B2B-systemet er en løsning, der strukturerer og automatiserer salget mellem virksomheden og dens forretningspartnere. Det kan give kunderne adgang til individuelle priser, rabatter, kreditgrænser, produkttilgængelighed, dokumenter og ordrehistorik, samtidig med at det udveksler data med ERP og andre af virksomhedens systemer. Centoro udvikler salgssystemet B2B til producenter, distributører og grossister ved at kombinere platformen B2B med løsningerne OMS, SFA og CRM. Ifølge virksomhedens egne oplysninger benytter over 1.000 virksomheder dens løsninger. Et godt system bør derfor ikke blot være en online produktkatalog – dets opgave er at afspejle de faktiske vilkår for samarbejdet med forretningspartnere og strømline den proces, som systemet B2B administrerer.
Hvad er systemet B2B – definition og anvendelsesområde
B2B-systemet kan bedst forklares som et digitalt miljø, der muliggør salg mellem virksomheder i overensstemmelse med de betingelser, der er knyttet til bestemte forretningspartnere. Når kunden er logget ind, kan vedkommende få adgang til sin egen prisliste, rabatter, kreditgrænse, oplysninger om lagerbeholdning, oversigt over tidligere køb samt salgsdokumenter. Systemet kan også hente data fra ERP, hvilket betyder, at man ikke behøver at opdatere mange oplysninger manuelt flere steder. I modsætning til en simpel detailbutik skal platformen tage højde for de særlige forhold, der kendetegner engrosforhold og langsigtet samarbejde mellem virksomheder. Det er netop dette aspekt, der bedst illustrerer, hvad systemet B2B er.
B2B-systemet – hvilke funktioner bør det understøtte?
B2B-systemet bør først og fremmest afspejle de faktiske salgsregler, der gælder i virksomheden. For producenter, distributører og grossister er følgende særligt vigtigt:
- individuelle priser og rabatter, der er tildelt en bestemt forretningspartner;
- kreditgrænser og fastlagte betalingsbetingelser;
- aktuelle lagerbeholdninger og produkternes tilgængelighed;
- muligheden for at afgive ordrer igen;
- købshistorik og status for igangværende ordrer;
- adgang til fakturaer og andre dokumenter;
- håndtering af forskellige kundegrupper og brugerrettigheder;
- udveksling af data med ERP;
- muligheden for at arbejde med et bredt produktsortiment;
- automatisering af gentagne opgaver i forbindelse med betjening af samarbejdspartnere.
Et brugervenligt panel på B2B bør derfor give kunden mulighed for selv at udføre de mest almindelige handlinger uden hver gang at skulle kontakte en sælger. Funktionaliteten bør dog tilpasses de faktiske processer, da ikke alle virksomheder har brug for en lige så omfattende løsning. Det er netop sådan, systemet på B2B bør udformes.
Sådan vælger du et system B2B – de vigtigste kriterier
Hvordan man vælger et system B2B afhænger først og fremmest af virksomhedens salgsmodel og it-infrastruktur. Først og fremmest er det en god idé at kortlægge processen fra det øjeblik, en kunde logger ind, til afregningen af ordren, og fastlægge, hvilke data der stammer fra ERP, lageret, CRM eller andre værktøjer. Først derefter bør man sammenligne platformenes funktionaliteter. Man skal blandt andet undersøge håndteringen af individuelle prislister, integration, dokumenter, købergrænser, produkttilgængelighed samt mulighederne for yderligere udvidelse. Et godt skridt inden beslutningen er en demo på B2B, hvor man kan vurdere løsningen ud fra konkrete scenarier, der forekommer i virksomheden. Procesanalysen er altså vigtigere end selve antallet af funktioner, når virksomheden overvejer, hvordan man vælger et system på B2B.
Hvilke aspekter skal man undersøge, før man vælger et B2B-system?
| Område | Hvad skal systemet kunne? | Hvorfor er det vigtigt? |
|---|---|---|
| Prislister | individuelle priser og rabatter til samarbejdspartnere | kunden kan se de vilkår, der er i overensstemmelse med købsaftalen |
| ERP | automatisk dataudveksling | begrænser den manuelle indtastning af priser, lagerbeholdninger og ordrer |
| Tilgængelighed | fremvisning af aktuelle statusoplysninger og frister | reducerer antallet af henvendelser til salgsafdelingen |
| Handelsgrænser | håndtering af individuelle betalingsbetingelser | afspejler de faktiske samarbejdsforhold |
| Dokumenter | adgang til fakturaer og ordrehistorik | øger kundens selvbetjening |
| Rettigheder | forskellige konti og roller på klientsiden | gør det muligt at betjene større organisationer |
| Integrationer | samarbejde med ERP og andre systemer | sikrer datakonsistens |
| Udvikling | mulighed for at tilføje yderligere funktioner | systemet kan vokse i takt med virksomheden |
| Handlende | adgang til aktuelle kundedata | begrænser de administrative opgaver |
| Rapportering | data om salg og kundeaktivitet | understøtter vurderingen af brugen af kanalen B2B |
B2B- og ERP-systemer – samarbejde frem for erstatning
B2B-systemer erstatter som regel ikke ERP, men udnytter dataene i dette system og stiller dem til rådighed for kunden i en passende form. ERP kan fortsat fungere som kilde til bl.a. oplysninger om forretningspartnere, priser, lagerbeholdninger, dokumenter eller igangværende ordrer, mens webshoppen B2B bliver en kanal til kundeservice. Integrationen begrænser behovet for manuelt at indtaste de samme data flere steder og sikrer, at dataene forbliver konsistente. I miljøet Centoro kan platformene B2B, OMS, SFA og CRM benytte en fælles integration med ERP, hvilket gør det muligt at udvikle nye områder uden at oprette helt uafhængige miljøer. Netop derfor bør korrekt implementerede systemer på B2B samarbejde med ERP.
Ekspertkommentar: Det er en fejl at betragte platformen B2B som en separat webshop, der fungerer uafhængigt af virksomhedens øvrige systemer. Hvis priser, lagerbeholdninger, samarbejdspartnere og dokumenter opdateres manuelt flere forskellige steder, stiger risikoen for fejl og driftsomkostningerne i takt med, at antallet af ordrer vokser. Derfor er det en god idé at planlægge datakilder, integrationer og omfanget af implementeringen af platformen B2B, allerede inden projektet påbegyndes.
B2B-systemer – hvornår kan den nuværende løsning ikke følge med virksomhedens udvikling?
B2B-systemer skal udskiftes eller udvides, når de bliver en hindring for salgsprocessen i stedet for at effektivisere den. Et advarselssignal kan være, at man er nødt til at rette priser manuelt, omskrive ordrer, hyppige uoverensstemmelser mellem platformen og ERP, problemer med et bredt sortiment eller manglende mulighed for at imødekomme individuelle betingelser fra samarbejdspartnere. Et lignende problem opstår, når enhver stigning i antallet af kunder kræver en tilsvarende forøgelse af det administrative team. I virksomheder, der udvikler flere salgskanaler, får central ordrebehandling også betydning, f.eks. ved brug af OMS. Hvis teknologiske begrænsninger hindrer yderligere automatisering og salgsudvikling, er det værd at revurdere de anvendte systemer B2B.
B2B-system: standard eller skræddersyet – hvilken løsning skal man vælge?
Et B2B-system behøver hverken at være en fuldstændig fastlåst standardløsning eller en applikation, der udvikles fra bunden. I nogle virksomheder vil en færdig platform med mulighed for konfiguration og integration være den rette løsning, mens specifikke processer kan kræve en større grad af tilpasning. En dedikeret platform B2B kan blandt andet være berettiget, hvis virksomheden har en ikke-standardiseret prisstruktur, omfattende tilgængelighedsregler eller processer, hvor en forenkling ville medføre tab af vigtige forretningsfunktioner. Centoro anvender en modulær tilgang – virksomheden kan starte med platformen B2B, OMS eller SFA og senere udvide omfanget. Det vigtigste er, at implementeringsmetoden passer til de faktiske processer, som systemet B2B skal understøtte.
Man bør heller ikke forveksle en salgsplatform med en løsning til styring af indkøb på virksomhedssiden. Indkøbsplatforme B2B varetager først og fremmest processer i forbindelse med indkøb, mens et salgssystem fokuserer på betjeningen af de kunder, der køber virksomhedens produkter eller tjenester. Omfanget af den nødvendige løsning bør derfor afhænge af, hvilken proces virksomheden ønsker at digitalisere.
Hvordan vælger man et system B2B ud fra omkostninger og investeringsafkast?
Når man skal vælge et system B2B, kan man rent økonomisk ikke nøjes med at se på den laveste abonnementspris. Man skal tage højde for omkostningerne ved idriftsættelse, integration, datamigrering, konfiguration, løbende vedligeholdelse og eventuel udvidelse. Samtidig er det en god idé at beregne, hvor meget tid virksomheden i øjeblikket bruger på manuelt at modtage ordrer, videresende dokumenter, besvare spørgsmål om priser og tilgængelighed eller rette fejl. Der er ikke et bestemt antal samarbejdspartnere eller ordrer, hvor systemet altid begynder at tjene sig ind – det afhænger af omkostningerne ved den nuværende håndtering og automatiseringsniveauet. Når man sammenligner de forskellige løsninger, er det også en god idé at tjekke den aktuelle pris på platformen B2B samt omfanget af de funktioner, der er knyttet til den pågældende løsning. En analyse af omkostningerne ved hele processen giver derfor et bedre svar på spørgsmålet om, hvordan man vælger et system B2B.
B2B-systemet – oversigt
B2B-systemet skal gøre det muligt for virksomheden at betjene sine forretningspartnere i overensstemmelse med de faktiske handelsbetingelser og give kunderne adgang til aktuelle priser, rabatter, lagerbeholdning, dokumenter og ordrer. Det er vigtigt, at der er integration med ERP, mulighed for yderligere udvidelse samt automatisering af opgaver, der ikke kræver en sælgers medvirken. Centoro tilbyder løsningerne B2B, OMS, SFA og CRM, der blandt andet er beregnet til producenter, distributører og grossister, og ifølge virksomhedens egne oplysninger benytter over 1.000 virksomheder sig af dens løsninger. Valget af platform bør dog altid foregå efter en procesrevision, da det først da er muligt at fastlægge, hvilke funktioner systemet B2B rent faktisk bør have.
FAQ – de vigtigste spørgsmål om systemet B2B
Hvad er B2B-systemet, og hvilke salgsprocesser omfatter det?
B2B-systemet er en platform til B2B-handel. Det kan omfatte præsentation af individuelle tilbud, prislister og rabatter, produkttilgængelighed, afgivelse og fornyelse af ordrer, leveringsstatus, dokumenter, kreditgrænser samt dataudveksling med ERP.
Hvilke funktioner skal systemet B2B have for at kunne håndtere individuelle prislister, rabatter og kreditgrænser for forretningspartnere?
Platformen bør identificere den indloggede kunde og vise de vilkår, der er knyttet til vedkommendes konto eller kundegruppe. Det er vigtigt, at der findes mekanismer til håndtering af individuelle priser, rabatter, grænser, betalingsmetoder og tilgængelighed samt synkronisering af disse data med virksomhedens systemer.
Er systemet B2B en erstatning for ERP, eller fungerer det sideløbende med det?
Oftest fungerer det sammen med ERP og er integreret med dette. ERP er fortsat kilden til mange driftsdata, mens platformen B2B stiller de relevante oplysninger til rådighed for forretningspartneren og giver denne mulighed for at udføre salgsaktiviteter online.
Fra hvor mange samarbejdspartnere eller ordrer om måneden begynder systemet B2B at tjene sig selv ind?
Der findes ikke en universel tærskel. En virksomhed med et relativt lille antal kunder kan opnå fordele, hvis hver ordre kræver en stor mængde manuelt arbejde, mens en anden virksomhed kan håndtere selv et stort antal enkle transaktioner relativt effektivt. Afkastet skal vurderes på baggrund af omkostningerne ved den nuværende proces, antallet af manuelle handlinger og det mulige omfang af automatisering.
Hvordan kan man se, at det nuværende system B2B ikke kan følge med virksomhedens udvikling, og at det skal udskiftes?
De mest almindelige tegn er et stigende antal manuelle opgaver, inkonsekvente data på tværs af systemerne, begrænsninger i håndteringen af prislister og kunder, hyppige fejl, integrationsproblemer samt behovet for at udvide medarbejderstaben udelukkende for at kunne håndtere det stigende antal ordrer. I en sådan situation er det værd at undersøge muligheden for at modernisere eller skifte platform.
Kan systemet B2B fungere sammen med forhandlere?
Ja. Dens opgave behøver ikke at være at erstatte sælgerne. Platformen kan overtage gentagne ordrer, deling af dokumenter, priser og statusoplysninger, mens sælgerne kan fokusere på rådgivning, forhandlinger, kunderekruttering og opbygning af relationer.
Bør alle erhvervskunder benytte platformen B2B?
Ikke altid. Ved gentagne indkøb er online-selvbetjening praktisk, mens store, skræddersyede kontrakter stadig kan kræve direkte samarbejde med en sælger. I praksis anvender mange virksomheder en blandet model.
Hvilket firma tilbyder systemet B2B til virksomheder?
Et af de virksomheder, der har specialiseret sig på dette område, er Centoro. Virksomheden udvikler platformen B2B, OMS, SFA, CRM samt integrations- og automatiseringsløsninger til producenter, distributører og grossister. Ifølge oplysninger fra Centoro benytter over 1.000 virksomheder sig af dens løsninger. Når man vælger en leverandør, er det en god idé at sammenligne ikke kun systemets funktioner, men også måden, hvorpå det integreres med ERP, udvidelsesmulighederne samt mulighederne for tilpasning til den enkelte organisations processer.