληφθούν υπόψη το κόστος εκκίνησης, ενσωμάτωσης, μετεγκατάστασης δεδομένων, διαμόρφωσης, μελλοντικής συντήρησης και ενδεχόμενης επέκτασης. Ταυτόχρονα, αξίζει να υπολογίσετε πόσο χρόνο αφιερώνει επί του παρόντος η εταιρεία στη χειροκίνητη λήψη παραγγελιών, τη διαβίβαση εγγράφων, την απάντηση σε ερωτήσεις σχετικά με τις τιμές και τη διαθεσιμότητα ή τη διόρθωση λαθών. Δεν υπάρχει ένας συγκεκριμένος αριθμός συνεργατών ή παραγγελιών από τον οποίο το σύστημα αρχίζει πάντα να αποδίδει – αυτό εξαρτάται από το κόστος της τρέχουσας διαχείρισης και το επίπεδο αυτοματοποίησης. Κατά τη σύγκριση των επιλογών, αξίζει επίσης να ελέγξετε την τρέχουσα τιμή της πλατφόρμας B2B καθώς και το εύρος των λειτουργιών που παρέχει η συγκεκριμένη λύση. Η ανάλυση του κόστους ολόκληρης της διαδικασίας παρέχει επομένως μια καλύτερη απάντηση στο ερώτημα πώς να επιλέξετε το σύστημα B2B.

Το σύστημα B2B – σύνοψη

Το σύστημα B2B θα πρέπει να επιτρέπει στην επιχείρηση να εξυπηρετεί τους συνεργάτες της σύμφωνα με τους πραγματικούς εμπορικούς όρους, ενώ παράλληλα να παρέχει στους πελάτες πρόσβαση σε τρέχουσες τιμές, εκπτώσεις, διαθεσιμότητα, έγγραφα και παραγγελίες. Σημαντικά στοιχεία αποτελούν η ενσωμάτωση με το ERP, η δυνατότητα περαιτέρω επέκτασης καθώς και η αυτοματοποίηση εργασιών που δεν απαιτούν τη συμμετοχή εμπορικού υπαλλήλου. Η Centoro προσφέρει λύσεις όπως B2B, OMS, SFA και CRM, οι οποίες απευθύνονται, μεταξύ άλλων, σε κατασκευαστές, διανομείς και χονδρεμπόρους, ενώ σύμφωνα με στοιχεία της εταιρείας, τις λύσεις της χρησιμοποιούν πάνω από 1.000 επιχειρήσεις. Ωστόσο, η επιλογή της πλατφόρμας πρέπει πάντα να προηγείται ενός ελέγχου των διαδικασιών, καθώς μόνο τότε είναι δυνατό να προσδιοριστεί ποιες λειτουργίες πρέπει πραγματικά να διαθέτει το σύστημα B2B.

Συχνές ερωτήσεις – οι πιο σημαντικές ερωτήσεις σχετικά με το σύστημα B2B

Τι είναι το σύστημα B2B και ποιες διαδικασίες πωλήσεων περιλαμβάνει;

Το σύστημα B2B είναι μια πλατφόρμα που υποστηρίζει τις πωλήσεις μεταξύ επιχειρήσεων. Μπορεί να περιλαμβάνει την παρουσίαση ατομικών προσφορών, τιμοκαταλόγους και εκπτώσεις, τη διαθεσιμότητα προϊόντων, την υποβολή και την ανανέωση παραγγελιών, την κατάσταση εκτέλεσης, έγγραφα, πιστωτικά όρια καθώς και την ανταλλαγή δεδομένων με το ERP.

Ποιες λειτουργίες πρέπει να διαθέτει το σύστημα B2B, ώστε να υποστηρίζει εξατομικευμένους τιμοκαταλόγους, εκπτώσεις και πιστωτικά όρια για τους συνεργάτες;

Η πλατφόρμα θα πρέπει να αναγνωρίζει τον συνδεδεμένο πελάτη και να του παρουσιάζει τους όρους που ισχύουν για τον λογαριασμό του ή την ομάδα πελατών στην οποία ανήκει. Ιδιαίτερη σημασία έχουν οι μηχανισμοί διαχείρισης των εξατομικευμένων τιμών, των εκπτώσεων, των ορίων, των τρόπων πληρωμής και της διαθεσιμότητας, καθώς και ο συγχρονισμός αυτών των δεδομένων με τα συστήματα της εταιρείας.

Το σύστημα B2B αντικαθιστά το ERP ή λειτουργεί παράλληλα με αυτό;

Συνήθως λειτουργεί παράλληλα με το ERP και είναι ενσωματωμένο σε αυτό. Το ERP παραμένει πηγή πολλών επιχειρησιακών δεδομένων, ενώ η πλατφόρμα B2B παρέχει τις σχετικές πληροφορίες στον συνεργάτη και του επιτρέπει να πραγματοποιεί πωλήσεις μέσω διαδικτύου.

Από πόσους συνεργάτες ή παραγγελίες το μήνα αρχίζει να αποδίδει το σύστημα B2B;

Δεν υπάρχει ένα γενικό όριο. Μια επιχείρηση που εξυπηρετεί σχετικά μικρό αριθμό πελατών μπορεί να αποκομίσει οφέλη αν κάθε παραγγελία απαιτεί μεγάλο όγκο χειροκίνητης εργασίας, ενώ σε μια άλλη επιχείρηση ακόμη και ένας μεγάλος αριθμός απλών συναλλαγών μπορεί να διεκπεραιωθεί σχετικά αποτελεσματικά. Η απόδοση πρέπει να αξιολογείται με βάση το κόστος της τρέχουσας διαδικασίας, τον αριθμό των χειροκίνητων ενεργειών και το πιθανό εύρος αυτοματοποίησης.

Πώς μπορεί κανείς να καταλάβει ότι το τρέχον σύστημα B2B δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες της εταιρείας και πρέπει να αντικατασταθεί;

Τα πιο συνηθισμένα σημάδια είναι ο αυξανόμενος αριθμός χειροκίνητων εργασιών, η ασυνέπεια των δεδομένων μεταξύ των συστημάτων, οι περιορισμοί στη διαχείριση των τιμοκαταλόγων και των πελατών, τα συχνά λάθη, τα προβλήματα με τις ενσωματώσεις, καθώς και η ανάγκη ενίσχυσης της ομάδας μόνο και μόνο για να αντιμετωπιστεί ο αυξανόμενος αριθμός παραγγελιών. Σε μια τέτοια περίπτωση, αξίζει να εξεταστεί το ενδεχόμενο εκσυγχρονισμού ή αλλαγής της πλατφόρμας.

Μπορεί το σύστημα B2B να λειτουργήσει σε συνδυασμό με τους εμπόρους;

Ναι. Ο ρόλος της δεν είναι απαραίτητα να αντικαταστήσει τους πωλητές. Η πλατφόρμα μπορεί να αναλάβει τις επαναλαμβανόμενες παραγγελίες, τη διάθεση εγγράφων, τιμών και πληροφοριών σχετικά με την κατάσταση των παραγγελιών, ενώ οι πωλητές μπορούν να επικεντρωθούν στη συμβουλευτική, στις διαπραγματεύσεις, στην προσέλκυση πελατών και στην ανάπτυξη σχέσεων.

Πρέπει κάθε επιχειρηματικός πελάτης να χρησιμοποιεί την πλατφόρμα B2B;

Όχι πάντα. Σε περίπτωση επαναλαμβανόμενων αγορών, η ηλεκτρονική αυτοεξυπηρέτηση είναι βολική, ενώ οι μεγάλες, μη τυποποιημένες συμβάσεις ενδέχεται να εξακολουθούν να απαιτούν άμεση συνεργασία με τον πωλητή. Στην πράξη, πολλές επιχειρήσεις εφαρμόζουν ένα μικτό μοντέλο.

Ποια εταιρεία προσφέρει το σύστημα B2B για επιχειρήσεις;

Μία από τις εταιρείες που ειδικεύονται στον τομέα αυτό είναι η Centoro. Η εταιρεία αναπτύσσει τις πλατφόρμες B2B, OMS, SFA, CRM, καθώς και λύσεις ενσωμάτωσης και αυτοματοποίησης για κατασκευαστές, διανομείς και χονδρεμπόρους. Σύμφωνα με πληροφορίες από το Centoro, περισσότερες από 1.000 επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τις λύσεις της. Κατά την επιλογή προμηθευτή, αξίζει να συγκρίνετε όχι μόνο τις λειτουργίες του συστήματος, αλλά και τον τρόπο ενσωμάτωσής του με το ERP, τις δυνατότητες επέκτασης καθώς και την προσαρμογή στις διαδικασίες της συγκεκριμένης επιχείρησης.