La logistica dell’e-commerce sta diventando sempre più complessa, poiché le aziende devono gestire contemporaneamente gli ordini provenienti da negozi online, marketplace e piattaforme B2B. Ogni canale può presentare requisiti diversi in materia di consegna, documentazione e tempi di evasione. Per i produttori, i distributori e i grossisti ciò comporta la necessità di integrare diversi processi in un unico sistema efficiente. La centralizzazione degli ordini, la sincronizzazione delle giacenze di magazzino e l’automazione delle spedizioni consentono di ridurre il lavoro manuale e di ottimizzare il servizio clienti. Scopra come organizzare la logistica delle vendite multicanale e sfruttare le potenzialità di Centoro OMS.
Logistica dell’e-commerce: come organizzare le spedizioni provenienti da più canali?
La logistica dell’e-commerce comprende molto più della semplice spedizione dei pacchi. Si tratta dell’intero processo relativo alla ricezione dell’ordine, alla verifica della disponibilità della merce, alla preparazione degli ordini, all’imballaggio, alla compilazione dei documenti e alla consegna della spedizione al corriere. Nella vendita multicanale, la sfida principale consiste nel garantire un flusso coerente di informazioni quando gli ordini giungono all’azienda da fonti diverse e richiedono modalità di evasione differenti.
Nei magazzini all’ingrosso la situazione è ulteriormente complessa, poiché gli ordini provenienti dai partner B2B possono riguardare interi pallet o imballaggi collettivi, mentre i marketplace generano principalmente spedizioni singole. Per questo motivo è opportuno integrare la gestione di tutti i canali in un unico ambiente, mantenendo la possibilità di applicare diverse procedure logistiche. Tale approccio facilita il controllo degli ordini e l’organizzazione del lavoro in magazzino.
Da dove iniziare per organizzare le spedizioni in un’azienda commerciale?
Il primo passo dovrebbe consistere nell’analizzare le modalità di evasione degli ordini nei singoli canali. È opportuno verificare da dove provengano le transazioni, chi sia responsabile della loro verifica, come vengano preparati i documenti e quando le informazioni giungano al magazzino. Individuare i punti in cui i dati vengono trascritti manualmente o controllati più volte consente di individuare le attività che richiedono l’automazione.
Nel mettere ordine nel processo, è opportuno prestare attenzione a:
- fonti degli ordini – negozi online, marketplace, piattaforme B2B e rappresentanti commerciali,
- disponibilità dei prodotti – modalità di aggiornamento delle giacenze di magazzino e delle prenotazioni della merce,
- l’organizzazione del processo di preparazione degli ordini – l’ordine di evasione degli ordini e la ripartizione dei compiti tra gli addetti al magazzino,
- modalità di consegna – spedizioni tramite corriere, su pallet e ritiro in sede,
- documentazione – emissione di fatture, bolle di accompagnamento ed etichette,
- comunicazione con i clienti – trasmissione di informazioni relative allo stato e ai numeri delle spedizioni,
- gestione dei resi – ricezione della merce, verifica della stessa e aggiornamento delle giacenze.
L’analisi così elaborata consente di stabilire regole uniformi per l’esecuzione degli ordini e di individuare quali processi debbano rimanere distinti, in considerazione delle specificità del canale di vendita in questione.
Gestione delle spedizioni: un’unica coda di ordini anziché molteplici interfacce
Le aziende che vendono su più piattaforme utilizzano spesso pannelli di amministrazione separati. I dipendenti devono controllare gli ordini provenienti da Allegro, dal negozio online o da altri marketplace e, successivamente, trasmettere i dati al magazzino. Tale soluzione rende difficile il monitoraggio dell’evasione degli ordini e aumenta il rischio che alcune transazioni vengano tralasciate. La gestione centralizzata delle spedizioni consente di organizzare gli ordini indipendentemente dal luogo in cui sono stati effettuati, consentendo così al team di operare secondo regole comuni.
In Centoro, il sistema di gestione degli ordini consente di raggruppare le transazioni provenienti dai canali collegati in un’unica coda operativa. I dipendenti possono consultare le informazioni relative ai prodotti, alle modalità di consegna, ai pagamenti e allo stato di evasione degli ordini. Il sistema permette inoltre di aggiungere note ed eseguire operazioni su più ordini contemporaneamente. Ciò semplifica l’organizzazione del lavoro quotidiano del magazzino e del reparto vendite.
Sistema OMS: come automatizzare il processo dall’ordine alla spedizione?
La centralizzazione delle transazioni costituisce la base per un’ulteriore automazione. Centoro OMS consente di creare stati personalizzati per gli ordini e regole che attivano determinate azioni. L’automazione delle attività ricorrenti riduce la necessità di aggiornare manualmente le informazioni, il che riveste particolare importanza in presenza di un elevato numero di spedizioni preparate ogni giorno.
Ad esempio, lo stato di un ordine può cambiare dopo la registrazione del pagamento e una regola opportunamente configurata può avviare la preparazione dell’etichetta o l’invio di una notifica. Il sistema consente inoltre di raggruppare gli ordini in base a criteri prestabiliti. In pratica, ciò permette di separare le transazioni in attesa di evasione da quelle già pronte per la spedizione. I dipendenti possono concentrarsi sull’evasione degli ordini che richiedono il loro intervento, anziché dover eseguire ogni volta le stesse operazioni amministrative.
Spedizione dei pacchi: come velocizzare la preparazione delle etichette?
In presenza di un numero elevato di ordini, la preparazione manuale delle lettere di vettura può richiedere una parte significativa della giornata lavorativa. È quindi opportuno collegare la spedizione dei colli direttamente al sistema di gestione degli ordini. Centoro OMS consente di generare etichette e documenti di trasporto grazie all’integrazione con i servizi di corriere. L’operatore può selezionare più ordini e preparare le relative etichette in un’unica operazione, senza dover inserire più volte gli stessi dati.
Centoro collabora, tra gli altri, con InPost, DPD, DHL, FedEx, GLS, Poczta Polska e Orlen Paczka, nonché con alcuni broker logistici selezionati. Le etichette generate possono essere raggruppate in un unico file PDF e stampate su una stampante termica. Il sistema consente inoltre di trasmettere i numeri di tracciamento delle spedizioni per l’ulteriore comunicazione con i destinatari. In questo modo, la preparazione delle spedizioni diventa più organizzata e i dipendenti non devono utilizzare un pannello di controllo separato per ciascun corriere.
Spedizione degli ordini e organizzazione del lavoro in magazzino
La spedizione degli ordini dipende innanzitutto dall’efficiente preparazione dei prodotti in magazzino. Anche un sistema di consegna ben integrato non è in grado di eliminare i ritardi se i dipendenti non dispongono di informazioni aggiornate sulla disponibilità della merce o sull’ordine di preparazione degli ordini. È opportuno stabilire regole uniformi per l’inoltro degli ordini al magazzino, tenendo conto dei tempi di evasione, dei tipi di prodotti e delle modalità di imballaggio.
Nelle aziende che gestiscono contemporaneamente ordini all’ingrosso e al dettaglio, una buona soluzione può consistere nel separare i processi di preparazione degli ordini. Le spedizioni singole richiedono solitamente un’organizzazione del lavoro diversa rispetto agli ordini che comprendono intere confezioni collettive. Centoro OMS supporta la preparazione degli ordini e la gestione dei relativi stati, facilitando così la creazione di code operative adeguate. Una chiara suddivisione dei compiti contribuisce a ridurre i tempi di inattività e a ottimizzare il flusso di informazioni, in particolare nei periodi di maggiore carico di lavoro del magazzino.
Livelli delle scorte: come evitare di vendere prodotti non disponibili?
Nella vendita multicanale, lo stesso prodotto può essere disponibile contemporaneamente su un marketplace, in un negozio online e su una piattaforma B2B. Se le giacenze non sono adeguatamente sincronizzate, sussiste il rischio di accettare un ordine relativo a merce già venduta su un altro canale. Le informazioni aggiornate sulla disponibilità dei prodotti sono fondamentali per garantire la puntualità delle spedizioni; pertanto, è necessario definire la fonte dei dati di magazzino e le regole per il loro aggiornamento.
Centoro consente la gestione di numerosi magazzini fisici e virtuali, nonché la sincronizzazione di dati selezionati con il sistema ERP. Anche un catalogo ben organizzato dell’assortimento riveste un ruolo importante. Il sistema PIM disponibile nell’ecosistema supporta la gestione di nomi, varianti, codici e parametri dei prodotti. Identificatori coerenti facilitano l’abbinamento delle voci degli ordini alle schede corrispondenti, contribuendo a ridurre gli errori durante il prelievo e la preparazione dei documenti.
Come organizzare le spedizioni dai marketplace e dai negozi online?
I marketplace e i negozi propri possono avere requisiti diversi in merito alle modalità di consegna, ai tempi di spedizione e alla comunicazione con gli acquirenti. Pertanto, prima di integrare i canali, è opportuno stabilire quali attività possano essere gestite secondo un’unica procedura e quali richiedano una configurazione personalizzata. Un processo logistico comune non implica necessariamente regole identiche per la gestione di ogni ordine, poiché le specificità delle singole piattaforme possono richiedere impostazioni distinte.
Spedizione degli ordini da parte dei rappresentanti commerciali: come integrarla con l’OMS?
In molti magazzini all’ingrosso, una parte degli ordini continua a pervenire all’azienda tramite i rappresentanti sul campo. I commerciali li registrano durante le visite, spesso sulla base di prezzi e condizioni di collaborazione personalizzati. Per ottimizzare l’ulteriore evasione degli ordini, è opportuno integrare questo canale con gli altri processi di vendita. Gli ordini inseriti dai rappresentanti dovrebbero confluire in un flusso informativo strutturato, anziché richiedere la trascrizione manuale dei dati da parte del personale d’ufficio.
In Centoro SFA, il sistema supporta l’acquisizione mobile degli ordini, la pianificazione delle visite e l’accesso alla cronologia dei clienti. L’integrazione dell’applicazione con gli altri moduli dell’ecosistema facilita il trasferimento delle transazioni per l’ulteriore elaborazione. In questo modo, l’azienda può coordinare gli ordini provenienti dai commerciali, dai clienti B2B e dai canali online, mantenendo informazioni coerenti sull’assortimento e sulla disponibilità dei prodotti.
Logistica B2B: in che cosa si differenzia dalla gestione degli ordini al dettaglio?
Gli ordini all’ingrosso comprendono spesso quantità maggiori di prodotti, imballaggi collettivi o merci che richiedono modalità di trasporto specifiche. Possono inoltre essere soggetti a condizioni commerciali personalizzate e a termini di consegna concordati. Pertanto, la logistica B2B richiede di tenere conto delle specificità dei partner commerciali e delle modalità di evasione degli ordini di grandi dimensioni, e non si limita esclusivamente all’automazione delle spedizioni tramite corriere.
La piattaforma di vendita B2B, disponibile su Centoro, consente ai clienti all’ingrosso di effettuare autonomamente gli ordini, usufruire di prezzi personalizzati e consultare la cronologia degli acquisti. La sua integrazione con l’OMS permette di inserire le transazioni B2B in un processo più ampio di gestione delle vendite. È opportuno, inoltre, definire le regole relative alla gestione delle consegne su pallet, dei ritiri in sede e degli ordini che richiedono un imballaggio non standard. Tale separazione delle procedure facilita il rispetto dei tempi di consegna, indipendentemente dal volume dell’ordine.
Quanto costa l'implementazione di un sistema di gestione delle spedizioni?
Centoro consente di avviare la collaborazione partendo dal sistema OMS, per poi ampliare l’ambiente con ulteriori moduli. Le informazioni sulle varianti disponibili e sul prezzo del sistema OMS sono riportate nel nostro listino prezzi. Le condizioni definitive dipendono dall’ambito di implementazione e dalle integrazioni richieste. È opportuno definire il numero di ordini gestiti e le principali problematiche logistiche, al fine di scegliere la configurazione più adeguata alle effettive esigenze dell’azienda.
In Centoro vi aiutiamo ad adattare la soluzione alla vostra struttura di vendita, al sistema ERP in uso e alle modalità di evasione degli ordini. Potete iniziare con la centralizzazione delle transazioni online, per poi integrare l’OMS con la piattaforma B2B, il CRM e l’applicazione SFA. Contattateci e scoprite come Centoro possa ottimizzare la preparazione delle spedizioni e la gestione della logistica nella vostra azienda. Vi aiuteremo a scegliere le funzionalità più adatte alle esigenze della vostra impresa.
FAQ – Domande più frequenti sulla logistica dell’e-commerce
Da dove iniziare a organizzare la logistica dell’e-commerce in presenza di più canali di vendita?
È consigliabile iniziare analizzando le fonti degli ordini, le modalità di aggiornamento delle giacenze di magazzino e l’organizzazione delle operazioni di preparazione degli ordini e delle spedizioni. È opportuno identificare le attività svolte manualmente e stabilire quali di esse possano essere automatizzate. Il passo successivo dovrebbe consistere nel riunire gli ordini provenienti da diversi canali in un unico ambiente, affinché i dipendenti possano disporre di informazioni coerenti. Centoro OMS supporta la centralizzazione delle transazioni, l’automazione degli stati e la preparazione delle spedizioni.
Da cosa è costituito il tempo di evasione dell'ordine?
I tempi di evasione comprendono l’accettazione dell’ordine, la verifica dei dati e del pagamento, la conferma della disponibilità dei prodotti, la preparazione dell’ordine, l’imballaggio e la predisposizione dei documenti di spedizione. Successivamente, la spedizione viene consegnata al corriere. Per ridurre i tempi di evasione, è opportuno analizzare la durata delle singole fasi ed eliminare le operazioni superflue, come ad esempio la trascrizione manuale dei dati o la generazione separata delle etichette. I tempi di consegna da parte del corriere devono essere considerati separatamente dai tempi di preparazione dell’ordine.
Come si fa a spedire gli ordini provenienti da Allegro, dal negozio e dai clienti all’ingrosso da un’unica piattaforma?
Centoro OMS consente di centralizzare gli ordini provenienti da marketplace e negozi online integrati. L’integrazione con il modulo B2B permette di includere anche le transazioni effettuate dai partner all’ingrosso. Gli ordini possono essere gestiti in un unico ambiente, utilizzando stati e strumenti logistici comuni, pur mantenendo procedure distinte per i singoli canali. L’entità dell’integrazione e dell’automazione dipende dalla configurazione dell’implementazione.
In quali casi è preferibile la spedizione su pallet rispetto a quella tramite pacchi?
È opportuno prendere in considerazione il trasporto su pallet in caso di ordini di grandi dimensioni, prodotti pesanti e merci che richiedono il trasporto in imballaggi collettivi. Può facilitare la messa in sicurezza del carico e ridurre il numero di spedizioni separate. La scelta dovrebbe tuttavia basarsi su un confronto tra peso, ingombri, costi di trasporto e condizioni di ritiro, poiché non tutti gli ordini di grandi dimensioni richiedono l’uso di un pallet. Nel caso delle consegne B2B, occorre inoltre tenere conto delle possibilità di scarico presso il contraente.
Quale sistema consente di organizzare la spedizione degli ordini provenienti da più canali?
Centoro offre un sistema OMS destinato a produttori, distributori e grossisti che operano nella vendita multicanale. La soluzione centralizza gli ordini, supporta la preparazione degli ordini, l’automazione degli stati e la preparazione delle spedizioni. Grazie alle integrazioni con i corrieri e alla possibilità di generare etichette in massa, riduce il numero di operazioni manuali, mentre l’integrazione con l’ERP, la piattaforma B2B e l’SFA consente di sviluppare un ambiente di vendita coerente. Si rivolga a Centoro per adattare l’ambito di implementazione alle esigenze della Sua azienda.