Las condiciones generales de la tienda en línea B2B cumplen una función diferente a la de la venta al consumidor y deben tener en cuenta las particularidades de las relaciones entre empresas. Es importante conocer qué elementos son fundamentales en las condiciones generales de la tienda B2B y a qué hay que prestar atención para que se ajusten a la normativa y a la realidad de las ventas entre empresas.
No merece la pena copiar
Lo más importante es no copiar las condiciones generales de otras tiendas. Nunca se puede estar seguro de que en otros sitios estén redactadas de conformidad con la legislación vigente, ni de que protejan adecuadamente los intereses de la tienda.
La base de cualquier reglamento
Lo que debe figurar en todas las condiciones generales es, ante todo, la información sobre la entidad propietaria de la tienda. Es decir, el número de identificación fiscal, la dirección y la denominación social completa de la empresa. También es importante describir a qué se dedica la empresa. En el caso de una tienda, se tratará, evidentemente, de la venta de productos. Uno de los puntos debe indicar, asimismo, que la realización de un pedido implica la aceptación de las condiciones generales. Los fundamentos de las condiciones generales deben incluir, además, las definiciones de todos los conceptos que en ellas aparezcan.
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Requisitos técnicos
Un punto importante de las condiciones de uso de la tienda B2B es la indicación de los requisitos que deben cumplir los equipos informáticos, los smartphones o cualquier otro dispositivo para poder realizar pedidos. Aquí se pueden enumerar todos los navegadores web en los que se puede acceder a la tienda. En caso de que existan aplicaciones específicas disponibles, también conviene indicarlo.
Determinación de quién puede realizar un pedido
La tienda B2B se diferencia de la tienda B2C en que en ella pueden comprar empresarios, y no particulares. Por lo tanto, debe quedar claramente establecido en las condiciones generales que solo pueden realizar pedidos las personas que ejerzan una actividad empresarial o los representantes autorizados de las empresas.
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Procedimiento para realizar un pedido
En las condiciones generales debe describirse el procedimiento para realizar un pedido. Es especialmente importante indicar cuándo se considera que un pedido se ha realizado, es decir, por ejemplo, qué tipo de correo electrónico recibido por el comprador por parte de la tienda lo confirma.
Entrega
En las condiciones generales de B2B deben describirse detalladamente los métodos de entrega, así como la responsabilidad derivada de los mismos. En las transacciones entre empresas, a menudo es posible que el comprador se encargue del transporte de la mercancía por su cuenta, utilizando sus propios medios o los de otra empresa. Es importante determinar en qué momento se transfiere la responsabilidad sobre la mercancía al comprador. Esto permitirá evitar numerosas consecuencias desagradables en caso de que la mercancía sufra daños precisamente durante el transporte.
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Procedimiento de reclamación y garantía
Debe estar bien descrita, junto con todas las condiciones que debe cumplir el comprador para que pueda ser tenida en cuenta. En un apartado aparte, conviene describir las condiciones de la garantía y todas aquellas situaciones en las que no sea aplicable.
Información sobre documentos financieros y pagos
Otro aspecto que debe figurar en las condiciones generales es la indicación de que la factura servirá como justificante de compra. En la era de la digitalización generalizada, conviene señalar que las facturas correspondientes a los pedidos realizados se emitirán de forma electrónica y se enviarán al correo electrónico del comprador. Si se va a aplicar el mismo plazo de pago a todos los compradores, puede indicarse ya en las condiciones generales, aunque también conviene señalar que, en caso de acuerdos individuales, el plazo puede ser diferente. Asimismo, conviene protegerse frente a los clientes morosos mediante una cláusula que establezca que la tienda está autorizada a no tramitar los pedidos en caso de retrasos en los pagos. En el caso de tiendas como B2C, es importante que los clientes tengan la posibilidad de pagar mediante transferencias rápidas en línea. No obstante, estos servicios cobran una comisión. En el caso de la tienda en línea B2B, si el pago se realiza de todos modos mediante factura, conviene indicar en las condiciones generales que esta es la única forma de pago posible.
Protección frente a compradores deshonestos
Las condiciones generales de la tienda online B2B pueden resultar de gran utilidad en situaciones conflictivas o en aquellas en las que nadie desea verse envuelto. A diferencia de lo que ocurre en B2C, donde el vendedor tiene numerosas obligaciones y sus derechos están considerablemente limitados, en las condiciones generales de B2B se puede permitir un mayor margen de maniobra. Merece la pena, por ejemplo, incluir una cláusula que permita a la tienda eliminar a un cliente de la base de datos, es decir, rescindir su contrato con efecto inmediato. Los motivos para tal rescisión pueden ser múltiples. Lamentablemente, la competencia en el ámbito empresarial no siempre es leal. Puede ocurrir que alguna persona realice pedidos con el único fin de bloquear el sistema, o que solicite mercancía y no la recoja, ni abone las facturas. En una gran tienda como B2B, donde la mayoría de las tareas están automatizadas, un cliente de este tipo B2B puede causar un daño realmente considerable. Impedirle que realice pedidos, eliminándolo de la lista de clientes, suele ser a menudo la única solución.
Resumen
Las condiciones generales de la tienda B2B son un documento de vital importancia. Deben definir claramente las condiciones de venta, la responsabilidad de las partes y el procedimiento de tramitación de los pedidos. No es recomendable copiarlos de otras tiendas ni descargarlos de fuentes desconocidas. Se pueden redactar por cuenta propia, siempre que se cuente con los conocimientos adecuados. Sin embargo, una opción decididamente mejor es encargar su redacción o adquirir unas condiciones generales ya elaboradas procedentes de una fuente fiable. En ese caso, solo será necesario completar los datos de la empresa. También hay que tener en cuenta que, en muchas situaciones, las condiciones generales pueden permitir ahorrar una cantidad considerable de recursos. Deben constituir una especie de protección para la tienda, por lo que en ellas deben describirse claramente todas las exenciones de responsabilidad de la tienda.
Preguntas y respuestas
¿Debe contar la tienda en línea B2B con unas condiciones generales de contratación?
Sí, el reglamento es el documento fundamental que establece las normas de venta entre empresas. Protege a ambas partes de la transacción y define claramente las condiciones de colaboración, los pagos y la responsabilidad.
¿En qué se diferencian las condiciones de uso de B2B de las de B2C?
En el reglamento de B2B no se aplican todas las disposiciones relativas a la protección del consumidor. En él se pueden regular de forma diferente cuestiones como las devoluciones, las reclamaciones o la rescisión del contrato.
¿Qué elementos deben figurar en el reglamento de la tienda B2B?
Las condiciones generales deben especificar, entre otras cosas, la forma de realizar los pedidos, las condiciones de pago, la ejecución de las entregas y las normas relativas a la responsabilidad de las partes. También es importante definir con precisión la condición del cliente como empresario.
¿Es posible excluir el derecho de desistimiento en las ventas realizadas a través de B2B?
Efectivamente, en las relaciones entre empresas, el derecho de desistimiento no se aplica automáticamente. No obstante, esta información debería estar claramente recogida en las condiciones generales.
¿Es obligatorio que las condiciones generales de la tienda B2B estén disponibles antes de realizar una compra?
Sí, un cliente empresarial debería tener la posibilidad de consultar las condiciones generales antes de realizar un pedido. Esto es importante tanto desde el punto de vista jurídico como en lo que respecta a la transparencia de la colaboración.