A medida que la empresa crece, aumenta el número de procesos, datos y interdependencias que resultan difíciles de controlar manualmente. Es precisamente en ese momento cuando surge la necesidad de implantar un sistema de gestión de la cadena de suministro (ERP), una herramienta que organiza la gestión de los recursos e integra las áreas clave de la actividad empresarial.
¿Qué es ERP?
Se trata de un software destinado a la gestión empresarial. Su objetivo es facilitar y, en realidad, automatizar en cierta medida la gestión de los recursos. Es una enorme base de datos que recoge toda la información de la empresa. Lo importante es precisamente que se trata de una herramienta integrada. En ella se recopilarán datos de todas las áreas de la empresa: desde el marketing, pasando por las ventas, hasta la contabilidad y la logística. Asimismo, todos los empleados trabajarán basándose en este sistema. Por ello, se trata de un software muy avanzado que, en realidad, aúna numerosas aplicaciones que, a menudo, se utilizan por separado. Sin embargo, gracias a esta integración, es posible ahorrar una gran cantidad de tiempo. Nadie tiene que cambiar de un programa a otro para obtener información concreta; además, en el sistema ERP, la comunicación entre los distintos departamentos resulta muy sencilla.
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Historia de ERP
La creación de estos sistemas solo fue posible gracias a una tecnología informática muy avanzada; sin embargo, sus precursores ya se conocían tras la Segunda Guerra Mundial. Se denominaban MRP, siglas en inglés de «Material Resources Planning». Dicho sistema, obviamente analógico, abarcaba en gran medida todos los procesos logísticos de la empresa, desde el volumen de pedidos y las necesidades de material, pasando por la propia producción, hasta la logística de entrega. La aparición de los ordenadores amplió las posibilidades de este tipo de sistemas, en los que ya no se necesitaba la intervención humana en todas las etapas de funcionamiento. En la mayoría de los procesos, los ordenadores sustituyeron al ser humano; el aumento de la potencia de cálculo, así como la aparición de nuevas técnicas para crear este tipo de aplicaciones, permitieron el desarrollo de sistemas muy complejos y que integraban múltiples áreas, como ERP.
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¿Para qué sirve ERP?
Todo depende del tipo de empresa en la que se utilice el sistema. En realidad, su aplicación puede resultar muy eficaz en cualquier proyecto; por supuesto, será fundamental hacer un uso adecuado del mismo. En una empresa de producción, el sistema puede servir para optimizar los costes de producción mediante la minimización de los gastos, el aumento de la automatización, el cálculo eficiente de las necesidades de materiales, una mayor automatización y una mejor adaptación del reajuste de las máquinas, así como en muchas otras áreas. Dicho programa también servirá para aumentar la eficiencia en lo que respecta a la gestión financiera de la empresa. Ante todo, de nuevo, mediante una mayor automatización de determinados procesos. La automatización no consiste únicamente en sustituir las acciones humanas por un sistema informático adecuado. Implica también una menor cantidad de errores y, por consiguiente, una reducción de los costes. Una mejor gestión de la cadena de suministro, incluido el almacén, es una ventaja que se aprovecha especialmente en diversos tipos de actividades relacionadas con el almacenamiento y el comercio electrónico. Las entregas puntuales y la estimación de la demanda de un producto determinado permiten reducir al mínimo el tiempo de almacenamiento de las mercancías, lo que permite disminuir los costes asociados a ello. Sin embargo, el sistema ERP no tiene por qué utilizarse únicamente para procesos relacionados directamente con las actividades internas de la empresa. También puede, entre otras cosas, permitir una mejor atención al cliente. Todo ello gracias a que en dicho sistema se encontrará toda la información necesaria sobre los clientes de la empresa. Cualquier comercial, responsable de marketing o miembro del departamento de cobros podrá obtener la información necesaria de forma fácil y rápida. De este modo, es posible ofrecer una atención al cliente mejor, ya que resulta más sistemática. En él puede encontrarse información sobre un cliente concreto, es decir, sus datos de contacto, así como un registro de todas las comunicaciones mantenidas con él y sus pedidos. Todo ello eleva considerablemente el nivel de la atención al cliente.
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¿Cuándo debe empezar a utilizar el sistema ERP?
En realidad, el momento ideal es al iniciar la actividad. Es entonces cuando resultará menos costoso, tanto en tiempo como en recursos. Se puede introducir toda la información en este sistema desde el principio, con lo que se evita el riesgo de que se omita algo durante la migración desde otros programas. Introducir toda la información de forma continua también permitirá no tener que destinar recursos adicionales a la implantación de dicho sistema. Lamentablemente, su implantación una vez que la empresa ya está en funcionamiento implica o bien contratar a una empresa externa para ello, o bien trabajar horas extras, ya que resultará difícil ocuparse al mismo tiempo de los asuntos corrientes y trasladar todos los datos a este sistema avanzado. Sin embargo, estas situaciones ideales son muy poco frecuentes, por lo que los motivos por los que las empresas deciden implantar el sistema ERP son muy diversos.
Software obsoleto
Lamentablemente, no todos los fabricantes actualizan sus programas, lo que hace que, a medida que la empresa crece, estos sigan teniendo las mismas funcionalidades, que con el tiempo dejan de ser suficientes. Esto también suele estar relacionado con el hecho de que dichos programas funcionan en sistemas limitados, que ya no se pueden ampliar de ninguna manera, o cuya ampliación requeriría unos recursos desproporcionados en relación con los beneficios.
La variedad de programas
La cantidad de software que se utiliza en la empresa puede suponer un problema. Cuantos más programas se utilicen, mayores serán los problemas derivados de ello. En primer lugar, la incorporación de nuevos empleados requiere mucho más tiempo y resulta mucho más complicada, ya que, en lugar de explicarles el funcionamiento de un único sistema, hay que hacerlo con varios. En ocasiones, es necesario exportar datos de un sistema a otro, lo cual no siempre se puede realizar de forma automática, lo que provoca frustración entre el equipo y, además, consume recursos innecesarios.
Elevados costes de almacenamiento o de producción
Un buen sistema ERP permite reducir tanto unos como otros. Un mejor cálculo de la cantidad necesaria de materiales o mercancías permite evitar su almacenamiento innecesario. El cálculo del momento en que serán necesarios también reduce el almacenamiento. Un almacenamiento más ergonómico de los artículos en los almacenes también influye en los costes. Una mejor gestión de la maquinaria y las restricciones en el consumo de energía permiten influir en los costes mensuales de mantenimiento. Este sistema es capaz de supervisar adecuadamente los niveles de existencias, analizar su consumo en distintos periodos, evaluar el uso de cada equipo o incluso de determinadas zonas del almacén y, de este modo, aumentar la eficiencia.
Procesos manuales
Lamentablemente, muchas empresas siguen llevando a cabo algunos procesos de forma manual, algo que se podría reducir en gran medida. Esta forma de trabajar manual implica, ante todo, un tiempo considerablemente mayor para realizar el mismo proceso, en comparación con el que requiere un sistema automatizado. Las personas cometen errores, por lo que la realización manual de los procesos también puede conllevar errores que, en cierta medida, pueden afectar a los costes o a la eficiencia de la empresa.
Dificultad para localizar información
A menudo, el uso de numerosos programas diferentes o la falta de organización de ciertas actividades provoca un caos enorme en la empresa. La consecuencia de ello es la falta de conocimiento sobre dónde se encuentra una información concreta. En consecuencia, los empleados se ven obligados a ponerse en contacto entre sí cada vez que necesitan obtener algún dato. El sistema ERP es un sistema único, gracias al cual resulta fácil encontrar todo lo necesario; no se necesita mucho tiempo para buscar, por lo que se pueden agilizar algunos procesos.
Software poco eficiente
Se trata de un problema muy frecuente que, a menudo, está directamente relacionado con el punto anterior, es decir, con el software obsoleto. La cantidad de datos en un sistema de este tipo aumenta a medida que la empresa crece. Por lo tanto, en algún momento puede ocurrir que el sistema deje de ser capaz de gestionar tal volumen de datos. Por supuesto, en la mayoría de los casos seguirá siendo posible utilizarlo, aunque puede funcionar, por ejemplo, mucho más lentamente, lo que afecta a la comodidad en el trabajo y a la rapidez con la que se realiza. Así pues, en lugar de facilitar el trabajo, solo será motivo de frustración.
Implementación del sistema ERP
Se trata de una etapa de suma importancia, de hecho, la más importante, ya que consta de numerosos elementos. En primer lugar, es necesario realizar un análisis adecuado de las necesidades de la empresa para seleccionar un sistema que pueda satisfacerlas. Simplemente hay que saber qué procesos se llevan a cabo en la empresa y qué tipo de datos recopila. Todo ello permitirá elegir el sistema adecuado ERP. La siguiente etapa consiste en seleccionar aquellas funcionalidades del sistema que vayan a ser necesarias. Si hay alguna funcionalidad que, por el momento, no se utilice en la empresa, es preferible desactivarla e implementarla únicamente cuando resulte necesaria. La siguiente etapa es la puesta en marcha de la implementación y la migración de todos los datos. Dependiendo de los sistemas, puede tratarse de un proceso muy laborioso. Sin embargo, es fundamental llevarlo a cabo con minuciosidad para que todos los datos se transfieran al nuevo sistema. La siguiente etapa consiste en familiarizar a los usuarios con el sistema, es decir, impartirles la formación adecuada y asignarles sus funciones. El hecho de que el sistema cuente con 100 usuarios no significa que todos deban tener los mismos permisos; cada uno puede tener acceso a una parte diferente del sistema. Es recomendable restringir el acceso de tal forma que cada uno pueda actuar únicamente en aquellas áreas que le sean necesarias para su trabajo. Esto permitirá evitar malentendidos y reducir el tiempo necesario para la puesta en marcha del sistema. También es importante realizar una auditoría tras dicha implementación, así como contar con el apoyo informático adecuado por parte de la empresa responsable de todo el proceso.
Offline u online, es decir, de forma local o en la nube
En realidad, es difícil responder a esta pregunta. Depende en gran medida de las características específicas de la empresa. Si cuenta con un departamento de TI bien desarrollado, una buena solución podría ser un servidor local, del que se encargaría precisamente dicho departamento. En el caso de que la empresa no disponga de dicho departamento y externalice todos los servicios relacionados con las tecnologías de la información, la mejor opción sería utilizar la nube.
Resumen
El sistema ERP integra los procesos empresariales clave en un único entorno. Facilita la gestión de datos, automatiza las operaciones y facilita la toma de decisiones en empresas de distintos tamaños.
El sistema ERP ofrece una serie de ventajas para la empresa. Permite una gestión eficaz de la misma mediante la reducción de costes, la automatización de procesos y su agilización. Será una buena solución tanto para empresas en las que el software esté obsoleto, sea excesivo, ineficaz o, simplemente, en las que parte de los procesos se realicen manualmente. En cualquiera de estos casos, mejorará considerablemente la comodidad en el trabajo, así como su rapidez y eficiencia. Un único sistema también supone menos errores y un acceso más rápido a la información. Lo único importante es adaptar el sistema a las necesidades de la empresa o elegir un ERP que cuente con las funcionalidades adecuadas.
Preguntas y respuestas
¿Qué significa la sigla ERP?
ERP Es decir, Enterprise Resource Planning, o planificación de los recursos de la empresa.
¿Qué ámbitos abarca el sistema ERP?
Normalmente, ventas, almacén, finanzas, contabilidad y producción.
¿Es necesario el sistema ERP en B2B?
Sí, sobre todo en aquellos casos en los que hay un gran número de pedidos y de socios comerciales.