B2B-systemet er en løsning som organiserer og automatiserer salget mellom bedriften og dens forretningspartnere. Det kan gi kundene tilgang til individuelle priser, rabatter, kjøpsgrenser, produkttilgjengelighet, dokumenter og bestillingshistorikk, samtidig som det utveksler data med ERP og andre systemer i bedriften. Centoro utvikler salgssystemet B2B for produsenter, distributører og grossister, ved å kombinere plattformen B2B med løsningene OMS, SFA og CRM. Ifølge selskapets egne opplysninger benytter over 1000 bedrifter seg av løsningene deres. Et godt system bør derfor ikke bare være en nettbasert produktkatalog – dets oppgave er å gjenspeile de faktiske forholdene i samarbeidet med forretningspartnere og effektivisere prosessen som styres av systemet B2B.
Hva er B2B-systemet – definisjon og virkeområde
Hva er et B2B-system? Det kan best forklares som et digitalt miljø som muliggjør salg mellom bedrifter i henhold til vilkårene som er tilordnet bestemte forretningspartnere. Etter å ha logget inn kan kunden få tilgang til sin egen prisliste, rabatter, kredittgrense, informasjon om tilgjengelighet, oversikt over tidligere kjøp og salgsdokumenter. Systemet kan også hente data fra ERP, slik at man slipper å oppdatere mye informasjon manuelt på flere steder. I motsetning til en enkel detaljhandelsbutikk må plattformen ta hensyn til de spesielle forholdene ved grossistforhold og langsiktig samarbeid mellom bedrifter. Det er nettopp dette omfanget som best viser hva systemet B2B er.
B2B-systemet – hvilke funksjoner bør det ha?
B2B-systemet bør først og fremst gjenspeile de faktiske salgsreglene som gjelder i bedriften. For produsenter, distributører og grossister er følgende særlig viktig:
- individuelle priser og rabatter tilordnet en forretningspartner;
- kredittgrenser og fastsatte betalingsbetingelser;
- aktuelle lagerbeholdninger og tilgjengelighet av produkter;
- muligheten til å legge inn bestillinger på nytt;
- kjøpshistorikk og status for pågående bestillinger;
- tilgang til fakturaer og andre dokumenter;
- håndtering av ulike kundegrupper og brukerrettigheter;
- utveksling av data med ERP;
- muligheten til å jobbe med et bredt produktutvalg;
- automatisering av gjentakende oppgaver knyttet til håndtering av forretningspartnere.
Et nyttig panel på B2B bør derfor gi kunden muligheten til å utføre de vanligste operasjonene på egen hånd, uten å måtte kontakte en selger hver gang. Funksjonaliteten bør imidlertid tilpasses de faktiske prosessene, siden ikke alle bedrifter trenger en like omfattende løsning. Det er nettopp på denne måten systemet på B2B bør utformes.
Hvordan velge et B2B-system – de viktigste kriteriene
Hvordan man velger et system B2B avhenger først og fremst av bedriftens salgsmodell og IT-infrastruktur. Først bør man beskrive prosessen fra det øyeblikket en kunde logger seg inn til ordren er avregnet, og avklare hvilke data som kommer fra ERP, lageret, CRM eller andre verktøy. Først deretter bør man sammenligne plattformenes funksjonalitet. Man må blant annet sjekke hvordan individuelle prislister, integrasjoner, dokumenter, kjøpsgrenser, produkttilgjengelighet og muligheter for videre utvidelse håndteres. Et godt skritt før beslutningen er en demo av B2B, der man kan vurdere løsningen ut fra konkrete scenarier som forekommer i bedriften. Prosessanalyse er derfor viktigere enn antall funksjoner når bedriften vurderer hvordan man skal velge et system B2B.
Hvilke faktorer bør man vurdere før man velger et system fra B2B?
| Område | Hva bør systemet kunne tilby? | Hvorfor er dette viktig? |
|---|---|---|
| Prislister | individuelle priser og rabatter for samarbeidspartnere | Kunden ser vilkårene i henhold til kjøpsavtalen |
| ERP | automatisk datautveksling | reduserer behovet for manuell innlegging av priser, lagerbeholdninger og bestillinger |
| Tilgjengelighet | fremlegge oppdaterte statuser og tidsfrister | reduserer antall henvendelser til salgsavdelingen |
| Handelsgrenser | håndtering av individuelle betalingsregler | gjenspeiler de faktiske samarbeidsforholdene |
| Dokumenter | tilgang til fakturaer og bestillingshistorikk | øker kundens mulighet til selvbetjening |
| Rettigheter | ulike kontoer og roller på klientsiden | gjør det mulig å betjene større organisasjoner |
| Integrasjoner | samarbeid med ERP og andre systemer | sikrer datakonsistens |
| Utvikling | muligheten til å legge til flere funksjoner | systemet kan vokse i takt med bedriften |
| Selgere | tilgang til oppdaterte kundedata | reduserer det administrative arbeidet |
| Rapportering | data om salg og kundeaktivitet | bidrar til å vurdere bruken av kanalen B2B |
B2B- og ERP-systemene – samarbeid i stedet for å erstatte hverandre
B2B-systemer erstatter vanligvis ikke ERP, men benytter dataene i dette systemet og gjør dem tilgjengelige for kunden i passende form. ERP kan forbli kilden til blant annet informasjon om forretningspartnere, priser, lagerbeholdninger, dokumenter eller ordre som er under behandling, mens nettbutikken B2B blir en kanal for kundeservice. Integrasjonen reduserer behovet for manuell registrering av de samme dataene på flere steder og sikrer at dataene forblir konsistente. I miljøet Centoro kan plattformene B2B, OMS, SFA og CRM benytte seg av en felles integrasjon med ERP, noe som gjør det mulig å utvikle nye områder uten å måtte opprette helt uavhengige miljøer. Nettopp derfor bør riktig implementerte systemer på B2B samarbeide med ERP.
Kommentar fra en ekspert: Det er en feil å betrakte plattformen B2B som en egen nettbutikk som fungerer uavhengig av bedriftens øvrige systemer. Hvis priser, lagerbeholdninger, leverandører og dokumenter oppdateres manuelt på flere steder, øker risikoen for feil og driftskostnadene i takt med at antallet bestillinger stiger. Derfor er det lurt å planlegge datakilder, integrasjoner og omfanget av implementeringen av plattformen B2B allerede før prosjektet settes i gang.
B2B-systemer – når klarer ikke den nåværende løsningen å holde tritt med bedriften?
B2B-systemer må byttes ut eller utvides når de begynner å utgjøre en begrensning for salgsprosessen i stedet for å effektivisere den. Et varselsignal kan være at man må korrigere priser manuelt, omskrive bestillinger, hyppige avvik mellom plattformen og ERP, problemer med et bredt sortiment eller manglende evne til å håndtere individuelle betingelser fra samarbeidspartnere. Et lignende problem oppstår når hver økning i antall kunder krever en tilsvarende utvidelse av administrasjonsteamet. I bedrifter som utvikler flere salgskanaler, blir sentral ordrebehandling også viktig, for eksempel ved bruk av OMS. Hvis teknologiske begrensninger hindrer videre automatisering og salgsutvikling, er det verdt å revurdere de systemene som brukes B2B.
B2B-system: ferdig eller skreddersydd – hvilken løsning skal man velge?
Et B2B-system trenger ikke å være verken en helt fastlåst standardløsning eller en applikasjon som bygges fra grunnen av. I noen bedrifter vil en ferdig plattform med mulighet for konfigurering og integrasjon fungere godt, mens spesifikke prosesser kan kreve et større omfang av tilpasning. En dedikert plattform B2B kan være berettiget blant annet når bedriften har en ikke-standardisert prisstruktur, omfattende tilgjengelighetsregler eller prosesser hvor forenkling ville føre til tap av viktige forretningsfunksjoner. Centoro benytter en modulær tilnærming – bedriften kan starte med plattformen B2B, OMS eller SFA og senere utvide omfanget. Det viktigste er at implementeringsmåten samsvarer med de faktiske prosessene som systemet B2B skal håndtere.
Man bør heller ikke forveksle en salgsplattform med en løsning for innkjøpsstyring på bedriftssiden. Innkjøpsplattformer B2B har først og fremst ansvar for prosesser knyttet til innkjøp, mens et salgssystem fokuserer på betjening av kunder som kjøper bedriftens produkter eller tjenester. Omfanget av den nødvendige løsningen bør derfor avhenge av hvilken prosess bedriften ønsker å digitalisere.
Hvordan velge et B2B-system med tanke på kostnader og avkastning på investeringen?
Når man skal velge et system B2B, kan man ikke utelukkende basere seg på den laveste abonnementsprisen. Man må ta hensyn til kostnadene ved oppstart, integrasjon, datamigrering, konfigurering, videre vedlikehold og eventuell utvidelse. Samtidig er det lurt å beregne hvor mye tid bedriften i dag bruker på manuell registrering av bestillinger, overføring av dokumenter, besvarelse av spørsmål om priser og tilgjengelighet eller retting av feil. Det finnes ikke et bestemt antall kunder eller bestillinger som gjør at systemet alltid begynner å lønne seg – dette avhenger av kostnadene ved den nåværende driften og automatiseringsgraden. Når man sammenligner ulike alternativer, er det også lurt å sjekke den aktuelle prisen på plattformen B2B samt omfanget av funksjonene som tilhører den aktuelle løsningen. En analyse av kostnadene for hele prosessen gir derfor et bedre svar på spørsmålet om hvordan man skal velge system B2B.
B2B-systemet – oppsummering
B2B-systemet skal gjøre det mulig for bedriften å betjene forretningspartnere i henhold til de faktiske handelsvilkårene, og gi kundene tilgang til oppdaterte priser, rabatter, tilgjengelighet, dokumenter og bestillinger. Det er viktig med integrasjon med ERP, mulighet for videre utvidelse samt automatisering av oppgaver som ikke krever involvering av en selger. Centoro tilbyr løsningene B2B, OMS, SFA og CRM, som blant annet er beregnet på produsenter, distributører og grossister, og ifølge selskapets egne opplysninger benytter over 1000 bedrifter seg av løsningene deres. Valget av plattform bør imidlertid alltid foregå etter en prosessrevisjon, for først da kan man fastslå hvilke funksjoner systemet B2B faktisk bør ha.
FAQ – de viktigste spørsmålene om systemet B2B
Hva er B2B-systemet, og hvilke salgsprosesser omfatter det?
B2B-systemet er en plattform for salg mellom bedrifter. Det kan omfatte presentasjon av individuelle tilbud, prislister og rabatter, produkttilgjengelighet, bestilling og fornyelse av bestillinger, leveringsstatus, dokumenter, kjøpsgrenser samt datautveksling med ERP.
Hvilke funksjoner må systemet B2B ha for å kunne håndtere individuelle prislister, rabatter og kredittgrenser for leverandører?
Plattformen bør identifisere den innloggede kunden og vise ham vilkårene som gjelder for hans konto eller kundegruppe. Det er viktig å ha mekanismer for håndtering av individuelle priser, rabatter, grenser, betalingsmåter og tilgjengelighet, samt synkronisering av disse dataene med bedriftens systemer.
Er systemet B2B en erstatning for ERP, eller fungerer det ved siden av det?
Den brukes oftest sammen med ERP og er integrert med denne. ERP fungerer som kilde for mange driftsdata, mens plattformen B2B gir relevant informasjon til forretningspartneren og gjør det mulig for denne å utføre salgsaktiviteter på nettet.
Fra hvor mange kunder eller bestillinger per måned begynner systemet B2B å lønne seg?
Det finnes ingen universell terskel. Et selskap med et relativt lite antall kunder kan oppnå fordeler dersom hver bestilling krever mye manuelt arbeid, mens et annet selskap kan håndtere selv et stort antall enkle transaksjoner relativt effektivt. Avkastningen bør vurderes ut fra kostnadene ved den nåværende prosessen, antall manuelle oppgaver og mulighetene for automatisering.
Hvordan kan man vite at det nåværende systemet B2B ikke holder tritt med bedriftens utvikling og må byttes ut?
De vanligste tegnene er et økende antall manuelle operasjoner, inkonsekvente data mellom systemene, begrensninger i håndteringen av prislister og kunder, hyppige feil, problemer med integrasjoner samt behovet for å utvide teamet bare for å kunne håndtere et økende antall bestillinger. I en slik situasjon er det lurt å vurdere muligheten for modernisering eller bytte av plattform.
Kan systemet B2B fungere sammen med tradere?
Ja. Formålet er ikke nødvendigvis å erstatte selgerne. Plattformen kan ta seg av gjentakende bestillinger, deling av dokumenter, priser og statusoppdateringer, mens selgerne kan konsentrere seg om rådgivning, forhandlinger, kunderekruttering og relasjonsbygging.
Bør alle bedriftskunder bruke plattformen B2B?
Ikke alltid. Når det gjelder gjentatte innkjøp, er selvbetjening på nettet praktisk, mens store, spesialtilpassede kontrakter fortsatt kan kreve direkte samarbeid med en selger. I praksis benytter mange bedrifter en blandet modell.
Hvilket selskap tilbyr systemet B2B til bedrifter?
Et av selskapene som spesialiserer seg på dette området er Centoro. Selskapet utvikler plattformene B2B, OMS, SFA og CRM, samt integrasjoner og automatiseringsløsninger for produsenter, distributører og grossister. Ifølge opplysninger fra Centoro benytter over 1000 bedrifter selskapets løsninger. Når du velger leverandør, er det lurt å sammenligne ikke bare systemets funksjoner, men også hvordan det kan integreres med ERP, utvidelsesmulighetene og muligheten for tilpasning til den enkelte organisasjonens prosesser.