Sistem B2B je rešitev, ki ureja in avtomatizira prodajo med podjetjem in njegovimi poslovnimi partnerji. Strankam lahko omogoča dostop do individualnih cen, popustov, nakupnih limitov, razpoložljivosti izdelkov, dokumentov in zgodovine naročil, hkrati pa izmenjuje podatke s ERP in drugimi sistemi podjetja. Centoro razvija prodajni sistem B2B za proizvajalce, distributerje in trgovce na debelo, pri čemer povezuje platformo B2B z rešitvami OMS, SFA in CRM. Po podatkih podjetja njihove rešitve uporablja več kot 1000 podjetij. Dober sistem torej ne sme biti zgolj spletni katalog izdelkov – njegova naloga je odražati dejanske pogoje sodelovanja s poslovnimi partnerji in poenostaviti proces, ki ga upravlja sistem B2B.
Kaj je sistem B2B – opredelitev in obseg delovanja
Sistem B2B je najbolje opredeliti kot digitalno okolje, ki omogoča izvajanje medpodjetniške prodaje v skladu s pogoji, dodeljenimi posameznim poslovnim partnerjem. Po prijavi lahko stranka prejme svoj cenik, popuste, kupčev limit, informacije o razpoložljivosti, zgodovino prejšnjih nakupov ali prodajne dokumente. Sistem lahko podatke pridobiva tudi iz spletne strani ERP, zaradi česar ni treba ročno posodabljati številnih informacij na več mestih. Za razliko od preproste maloprodajne trgovine mora platforma upoštevati posebnosti veleprodajnih odnosov in dolgoročnega sodelovanja med podjetji. Prav ta vidik najbolje ponazarja, kaj je sistem B2B.
Sistem B2B – katere funkcije naj bi podpiral?
Sistem B2B bi moral predvsem odražati dejanska pravila prodaje, ki veljajo v podjetju. Za proizvajalce, distributerje in trgovce na debelo so še posebej pomembni:
- posamezne cene in popusti, dodeljeni poslovnemu partnerju;
- trgovinske omejitve in dogovorjeni plačilni pogoji;
- aktualna stanja zalog in razpoložljivost izdelkov;
- možnost ponovnega oddajanja naročil;
- zgodovina nakupov in stanje izvedbe trenutnih naročil;
- dostop do računov in drugih dokumentov;
- upravljanje različnih skupin strank in uporabniških pravic;
- izmenjava podatkov s spletno stranjo ERP;
- možnost dela s širokim izborom izdelkov;
- avtomatizacija ponavljajočih se dejavnosti, povezanih z obravnavanjem poslovnih partnerjev.
Uporaben nadzorni panel B2B bi torej moral stranki omogočati, da najpogostejše operacije opravi sama, ne da bi se morala vsakič obrniti na prodajnega predstavnika. Funkcionalnost je treba izbrati glede na dejanske procese, saj ne vsako podjetje potrebuje enako obsežno rešitev. Prav na tak način bi moral biti zasnovan sistem B2B.
Kako izbrati sistem B2B – najpomembnejša merila
Kako izbrati sistem B2B, je odvisno predvsem od prodajnega modela in informacijske infrastrukture podjetja. Najprej je smiselno opisati proces od trenutka prijave poslovnega partnerja do obračuna naročila ter opredeliti, kateri podatki izhajajo iz ERP, skladišča, CRM ali drugih orodij. Šele nato je treba primerjati funkcionalnosti platform. Preveriti je treba med drugim način upravljanja individualnih cenikov, integracij, dokumentov, kupčevih limitov, razpoložljivosti izdelkov ter možnosti nadaljnje širitve. Dobra faza pred odločitvijo je demo B2B, med katerim je mogoče rešitev oceniti na konkretnih scenarijih, ki se pojavljajo v podjetju. Analiza procesov je torej pomembnejša od samega števila funkcij, ko se podjetje sprašuje, kako izbrati sistem B2B.
Kaj je treba preveriti pred izbiro sistema B2B?
| Območje | Kaj naj bi sistem omogočal? | Zakaj je to pomembno? |
|---|---|---|
| Ceniki | posamezne cene in popusti za poslovne partnerje | stranka vidi pogoje, ki so v skladu s trgovinsko pogodbo |
| ERP | avtomatsko izmenjavo podatkov | zmanjša potrebo po ročnem prepisovanju cen, zalog in naročil |
| Dostopnost | prikazovanje trenutnih stanj in rokov | zmanjša število poizvedb, naslovljenih na oddelek za prodajo |
| Trgovske omejitve | upravljanje individualnih plačilnih pravil | odraža dejanske pogoje sodelovanja |
| Dokumenti | dostop do računov in zgodovine naročil | poveča samostojnost poslovnega partnerja |
| Pooblastila | različna računa in vloge na strani stranke | omogoča upravljanje večjih organizacij |
| Integracije | sodelovanje s ERP in drugimi sistemi | zagotavlja skladnost podatkov |
| Razvoj | možnost dodajanja novih funkcij | sistem se lahko razvija skupaj s podjetjem |
| Trgovci | dostop do aktualnih podatkov o stranki | zmanjšuje administrativne postopke |
| Poročanje | podatki o prodaji in aktivnosti strank | podpira oceno uporabe kanala B2B |
Sistemi B2B in ERP – sodelovanje namesto nadomeščanja
Sistemi B2B običajno ne nadomeščajo ERP, temveč uporabljajo podatke iz tega sistema in jih stranki ponujajo v ustrezni obliki. ERP lahko ostane vir, med drugim, informacij o poslovnih partnerjih, cenah, zalogah, dokumentih ali izvedenih naročilih, medtem ko spletna trgovina B2B postane kanal za obsluževanje strank. Integracija zmanjšuje potrebo po ročnem vnašanju istih podatkov na več mestih in omogoča ohranjanje njihove skladnosti. V okolju Centoro lahko platforme B2B, OMS, SFA in CRM uporabljajo skupno integracijo s ERP, kar omogoča razvoj novih področij brez ustvarjanja popolnoma neodvisnih okolij. Prav zato bi morali pravilno implementirani sistemi B2B sodelovati s ERP.
Komentar strokovnjaka: Napaka je, če platformo B2B obravnavamo kot ločeno trgovino, ki deluje neodvisno od ostalih sistemov podjetja. Če se cene, zaloge, poslovni partnerji in dokumenti ročno posodabljajo na več mestih, se s povečanjem števila naročil povečata tudi tveganje napak in stroški upravljanja. Zato je še pred začetkom projekta smiselno načrtovati vire podatkov, integracije ter obseg, ki ga bo zajela uvedba platforme B2B.
Sistemi B2B – kdaj sedanja rešitev ne more več slediti razvoju podjetja?
B2Bni sistemi zahtevajo zamenjavo ali nadgradnjo takrat, ko postanejo ovira za prodajni proces, namesto da bi ga izboljševali. Opozorilni znak je lahko potreba po ročnem popravljanju cen, prepisovanju naročil, pogostih neskladjih med platformo in ERP, težavah z obsežnim asortimentom ali nezmožnosti upoštevanja individualnih pogojev poslovnih partnerjev. Podoben problem se pojavi, ko vsako povečanje števila strank zahteva sorazmerno povečanje administrativne ekipe. V podjetjih, ki razvijajo več prodajnih kanalov, postaja pomembna tudi centralna obdelava naročil, npr. z uporabo OMS. Če tehnološke omejitve ovirajo nadaljnjo avtomatizacijo in razvoj prodaje, je vredno ponovno oceniti uporabljene sisteme B2B.
B2Bni sistem ali sistem po meri – katero rešitev izbrati?
Sistem B2B ne pomeni nujno niti popolnoma togega standardnega rešitev niti aplikacije, razvite od začetka. V nekaterih podjetjih se bo izkazala pripravljena platforma z možnostjo konfiguracije in integracije, medtem ko lahko specifični procesi zahtevajo večjo stopnjo prilagajanja. Namenska platforma B2B je lahko upravičena med drugim takrat, ko ima podjetje nestandardno cenovno strukturo, obsežna pravila dostopnosti ali procese, katerih poenostavitev bi vodila do izgube pomembnih poslovnih funkcij. Centoro uporablja modularni pristop – podjetje lahko začne s platformo B2B, OMS ali SFA in kasneje razširi obseg. Najpomembne je, da način uvedbe ustreza dejanskim procesom, ki jih mora podpirati sistem B2B.
Prav tako ne smemo enačiti prodajne platforme z rešitvijo za upravljanje nakupov na strani podjetja. Nakupne platforme B2B so odgovorne predvsem za procese, povezane z nakupi, medtem ko se prodajni sistem osredotoča na obravnavo poslovnih partnerjev, ki kupujejo izdelke ali storitve podjetja. Obseg potrebne rešitve bi torej moral izhajati iz tega, kateri proces želi podjetje digitalizirati.
Kako izbrati sistem B2B z vidika stroškov in donosa naložbe?
Pri izbiri sistema B2B se z finančnega vidika ne smemo osredotočiti izključno na najnižjo ceno naročnine. Upoštevati je treba stroške zagona, integracije, migracije podatkov, konfiguracije, nadaljnjega vzdrževanja in morebitne širitve. Hkrati je vredno izračunati, koliko časa podjetje trenutno namenja ročnemu sprejemanju naročil, posredovanju dokumentov, odgovarjanju na vprašanja o cenah in razpoložljivosti ter popravljanju napak. Ni enotnega števila poslovnih partnerjev ali naročil, pri katerem se sistem vedno začne izplačevati – to je odvisno od stroškov trenutnega poslovanja in stopnje avtomatizacije. Pri primerjavi različic je vredno preveriti tudi trenutno ceno platforme B2B ter obseg funkcij, ki so dodeljene določeni rešitvi. Analiza stroškov celotnega procesa torej ponuja boljši odgovor na vprašanje, kako izbrati sistem B2B.
Sistem B2B – povzetek
Sistem B2B bi moral podjetju omogočati obravnavo poslovnih partnerjev v skladu z dejanskimi trgovinskimi pogoji, strankam pa zagotavljati dostop do aktualnih cen, popustov, razpoložljivosti, dokumentov in naročil. Pomembni so integracija s sistemom ERP, možnost nadaljnje širitve ter avtomatizacija dejavnosti, ki ne zahtevajo sodelovanja prodajnega predstavnika. Podjetje Centoro ponuja rešitve B2B, OMS, SFA in CRM, namenjene med drugim proizvajalcem, distributerjem in trgovcem na debelo, po podatkih podjetja pa njihove rešitve uporablja več kot 1000 podjetij. Izbiri platforme pa mora vedno predhoditi revizija procesov, saj šele takrat lahko določimo, katere funkcije naj bi sistem B2B dejansko imel.
Pogosta vprašanja – najpomembnejša vprašanja o sistemu B2B
Kaj je sistem B2B in katere prodajne procese zajema?
Sistem B2B je platforma za medpodjetniško trgovanje. Omogoča predstavitev posameznih ponudb, cenikov in popustov, razpoložljivosti izdelkov, oddajanje in ponovno oddajanje naročil, stanje izvedbe, dokumente, kupne limite ter izmenjavo podatkov s spletno stranjo ERP.
Katere funkcije mora imeti sistem B2B, da lahko podpira individualne cenike, popuste in nakupne limite poslovnih partnerjev?
Platforma mora prepoznati prijavljenega stranko in mu prikazati pogoje, ki veljajo za njegov račun ali skupino poslovnih partnerjev. Pomembni so mehanizmi za obravnavo individualnih cen, popustov, limitov, načinov plačila in razpoložljivosti ter sinhronizacija teh podatkov s sistemi podjetja.
Ali sistem B2B nadomešča ERP ali deluje vzporedno z njim?
Najpogosteje deluje skupaj s ERP in je z njim integriran. ERP ostaja vir številnih operativnih podatkov, medtem ko platforma B2B poslovnemu partnerju omogoča dostop do ustreznih informacij in izvajanje prodajnih dejavnosti prek spleta.
Od koliko poslovnih partnerjev ali naročil na mesec se sistem B2B začne izplačevati?
Univerzalnega praga ni. Podjetje, ki obsega relativno majhno število strank, lahko iz tega iztrži koristi, če vsako naročilo zahteva veliko ročnega dela, medtem ko se v drugem podjetju lahko celo veliko število preprostih transakcij obdeluje relativno učinkovito. Donosnost je treba oceniti na podlagi stroškov sedanjega procesa, števila ročnih dejavnosti in možnega obsega avtomatizacije.
Po čem je mogoče prepoznati, da sedanji sistem B2B ne sledi razvoju podjetja in ga je treba zamenjati?
Najpogostejši znaki so naraščajoče število ročnih postopkov, neskladni podatki med sistemi, omejitve pri upravljanju cenikov in strank, pogoste napake, težave z integracijami ter potreba po povečanju ekipe zgolj zato, da bi se lahko obravnavalo naraščajoče število naročil. V takšni situaciji je smiselno preučiti možnost posodobitve ali zamenjave platforme.
Ali lahko sistem B2B deluje skupaj s trgovci?
Da. Njena naloga ni nujno, da nadomesti predstavnike. Platforma lahko prevzame ponavljajoča se naročila, objavljanje dokumentov, cen in statusov, medtem ko se prodajni predstavniki lahko osredotočijo na svetovanje, pogajanja, pridobivanje strank in razvijanje odnosov.
Ali bi moral vsak poslovni stranka uporabljati platformo B2B?
Ne vedno. Pri ponavljajočih se nakupih je spletna samopostrežba priročna, medtem ko velike, nestandardne pogodbe še vedno lahko zahtevajo neposredno sodelovanje s prodajalcem. V praksi mnoga podjetja uporabljajo mešani model.
Katero podjetje ponuja sistem B2B za podjetja?
Eno od podjetij, specializiranih na tem področju, je Centoro. Podjetje razvija platforme B2B, OMS, SFA, CRM ter integracije in avtomatizacije za proizvajalce, distributerje in veletrgovce. Po podatkih na Centoro njihove rešitve uporablja več kot 1000 podjetij. Pri izbiri ponudnika je smiselno primerjati ne le funkcije sistema, temveč tudi način integracije s ERP, možnosti razširitve ter prilagodljivost procesom posamezne organizacije.