Līdz ar uzņēmuma attīstību pieaug procesu, datu un savstarpējo saistību skaits, kurus ir grūti kontrolēt manuāli. Tieši šādā brīdī rodas nepieciešamība ieviest sistēmu ERP – rīku, kas sistematizē resursu pārvaldību un integrē uzņēmuma galvenās darbības jomas.
Kas ir ERP?
Tā ir programmatūra, kas paredzēta uzņēmuma vadībai. Tās uzdevums ir palīdzēt un, patiesībā, zināmā mērā automatizēt resursu izmantošanu. Tā ir milzīga datu bāze, kurā apkopoti visi uzņēmuma dati. Svarīgi ir tieši tas, ka šis ir integrēts rīks. Tajā būs dati no visām uzņēmuma jomām — sākot no mārketinga un pārdošanas līdz grāmatvedībai un loģistikai. Arī visi darbinieki strādās, balstoties uz šādu sistēmu. Tāpēc tā ir ļoti moderns programmatūras risinājums, kas faktiski apvieno daudzas bieži atsevišķi lietotas lietojumprogrammas. Tomēr, pateicoties šādai integrācijai, ir iespējams ievērojami ietaupīt laiku. Nevienam nav jāpārslēdzas starp dažādām programmām, lai iegūtu konkrētu informāciju, un sistēmā ERP ir vienkārša saziņa starp atsevišķām nodaļām.
Lasiet arī: Interneta vairumtirdzniecība – kas tā ir un kā to izveidot?
ERP vēsture
Šādu sistēmu izveidi ļāva īstenot tikai augsti attīstītā informācijas tehnoloģija, tomēr to priekšteči bija pazīstami jau pēc Otrā pasaules kara. Tās sauca par MRP, kas ir saīsinājums no angļu valodas Material Resources Planning. Šāda sistēma, protams, analogā formā, lielā mērā aptvēra visus uzņēmuma loģistikas procesus — sākot no pasūtījumu apjoma un pieprasījuma līdz pat ražošanai un beidzot ar piegādes loģistiku. Datoru parādīšanās paplašināja šāda veida sistēmu iespējas, kur cilvēks vairs nebija nepieciešams visos šādas sistēmas darbības posmos. Lielākajā daļā procesu cilvēku aizstāja datori; palielinātā skaitļošanas jauda, kā arī jaunu šāda veida lietojumprogrammu izstrādes metožu rašanos ļāva izveidot ļoti kompleksas un daudzas jomas integrējošas sistēmas ERP.
Lasiet arī: Programmas ERP – piemēri tirgū pieejamajām programmām ERP
Kā izmantot ERP
Viss ir atkarīgs no uzņēmuma veida, kurā sistēma darbojas. Tās izmantošana patiesībā var būt ļoti efektīva jebkurā uzņēmumā, protams, svarīgi būs to pareizi izmantot. Ražošanas uzņēmumā sistēma var palīdzēt optimizēt ražošanas izmaksas, samazinot izdevumus, palielinot automatizāciju, efektīvi aprēķinot materiālu pieprasījumu, uzlabojot mašīnu pārkonfigurēšanu un daudzās citās jomās. Šāda programma palīdzēs arī paaugstināt efektivitāti uzņēmuma finanšu pārvaldībā. Pirmkārt, atkal palielinot atsevišķu procesu automatizāciju. Automatizācija nav tikai cilvēka darbību aizstāšana ar atbilstošu datorizētu sistēmu. Tā nozīmē arī mazāku kļūdu skaitu un tādējādi arī izmaksu samazināšanu. Labāka piegādes ķēdes, tostarp noliktavas, pārvaldība ir priekšrocība, ko īpaši izmanto dažādās ar noliktavu saimniecību un e-komerciju saistītās darbībās. Savlaicīgas piegādes un pieprasījuma pēc konkrētas preces novērtēšana ļauj līdz minimumam samazināt laiku, kurā preces tiek uzglabātas, tādējādi samazinot ar to saistītās izmaksas. Tomēr sistēma ERP nav jāizmanto tikai procesiem, kas tieši saistīti ar uzņēmuma iekšējām darbībām. Tā, cita starpā, var nodrošināt arī labāku klientu apkalpošanu. Tas viss ir iespējams, pateicoties tam, ka šādā sistēmā atrodas visa nepieciešamā informācija par uzņēmuma klientiem. Ikviens pārdevējs, mārketinga speciālists vai kāds no parādu piedziņas nodaļas darbiniekiem varēs viegli un ātri iegūt nepieciešamo informāciju. Tādējādi ir iespējams nodrošināt labāku, jo sistematizētāku, klientu apkalpošanu. Tajā var atrast informāciju par konkrēto klientu, proti, viņa kontaktinformāciju, kā arī visus reģistrētos kontaktus ar viņu un viņa pasūtījumus. Tas viss ievērojami paaugstina klientu apkalpošanas standartu.
Lasiet arī: ERP un CRM – kādās atšķirībās tās atšķiras?
Kad sākt izmantot sistēmu ERP
Patiesībā ideālais brīdis ir uzņēmējdarbības uzsākšana. Tieši tad tas prasīs vismazāk laika un resursu. Visu informāciju var ievadīt šajā sistēmā jau no paša sākuma, tādējādi novēršot risku, ka migrācijas procesā no daudzām citām programmām kaut kas tiks izlaists. Visas informācijas ievadīšana uzreiz ļaus arī neieguldīt papildu līdzekļus šādas sistēmas ieviešanai. Diemžēl sistēmas ieviešana jau darbības laikā ir saistīta vai nu ar ārējas firmas piesaistīšanu, vai ar darbu pēc darba laika, jo būs grūti vienlaikus risināt ikdienas lietas un pārnest visus datus uz šo sarežģīto sistēmu. Tomēr šādas ideālas situācijas rodas ļoti reti, tāpēc iemesli, kāpēc uzņēmumi nolemj ieviest sistēmu ERP, ir ļoti dažādi.
Novecojusi programmatūra
Diemžēl ne visi ražotāji atjaunina savas programmas, tāpēc, uzņēmumam attīstoties, tām joprojām ir tās pašas funkcijas, kas ar laiku vairs nav pietiekamas. Tas bieži vien ir saistīts arī ar to, ka šīs programmas darbojas ierobežotās sistēmās, kuras vairs nekādi nav iespējams attīstīt vai arī tas prasītu nesamērīgus līdzekļus salīdzinājumā ar peļņu.
Programmu daudzveidība
Problēma var būt uzņēmumā izmantoto programmatūru daudzums. Jo vairāk programmu tiek izmantotas, jo lielākas ir ar to saistītās problēmas. Pirmkārt, jauno darbinieku apmācībai ir nepieciešams ievērojami vairāk laika, un tas ir daudz sarežģītāk, jo vietā, lai izskaidrotu vienas sistēmas darbību, tas jādara ar vairākām sistēmām. Dažreiz ir nepieciešams eksportēt datus no vienas sistēmas uz otru, ko ne vienmēr var izdarīt automātiski, tādējādi radot ne tikai frustrāciju komandā, bet arī nevajadzīgi patērējot nepieciešamos resursus.
Augstas uzglabāšanas vai ražošanas izmaksas
Laba sistēma ERP ļauj samazināt gan vienu, gan otru. Precīzāks nepieciešamo materiālu vai preču daudzuma aprēķins ļauj izvairīties no to nevajadzīgas uzglabāšanas. Laika aprēķins, kad tie būs nepieciešami, arī samazina uzglabāšanas apjomu. Ergonomiskāka preču uzglabāšana noliktavās arī ietekmē izmaksas. Labāka iekārtu pārvaldība un enerģijas patēriņa ierobežojumi ļauj ietekmēt ikmēneša uzturēšanas izmaksas. Šāda sistēma vienkārši spēj atbilstoši uzraudzīt noliktavā esošos krājumus, analizēt to patēriņu dažādos periodos, izvērtēt atsevišķu iekārtu vai pat noliktavas zonu izmantošanu un tādējādi palielināt efektivitāti.
Manuālie procesi
Diemžēl daudzi uzņēmumi joprojām veic dažus procesus manuāli, lai gan to varētu ievērojami samazināt. Šāda manuāla darbība galvenokārt nozīmē, ka tam pašam procesam ir nepieciešams ievērojami vairāk laika, salīdzinot ar sistēmas veikto procesu. Cilvēki pieļauj kļūdas, tāpēc procesu manuāla veikšana var būt saistīta arī ar kļūdām, kas zināmā mērā var ietekmēt uzņēmuma izmaksas vai efektivitāti.
Grūtības informācijas atrašanā
Bieži vien daudzas dažādas programmas vai atsevišķu darbību nesakārtotība rada milzīgu haosu uzņēmumā. Tā sekas ir nezināšana par to, kur atrodas konkrēta informācija. Rezultātā darbiniekiem katru reizi ir jāsazinās savā starpā, lai iegūtu kādus datus. Sistēma ERP ir vienota sistēma, kurā visu ir viegli atrast, meklēšanai nav nepieciešams daudz laika, tādējādi ir iespējams paātrināt dažus procesus.
Neefektīva programmatūra
Tā ir ļoti izplatīta problēma, kas bieži vien ir tieši saistīta ar iepriekšējo punktu, proti, novecojušu programmatūru. Datu apjoms šādā sistēmā pieaug līdz ar uzņēmuma attīstību. Tāpēc kādā brīdī var izrādīties, ka sistēma vairs nespēj tikt galā ar šādu datu apjomu. Protams, lielākajā daļā gadījumu sistēmu joprojām varēs lietot, taču tā, piemēram, var darboties ievērojami lēnāk, kas ietekmē darba ērtības un izpildes ātrumu. Tādējādi tā vietā, lai atvieglotu darbu, tā kļūs tikai par frustrācijas cēloni.
ERP sistēmas ieviešana
Tas ir ārkārtīgi svarīgs posms, patiesībā vissvarīgākais, jo to veido daudzi elementi. Sākumā ir nepieciešama atbilstoša uzņēmuma vajadzību analīze, lai izvēlētos tādu sistēmu, kas spēs tās apmierināt. Vienkārši ir jāzina, kādi procesi notiek uzņēmumā un kāda veida datus tas vāc. Tas viss ļaus izvēlēties atbilstošu sistēmu ERP. Nākamais posms ir izvēlēties sistēmā tās funkcijas, kas būs nepieciešamas. Ja kāda funkcija uzņēmumā šobrīd netiek izmantota, labāk ir to atspējot un ieviest tikai tad, kad tā izrādīsies nepieciešama. Nākamais posms ir paša ieviešanas uzsākšana un visu datu migrācija. Atkarībā no sistēmām tas var būt ļoti darbietilpīgs process. Tomēr ir svarīgi to veikt rūpīgi, lai visi dati tiktu pārnesti uz jauno sistēmu. Nākamais posms ir lietotāju iepazīstināšana ar sistēmu, proti, atbilstoša apmācība un lomu piešķiršana. Tas, ka sistēmā būs 100 lietotāju, nenozīmē, ka visiem ir jābūt vienādām tiesībām – katram var būt piekļuve citai sistēmas daļai. Laba ideja ir ierobežot piekļuvi tā, lai katram būtu iespēja darboties tikai tajās jomās, kas viņam nepieciešamas darbam. Tas ļaus izvairīties no pārpratumiem un samazināt sistēmas ieviešanai nepieciešamo laiku. Svarīga ir arī revīzija pēc šādas ieviešanas, kā arī atbilstošs IT atbalsts no uzņēmuma, kas atbild par visu procesu.
Bezsaistē vai tiešsaistē, proti, lokāli vai mākonī
Patiesībā uz to ir grūti atbildēt. Tas lielā mērā ir atkarīgs no uzņēmuma specifikas. Ja uzņēmumam ir labi attīstīta IT nodaļa, labs risinājums varētu būt lokāls serveris, par kuru rūpēsies tieši šī IT nodaļa. Gadījumā, ja uzņēmumā šādas nodaļas nav un visi ar IT saistītie pakalpojumi tiek ārpakalpojumu sniedzējiem, labāka izvēle būs darbība mākonī.
Kopsavilkums
Sistēma ERP integrē galvenos biznesa procesus vienā vidē. Tā atvieglo datu pārvaldību, automatizē darbības un atbalsta lēmumu pieņemšanu dažāda lieluma uzņēmumos.
Sistēma ERP sniedz uzņēmumam virkni priekšrocību. Tā ļauj efektīvi pārvaldīt uzņēmumu, samazinot izmaksas, automatizējot procesus un paātrinot to norisi. Tā būs labs risinājums gan uzņēmumiem, kur programmnodrošinājums ir novecojis, pārāk apjomīgs vai neefektīvs, gan arī tiem, kur daļa procesu tiek veikta manuāli. Katrā no šiem gadījumiem ievērojami uzlabosies darba ērtums, kā arī tā ātrums un efektivitāte. Viena sistēma nozīmē arī mazāk kļūdu un ātrāku piekļuvi informācijai. Svarīgi ir tikai pielāgot sistēmu uzņēmuma vajadzībām vai izvēlēties tādu ERP, kam būs atbilstošas funkcijas.
Jautājumi un atbildes
Ko nozīmē saīsinājums ERP?
ERP tas ir Enterprise Resource Planning, jeb uzņēmuma resursu plānošana.
Kādas jomas aptver sistēma ERP?
Visbiežāk – pārdošana, noliktava, finanses, grāmatvedība un ražošana.
Vai sistēma ERP ir nepieciešama vietnē B2B?
Jā, it īpaši tajos gadījumos, kad pasūtījumu un darījumu partneru skaits ir liels.