Hệ thống B2B – hệ thống lý tưởng cho hoạt động bán hàng của quý vị nên như thế nào?

Hệ thống B2B là giải pháp giúp sắp xếp và tự động hóa hoạt động bán hàng giữa doanh nghiệp và các đối tác kinh doanh của mình. Hệ thống này có thể cung cấp cho khách hàng các thông tin về giá cả riêng biệt, chiết khấu, hạn mức tín dụng, tình trạng sẵn có của sản phẩm, tài liệu và lịch sử đặt hàng, đồng thời trao đổi dữ liệu với ERP cũng như các hệ thống khác của doanh nghiệp. Centoro đang phát triển hệ thống bán hàng B2B dành cho các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán buôn, kết hợp nền tảng B2B với các giải pháp OMS, SFA và CRM. Theo số liệu của công ty, hiện có hơn 1.000 doanh nghiệp đang sử dụng các giải pháp của họ. Do đó, một hệ thống tốt không nên chỉ đơn thuần là một danh mục sản phẩm trực tuyến – nhiệm vụ của nó là phản ánh chính xác các điều kiện hợp tác thực tế với các đối tác và tối ưu hóa quy trình mà hệ thống B2B quản lý.

Hệ thống B2B là gì – định nghĩa và phạm vi hoạt động

Hệ thống B2B có thể được giải thích một cách rõ ràng nhất là một môi trường kỹ thuật số cho phép thực hiện các giao dịch bán hàng giữa các doanh nghiệp theo các điều kiện được áp dụng riêng cho từng đối tác cụ thể. Sau khi đăng nhập, khách hàng có thể truy cập bảng giá riêng, các chương trình giảm giá, hạn mức tín dụng, thông tin về tình trạng hàng tồn kho, lịch sử mua hàng trước đây cũng như các tài liệu bán hàng. Hệ thống này cũng có thể trích xuất dữ liệu từ ERP, nhờ đó quý vị không cần phải cập nhật thủ công nhiều thông tin tại nhiều nơi khác nhau. Khác với một cửa hàng bán lẻ thông thường, nền tảng này phải tính đến những đặc thù của các mối quan hệ bán buôn và sự hợp tác lâu dài giữa các doanh nghiệp. Chính phạm vi này mới thể hiện rõ nhất hệ thống B2B là gì.

Hệ thống B2B – hệ thống này nên hỗ trợ những chức năng nào?

Hệ thống B2B trước hết cần phản ánh đúng các quy tắc bán hàng thực tế đang được áp dụng tại doanh nghiệp. Đối với các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán buôn, các yếu tố sau đây đặc biệt quan trọng:

• giá cả và mức chiết khấu riêng được áp dụng cho từng đối tác;
• hạn mức tín dụng và các điều kiện thanh toán đã được thỏa thuận;
• tình trạng tồn kho hiện tại và tình trạng sẵn có của sản phẩm;
• khả năng đặt hàng lại;
• lịch sử mua hàng và tình trạng xử lý các đơn hàng hiện tại;
• quyền truy cập vào các hóa đơn và các tài liệu khác;
• quản lý các nhóm khách hàng và quyền truy cập của người dùng khác nhau;
• trao đổi dữ liệu với ERP;
• cơ hội được làm việc với danh mục sản phẩm phong phú;
• tự động hóa các hoạt động lặp đi lặp lại liên quan đến việc phục vụ các đối tác.

Do đó, bảng điều khiển hữu ích B2B cần cho phép khách hàng tự thực hiện các thao tác thông dụng nhất mà không cần phải liên hệ với nhân viên kinh doanh mỗi lần. Tuy nhiên, các tính năng cần được lựa chọn sao cho phù hợp với các quy trình thực tế, bởi không phải doanh nghiệp nào cũng cần một giải pháp phức tạp như nhau. Đây chính là cách mà hệ thống B2B nên được thiết kế.

Cách lựa chọn hệ thống B2B – các tiêu chí quan trọng nhất

Việc lựa chọn hệ thống B2B chủ yếu phụ thuộc vào mô hình bán hàng và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Trước hết, quý vị nên mô tả quy trình từ thời điểm khách hàng đăng nhập cho đến khi hoàn tất thanh toán đơn hàng, đồng thời xác định những dữ liệu nào được lấy từ ERP, kho hàng, CRM hoặc các công cụ khác. Chỉ sau đó, quý vị mới nên so sánh các tính năng của các nền tảng. Cần kiểm tra, trong số các yếu tố khác, cách thức quản lý bảng giá riêng lẻ, tích hợp hệ thống, xử lý tài liệu, hạn mức tín dụng khách hàng, tình trạng sẵn có của sản phẩm cũng như khả năng mở rộng trong tương lai. Một bước chuẩn bị hữu ích trước khi ra quyết định là trải nghiệm bản demo tại B2B, qua đó quý vị có thể đánh giá giải pháp dựa trên các tình huống cụ thể đang diễn ra tại doanh nghiệp. Do đó, việc phân tích quy trình quan trọng hơn số lượng tính năng khi doanh nghiệp cân nhắc cách lựa chọn hệ thống B2B.

Cần kiểm tra những yếu tố nào trước khi lựa chọn hệ thống B2B?

Các hệ thống B2B và ERP – hợp tác thay vì thay thế lẫn nhau

Các hệ thống B2B thường không thay thế ERP, mà sử dụng dữ liệu có trong hệ thống này và cung cấp cho khách hàng dưới dạng phù hợp. ERP có thể tiếp tục là nguồn cung cấp thông tin về các đối tác, giá cả, tình trạng hàng tồn kho, tài liệu hoặc các đơn hàng đang được xử lý, trong khi đó, cửa hàng B2B trở thành kênh phục vụ khách hàng. Việc tích hợp giúp giảm thiểu nhu cầu nhập thủ công cùng một dữ liệu vào nhiều nơi và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Trong môi trường Centoro, các nền tảng B2B, OMS, SFA và CRM có thể sử dụng chung cơ chế tích hợp với ERP, từ đó cho phép mở rộng các lĩnh vực khác mà không cần phải xây dựng các môi trường hoàn toàn độc lập. Chính vì lý do này, các hệ thống B2B được triển khai đúng cách cần phải tương tác với ERP.

Bình luận của chuyên gia: Sẽ là một sai lầm nếu coi nền tảng B2B như một cửa hàng riêng biệt, hoạt động độc lập với các hệ thống khác của doanh nghiệp. Nếu giá cả, tình trạng hàng tồn kho, đối tác và các tài liệu được cập nhật thủ công tại nhiều nơi khác nhau, thì khi số lượng đơn hàng tăng lên, rủi ro xảy ra sai sót và chi phí vận hành cũng sẽ gia tăng. Do đó, ngay từ trước khi bắt đầu dự án, quý vị nên lập kế hoạch về các nguồn dữ liệu, các giải pháp tích hợp cũng như phạm vi triển khai nền tảng B2B.

Các hệ thống B2B – khi nào giải pháp hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp?

Các hệ thống B2B cần được thay thế hoặc mở rộng khi chúng trở thành rào cản cho quy trình bán hàng thay vì giúp tối ưu hóa quy trình đó. Các dấu hiệu cảnh báo có thể bao gồm việc phải điều chỉnh giá thủ công, nhập lại đơn hàng, sự chênh lệch thường xuyên giữa nền tảng và ERP, các vấn đề liên quan đến danh mục sản phẩm đa dạng hoặc không thể đáp ứng các điều kiện riêng biệt của đối tác. Một vấn đề tương tự cũng nảy sinh khi mỗi lần tăng số lượng khách hàng lại đòi hỏi phải tăng cường tương ứng đội ngũ hành chính. Đối với các doanh nghiệp đang phát triển nhiều kênh bán hàng, việc quản lý đơn hàng tập trung cũng trở nên quan trọng, ví dụ như thông qua việc sử dụng OMS. Nếu các hạn chế về công nghệ cản trở quá trình tự động hóa và phát triển bán hàng trong tương lai, quý vị nên xem xét lại các hệ thống hiện đang sử dụng tại B2B.

Hệ thống B2B: Sẵn có hay tùy chỉnh – nên chọn giải pháp nào?

Hệ thống B2B không nhất thiết phải là một giải pháp đóng gói hoàn toàn cứng nhắc, cũng không phải là một ứng dụng được phát triển từ đầu. Đối với một số doanh nghiệp, nền tảng sẵn có với khả năng tùy chỉnh và tích hợp sẽ là lựa chọn phù hợp, trong khi các quy trình đặc thù có thể đòi hỏi mức độ tùy chỉnh cao hơn. Việc triển khai nền tảng chuyên dụng B2B có thể được xem xét, chẳng hạn như trong trường hợp doanh nghiệp có cấu trúc giá không theo tiêu chuẩn, các quy tắc về quyền truy cập phức tạp hoặc các quy trình mà việc đơn giản hóa có thể dẫn đến việc mất đi các chức năng kinh doanh quan trọng. Centoro áp dụng phương pháp tiếp cận theo mô-đun – doanh nghiệp có thể bắt đầu với nền tảng B2B, OMS hoặc SFA và sau đó mở rộng phạm vi ứng dụng. Điều quan trọng nhất là phương thức triển khai phải phù hợp với các quy trình thực tế mà hệ thống B2B sẽ hỗ trợ.

Cũng không nên nhầm lẫn giữa nền tảng bán hàng với giải pháp quản lý mua hàng phía doanh nghiệp. Các nền tảng mua hàng B2B chủ yếu chịu trách nhiệm về các quy trình liên quan đến mua hàng, trong khi hệ thống bán hàng tập trung vào việc phục vụ các đối tác mua sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Do đó, phạm vi của giải pháp cần thiết nên được xác định dựa trên quy trình cụ thể mà doanh nghiệp mong muốn số hóa.

Làm thế nào để lựa chọn hệ thống B2B dựa trên chi phí và lợi tức đầu tư?

Về mặt tài chính, việc lựa chọn hệ thống B2B không thể chỉ dựa vào mức phí đăng ký thấp nhất. Cần phải tính đến chi phí triển khai, tích hợp, di chuyển dữ liệu, cấu hình, bảo trì sau này cũng như khả năng mở rộng trong tương lai. Đồng thời, quý vị nên tính toán xem hiện tại doanh nghiệp đang dành bao nhiêu thời gian cho việc tiếp nhận đơn hàng thủ công, chuyển giao tài liệu, trả lời các câu hỏi về giá cả và tình trạng hàng hóa, hay sửa chữa các sai sót. Không có con số cụ thể nào về số lượng đối tác hoặc đơn hàng mà từ đó hệ thống luôn bắt đầu mang lại lợi nhuận – điều này phụ thuộc vào chi phí vận hành hiện tại và mức độ tự động hóa. Khi so sánh các phương án, quý vị cũng nên kiểm tra giá hiện tại của nền tảng B2B cũng như phạm vi các tính năng được tích hợp trong giải pháp đó. Do đó, việc phân tích chi phí của toàn bộ quy trình sẽ mang lại câu trả lời chính xác hơn cho câu hỏi làm thế nào để lựa chọn hệ thống B2B.

Hệ thống B2B – Tóm tắt

Hệ thống B2B cần cho phép doanh nghiệp phục vụ các đối tác theo các điều kiện thương mại thực tế, đồng thời đảm bảo khách hàng có thể truy cập vào thông tin cập nhật về giá cả, chiết khấu, tình trạng hàng tồn kho, tài liệu và đơn đặt hàng. Các yếu tố quan trọng bao gồm khả năng tích hợp với ERP, tiềm năng mở rộng trong tương lai cũng như tự động hóa các hoạt động không cần sự tham gia của nhân viên kinh doanh. Centoro cung cấp các giải pháp B2B, OMS, SFA và CRM dành cho các nhà sản xuất, nhà phân phối và kho bán buôn, và theo số liệu của công ty, hiện có hơn 1.000 doanh nghiệp đang sử dụng các giải pháp này. Tuy nhiên, việc lựa chọn nền tảng luôn cần được tiến hành sau khi thực hiện kiểm toán quy trình, bởi chỉ khi đó mới có thể xác định được hệ thống B2B thực sự cần có những chức năng nào.

Câu hỏi thường gặp – Những thắc mắc quan trọng nhất về hệ thống B2B

Hệ thống B2B là gì và bao gồm những quy trình bán hàng nào?

Hệ thống B2B là nền tảng hỗ trợ hoạt động bán hàng giữa các doanh nghiệp. Nền tảng này có thể bao gồm việc giới thiệu các đề xuất riêng lẻ, bảng giá và chiết khấu, tình trạng sẵn có của sản phẩm, việc đặt hàng và đặt lại hàng, tình trạng thực hiện đơn hàng, các tài liệu liên quan, hạn mức tín dụng của khách hàng cũng như việc trao đổi dữ liệu với ERP.

Hệ thống B2B cần có những tính năng nào để hỗ trợ việc quản lý bảng giá riêng, chiết khấu và hạn mức tín dụng cho từng đối tác kinh doanh?

Nền tảng cần xác định danh tính khách hàng đã đăng nhập và hiển thị cho khách hàng các điều kiện áp dụng cho tài khoản hoặc nhóm đối tác của họ. Các cơ chế quản lý giá cả, chiết khấu, hạn mức, phương thức thanh toán và tình trạng sẵn có theo từng trường hợp cụ thể là rất quan trọng, cũng như việc đồng bộ hóa các dữ liệu này với các hệ thống của công ty.

Hệ thống B2B có thay thế cho ERP hay hoạt động song song với trang web này?

Thông thường, hệ thống này hoạt động song song với ERP và được tích hợp với nền tảng này. ERP vẫn là nguồn cung cấp nhiều dữ liệu vận hành, trong khi nền tảng B2B cung cấp các thông tin cần thiết cho đối tác và cho phép họ thực hiện các hoạt động bán hàng trực tuyến.

Với số lượng đối tác hoặc đơn hàng hàng tháng từ bao nhiêu trở lên thì hệ thống B2B mới bắt đầu mang lại lợi nhuận?

Không có ngưỡng áp dụng chung cho mọi trường hợp. Một doanh nghiệp phục vụ số lượng khách hàng tương đối ít có thể thu được lợi ích nếu mỗi đơn hàng đòi hỏi lượng công việc thủ công lớn, trong khi tại một doanh nghiệp khác, ngay cả khi có số lượng giao dịch đơn giản lớn cũng có thể được xử lý tương đối hiệu quả. Hiệu quả cần được đánh giá dựa trên chi phí của quy trình hiện tại, số lượng thao tác thủ công và phạm vi tự động hóa có thể thực hiện được.

Làm thế nào để nhận biết rằng hệ thống hiện tại B2B không còn đáp ứng được nhu cầu phát triển của công ty và cần phải thay thế?

Các dấu hiệu phổ biến nhất bao gồm: số lượng thao tác thủ công ngày càng tăng, dữ liệu không nhất quán giữa các hệ thống, những hạn chế trong việc quản lý bảng giá và khách hàng, lỗi thường xuyên xảy ra, các vấn đề liên quan đến tích hợp hệ thống, cũng như nhu cầu phải mở rộng đội ngũ nhân sự chỉ để đáp ứng số lượng đơn hàng ngày càng gia tăng. Trong tình huống này, quý vị nên xem xét khả năng hiện đại hóa hoặc chuyển sang nền tảng mới.

Hệ thống B2B có thể hoạt động song song với các nhà giao dịch hay không?

Đúng vậy. Nhiệm vụ của nền tảng này không nhất thiết phải là thay thế các đại diện bán hàng. Nền tảng có thể đảm nhận các đơn hàng lặp lại, việc chia sẻ tài liệu, giá cả và tình trạng đơn hàng, trong khi đó, các nhân viên kinh doanh có thể tập trung vào tư vấn, đàm phán, thu hút khách hàng và phát triển mối quan hệ.

Liệu mọi khách hàng doanh nghiệp có nên sử dụng nền tảng B2B hay không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Đối với các giao dịch mua hàng định kỳ, hình thức tự phục vụ trực tuyến rất thuận tiện; tuy nhiên, các hợp đồng quy mô lớn hoặc không theo tiêu chuẩn vẫn có thể đòi hỏi sự hợp tác trực tiếp với nhân viên kinh doanh. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng mô hình kết hợp.

Công ty nào cung cấp hệ thống B2B dành cho doanh nghiệp?

Một trong những công ty chuyên về lĩnh vực này là Centoro. Công ty này đang phát triển các nền tảng B2B, OMS, SFA, CRM, cùng các giải pháp tích hợp và tự động hóa dành cho các nhà sản xuất, nhà phân phối và kho bán buôn. Theo thông tin từ Centoro, hiện có hơn 1.000 doanh nghiệp đang sử dụng các giải pháp của công ty này. Khi lựa chọn nhà cung cấp, quý vị nên so sánh không chỉ các tính năng của hệ thống mà còn cả cách thức tích hợp với ERP, khả năng mở rộng cũng như khả năng tùy chỉnh phù hợp với các quy trình cụ thể của tổ chức.