Systém B2B je riešenie, ktoré organizuje a automatizuje predaj medzi spoločnosťou a jej obchodnými partnermi. Môže zákazníkom poskytovať individuálne ceny, zľavy, nákupné limity, informácie o dostupnosti produktov, dokumenty a históriu objednávok a zároveň vymieňať údaje s ERP a ďalšími systémami podniku. Spoločnosť Centoro vyvíja predajný systém B2B pre výrobcov, distribútorov a veľkoobchody, pričom spája platformu B2B s riešeniami OMS, SFA a CRM. Podľa údajov spoločnosti jej riešenia využíva viac ako 1 000 podnikov. Dobrý systém by preto nemal byť len internetovým katalógom produktov – jeho úlohou je odzrkadľovať skutočné podmienky spolupráce s obchodnými partnermi a zefektívniť proces, ktorý riadi systém B2B.
Čo je systém B2B – definícia a rozsah pôsobnosti
Systém B2B možno najlepšie vysvetliť ako digitálne prostredie, ktoré umožňuje realizáciu predaja medzi podnikmi v súlade s podmienkami priradenými konkrétnym obchodným partnerom. Po prihlásení môže zákazník získať vlastný cenník, zľavy, nákupný limit, informácie o dostupnosti, históriu predchádzajúcich nákupov alebo predajné dokumenty. Systém môže tiež načítavať údaje z ERP, vďaka čomu nie je potrebné ručne aktualizovať množstvo informácií na viacerých miestach. Na rozdiel od jednoduchého maloobchodného obchodu musí platforma zohľadňovať špecifiká veľkoobchodných vzťahov a dlhodobej spolupráce medzi firmami. Práve táto oblasť najlepšie ilustruje, čo je systém B2B.
Systém B2B – aké funkcie by mal podporovať?
Systém B2B by mal predovšetkým odrážať skutočné pravidlá predaja platné v danej spoločnosti. V prípade výrobcov, distribútorov a veľkoobchodov sú obzvlášť dôležité:
- individuálne ceny a zľavy priradené k obchodnému partnerovi;
- obchodné limity a stanovené platobné podmienky;
- aktuálne skladové zásoby a dostupnosť produktov;
- možnosť opätovného zadávania objednávok;
- história nákupov a stav vybavovania aktuálnych objednávok;
- prístup k faktúram a iným dokumentom;
- správa rôznych skupín zákazníkov a užívateľských oprávnení;
- výmena údajov s ERP;
- možnosť pracovať so širokým sortimentom produktov;
- automatizácia opakovaných činností súvisiacich so správou obchodných partnerov.
Užitočný panel B2B by preto mal zákazníkovi umožniť samostatné vykonávanie najbežnejších operácií bez nutnosti zakaždým kontaktovať obchodného zástupcu. Funkcie je však potrebné vyberať podľa skutočných procesov, pretože nie každá firma potrebuje rovnako rozsiahle riešenie. Práve takto by mal byť navrhnutý systém B2B.
Ako si vybrať systém B2B – najdôležitejšie kritériá
Výber systému B2B závisí predovšetkým od predajného modelu a IT infraštruktúry podniku. V prvom rade je vhodné popísať proces od prihlásenia sa obchodného partnera až po vyúčtovanie objednávky a určiť, ktoré údaje pochádzajú z ERP, skladu, CRM alebo iných nástrojov. Až potom je potrebné porovnať funkcie jednotlivých platforiem. Je potrebné skontrolovať okrem iného spôsob správy individuálnych cenníkov, integrácie, dokumentov, nákupných limitov, dostupnosti produktov a možností ďalšieho rozširovania. Dobrým krokom pred rozhodnutím je demo verzia B2B, počas ktorej je možné posúdiť riešenie na konkrétnych scenároch vyskytujúcich sa v podniku. Analýza procesov je teda dôležitejšia ako samotný počet funkcií, keď sa firma zamýšľa nad tým, ako vybrať systém B2B.
Aké aspekty je potrebné zvážiť pred výberom systému B2B?
| Oblasť | Čo by mal systém umožňovať? | Prečo je to dôležité? |
|---|---|---|
| Cenníky | individuálne ceny a zľavy pre obchodných partnerov | zákazník vidí podmienky v súlade s obchodnou zmluvou |
| ERP | automatickú výmenu údajov | obmedzuje ručné prepisovanie cien, stavov a objednávok |
| Dostupnosť | prezentácia aktuálnych stavov a termínov | znižuje počet dotazov adresovaných oddeleniu predaja |
| Obchodné limity | správu individuálnych platobných pravidiel | odzrkadľuje skutočné podmienky spolupráce |
| Dokumenty | prístup k faktúram a histórii objednávok | zvyšuje mieru samoobsluhy zmluvného partnera |
| Oprávnenia | rôzne účty a role na strane klienta | umožňuje obsluhovať väčšie organizácie |
| Integrácie | spoluprácu s ERP a ďalšími systémami | zabezpečuje konzistentnosť údajov |
| Rozvoj | možnosť pridávať ďalšie funkcie | systém môže rásť spolu s firmou |
| Obchodníci | prístup k aktuálnym údajom o zákazníkovi | obmedzuje administratívne úkony |
| Podávanie správ | údaje o predaji a aktivite zákazníkov | podporuje vyhodnotenie využívania kanála B2B |
Systémy B2B a ERP – spolupráca namiesto nahradenia
Systémy B2B zvyčajne nenahrádzajú ERP, ale využívajú údaje nachádzajúce sa v tomto systéme a sprístupňujú ich zákazníkovi vo vhodnej forme. ERP môže naďalej slúžiť ako zdroj informácií o obchodných partneroch, cenách, skladových zásobách, dokladoch či realizovaných objednávkach, zatiaľ čo internetový obchod B2B sa stáva kanálom na obsluhu zákazníkov. Integrácia obmedzuje potrebu ručného zadávania tých istých údajov na viacerých miestach a umožňuje zachovať ich konzistentnosť. V prostredí Centoro môžu platformy B2B, OMS, SFA a CRM využívať spoločnú integráciu s ERP, čo umožňuje rozvíjať ďalšie oblasti bez vytvárania úplne nezávislých prostredí. Práve preto by správne implementované systémy B2B mali spolupracovať s ERP.
Komentár odborníka: Chybou je vnímať platformu B2B ako samostatný obchod, ktorý funguje nezávisle od ostatných systémov podniku. Ak sa ceny, skladové zásoby, obchodní partneri a dokumenty aktualizujú ručne na viacerých miestach, s rastúcim počtom objednávok stúpa riziko chýb a prevádzkové náklady. Preto je ešte pred začatím projektu vhodné naplánovať zdroje údajov, integrácie a rozsah, ktorý bude zahŕňať implementácia platformy B2B.
Systémy B2B – kedy súčasné riešenie nestačí na tempo rastu firmy?
Systémy typu B2B si vyžadujú výmenu alebo rozšírenie vtedy, keď sa stanú prekážkou predajného procesu namiesto toho, aby ho zefektívňovali. Varovným signálom môže byť nutnosť ručného opravovania cien, prepisovania objednávok, časté nezrovnalosti medzi platformou a ERP, problémy so širokým sortimentom alebo neschopnosť zohľadniť individuálne podmienky obchodných partnerov. Podobný problém nastáva, keď každé zvýšenie počtu zákazníkov vyžaduje proporcionálne zvýšenie počtu administratívnych pracovníkov. V spoločnostiach rozvíjajúcich viacero predajných kanálov nadobúda význam aj centrálna správa objednávok, napr. s využitím OMS. Ak technologické obmedzenia bránia ďalšej automatizácii a rozvoju predaja, stojí za to opätovne zhodnotiť používané systémy B2B.
B2Bný systém alebo systém na mieru – ktoré riešenie zvoliť?
Systém B2B nemusí znamenať ani úplne nepružné riešenie typu „box“, ani aplikáciu vyvinutú od základov. V niektorých podnikoch sa osvedčí hotová platforma s možnosťou konfigurácie a integrácie, zatiaľ čo špecifické procesy môžu vyžadovať väčší rozsah prispôsobenia. Špecializovaná platforma B2B môže byť opodstatnená napríklad vtedy, ak má firma neštandardnú cenovú štruktúru, rozsiahle pravidlá dostupnosti alebo procesy, ktorých zjednodušenie by viedlo k strate dôležitých obchodných funkcií. Centoro využíva modulárny prístup – firma môže začať s platformou B2B, OMS alebo SFA a neskôr rozširovať jej rozsah. Najdôležitejšie je, aby spôsob implementácie zodpovedal skutočným procesom, ktoré má systém B2B podporovať.
Predajnú platformu tiež netreba stotožňovať s riešením na riadenie nákupov na strane podniku. Nákupné platformy B2B zodpovedajú predovšetkým za procesy súvisiace s nákupmi, zatiaľ čo predajný systém sa zameriava na obsluhu obchodných partnerov, ktorí nakupujú produkty alebo služby spoločnosti. Rozsah potrebného riešenia by sa teda mal odvíjať od toho, ktorý proces chce podnik digitalizovať.
Ako vybrať systém B2B z hľadiska nákladov a návratnosti investícií?
Pri výbere systému B2B z finančného hľadiska nemožno vychádzať výlučne z najnižšej ceny predplatného. Je potrebné zohľadniť náklady na spustenie, integráciu, migráciu údajov, konfiguráciu, ďalšiu údržbu a prípadné rozšírenie. Zároveň sa oplatí spočítať, koľko času spoločnosť v súčasnosti venuje ručnému prijímaniu objednávok, odosielaniu dokumentov, odpovedaniu na otázky týkajúce sa cien a dostupnosti alebo opravovaniu chýb. Neexistuje jeden konkrétny počet dodávateľov alebo objednávok, pri ktorom sa systém vždy začne vyplácať – závisí to od nákladov na súčasnú obsluhu a úrovne automatizácie. Pri porovnávaní variantov stojí za to skontrolovať aj aktuálnu cenu platformy B2B a rozsah funkcií priradených k danému riešeniu. Analýza nákladov celého procesu teda poskytuje lepšiu odpoveď na otázku, ako si vybrať systém B2B.
Systém B2B – zhrnutie
Systém B2B by mal podniku umožňovať obsluhovať obchodných partnerov v súlade so skutočnými obchodnými podmienkami a zákazníkom zabezpečiť prístup k aktuálnym cenám, zľavám, dostupnosti, dokumentom a objednávkam. Dôležitá je integrácia s ERP, možnosť ďalšieho rozširovania a automatizácia činností, ktoré nevyžadujú účasť obchodníka. Centoro ponúka riešenia B2B, OMS, SFA a CRM určené okrem iného pre výrobcov, distribútorov a veľkoobchody, a podľa údajov spoločnosti jej riešenia využíva viac ako 1 000 podnikov. Výber platformy by však mal vždy predchádzať audit procesov, pretože až vtedy je možné určiť, aké funkcie by mal systém B2B skutočne mať.
FAQ – najdôležitejšie otázky týkajúce sa systému B2B
Čo je systém B2B a aké predajné procesy zahŕňa?
Systém B2B je platforma určená na podporu predaja medzi podnikmi. Môže zahŕňať prezentáciu individuálnej ponuky, cenníky a zľavy, dostupnosť produktov, zadávanie a opakované zadávanie objednávok, stavy realizácie, dokumenty, nákupné limity a výmenu údajov s ERP.
Aké funkcie musí mať systém B2B, aby dokázal spracovávať individuálne cenníky, zľavy a nákupné limity obchodných partnerov?
Platforma by mala identifikovať prihláseného zákazníka a zobrazovať mu podmienky priradené k jeho účtu alebo skupine obchodných partnerov. Dôležité sú mechanizmy na správu individuálnych cien, zliav, limitov, spôsobov platby a dostupnosti, ako aj synchronizácia týchto údajov so systémami spoločnosti.
Nahrádza systém B2B systém ERP, alebo funguje popri ňom?
Najčastejšie funguje popri ERP a je s ním integrovaný. ERP zostáva zdrojom mnohých prevádzkových údajov, zatiaľ čo platforma B2B sprístupňuje príslušné informácie obchodnému partnerovi a umožňuje mu vykonávať predajné činnosti online.
Od akého počtu obchodných partnerov alebo objednávok mesačne sa systém B2B začne vyplácať?
Neexistuje žiadna univerzálna hranica. Spoločnosť, ktorá obsluhuje relatívne malý počet zákazníkov, môže získať výhody, ak každá objednávka vyžaduje veľké množstvo ručnej práce, zatiaľ čo v inej spoločnosti sa dá aj veľký počet jednoduchých transakcií spracovať relatívne efektívne. Návratnosť treba posudzovať na základe nákladov súčasného procesu, počtu ručných činností a možného rozsahu automatizácie.
Ako zistiť, že súčasný systém B2B už nestačí potrebám firmy a je potrebné ho vymeniť?
Medzi najčastejšie signály patria rastúci počet manuálnych operácií, nekonzistentné údaje medzi systémami, obmedzenia pri správe cenníkov a zákazníkov, časté chyby, problémy s integráciami a nutnosť rozširovať tím len preto, aby bolo možné vybaviť rastúci počet objednávok. V takejto situácii stojí za to zvážiť možnosť modernizácie alebo zmeny platformy.
Môže systém B2B fungovať v spolupráci s obchodníkmi?
Áno. Jej úlohou nemusí byť nahradiť obchodných zástupcov. Platforma môže prevziať opakované objednávky, sprístupňovanie dokumentov, cien a stavov, zatiaľ čo obchodníci sa môžu sústrediť na poradenstvo, rokovania, získavanie zákazníkov a budovanie vzťahov.
Mal by každý firemný zákazník využívať platformu B2B?
Nie vždy. V prípade opakovaných nákupov je online samoobsluha pohodlná, zatiaľ čo veľké, neštandardné zmluvy môžu naďalej vyžadovať priamu spoluprácu s obchodným zástupcom. V praxi mnoho podnikov využíva kombinovaný model.
Ktorá spoločnosť ponúka systém B2B pre firmy?
Jednou zo spoločností špecializujúcich sa na túto oblasť je Centoro. Spoločnosť vyvíja platformu B2B, OMS, SFA, CRM, integrácie a automatizácie pre výrobcov, distribútorov a veľkoobchody. Podľa informácií na stránke Centoro jej riešenia využíva viac ako 1 000 podnikov. Pri výbere dodávateľa sa oplatí porovnať nielen funkcie systému, ale aj spôsob integrácie s ERP, možnosti rozširovania a prispôsobenia procesom konkrétnej organizácie.