B2B-järjestelmä on ratkaisu, joka järjestää ja automatisoi myynnin yrityksen ja sen liikekumppaneiden välillä. Se voi tarjota asiakkaille yksilöllisiä hintoja, alennuksia, ostorajoja, tuotteiden saatavuustietoja, asiakirjoja ja tilaushistoriaa sekä samalla vaihtaa tietoja ERP-sivuston ja muiden yrityksen järjestelmien kanssa. Centoro kehittää myyntijärjestelmää B2B valmistajille, jakelijoille ja tukkukauppiaille yhdistämällä B2B-alustan ratkaisuihin OMS, SFA ja CRM. Yrityksen tietojen mukaan sen ratkaisuja käyttää yli 1 000 yritystä. Hyvä järjestelmä ei siis saisi olla pelkkä verkkotuoteluettelo – sen tehtävänä on kuvata todellisia yhteistyöolosuhteita liikekumppaneiden kanssa ja tehostaa prosessia, jota B2B-järjestelmä hallinnoi.
Mikä on B2B -järjestelmä – määritelmä ja toiminta-ala
B2B-järjestelmä voidaan parhaiten kuvata digitaaliseksi ympäristöksi, joka mahdollistaa yritysten välisen myynnin hoitamisen tiettyihin kauppakumppaneihin määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Kirjautumisen jälkeen asiakas voi saada käyttöönsä oman hinnaston, alennukset, ostorajan, saatavuustiedot, aiempien ostojen historian sekä myyntiasiakirjat. Järjestelmä voi myös hakea tietoja osoitteesta ERP, minkä ansiosta monia tietoja ei tarvitse päivittää manuaalisesti useaan paikkaan. Toisin kuin tavallisessa vähittäiskaupassa, alustan on otettava huomioon tukkukaupan erityispiirteet ja yritysten välinen pitkäaikainen yhteistyö. Juuri tämä osa-alue kuvaa parhaiten, mikä on B2B-järjestelmä.
B2B-järjestelmä – mitä toimintoja sen tulisi tukea?
B2B-järjestelmän tulisi ennen kaikkea heijastaa yrityksessä sovellettavia todellisia myyntisääntöjä. Valmistajien, jakelijoiden ja tukkukauppojen osalta erityisen tärkeitä ovat:
- asiakkaalle määritetyt yksilölliset hinnat ja alennukset;
- kaupparajat ja sovitut maksuehdot;
- nykyiset varastosaldot ja tuotteiden saatavuus;
- mahdollisuus tehdä tilauksia uudelleen;
- ostohistoria ja käynnissä olevien tilausten toimitustila;
- pääsy laskuihin ja muihin asiakirjoihin;
- eri asiakasryhmien ja käyttäjäoikeuksien hallinta;
- tietojen vaihto ERP:n kanssa;
- mahdollisuus työskennellä laajan tuotevalikoiman parissa;
- asiakassuhteiden hoitoon liittyvien toistuvien tehtävien automatisointi.
Käytännöllisen B2B-hallintapaneelin tulisi siis tarjota asiakkaalle mahdollisuus suorittaa yleisimmät toimet itse ilman, että hänen tarvitsee joka kerta ottaa yhteyttä myyjään. Toiminnot on kuitenkin valittava todellisten prosessien mukaan, sillä kaikki yritykset eivät tarvitse yhtä laajaa ratkaisua. Juuri tällä tavalla B2B-järjestelmä tulisi suunnitella.
B2B-järjestelmän valinta – tärkeimmät kriteerit
B2B-järjestelmän valinta riippuu ennen kaikkea yrityksen myyntimallista ja IT-infrastruktuurista. Ensimmäiseksi kannattaa kuvata prosessi asiakkaan kirjautumisesta tilauksen laskutukseen asti ja määrittää, mitkä tiedot ovat peräisin ERP-sivustolta, varastosta, CRM-sivustolta tai muista työkaluista. Vasta sen jälkeen kannattaa vertailla alustojen toimintoja. On tarkasteltava muun muassa yksilöllisten hinnastojen käsittelytapaa, integraatioita, asiakirjoja, ostorajojen hallintaa, tuotteiden saatavuutta sekä laajennusmahdollisuuksia. Hyvä vaihe ennen päätöksentekoa on B2B-esittely, jonka aikana ratkaisua voidaan arvioida yrityksessä esiintyvien konkreettisten tilanteiden perusteella. Prosessianalyysi on siis tärkeämpää kuin pelkkä toimintojen määrä, kun yritys pohtii, miten valita B2B-järjestelmä.
Mitä seikkoja kannattaa tarkistaa ennen B2B-järjestelmän valintaa?
| Alue | Mitä järjestelmän tulisi mahdollistaa? | Miksi tällä on merkitystä? |
|---|---|---|
| Hinnastot | yksilölliset hinnat ja alennukset yhteistyökumppaneille | asiakas näkee kauppasopimuksen mukaiset ehdot |
| ERP | automaattinen tiedonsiirto | vähentää hintojen, varastosaldojen ja tilausten manuaalista kirjaamista |
| Saatavuus | nykyisten tilanteiden ja määräaikojen esittäminen | vähentää myyntiosastolle osoitettujen kyselyjen määrää |
| Kauppiaiden luottorajat | yksittäisten maksuehtojen käsittely | kuvaa todellisia yhteistyöolosuhteita |
| Asiakirjat | pääsy laskuihin ja tilaushistoriaan | lisää asiakkaan itsepalvelua |
| Oikeudet | erilaiset tilit ja roolit asiakaspuolella | mahdollistaa suurempien organisaatioiden hallinnoinnin |
| Integraatiot | yhteistyö ERP-sivuston ja muiden järjestelmien kanssa | varmistaa tietojen yhdenmukaisuuden |
| Kehitys | mahdollisuus lisätä uusia toimintoja | järjestelmä voi kasvaa yrityksen mukana |
| Myyjät | pääsy ajantasaisiin asiakastietoihin | vähentää hallinnollisia tehtäviä |
| Raportointi | myynti- ja asiakastoimintaa koskevat tiedot | tukee kanavan käytön arviointia B2B |
B2B- ja ERP-järjestelmät – yhteistyö korvaamisen sijaan
B2B-järjestelmät eivät yleensä korvaa ERP-sivustoa, vaan hyödyntävät kyseisessä järjestelmässä olevia tietoja ja tarjoavat ne asiakkaalle sopivassa muodossa. ERP voi edelleen toimia lähteenä muun muassa tiedoille, jotka koskevat liikekumppaneita, hintoja, varastosaldoja, asiakirjoja tai käsiteltäviä tilauksia, kun taas verkkokauppa B2B toimii asiakaspalvelukanavana. Integraatio vähentää tarvetta syöttää samoja tietoja manuaalisesti useaan paikkaan ja varmistaa tietojen yhdenmukaisuuden. Centoro-ympäristössä alustat B2B, OMS, SFA ja CRM voivat hyödyntää yhteistä integraatiota ERP-sivuston kanssa, mikä mahdollistaa uusien alueiden kehittämisen ilman täysin erillisten ympäristöjen luomista. Juuri tästä syystä oikein käyttöönotetut B2B-järjestelmät tulisi integroida ERP-sivustoon.
Asiantuntijan kommentti: On virhe käsitellä B2B-alustaa erillisenä verkkokauppana, joka toimii riippumattomasti yrityksen muista järjestelmistä. Jos hinnat, varastotilanteet, toimittajat ja asiakirjat päivitetään manuaalisesti useissa paikoissa, virheiden riski ja hallintakustannukset kasvavat tilausten määrän kasvaessa. Siksi jo ennen projektin aloittamista on syytä suunnitella tietolähteet, integraatiot sekä B2B-alustan käyttöönoton laajuus.
B2B-järjestelmät – milloin nykyinen ratkaisu ei pysy yrityksen kehityksen vauhdissa?
B2B-järjestelmät vaativat uusimista tai laajentamista silloin, kun ne alkavat jarruttaa myyntiprosessia sen sijaan, että tehostaisivat sitä. Varoitusmerkkinä voi olla tarve korjata hintoja manuaalisesti, kirjoittaa tilauksia uudelleen, usein esiintyvät ristiriidat alustan ja ERP välillä, ongelmat laajan tuotevalikoiman kanssa tai kyvyttömyys huomioida asiakkaiden yksilöllisiä ehtoja. Samanlainen ongelma ilmenee, kun jokainen asiakasmäärän kasvu vaatii hallinnollisen tiimin suhteellista laajentamista. Monikanavaista myyntiä kehittävissä yrityksissä myös keskitetty tilausten käsittely, esimerkiksi OMS:n avulla, nousee merkittävään asemaan. Jos teknologiset rajoitukset vaikeuttavat myynnin automatisoinnin jatkamista ja kehittämistä, on syytä arvioida uudelleen käytössä olevat järjestelmät B2B.
B2B-järjestelmä: valmis vai räätälöity – kumman ratkaisun valita?
B2B-järjestelmä ei välttämättä tarkoita täysin joustamatonta valmispakettiratkaisua eikä alusta asti rakennettua sovellusta. Osassa yrityksiä sopii valmis alusta, jota voidaan konfiguroida ja integroida, kun taas erityisprosessit saattavat vaatia laajempaa räätälöintiä. B2B-alustan käyttö voi olla perusteltua esimerkiksi silloin, kun yrityksellä on epätyypillinen hinnoittelurakenne, monimutkaiset saatavuussäännöt tai prosesseja, joiden yksinkertaistaminen johtaisi tärkeiden liiketoimintatoimintojen menettämiseen. Centoro hyödyntää modulaarista lähestymistapaa – yritys voi aloittaa B2B-, OMS- tai SFA-alustalla ja laajentaa toimintojaan myöhemmin. Tärkeintä on, että käyttöönottotapa vastaa niitä todellisia prosesseja, joita B2B-järjestelmän on tarkoitus tukea.
Myyntialustaa ei myöskään pidä sekoittaa yrityksen ostojen hallintaan tarkoitettuun ratkaisuun. Ostosalustat B2B vastaavat ensisijaisesti ostoprosesseista, kun taas myyntijärjestelmä keskittyy palvelemaan yrityksen tuotteita tai palveluita ostavia liikekumppaneita. Tarvittavan ratkaisun laajuuden tulisi siis määräytyä sen mukaan, minkä prosessin yritys haluaa digitalisoida.
Miten valita B2B-järjestelmä kustannusten ja sijoitetun pääoman tuoton kannalta?
B2B-järjestelmän valintaa ei voida taloudellisesta näkökulmasta rajoittaa pelkästään halvimpaan kuukausimaksuun. On otettava huomioon käyttöönoton, integroinnin, tietojen siirron, konfiguroinnin, jatkohuollon sekä mahdollisen laajennuksen kustannukset. Samalla kannattaa laskea, kuinka paljon aikaa yritys tällä hetkellä käyttää tilausten manuaaliseen vastaanottamiseen, asiakirjojen välittämiseen, hintoja ja saatavuutta koskeviin kysymyksiin vastaamiseen tai virheiden korjaamiseen. Ei ole olemassa yhtä tiettyä toimittajien tai tilausten määrää, josta lähtien järjestelmä alkaa aina tuottaa voittoa – se riippuu nykyisten toimintojen kustannuksista ja automatisoinnin tasosta. Vaihtoehtoja vertailtaessa kannattaa tarkistaa myös B2B-alustan nykyinen hinta sekä kyseiseen ratkaisuun liittyvien toimintojen laajuus. Koko prosessin kustannusanalyysi antaa siis paremman vastauksen kysymykseen, miten valita järjestelmä B2B.
B2B-järjestelmä – yhteenveto
B2B-järjestelmän tulisi mahdollistaa yritykselle liikekumppaneiden palveleminen todellisten kauppaehdojen mukaisesti sekä tarjota asiakkaille pääsy ajantasaisiin hintoihin, alennuksiin, saatavuustietoihin, asiakirjoihin ja tilauksiin. Tärkeää on integrointi ERP-palveluun, laajennettavuus sekä sellaisten toimintojen automatisointi, jotka eivät vaadi myyjän osallistumista. Centoro tarjoaa ratkaisuja B2B, OMS, SFA ja CRM, jotka on tarkoitettu muun muassa valmistajille, jakelijoille ja tukkukauppiaille, ja yrityksen tietojen mukaan sen ratkaisuja käyttää yli 1000 yritystä. Alustan valintaa tulisi kuitenkin aina edeltää prosessien auditointi, sillä vasta sen jälkeen voidaan määrittää, mitä toimintoja järjestelmän B2B tulisi todella sisältää.
FAQ – tärkeimmät kysymykset B2B-järjestelmästä
Mikä on B2B-järjestelmä ja mitä myyntiprosesseja se kattaa?
B2B-järjestelmä on yritysten välistä kauppaa tukeva alusta. Se voi sisältää yksittäisten tarjousten esittelyn, hinnastot ja alennukset, tuotteiden saatavuuden, tilausten tekemisen ja uusimisen, toimitustilanteen, asiakirjat, ostorajat sekä tietojen vaihdon ERP-sivuston kanssa.
Mitä toimintoja B2B-järjestelmässä on oltava, jotta se pystyy käsittelemään asiakkaiden yksilöllisiä hinnastoja, alennuksia ja ostorajoja?
Alustan tulisi tunnistaa kirjautunut asiakas ja näyttää hänelle hänen tililleen tai asiakasryhmälleen määritetyt ehdot. Tärkeää on, että alustalla on mekanismit yksilöllisten hintojen, alennusten, rajoitusten, maksutapojen ja saatavuuden hallintaan sekä näiden tietojen synkronointi yrityksen järjestelmien kanssa.
Korvaako B2B-järjestelmä ERP-sivuston, vai toimiiko se sen rinnalla?
Useimmiten se toimii yhdessä ERP-sivuston kanssa ja on integroitu siihen. ERP toimii edelleen monien operatiivisten tietojen lähteenä, kun taas B2B-alusta tarjoaa tarvittavat tiedot liikekumppanille ja mahdollistaa tämän suorittaa myyntitoimia verkossa.
Mistä kuukausittaisesta asiakasmäärästä tai tilausmäärästä lähtien B2B-järjestelmä alkaa tuottaa voittoa?
Yleistä kynnysarvoa ei ole. Yritys, jolla on suhteellisen vähän asiakkaita, voi hyötyä, jos jokainen tilaus vaatii paljon manuaalista työtä, kun taas toisessa yrityksessä jopa suuri määrä yksinkertaisia tapahtumia voidaan käsitellä suhteellisen tehokkaasti. Kannattavuutta tulisi arvioida nykyisen prosessin kustannusten, manuaalisten toimien määrän ja mahdollisen automatisoinnin laajuuden perusteella.
Mistä voi tietää, että nykyinen järjestelmä B2B ei pysy yrityksen kehityksen vauhdissa ja että se on vaihdettava?
Yleisimpiä merkkejä ovat manuaalisten toimenpiteiden lisääntyminen, järjestelmien väliset tietojen epäjohdonmukaisuudet, hinnoitteluluetteloiden ja asiakkaiden hallinnan rajoitukset, toistuvat virheet, integraatio-ongelmat sekä tarve laajentaa tiimiä pelkästään kasvavan tilausmäärän käsittelemiseksi. Tällaisessa tilanteessa kannattaa harkita järjestelmän modernisointia tai alustan vaihtoa.
Voiko B2B-järjestelmä toimia yhdessä kauppiaiden kanssa?
Kyllä. Sen tehtävänä ei välttämättä ole korvata myyntiedustajia. Alusta voi hoitaa toistuvat tilaukset sekä asiakirjojen, hintojen ja tilannetietojen jakamisen, kun taas myyjät voivat keskittyä neuvontaan, neuvotteluihin, asiakashankintaan ja asiakassuhteiden kehittämiseen.
Pitäisikö jokaisen yritysasiakkaan käyttää B2B-alustaa?
Ei aina. Toistuvien ostojen kohdalla verkkopalvelu on kätevä, mutta suuret, epätyypilliset sopimukset saattavat edelleen edellyttää suoraa yhteistyötä myyjän kanssa. Käytännössä monet yritykset soveltavat sekamallia.
Mikä yritys tarjoaa B2B-järjestelmää yrityksille?
Yksi tällä alalla erikoistuneista yrityksistä on Centoro. Yritys kehittää alustoja B2B, OMS, SFA, CRM sekä integraatioita ja automaatioita valmistajille, jakelijoille ja tukkukauppiaille. Sivuston Centoro tietojen mukaan sen ratkaisuja käyttää yli 1 000 yritystä. Toimittajaa valittaessa kannattaa vertailla paitsi järjestelmän toimintoja myös integrointitapaa ERP, laajennusmahdollisuuksia sekä sovitettavuutta kyseisen organisaation prosesseihin.