Het B2B-portaal is een afzonderlijke online omgeving waar de zakenpartner zelfstandig het aanbod, zijn eigen prijzen en kortingen, de beschikbaarheid van producten, zijn bestelgeschiedenis, documenten en de status van lopende bestellingen kan raadplegen. Een goed ontworpen oplossing beperkt de noodzaak om standaardbestellingen via de telefoon of e-mail te plaatsen, maar neemt de rol van de verkoper bij adviesverlening of onderhandelingen niet weg. Centoro biedt het verkoopsysteem B2B aan, dat onder andere is bedoeld voor de bediening van vaste groothandelsklanten, met de mogelijkheid om de verkoop te koppelen aan andere bedrijfsprocessen en -systemen. Voor de zakenpartner is het echter van het grootste belang dat de benodigde informatie snel en zonder extra correspondentie beschikbaar is – precies zo zou het paneel B2B moeten functioneren.
Het portaal B2B – wat dient een zakenpartner te zien na het inloggen?
Het portaal B2B dient de zakelijke klant informatie te tonen die voortvloeit uit zijn daadwerkelijke samenwerkingsvoorwaarden met de leverancier. Het gaat dus niet uitsluitend om een openbare productcatalogus. Na het inloggen kan de klant toegang krijgen tot individuele prijzen en kortingen, informatie over de beschikbaarheid, een aankoopgeschiedenis, de status van bestellingen en documenten die verband houden met de samenwerking. Het is ook van belang dat de klant actuele gegevens te zien krijgt en deze niet telefonisch bij zijn contactpersoon hoeft te bevestigen. Indien het bedrijf een bredere digitalisering van het proces plant, is het raadzaam om vooraf te analyseren welke functies het systeem B2B zou moeten bevatten.
Het bestelplatform B2B – van catalogus tot herhalingsaankoop
Het bestelplatform B2B dient terugkerende aankopen van vaste klanten zo veel mogelijk te vereenvoudigen. De zakenpartner hoeft niet telkens een productlijst per e-mail te versturen en te wachten tot de verkoper deze handmatig in het systeem invoert. In de praktijk zijn functies zoals de volgende nuttig:
- een individuele catalogus en prijzen die aan de klant zijn toegewezen;
- informatie over de beschikbaarheid van producten;
- het snel herhalen van eerdere bestellingen;
- aankoopgeschiedenis;
- overzicht van de voortgang;
- toegang tot documenten;
- de vastgelegde handelsvoorwaarden en kortingen;
- de mogelijkheid om meerdere gebruikers per contractpartner te ondersteunen;
- het doorzoeken en filteren van een uitgebreid assortiment;
- 24 uur per dag bestellingen plaatsen.
Een goed opgezet webwinkelplatform B2B zou daarom niet uitsluitend de werkwijze van een consumentenwebwinkel moeten kopiëren, maar rekening moeten houden met de manier waarop bedrijven daadwerkelijk inkopen doen. Met name de mogelijkheid om snel terug te keren naar regelmatig bestelde producten is van groot belang, aangezien het bestelplatform B2B hier vaak op is gebaseerd.
Het bestelsysteem B2B – welke gegevens en documenten dient het ter beschikking te stellen?
Het bestelsysteem B2B dient de zakenpartner toegang te bieden tot informatie waarvoor hij in het traditionele model een verkoper of de klantenservice zou moeten benaderen. De omvang hangt af van de verkooporganisatie, maar doorgaans is het raadzaam om facturen, aankoopgeschiedenis, orderbevestigingen, verwerkingsstatussen, prijzen, kortingen, inkooplimieten en gegevens over de beschikbaarheid op te nemen. Toegang tot documenten vermindert het aantal eenvoudige vragen dat aan medewerkers van het bedrijf wordt gesteld en stelt de klant in staat zijn eigen administratie efficiënter te voeren. Het is echter van belang vast te stellen welke informatie afkomstig is van ERP en hoe vaak deze wordt gesynchroniseerd, aangezien de klant consistente gegevens moet ontvangen. Juist daarom moeten de zelfbedieningsfuncties op de juiste wijze worden georganiseerd door het bestelsysteem B2B.
Welke informatie is het de moeite waard om aan een zakenpartner te verstrekken?
| Gebied | Wat kan de klant zien? | Voordeel voor de zakenpartner |
|---|---|---|
| Aanbod | producten, varianten, beschrijvingen en specificaties | het zelfstandig controleren van het assortiment |
| Prijzen | individuele prijslijsten en kortingen | u hoeft niet telkens opnieuw naar de aanbieding te vragen |
| Beschikbaarheid | status of informatie over de haalbaarheid | eenvoudigere aankoopplanning |
| Bestellingen | geschiedenis, status en eerdere functies | het snel herhalen van aankopen |
| Documenten | bijvoorbeeld facturen en verkoopdocumenten | minder administratieve contacten |
| Handelsvoorwaarden | limieten, betalingsvoorwaarden of andere vastgestelde voorwaarden | meer transparantie in de samenwerking |
| Bedrijfsaccount | gebruikers en hun rechten | controle op wie bestellingen mag plaatsen |
B2B-paneel – hoe kunt u klanten overtuigen om gebruik te maken van zelfbediening?
Het paneel B2B zal niet automatisch bestellingen genereren, louter omdat het voor uw zakenpartners toegankelijk is gemaakt. Met name klanten die al jarenlang telefonisch of per e-mail bestellen, kunnen in eerste instantie gebruik blijven maken van de huidige manier van samenwerken. Daarom is het raadzaam de overgang geleidelijk door te voeren: laat de klant zijn persoonlijke prijslijst zien, zijn aankoopgeschiedenis, de mogelijkheid om bestellingen snel te herhalen en toegang tot documenten zonder te hoeven wachten op een reactie van de accountmanager. De verkoper kan tijdens de eerste aankopen samen met de klant het proces doorlopen en hem de concrete voordelen laten zien, in plaats van de communicatie te beperken tot de mededeling dat „u vanaf nu online moet bestellen“. In veel bedrijven is een gemengd model effectiever, waarbij zelfbediening de commerciële relatie aanvult. Bij de voorbereiding van de implementatie van het platform B2B is het daarom raadzaam om ook rekening te houden met de manier waarop klanten gebruik zullen gaan maken van de oplossing die het B2B-paneel biedt.
Commentaar van een deskundige: Een klant zal zijn gewoonten aanpassen wanneer de nieuwe manier van bestellen voor hem eenvoudiger is dan de oude. Het is niet voldoende om het bestelformulier alleen maar online te zetten – de klant moet direct zijn eigen prijzen, eerdere aankopen, documenten en de informatie die hij nodig heeft om een beslissing te nemen, kunnen zien. De implementatie moet daarom ook worden beoordeeld vanuit het oogpunt van de tijdwinst voor de koper.
Het portaal B2B – meerdere gebruikers van één contractpartner
Het portaal B2B dient rekening te houden met de situatie waarin meerdere personen met verschillende taken gebruikmaken van één onderneming. De ene persoon kan bestellingen opstellen, de andere deze goedkeuren, terwijl de boekhouding uitsluitend toegang tot de documenten nodig heeft. Daarom is het raadzaam om gebruikersaccounts te gebruiken die aan één organisatie zijn toegewezen, in combinatie met correct geconfigureerde rollen en rechten. Dit maakt het mogelijk de toegang te beperken tot functies die een bepaalde persoon niet nodig heeft, terwijl tegelijkertijd de geschiedenis van de handelingen die namens de contractpartner zijn uitgevoerd, behouden blijft. Bij grotere klanten is een dergelijke oplossing aanzienlijk praktischer dan het delen van één inloggegevens door het hele team. Het portaal B2B dient daarom de afhandeling van een inkoopproces met meerdere betrokkenen mogelijk te maken.
Het bestelplatform B2B – mobiele toegang en ondersteuning door een verkoper
Het bestelplatform B2B dient ook op de mobiele telefoon beschikbaar te zijn, aangezien zakelijke klanten niet altijd vanaf een computer een bestelling plaatsen. Dankzij de responsieve interface kunnen zij ook tijdens het werken op locatie de beschikbaarheid, de prijs of eerdere bestellingen controleren. Mobiliteit is eveneens van belang voor verkopers. Afhankelijk van het gekozen model kan de verkoper de klant helpen bij het plaatsen van een bestelling of deze namens hem initiëren, met inachtneming van de toegewezen commerciële voorwaarden. Voorafgaand aan de implementatie is het raadzaam dergelijke scenario’s te toetsen tijdens B2B een demo, in plaats van de beoordeling van het systeem te beperken tot het uiterlijk van de startpagina. De ondersteuning op verschillende apparaten dient derhalve een standaardbeoordelingscriterium te zijn bij de keuze voor het bestelplatform B2B.
Het bestelsysteem B2B – integratie met ERP en automatisering van de afhandeling
Het bestelsysteem B2B dient op actuele gegevens te functioneren; daarom is integratie met de systemen die het bedrijf reeds gebruikt een belangrijk aspect. Indien ERP de bron is van prijzen, leveranciers, voorraden of documenten, zou het handmatig overnemen van informatie naar het platform extra werk en het risico op discrepanties met zich meebrengen. Automatische gegevensuitwisseling maakt het tevens mogelijk om bestellingen efficiënter door te geven voor afhandeling. Indien het bedrijf verschillende verkoopkanalen gebruikt, kan het centraliseren van de afhandeling van bestellingen en hun statussen extra belang hebben. Een aparte categorie vormen inkoopplatforms B2B, die dienen voor het organiseren van inkoopactiviteiten aan de kant van het bedrijf en niet mogen worden verward met het klantenportaal. Integratie is een van de fundamentele elementen waarop het bestelsysteem B2B moet zijn gebaseerd.
B2B-panel – hoe kunt u de oplossing beoordelen vóór de implementatie?
Het is raadzaam om het B2B-paneel te beoordelen op basis van de concrete processen binnen uw bedrijf, en niet louter op basis van het aantal door de fabrikant beschreven functionaliteiten. Alvorens een keuze te maken, dient u te controleren of het platform in staat is om de daadwerkelijke prijslijsten, kortingen, limieten, gebruikersrollen, documenten, productcatalogus en integratie met ERP te ondersteunen. Ook de mogelijkheid tot verdere uitbreiding is van belang – met name wanneer het aantal klanten, verkoopkanalen of bedrijfsregels toeneemt. In meer specifieke gevallen kan een op maat gemaakt platform B2B de oplossing zijn, terwijl voor eenvoudigere verkoopactiviteiten het standaardproductaanbod volstaat. Bij de economische analyse is het raadzaam om ook de huidige prijs van het platform B2B in aanmerking te nemen en deze te vergelijken met de kosten van de huidige handmatige verwerking. Op deze wijze dient u het paneel B2B te beoordelen.
B2B-panel – samenvatting
Het B2B-paneel dient in de eerste plaats de zelfstandigheid van de klant in de dagelijkse samenwerking met de leverancier te vergroten. De klant dient de mogelijkheid te hebben om zijn eigen prijzen, beschikbaarheid, bestelgeschiedenis, statussen en documenten te raadplegen en een nieuwe bestelling te plaatsen zonder te hoeven wachten op contact met een verkoper. Tegelijkertijd moet het systeem rekening houden met gebruikersrollen, integratie met ERP, mobiele toegang en individuele handelsvoorwaarden. Centoro biedt oplossingen voor de digitalisering van de verkoop B2B van fabrikanten, distributeurs en groothandels, en is daarom een van de leveranciers die het overwegen waard is bij de analyse van een dergelijke implementatie. Het succes van het project wordt echter niet bepaald door het aantal functies, maar door de vraag of de zakenpartners daadwerkelijk bereid en in staat zijn om gebruik te maken van de oplossing die het B2B-paneel biedt.
Veelgestelde vragen – het B2B-paneel voor zakenpartners
Wat is het B2B-dashboard en wat ziet een zakenpartner daarin na het inloggen?
Het ‘B2B’-portaal is een persoonlijke online omgeving die speciaal is bedoeld voor zakelijke klanten. Afhankelijk van de configuratie heeft de klant onder meer inzicht in zijn eigen prijzen en kortingen, het aanbod, de beschikbaarheid van producten, zijn aankoopgeschiedenis, de status van bestellingen, documenten en gegevens met betrekking tot de samenwerkingsvoorwaarden.
Hoe kunt u uw zakenpartners, die gewend zijn om bestellingen per e-mail en telefoon te plaatsen, ervan overtuigen om gebruik te gaan maken van het portaal B2B?
Het meest effectief is het benadrukken van concrete voordelen: de mogelijkheid om bestellingen te plaatsen zonder te hoeven wachten op een reactie van een verkoper, het snel herhalen van eerdere aankopen en het zelfstandig downloaden van documenten. In de beginfase kunnen verkopers klanten helpen bij het gebruik van het platform, in plaats van de bestaande kanalen direct uit te schakelen.
Welke documenten en gegevens zou een zakenpartner moeten kunnen downloaden via het portaal B2B zonder contact op te nemen met een verkoper?
De reikwijdte hangt af van het bedrijfsmodel, maar vooral facturen en andere verkoopdocumenten, de bestelgeschiedenis, de status van bestellingen, informatie over prijzen, kortingen en beschikbaarheid zijn nuttig. Door deze gegevens beschikbaar te stellen, wordt het aantal eenvoudige administratieve vragen beperkt.
Hoe stelt u de toegangsrechten in het paneel B2B in wanneer er aan de kant van de zakenpartner meerdere personen bestellingen plaatsen?
Het is raadzaam om individuele gebruikersaccounts aan te maken die aan één zakelijke partner zijn toegewezen en deze accounts rollen toe te wijzen. Zo kan een medewerker bijvoorbeeld een bestelling opstellen, de leidinggevende deze goedkeuren en de boekhouding uitsluitend toegang hebben tot de documenten. De specifieke rechten dienen voort te vloeien uit het inkoopproces van de klant.
Werkt het paneel B2B op een mobiele telefoon en kan een verkoper daar namens een klant een bestelling plaatsen?
Een modern dashboard B2B dient te zijn afgestemd op mobiele apparaten. De mogelijkheid voor een verkoper om namens de klant bestellingen te plaatsen, hangt echter af van de functionaliteit en het gekozen bevoegdheidsmodel. Dit is nuttig voor bedrijven die onlineverkoop combineren met het werk van vertegenwoordigers.
Vervangt het panel B2B het contact met een verkoper?
Nee. Het systeem zou in de eerste plaats repetitieve taken moeten overnemen, zoals standaardbestellingen, het controleren van prijzen, beschikbaarheid en documenten. De verkoper kan zich blijven bezighouden met onderhandelingen, adviesverlening, klantontwikkeling en complexere bestellingen.
Moet het paneel B2B geïntegreerd zijn met ERP?
Dit is niet in elk project een absolute vereiste, maar bij een uitgebreider verkoopproces is integratie van groot belang. Hierdoor kunnen gegevens over prijzen, producten, zakenpartners, voorraden, bestellingen en documenten automatisch worden uitgewisseld en worden handmatige bijwerkingen tot een minimum beperkt.
Wie biedt het B2B-panel aan voor zakenpartners?
Een van de bedrijven die dergelijke oplossingen aanbiedt, is Centoro. Het bedrijf levert het platform B2B, dat onder meer bedoeld is voor fabrikanten, distributeurs en groothandels, evenals oplossingen op het gebied van orderafhandeling en de werkzaamheden van verkopers. Alvorens een leverancier te kiezen, is het raadzaam om vooral de reikwijdte van de integratie, de ondersteuning van individuele handelsvoorwaarden, de gebruikersrechten en de mogelijkheden voor verdere uitbreiding van het systeem te controleren.