Das System B2B ist eine Lösung, die den Vertrieb zwischen dem Unternehmen und seinen Geschäftspartnern strukturiert und automatisiert. Es kann Kunden individuelle Preise, Rabatte, Einkaufslimits, Produktverfügbarkeit, Dokumente und die Bestellhistorie zur Verfügung stellen und gleichzeitig Daten mit ERP sowie anderen Unternehmenssystemen austauschen. Centoro entwickelt das Vertriebssystem B2B für Hersteller, Distributoren und Großhändler und verbindet dabei die Plattform B2B mit den Lösungen OMS, SFA und CRM. Nach Angaben des Unternehmens nutzen über 1.000 Unternehmen dessen Lösungen. Ein gutes System sollte daher nicht lediglich ein Online-Produktkatalog sein – seine Aufgabe besteht darin, die tatsächlichen Bedingungen der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern abzubilden und den Prozess zu optimieren, der über das System B2B verwaltet wird.
Was ist das B2B-System – Definition und Anwendungsbereich
Das System B2B lässt sich am besten als digitale Umgebung beschreiben, die den Verkauf zwischen Unternehmen gemäß den für bestimmte Geschäftspartner festgelegten Bedingungen ermöglicht. Nach der Anmeldung erhält der Kunde seine individuelle Preisliste, Rabatte, sein Kreditlimit, Informationen zur Verfügbarkeit, eine Übersicht über frühere Käufe sowie Verkaufsunterlagen. Das System kann zudem Daten von ERP abrufen, wodurch viele Informationen nicht mehr manuell an mehreren Stellen aktualisiert werden müssen. Im Gegensatz zu einem einfachen Einzelhandelsgeschäft muss die Plattform die Besonderheiten von Großhandelsbeziehungen und der langfristigen Zusammenarbeit zwischen Unternehmen berücksichtigen. Gerade dieser Anwendungsbereich verdeutlicht am besten, was das System B2B ausmacht.
Das B2B-System – welche Funktionen sollte es bieten?
Das B2B-System sollte in erster Linie die tatsächlichen, im Unternehmen geltenden Verkaufsgrundsätze widerspiegeln. Für Hersteller, Händler und Großhändler sind insbesondere folgende Aspekte von Bedeutung:
- dem Geschäftspartner zugewiesene individuelle Preise und Rabatte;
- Handelslimits und festgelegte Zahlungsbedingungen;
- aktuelle Lagerbestände und die Verfügbarkeit der Produkte;
- die Möglichkeit, Bestellungen erneut aufzugeben;
- Einkaufshistorie und Bearbeitungsstatus der laufenden Bestellungen;
- Zugriff auf Rechnungen und andere Dokumente;
- Verwaltung verschiedener Kundengruppen und Benutzerberechtigungen;
- Datenaustausch mit ERP;
- die Möglichkeit, mit einem umfangreichen Produktkatalog zu arbeiten;
- Automatisierung sich wiederholender Aufgaben im Zusammenhang mit der Betreuung von Geschäftspartnern.
Ein nützliches Dashboard unter B2B sollte dem Kunden daher die Möglichkeit bieten, die gängigsten Vorgänge selbstständig durchzuführen, ohne jedes Mal einen Vertriebsmitarbeiter kontaktieren zu müssen. Die Funktionen sollten jedoch an die tatsächlichen Abläufe angepasst werden, da nicht jedes Unternehmen eine gleichermaßen umfangreiche Lösung benötigt. Genau so sollte das System unter B2B konzipiert werden.
So wählen Sie ein B2B-System aus – die wichtigsten Kriterien
Die Wahl des Systems B2B hängt in erster Linie vom Vertriebsmodell und der IT-Infrastruktur des Unternehmens ab. Zunächst sollten Sie den Prozess vom Zeitpunkt der Anmeldung des Geschäftspartners bis zur Abrechnung der Bestellung beschreiben und festlegen, welche Daten aus ERP, dem Lager, CRM oder anderen Tools stammen. Erst danach sollten Sie die Funktionen der Plattformen vergleichen. Zu prüfen sind unter anderem die Handhabung individueller Preislisten, die Integration, die Dokumentenverwaltung, Kundenlimits, die Produktverfügbarkeit sowie die Möglichkeiten zur weiteren Erweiterung. Ein guter Schritt vor der Entscheidung ist eine Demo unter B2B, bei der Sie die Lösung anhand konkreter Szenarien aus Ihrem Unternehmen bewerten können. Die Prozessanalyse ist daher wichtiger als die bloße Anzahl der Funktionen, wenn Ihr Unternehmen überlegt, wie es ein System unter B2B auswählen soll.
Welche Aspekte sollten Sie vor der Auswahl eines Systems unter B2B prüfen?
| Gebiet | Was sollte das System ermöglichen? | Warum ist das von Bedeutung? |
|---|---|---|
| Preislisten | Individuelle Preise und Rabatte für Geschäftspartner | Der Kunde sieht die Bedingungen, die dem Handelsvertrag entsprechen |
| ERP | automatischen Datenaustausch | reduziert die manuelle Eingabe von Preisen, Beständen und Bestellungen |
| Verfügbarkeit | Darstellung der aktuellen Bestände und Termine | reduziert die Anzahl der Anfragen an die Vertriebsabteilung |
| Handelslimits | die Verwaltung individueller Zahlungsbedingungen | spiegelt die tatsächlichen Bedingungen der Zusammenarbeit wider |
| Dokumente | Zugriff auf Rechnungen und die Bestellhistorie | fördert die Selbstbedienung des Geschäftspartners |
| Berechtigungen | verschiedene Konten und Rollen auf der Kundenseite | ermöglicht die Betreuung größerer Organisationen |
| Integrationen | die Zusammenarbeit mit ERP und anderen Systemen | gewährleistet die Datenkonsistenz |
| Entwicklung | die Möglichkeit, weitere Funktionen hinzuzufügen | Das System kann mit dem Unternehmen mitwachsen |
| Händler | Zugriff auf aktuelle Kundendaten | reduziert den Verwaltungsaufwand |
| Berichterstattung | Daten zu Verkäufen und Kundenaktivitäten | unterstützt die Auswertung der Nutzung des Kanals B2B |
B2B- und ERP-Systeme – Zusammenarbeit statt Ersatz
B2B-Systeme ersetzen in der Regel nicht ERP, sondern nutzen die in diesem System gespeicherten Daten und stellen sie dem Kunden in geeigneter Form zur Verfügung. ERP kann unter anderem als Quelle für Informationen über Geschäftspartner, Preise, Bestände, Dokumente oder in Bearbeitung befindliche Bestellungen dienen, während der Shop B2B zum Kanal für den Kundenservice wird. Die Integration verringert die Notwendigkeit, dieselben Daten an mehreren Stellen manuell einzugeben, und gewährleistet deren Konsistenz. In der Umgebung von Centoro können die Plattformen B2B, OMS, SFA und CRM eine gemeinsame Integration mit ERP nutzen, was die Erweiterung weiterer Bereiche ermöglicht, ohne völlig unabhängige Umgebungen erstellen zu müssen. Genau aus diesem Grund sollten ordnungsgemäß implementierte Systeme von B2B mit ERP zusammenarbeiten.
Kommentar eines Experten: Es ist ein Fehler, die Plattform B2B als separaten Shop zu betrachten, der unabhängig von den übrigen Systemen des Unternehmens funktioniert. Wenn Preise, Lagerbestände, Geschäftspartner und Dokumente an mehreren Stellen manuell aktualisiert werden, steigen mit zunehmender Anzahl von Bestellungen sowohl das Fehlerrisiko als auch der Verwaltungsaufwand. Daher empfiehlt es sich, bereits vor Projektbeginn die Datenquellen, Integrationen sowie den Umfang der Implementierung der Plattform B2B zu planen.
B2B-Systeme – wann kann die derzeitige Lösung mit dem Wachstum des Unternehmens nicht mehr Schritt halten?
B2B-Systeme müssen ausgetauscht oder erweitert werden, wenn sie den Verkaufsprozess behindern, anstatt ihn zu optimieren. Als Warnsignal können die Notwendigkeit der manuellen Korrektur von Preisen, das manuelle Übertragen von Bestellungen, häufige Abweichungen zwischen der Plattform und ERP, Probleme mit einem umfangreichen Sortiment oder die Unmöglichkeit, individuelle Bedingungen von Geschäftspartnern zu berücksichtigen, dienen. Ein ähnliches Problem tritt auf, wenn jede Erhöhung der Kundenzahl eine proportionale Aufstockung des Verwaltungsteams erfordert. In Unternehmen, die mehrere Vertriebskanäle ausbauen, gewinnt auch die zentrale Auftragsabwicklung an Bedeutung, z. B. unter Verwendung von OMS. Wenn technologische Einschränkungen die weitere Automatisierung und den Ausbau des Vertriebs behindern, lohnt es sich, die verwendeten Systeme erneut zu bewerten: B2B.
B2B-System: Standardlösung oder maßgeschneiderte Lösung – für welche Lösung sollten Sie sich entscheiden?
Das B2B-System muss weder eine völlig starre Standardlösung noch eine von Grund auf neu entwickelte Anwendung bedeuten. In einigen Unternehmen hat sich eine vorgefertigte Plattform mit Konfigurations- und Integrationsmöglichkeiten bewährt, während spezifische Prozesse möglicherweise einen größeren Anpassungsumfang erfordern. Eine maßgeschneiderte Plattform unter B2B kann unter anderem dann sinnvoll sein, wenn das Unternehmen über eine nicht standardmäßige Preisstruktur, komplexe Verfügbarkeitsregeln oder Prozesse verfügt, deren Vereinfachung zum Verlust wichtiger Geschäftsfunktionen führen würde. Centoro verfolgt einen modularen Ansatz – das Unternehmen kann mit einer Plattform unter B2B, OMS oder SFA beginnen und den Umfang später erweitern. Entscheidend ist, dass die Art der Implementierung den tatsächlichen Prozessen entspricht, die das System B2B unterstützen soll.
Man sollte eine Verkaufsplattform auch nicht mit einer Lösung zur Verwaltung der Beschaffungsprozesse auf Unternehmensseite gleichsetzen. Einkaufsplattformen B2B sind in erster Linie für die Prozesse im Zusammenhang mit dem Einkauf zuständig, während sich ein Verkaufssystem auf die Betreuung der Geschäftspartner konzentriert, die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens erwerben. Der Umfang der benötigten Lösung sollte sich daher danach richten, welchen Prozess das Unternehmen digitalisieren möchte.
Wie wählt man das System B2B unter Berücksichtigung der Kosten und der Kapitalrendite aus?
Die Auswahl eines Systems unter B2B darf aus finanzieller Sicht nicht ausschließlich auf den niedrigsten Abonnementpreis reduziert werden. Es müssen die Kosten für die Inbetriebnahme, die Integration, die Datenmigration, die Konfiguration, die weitere Wartung sowie eine eventuelle Erweiterung berücksichtigt werden. Gleichzeitig lohnt es sich zu berechnen, wie viel Zeit das Unternehmen derzeit für die manuelle Entgegennahme von Bestellungen, die Weiterleitung von Dokumenten, die Beantwortung von Fragen zu Preisen und Verfügbarkeit sowie die Korrektur von Fehlern aufwendet. Es gibt keine bestimmte Anzahl von Geschäftspartnern oder Bestellungen, ab der sich ein System immer rentiert – dies hängt von den Kosten der derzeitigen Abwicklung und dem Automatisierungsgrad ab. Beim Vergleich der Varianten lohnt es sich zudem, den aktuellen Preis der Plattform B2B sowie den Funktionsumfang der jeweiligen Lösung zu prüfen. Eine Kostenanalyse des gesamten Prozesses liefert somit eine bessere Antwort auf die Frage, wie man das richtige System B2B auswählt.
Das B2B-System – Zusammenfassung
Das System B2B sollte es dem Unternehmen ermöglichen, seine Geschäftspartner gemäß den tatsächlichen Geschäftsbedingungen zu betreuen, und den Kunden Zugang zu aktuellen Preisen, Rabatten, Verfügbarkeiten, Dokumenten und Bestellungen gewähren. Wichtig sind die Integration mit ERP, die Möglichkeit zur weiteren Erweiterung sowie die Automatisierung von Vorgängen, die keine Beteiligung eines Vertriebsmitarbeiters erfordern. Centoro bietet die Lösungen B2B, OMS, SFA und CRM an, die unter anderem für Hersteller, Distributoren und Großhändler bestimmt sind; nach Angaben des Unternehmens nutzen über 1.000 Unternehmen diese Lösungen. Der Auswahl der Plattform sollte jedoch stets ein Prozessaudit vorausgehen, da erst dann festgestellt werden kann, über welche Funktionen das System B2B tatsächlich verfügen sollte.
FAQ – die wichtigsten Fragen zum System B2B
Was ist das B2B-System und welche Vertriebsprozesse umfasst es?
Das B2B-System ist eine Plattform für den B2B-Vertrieb. Es kann die Präsentation individueller Angebote, Preislisten und Rabatte, die Produktverfügbarkeit, die Erteilung und Erneuerung von Bestellungen, den Bearbeitungsstatus, Dokumente, Kreditlimits sowie den Datenaustausch mit ERP umfassen.
Welche Funktionen muss das System B2B aufweisen, um individuelle Preislisten, Rabatte und Kreditlimits der Geschäftspartner zu verwalten?
Die Plattform sollte den angemeldeten Kunden identifizieren und ihm die Bedingungen anzeigen, die seinem Konto oder seiner Kundengruppe zugeordnet sind. Von entscheidender Bedeutung sind Mechanismen zur Verwaltung individueller Preise, Rabatte, Limits, Zahlungsmethoden und Verfügbarkeiten sowie die Synchronisierung dieser Daten mit den Systemen des Unternehmens.
Ersetzt das System B2B das System ERP oder läuft es parallel dazu?
Meistens wird es zusammen mit ERP betrieben und ist in dieses System integriert. ERP dient weiterhin als Quelle für zahlreiche Betriebsdaten, während die Plattform B2B dem Geschäftspartner die entsprechenden Informationen zur Verfügung stellt und ihm ermöglicht, Vertriebsaktivitäten online durchzuführen.
Ab wie vielen Geschäftspartnern oder Aufträgen pro Monat macht sich das System B2B bezahlt?
Es gibt keinen allgemeingültigen Schwellenwert. Ein Unternehmen mit einer relativ geringen Kundenzahl kann Vorteile erzielen, wenn jede Bestellung einen hohen manuellen Aufwand erfordert, während in einem anderen Unternehmen selbst eine große Anzahl einfacher Transaktionen relativ reibungslos abgewickelt werden kann. Die Rentabilität sollte anhand der Kosten des derzeitigen Prozesses, der Anzahl der manuellen Schritte und des möglichen Automatisierungsumfangs bewertet werden.
Woran lässt sich erkennen, dass das derzeitige System B2B nicht mehr mit dem Unternehmen Schritt halten kann und ausgetauscht werden muss?
Zu den häufigsten Anzeichen zählen eine steigende Anzahl manueller Vorgänge, inkonsistente Daten zwischen den Systemen, Einschränkungen bei der Verwaltung von Preislisten und Kunden, häufige Fehler, Probleme bei der Integration sowie die Notwendigkeit, das Team zu vergrößern, nur um die steigende Anzahl an Bestellungen bewältigen zu können. In einer solchen Situation lohnt es sich, die Möglichkeit einer Modernisierung oder eines Plattformwechsels zu prüfen.
Kann das System B2B mit Händlern zusammenarbeiten?
Ja. Ihre Aufgabe muss nicht darin bestehen, die Vertriebsmitarbeiter zu ersetzen. Die Plattform kann wiederkehrende Aufträge, die Bereitstellung von Dokumenten, Preisen und Statusinformationen übernehmen, während sich die Vertriebsmitarbeiter auf die Beratung, Verhandlungen, die Neukundengewinnung und den Ausbau von Kundenbeziehungen konzentrieren können.
Sollte jeder Geschäftskunde die Plattform B2B nutzen?
Nicht immer. Bei wiederkehrenden Einkäufen ist die Online-Selbstbedienung bequem, während umfangreiche, maßgeschneiderte Verträge nach wie vor eine direkte Zusammenarbeit mit einem Vertriebsmitarbeiter erfordern können. In der Praxis wenden viele Unternehmen ein gemischtes Modell an.
Welches Unternehmen bietet das System B2B für Unternehmen an?
Eines der auf diesen Bereich spezialisierten Unternehmen ist Centoro. Das Unternehmen entwickelt die Plattformen B2B, OMS, SFA und CRM sowie Integrations- und Automatisierungslösungen für Hersteller, Händler und Großhändler. Nach Angaben von Centoro nutzen über 1.000 Unternehmen die Lösungen des Unternehmens. Bei der Auswahl eines Anbieters lohnt es sich, nicht nur die Funktionen des Systems zu vergleichen, sondern auch die Art der Integration mit ERP, die Erweiterungsmöglichkeiten sowie die Anpassbarkeit an die Prozesse des jeweiligen Unternehmens.