S rozvojom firmy rastie počet procesov, údajov a vzájomných závislostí, ktoré je ťažké kontrolovať ručne. Práve v takomto momente vzniká potreba zaviesť systém ERP – nástroj, ktorý systematizuje správu zdrojov a integruje kľúčové oblasti činnosti podniku.
Čo je to ERP?
Ide o softvér, ktorý slúži na riadenie podniku. Jeho úlohou je pomáhať a v istom zmysle aj do určitej miery automatizovať využívanie zdrojov. Je to obrovská databáza, ktorá obsahuje všetky údaje spoločnosti. Dôležité je práve to, že ide o integrovaný nástroj. Budú v ňom údaje zo všetkých oblastí podniku – od marketingu cez predaj až po účtovníctvo a logistiku. Aj všetci zamestnanci budú pracovať na základe tohto systému. Preto ide o veľmi pokročilý softvér, ktorý v skutočnosti spája mnoho aplikácií, ktoré sa často používajú samostatne. Vďaka tejto integrácii je však možné dosiahnuť obrovskú úsporu času. Nikto nemusí prepínať medzi rôznymi programami, aby získal konkrétne informácie, a v systéme ERP je tiež jednoduchá komunikácia medzi jednotlivými oddeleniami.
Prečítajte si tiež: Internetový veľkoobchod – čo to je a ako ho založiť?
História spoločnosti ERP
Vytvorenie takýchto systémov umožnila až vysoko rozvinutá informačná technológia, avšak ich predchodcovia boli známi už po druhej svetovej vojne. Nazývali sa MRP, čo je skratka z anglického Material Resources Planning. Takýto systém, samozrejme analógový, vo veľkej miere pokrýval všetky logistické procesy v podniku, od objemu objednávok a potrieb cez samotnú výrobu až po logistiku dodávok. Príchod počítačov rozšíril možnosti tohto typu systémov, pričom človek už nebol potrebný vo všetkých fázach fungovania takéhoto systému. Vo väčšine procesov ho nahradili počítače; zvýšený výpočtový výkon, ako aj vznik nových techník na tvorbu tohto typu aplikácií umožnili vznik veľmi komplexných systémov ERP, ktoré integrujú mnoho oblastí.
Prečítajte si tiež: Programy ERP, teda príklady softvérov dostupných na trhu ERP
Na čo sa dá využiť ERP
Všetko závisí od typu podniku, v ktorom systém funguje. Jeho využitie môže byť v skutočnosti veľmi efektívne v každom podniku, dôležité však bude jeho správne využitie. Vo výrobnom podniku môže systém slúžiť na optimalizáciu výrobných nákladov prostredníctvom minimalizácie nákladov, zvýšenia automatizácie, efektívneho výpočtu spotreby materiálov, väčšej automatizácie a lepšieho prispôsobenia prestavby strojov a v mnohých ďalších oblastiach. Takýto program bude slúžiť aj na zvýšenie efektívnosti, pokiaľ ide o riadenie financií podniku. Predovšetkým opäť prostredníctvom zvýšenia automatizácie niektorých procesov. Automatizácia nie je len nahradenie ľudských činností vhodným počítačovým systémom. Znamená to aj menej chýb a v dôsledku toho aj zníženie nákladov. Lepšie riadenie dodávateľského reťazca vrátane skladu je výhodou, ktorá sa využíva najmä v rôznych činnostiach súvisiacich so skladovaním a elektronickým obchodom. Včasné dodávky a odhad dopytu po danom tovare umožňujú obmedziť na minimum dobu skladovania tovaru, čím sa znižujú s tým súvisiace náklady. Systém ERP však nemusí slúžiť len na procesy priamo súvisiace s vnútropodnikovými činnosťami. Môže okrem iného prispieť aj k lepšej obsluhe zákazníkov. Všetko vďaka tomu, že práve v takomto systéme budú k dispozícii všetky potrebné informácie o zákazníkoch firmy. Každý obchodník, marketingový pracovník alebo zamestnanec oddelenia vymáhania pohľadávok bude môcť jednoducho a rýchlo získať potrebné informácie. Vďaka tomu je možná lepšia, pretože systematickejšia, obsluha zákazníkov. Môžu v ňom byť informácie o danom zákazníkovi, teda jeho kontaktné údaje, ako aj zaznamenané všetky kontakty s ním a tiež jeho objednávky. To všetko výrazne zvyšuje štandard obsluhy zákazníkov.
Prečítajte si tiež: ERP a CRM – v čom sa líšia?
Kedy začať používať systém ERP
V skutočnosti je ideálnym momentom začiatok podnikania. Práve vtedy to bude najmenej časovo aj zdrojovo náročné. Všetky informácie je možné od samého začiatku vkladať do tohto systému, vďaka čomu nehrozí, že by sa pri migrácii z mnohých iných programov niečo vynechalo. Priebežné vkladanie všetkých informácií tiež umožní nevyčleňovať dodatočné prostriedky na zavedenie takéhoto systému. Bohužiaľ, jeho zavedenie v priebehu prevádzky si vyžaduje buď najatie externej firmy, alebo prácu po pracovnej dobe, pretože bude náročné súčasne riešiť bežné záležitosti a zároveň prenášať všetky údaje do tohto pokročilého systému. Takéto ideálne situácie sa však vyskytujú veľmi zriedka, a preto sú dôvody, prečo sa firmy rozhodujú pre zavedenie systému ERP, veľmi rôznorodé.
Zastaraný softvér
Bohužiaľ, nie všetci výrobcovia aktualizujú svoje programy, čo má za následok, že aj napriek rozvoju firmy majú tieto programy stále rovnaké funkcie, ktoré s časom prestávajú stačiť. Často to súvisí aj s tým, že tieto programy bežia na obmedzených systémoch, ktoré už nie je možné nijakým spôsobom ďalej rozvíjať, alebo by to vyžadovalo prostriedky, ktoré by boli v porovnaní so ziskami neprimerané.
Široká ponuka programov
Problémom môže byť množstvo softvéru používaného v spoločnosti. Čím viac programov sa používa, tým väčšie sú s tým spojené problémy. Po prvé, zaškolenie nových zamestnancov trvá oveľa dlhšie a je oveľa zložitejšie, pretože namiesto vysvetľovania fungovania jedného systému je potrebné vysvetliť fungovanie viacerých. Niekedy je potrebné exportovať údaje z jedného systému do druhého, čo nie je vždy možné urobiť automaticky, čo spôsobuje nielen frustráciu v tíme, ale aj zbytočné čerpanie potrebných zdrojov.
Vysoké náklady na skladovanie alebo výrobu
Kvalitný systém ERP umožňuje znížiť oboje. Presnejšie výpočty potrebného množstva materiálov alebo tovaru pomáhajú predísť ich zbytočnému skladovaniu. Výpočet času, kedy budú potrebné, tiež obmedzuje skladovanie. Ergonomickejšie uskladňovanie tovaru v skladoch má tiež vplyv na náklady. Lepšie riadenie strojov a obmedzenia týkajúce sa spotreby energie umožňujú ovplyvniť mesačné náklady na prevádzku. Takýto systém jednoducho dokáže primerane monitorovať skladové zásoby, analyzovať ich spotrebu v rôznych obdobiach, analyzovať využitie jednotlivých zariadení či dokonca oblastí skladu a týmto spôsobom zvyšovať efektívnosť.
Ručné procesy
Bohužiaľ, mnohé podniky stále vykonávajú niektoré procesy ručne, pričom to možno do značnej miery obmedziť. Takéto ručné vykonávanie znamená predovšetkým podstatne dlhší čas potrebný na ten istý proces v porovnaní s tým, ktorý vykonáva systém. Ľudia robia chyby, takže ručné vykonávanie procesov môže byť spojené aj s omylmi, ktoré do určitej miery môžu ovplyvniť náklady alebo efektívnosť podniku.
Ťažkosti pri vyhľadávaní informácií
Často práve množstvo rôznych programov alebo neusporiadanosť niektorých činností vedie k obrovskému chaosu v spoločnosti. Dôsledkom toho je nevedomosť o tom, kde sa nachádzajú konkrétne informácie. V dôsledku toho sa zamestnanci musia zakaždým navzájom kontaktovať, aby získali potrebné údaje. Systém ERP je jednotný systém, vďaka čomu je v ňom všetko ľahko nájditeľné, vyhľadávanie nezaberá veľa času, a tak je možné urýchliť niektoré procesy.
Neefektívny softvér
Ide o veľmi častý problém, ktorý sa často priamo spája s predchádzajúcim bodom, teda so zastaraným softvérom. Množstvo údajov v takomto systéme rastie spolu s rozvojom firmy. V určitom momente sa teda môže stať, že systém už nebude schopný zvládnuť také množstvo údajov. Samozrejme, vo väčšine prípadov bude naďalej fungovať, môže však napríklad pracovať podstatne pomalšie, čo ovplyvní komfort práce a rýchlosť jej vykonávania. Namiesto toho, aby prácu uľahčoval, bude len zdrojom frustrácie.
Zavedenie systému ERP
Ide o mimoriadne dôležitú fázu, v skutočnosti tú najdôležitejšiu, pretože sa skladá z mnohých prvkov. Na začiatku je potrebná dôkladná analýza potrieb podniku, aby bolo možné vybrať taký systém, ktorý ich bude vedieť uspokojiť. Treba jednoducho vedieť, aké procesy sa v spoločnosti vykonávajú a aký druh údajov sa v nej zbierajú. To všetko umožní vybrať vhodný systém ERP. Ďalšou fázou je výber tých funkcií v systéme, ktoré budú potrebné. Ak sa niečo v spoločnosti momentálne nevyužíva, je lepšie takúto funkciu vypnúť a zaviesť ju až vtedy, keď sa ukáže, že je potrebná. Ďalšou fázou je samotné spustenie implementácie a migrácia všetkých údajov. V závislosti od systémov to môže byť veľmi zdĺhavý proces. Je však dôležité vykonať ho dôkladne, aby boli všetky údaje prenesené do nového systému. Ďalším krokom je už oboznámenie používateľov so systémom, teda primerané zaškolenie a pridelenie im rolí. To, že v systéme bude 100 používateľov, neznamená, že všetci musia mať rovnaké oprávnenia; každý môže mať prístup k inej časti systému. Dobrým nápadom je obmedziť prístup tak, aby mal každý možnosť pracovať len v tých oblastiach, ktoré sú pre jeho prácu nevyhnutné. Tým sa vyhnete nedorozumeniam a skráti sa čas potrebný na zavedenie systému. Dôležitý je aj audit po takomto zavedení, ako aj primeraná IT podpora zo strany spoločnosti, ktorá zodpovedá za celý proces.
Offline alebo online, teda lokálne alebo v cloude
V skutočnosti je ťažké na to odpovedať. Do veľkej miery to závisí od špecifík danej firmy. Ak má firma rozvinuté IT oddelenie, dobrým riešením môže byť lokálny server, o ktorý sa bude starať práve toto oddelenie. V prípade, že firma takéto oddelenie nemá a všetky služby súvisiace s IT zadáva externe, lepšou voľbou bude prevádzka v cloude.
Zhrnutie
Systém ERP integruje kľúčové obchodné procesy do jedného prostredia. Uľahčuje správu údajov, automatizuje operácie a podporuje rozhodovanie v spoločnostiach rôznej veľkosti.
Systém ERP prináša spoločnosti celý rad výhod. Umožňuje efektívne riadenie podniku prostredníctvom znižovania nákladov, automatizácie procesov a ich zrýchlenia. Bude dobrým riešením aj pre firmy, kde je softvér zastaraný, je ho príliš veľa, je neefektívny alebo sa časť procesov vykonáva ručne. V každom z týchto prípadov sa výrazne zvýši komfort práce, ako aj jej rýchlosť a efektívnosť. Jeden systém znamená aj menej chýb a rýchlejší prístup k informáciám. Dôležité je len prispôsobiť systém potrebám firmy alebo vybrať taký ERP, ktorý bude mať vhodné funkcie.
Otázky a odpovede
Čo znamená skratka ERP?
ERP to je Enterprise Resource Planning, teda plánovanie podnikových zdrojov.
Aké oblasti pokrýva systém ERP?
Najčastejšie ide o predaj, sklad, financie, účtovníctvo a výrobu.
Je systém ERP potrebný na stránke B2B?
Áno, najmä tam, kde je veľký počet objednávok a obchodných partnerov.