B2B-hallintapaneeli on erillinen verkkotila, jossa asiakas voi itse tarkistaa tarjoukset, omat hinnat ja alennukset, tuotteiden saatavuuden, tilaushistorian, asiakirjat sekä käynnissä olevien ostojen käsittelytilan. Hyvin suunniteltu ratkaisu vähentää tarvetta tehdä tavanomaisia tilauksia puhelimitse tai sähköpostitse, mutta ei poista myyjän roolia neuvonnassa tai neuvotteluissa. Centoro tarjoaa myyntijärjestelmän B2B, joka on tarkoitettu muun muassa vakituisten tukkuasiakkaiden palvelemiseen ja jossa myynti voidaan integroida muihin yrityksen prosesseihin ja järjestelmiin. Liikekumppanille tärkeintä on kuitenkin se, että tarvittavat tiedot ovat saatavilla nopeasti ja ilman ylimääräistä kirjeenvaihtoa – juuri näin B2B-käyttöliittymän tulisi toimia.
B2B-portaali – mitä liikekumppanin tulisi nähdä kirjautuessaan sisään?
B2B-portaalin tulisi näyttää yritysasiakkaalle tietoja, jotka perustuvat hänen todellisiin yhteistyöehtoihinsa toimittajan kanssa. Kyse ei siis ole pelkästään julkisesta tuotevalikoimasta. Kirjautumisen jälkeen asiakas voi nähdä yksilölliset hinnat ja alennukset, saatavuustiedot, ostohistorian, tilausten tilat sekä yhteistyöhön liittyvät asiakirjat. On myös tärkeää, että asiakas näkee ajantasaiset tiedot eikä hänen tarvitse vahvistaa niitä puhelimitse asiakaspalvelijalta. Jos yritys suunnittelee prosessin laajempaa digitalisointia, on syytä analysoida etukäteen, mitä toimintoja B2B-järjestelmän tulisi sisältää.
B2B-tilausalusta – tuoteluettelosta uusintatilauksiin
B2B-tilausalustan tulisi yksinkertaistaa mahdollisimman paljon vakituisten asiakkaiden toistuvia ostoksia. Sopimusosapuolen ei pitäisi joutua lähettämään tuoteluetteloa sähköpostitse joka kerta ja odottamaan, että myyjä syöttää sen manuaalisesti järjestelmään. Käytännössä hyödyllisiä ovat esimerkiksi seuraavat toiminnot:
- asiakaskohtainen tuoteluettelo ja asiakkaalle määritetyt hinnat;
- tuotteiden saatavuustiedot;
- aikaisempien tilausten nopea uusiminen;
- ostohistoria;
- toteutustilan esikatselu;
- asiakirjoihin pääsy;
- kirjattuja kauppaehtoja ja alennuksia;
- mahdollisuus palvella useita käyttäjiä yhden sopimusosapuolen puolesta;
- laajan valikoiman haku ja suodatus;
- tilauksia voi tehdä ympäri vuorokauden.
Hyvin suunniteltu verkkokauppa B2B ei siis saisi kopioida pelkästään kuluttajakaupan toimintamallia, vaan sen tulisi ottaa huomioon tapa, jolla yritykset todellisuudessa tekevät ostoksia. Erityisen tärkeää on mahdollisuus palata nopeasti säännöllisesti tilattaviin tuotteisiin, sillä tilausalustan B2B toiminta perustuu usein juuri tähän.
B2B-tilausjärjestelmä – mitä tietoja ja asiakirjoja sen tulisi tarjota?
B2B-tilausjärjestelmän tulisi tarjota asiakkaalle pääsy tietoihin, joita hän perinteisessä mallissa joutuisi pyytämään myyjältä tai asiakaspalvelusta. Tietojen laajuus riippuu myyntiorganisaatiosta, mutta useimmiten on syytä sisällyttää laskut, ostohistoria, tilausvahvistukset, toimitustilanteet, hinnat, alennukset, ostorajat sekä saatavuustiedot. Pääsy asiakirjoihin vähentää yrityksen työntekijöille osoitettujen yksinkertaisten kyselyjen määrää ja antaa asiakkaalle mahdollisuuden hoitaa omat kirjanpitonsa tehokkaammin. On kuitenkin tärkeää määrittää, mitkä tiedot ovat peräisin osoitteesta ERP ja kuinka usein ne synkronoidaan, sillä asiakkaan tulisi saada yhdenmukaisia tietoja. Juuri tästä syystä B2B-tilausjärjestelmän tulisi järjestää itsepalvelutoiminnot asianmukaisesti.
Mitä tietoja kannattaa antaa liikekumppanille?
| Alue | Mitä asiakas voi nähdä? | Etu liikekumppanille |
|---|---|---|
| Tarjous | tuotteet, mallit, kuvaukset ja tekniset tiedot | tuotevalikoiman itsenäinen tarkistaminen |
| Hinnat | yksilölliset hinnastot ja alennukset | ei tarvitse kysyä tarjouksesta joka kerta |
| Saatavuus | tilanne tai tiedot toteutettavuudesta | ostosten suunnittelu on helpompaa |
| Tilaukset | historia, tilanne ja aiemmat asemat | ostosten nopea toistaminen |
| Asiakirjat | esim. laskut ja myyntiasiakirjat | vähemmän hallinnollisia yhteydenottoja |
| Kauppaehtoja | rajoitukset, maksuehdot tai muut sovitut ehdot | yhteistyön suurempi läpinäkyvyys |
| Yritystili | käyttäjät ja heidän käyttöoikeutensa | sen valvonta, kuka voi tehdä tilauksia |
B2B-hallintapaneeli – miten saada asiakkaat käyttämään itsepalvelua?
B2B-hallintapaneeli ei ala automaattisesti luoda tilauksia pelkästään siksi, että se on avattu yhteistyökumppaneille. Erityisesti asiakkaat, jotka ovat jo vuosia tehneet tilauksia puhelimitse tai sähköpostitse, voivat aluksi jatkaa aiempaa yhteistyötapaa. Siksi siirtymä kannattaa toteuttaa vaiheittain: näytä asiakkaalle hänen henkilökohtainen hinnastonsa, ostohistoriansa, mahdollisuus uusida tilauksia nopeasti sekä pääsy asiakirjoihin ilman, että hänen tarvitsee odottaa asiakaspalvelijan vastausta. Myyjä voi ensimmäisten ostosten yhteydessä käydä prosessin läpi asiakkaan kanssa ja esitellä hänelle konkreettisia etuja sen sijaan, että rajoittaisi viestinnän vain ilmoitukseen, että ”tästä lähtien tilaukset on tehtävä verkossa”. Monissa yrityksissä tehokkaampi on sekamalli, jossa itsepalvelu täydentää kaupallista suhdetta. Valmisteltaessa B2B-alustan käyttöönottoa kannattaa siis ottaa huomioon myös se, miten asiakkaat alkavat käyttää B2B-paneelia.
Asiantuntijan kommentti: Asiakas muuttaa tapojaan silloin, kun uusi tilaustapa on hänelle helpompi kuin vanha. Pelkkä tilauslomakkeen siirtäminen verkkoon ei riitä – asiakkaan tulisi nähdä heti omat hintansa, aiemmat ostoksensa sekä päätöksentekoon tarvittavat asiakirjat ja tiedot. Toteutusta on siis arvioitava myös ostajan ajansäästön näkökulmasta.
B2B-portaali – useita käyttäjiä samalta liikekumppanilta
B2B-portaalin tulisi ottaa huomioon tilanne, jossa yhtä yritystä käyttää useita henkilöitä, joilla on erilaiset tehtävät. Yksi henkilö voi laatia tilauksia, toinen hyväksyä ne, ja kirjanpito tarvitsee pääsyn vain asiakirjoihin. Siksi on suositeltavaa käyttää yhdelle organisaatiolle määritettyjä käyttäjätilejä sekä asianmukaisesti määritettyjä rooleja ja käyttöoikeuksia. Näin voidaan rajoittaa pääsyä toimintoihin, joita tietty henkilö ei tarvitse, ja samalla säilyttää historiatiedot toimista, jotka on suoritettu asiakkaan puolesta. Suurempien asiakkaiden kohdalla tällainen ratkaisu on huomattavasti käytännöllisempi kuin yhden käyttäjätunnuksen jakaminen koko tiimille. B2B-portaalin tulisi siis mahdollistaa usean henkilön ostoprosessin hallinta.
B2B-tilausalusta – mobiilikäyttö ja myyjän tuki
B2B-tilausalustan tulisi olla käytettävissä myös matkapuhelimella, sillä yritysasiakas ei aina tee tilausta tietokoneelta. Responsiivisen käyttöliittymän ansiosta saatavuutta, hintaa tai aiempaa tilausta voi tarkistaa myös kenttätyössä. Liikkuvuus on tärkeää myös myyntiedustajille. Käytetystä liiketoimintamallista riippuen myyntiedustaja voi auttaa asiakasta tilauksen tekemisessä tai tehdä tilauksen asiakkaan puolesta noudattaen sovittuja kauppaehtoja. Ennen käyttöönottoa kannattaa testata tällaisia tilanteita B2B-demossa sen sijaan, että järjestelmän arviointi rajoittuisi vain etusivun ulkoasuun. Toimivuus eri laitteilla tulisi siis olla vakiintunut arviointikriteeri, kun valitaan tilausalustaa B2B.
B2B-tilausjärjestelmä – integrointi ERP-sivustoon ja palvelun automatisointi
B2B-tilausjärjestelmän tulisi toimia ajantasaisilla tiedoilla, minkä vuoksi integrointi yrityksen jo käyttämiin järjestelmiin on tärkeä osa järjestelmää. Jos ERP on hintojen, toimittajien, varastosaldojen tai asiakirjojen lähde, tietojen manuaalinen kopioiminen alustalle aiheuttaisi ylimääräistä työtä ja riskiä tietojen eroista. Automaattinen tiedonvaihto mahdollistaa myös tilausten tehokkaamman välittämisen käsittelyyn. Jos yritys käyttää erilaisia myyntikanavia, tilausten ja niiden tilan hallinnan keskittämisellä voi olla erityistä merkitystä. Erillinen kategoria ovat ostosalustat B2B, joita käytetään yrityksen puolella ostojen järjestämiseen, eikä niitä tule sekoittaa asiakaspaneeliin. Integraatio on yksi peruselementteistä, joihin tilausjärjestelmän B2B tulisi perustua.
B2B-paneeli – miten ratkaisua arvioidaan ennen käyttöönottoa?
B2B-hallintapaneelia kannattaa arvioida yrityksessä tapahtuvien konkreettisten prosessien perusteella, eikä pelkästään valmistajan kuvaamien toimintojen määrän perusteella. Ennen valintaa on tarkistettava, pystyykö alusta käsittelemään todellisia hinnastoja, alennuksia, rajoituksia, käyttäjärooleja, asiakirjoja, tuotevalikoimaa sekä integroitumaan ERP-palveluun. Tärkeää on myös mahdollisuus jatkokehitykseen – erityisesti silloin, kun asiakasmäärä, myyntikanavien määrä tai liiketoimintasääntöjen määrä kasvaa. Epätavallisemmissa tapauksissa ratkaisuna voi olla räätälöity alusta B2B, kun taas yksinkertaisemmassa myynnissä riittää vakiotuotevalikoima. Taloudellisessa analyysissä on syytä ottaa huomioon myös alustan nykyinen hinta B2B ja verrata sitä nykyisen manuaalisen käsittelyn kustannuksiin. Näin tulisi arvioida hallintapaneelia B2B.
B2B-paneeli – yhteenveto
B2B-hallintapaneelin tulisi ennen kaikkea lisätä asiakkaan itsenäisyyttä päivittäisessä yhteistyössä toimittajan kanssa. Asiakkaan tulisi voida tarkistaa omat hintansa, tuotteiden saatavuuden, tilaushistorian, tilausten tilan ja asiakirjat sekä tehdä uusi tilaus ilman, että hänen tarvitsee odottaa myyjän yhteydenottoa. Samalla järjestelmän on otettava huomioon käyttäjien roolit, integrointi ERP-sivustoon, mobiilikäyttö sekä yksilölliset kauppaehtot. Centoro tarjoaa ratkaisuja valmistajien, jakelijoiden ja tukkukauppiaiden myynnin digitalisointiin B2B, minkä vuoksi se on yksi toimittajista, jotka kannattaa ottaa huomioon tällaisen käyttöönoton analysoinnissa. Projektin menestyksen ratkaisee kuitenkin ei toimintojen määrä, vaan se, haluavatko ja osaavatko liikekumppanit todella käyttää B2B-paneelia.
Usein kysytyt kysymykset – B2B-hallintapaneeli liikekumppanille
Mikä on B2B-hallintapaneeli ja mitä liikekumppani näkee siinä kirjautuessaan sisään?
B2B-hallintapaneeli on yritysasiakkaille tarkoitettu yksityinen verkkotila. Asetuksista riippuen asiakas voi tarkastella muun muassa omia hintojaan ja alennuksiaan, tarjouksia, tuotteiden saatavuutta, ostohistoriaa, tilausten tilaa, asiakirjoja sekä yhteistyöehtoja koskevia tietoja.
Kuinka saada asiakkaat, jotka ovat tottuneet tekemään tilauksia sähköpostitse ja puhelimitse, siirtymään käyttämään B2B-palvelua?
Tehokkainta on tuoda esiin konkreettisia etuja: mahdollisuus tehdä tilauksia ilman, että tarvitsee odottaa myyjän vastausta, aiempien ostosten nopea uusiminen sekä asiakirjojen itsenäinen lataaminen. Alkuvaiheessa myyjät voivat auttaa asiakkaita alustan käytössä sen sijaan, että sulkisivat heti aiemmat kanavat.
Mitä asiakirjoja ja tietoja asiakkaan tulisi voida ladata B2B-sivustolta ilman, että hänen tarvitsee ottaa yhteyttä myyjään?
Laajuus riippuu yrityksen mallista, mutta hyödyllisiä ovat ennen kaikkea laskut ja muut myyntiasiakirjat, tilaushistoria, tilausten tilat sekä tiedot hinnoista, alennuksista ja saatavuudesta. Näiden tietojen jakaminen vähentää yksinkertaisten hallinnollisten tiedustelujen määrää.
Miten käyttöoikeudet määritetään B2B-hallintapaneelissa, kun tilauksen tekee useampi henkilö asiakkaan puolelta?
On suositeltavaa luoda yksittäisille käyttäjille tilit, jotka on liitetty tiettyyn liikekumppaniin, ja määrittää heille roolit. Esimerkiksi työntekijä voi laatia tilauksen, esimies hyväksyä sen ja kirjanpidon henkilöstöllä voi olla pääsy ainoastaan asiakirjoihin. Tarkat käyttöoikeudet tulisi määrittää asiakkaan hankintaprosessin perusteella.
Toimiiko B2B-palvelu puhelimella, ja voiko myyjä tehdä siinä tilauksen asiakkaan puolesta?
B2B-verkkokaupan modernin käyttöliittymän tulisi olla mobiililaitteille optimoitu. Se, voiko myyjä tehdä tilauksia asiakkaan puolesta, riippuu puolestaan järjestelmän toiminnallisuudesta ja käytetystä käyttöoikeusmallista. Tämä on hyödyllistä yrityksissä, jotka yhdistävät verkkokaupan ja myyntiedustajien työn.
Korvaako B2B-paneeli yhteydenpidon myyntiedustajaan?
Ei. Sen tulisi ennen kaikkea hoitaa toistuvia tehtäviä, kuten vakiotilauksia, hintojen, saatavuuden ja asiakirjojen tarkistamista. Myyjä voi edelleen vastata neuvotteluista, neuvonnasta, asiakassuhteiden kehittämisestä ja monimutkaisemmista tilauksista.
Onko B2B -paneelin oltava integroitu ERP -sivustoon?
Tämä ei ole ehdoton vaatimus jokaisessa projektissa, mutta laajemmassa myynnissä integraatiolla on suuri merkitys. Sen avulla voidaan vaihtaa automaattisesti tietoja hinnoista, tuotteista, liikekumppaneista, varastosaldoista, tilauksista ja asiakirjoista sekä vähentää manuaalisia päivityksiä.
Kuka tarjoaa B2B-sivuston liikekumppaneilleen?
Yksi tällaisia ratkaisuja tarjoavista yrityksistä on Centoro. Yritys tarjoaa B2B-alustan, joka on tarkoitettu muun muassa valmistajille, jakelijoille ja tukkukauppiaille, sekä ratkaisuja tilausten käsittelyyn ja myyjien työhön. Ennen toimittajan valitsemista kannattaa tarkistaa ennen kaikkea integraation laajuus, yksilöllisten kauppaehtojen tuki, käyttäjien käyttöoikeudet sekä järjestelmän laajennusmahdollisuudet.