I takt med virksomhedens vækst stiger antallet af processer, data og afhængigheder, som er vanskelige at styre manuelt. Det er netop på dette tidspunkt, at der opstår et behov for at implementere et ERP-system – et værktøj, der skaber orden i ressourceforvaltningen og integrerer virksomhedens centrale forretningsområder.
Hvad er ERP?
Det er et program til virksomhedsstyring. Det skal hjælpe med – og i virkeligheden til en vis grad automatisere – ressourceanvendelsen. Det er en enorm database, der indeholder alle virksomhedens data. Det vigtige er netop, at det er et integreret værktøj. Det vil indeholde data fra alle områder af virksomheden – fra marketing over salg til regnskab og logistik. Alle medarbejdere vil ligeledes arbejde ud fra dette system. Derfor er det et meget avanceret program, der i virkeligheden samler mange applikationer, som ofte bruges hver for sig. Men takket være denne integration er det muligt at spare enormt meget tid. Ingen behøver at skifte mellem forskellige programmer for at få specifikke oplysninger, og i systemet ERP er kommunikationen mellem de enkelte afdelinger også nem.
Læs også: Onlinegrossist – hvad er det, og hvordan opretter man en?
ERPs historie
Det var først den højt udviklede informationsteknologi, der gjorde det muligt at skabe sådanne systemer, men deres forløbere var allerede kendt efter 2. verdenskrig. De blev kaldt MRP, fra det engelske udtryk Material Resources Planning. Et sådant system, naturligvis analogt, omfattede i vid udstrækning alle logistiske processer i virksomheden – lige fra ordre- og behovsmængder over selve produktionen til leveringslogistikken. Fremkomsten af computere udvidede mulighederne for denne type systemer, hvor mennesket ikke længere var nødvendigt i alle faser af systemets drift. I de fleste processer blev mennesket erstattet af computere, og den øgede regnekraft samt fremkomsten af nye teknikker til udvikling af denne type applikationer gjorde det muligt at skabe meget komplekse systemer, der integrerede mange områder: ERP.
Læs også: Programmerne ERP – eksempler på software, der findes på markedet ERP
Hvad kan man bruge ERP til?
Det afhænger helt af, hvilken type virksomhed systemet anvendes i. Det kan faktisk være meget effektivt i enhver virksomhed, men det er selvfølgelig vigtigt, at det udnyttes korrekt. I en produktionsvirksomhed kan systemet bruges til at optimere produktionsomkostningerne ved at minimere omkostningerne, øge automatiseringen, sikre effektive beregninger af materialebehovet, øge automatiseringen og forbedre tilpasningen af maskinomstillinger samt på mange andre områder. Et sådant program vil også bidrage til at øge effektiviteten, når det gælder virksomhedens økonomistyring. Først og fremmest igen ved at øge automatiseringen af visse processer. Automatisering handler ikke kun om at erstatte menneskelige handlinger med et passende computersystem. Det betyder også færre fejl og dermed lavere omkostninger. Bedre styring af forsyningskæden, herunder lageret, er en fordel, der især udnyttes i forskellige former for aktiviteter relateret til lagerhåndtering og e-handel. Leverancer til rette tid og estimering af efterspørgslen efter en given vare gør det muligt at minimere den tid, varerne opbevares på lager, hvilket muliggør en reduktion af de dermed forbundne omkostninger. Systemet ERP behøver dog ikke kun at blive brugt til processer, der er direkte knyttet til virksomhedens interne aktiviteter. Det kan blandt andet også muliggøre en bedre kundeservice. Alt sammen takket være, at alle nødvendige oplysninger om virksomhedens kunder vil være samlet i et sådant system. Hver sælger, marketingmedarbejder eller medarbejder i inkassoafdelingen vil nemt og hurtigt kunne få de nødvendige oplysninger. Dette muliggør en bedre – og dermed mere systematiseret – kundeservice. Systemet kan indeholde oplysninger om den pågældende kunde, dvs. hans kontaktoplysninger, samt en oversigt over alle kontakter med ham og hans ordrer. Alt dette hæver standarden for kundeservicen betydeligt.
Læs også: ERP og CRM – hvad er forskellen?
Hvornår skal man begynde at bruge systemet ERP
Det ideelle tidspunkt er faktisk lige fra virksomhedens opstart. Det er nemlig på det tidspunkt, det vil være mindst tidskrævende og ressourcekrævende. Man kan indtaste alle oplysninger i systemet lige fra starten, hvilket betyder, at der ikke er nogen risiko for, at noget bliver udeladt under overførslen fra mange andre programmer. Ved at indtaste alle oplysninger løbende undgår man også at skulle afsætte ekstra midler til implementeringen af et sådant system. Desværre indebærer implementeringen af systemet, mens virksomheden allerede er i gang, enten at man skal hyre et eksternt firma til opgaven eller arbejde overtid, da det vil være svært at tage sig af de løbende opgaver og samtidig overføre alle data til dette avancerede system. Sådanne ideelle situationer forekommer dog meget sjældent, og derfor er der mange forskellige grunde til, at virksomheder vælger at indføre systemet ERP.
Forældet software
Desværre opdaterer ikke alle producenter deres programmer, hvilket betyder, at de – i takt med virksomhedens udvikling – hele tiden har de samme funktioner, som med tiden ikke længere er tilstrækkelige. Dette hænger også ofte sammen med, at disse programmer kører på begrænsede systemer, som på ingen måde kan udvides længere, eller hvor en udvidelse ville kræve ressourcer, der står i misforhold til overskuddet.
Et stort udvalg af programmer
Mængden af software, der bruges i virksomheden, kan udgøre et problem. Jo flere programmer der bruges, desto større er problemerne i den forbindelse. For det første tager det betydeligt længere tid at oplære nye medarbejdere, og det er langt mere kompliceret, da man i stedet for at forklare dem, hvordan ét system fungerer, skal gøre det med flere. Nogle gange er det nødvendigt at eksportere data fra det ene system til det andet, hvilket ikke altid kan gøres automatisk, hvilket både skaber frustration blandt medarbejderne og unødigt belaster de nødvendige ressourcer.
Høje lager- eller produktionsomkostninger
Et godt system ERP gør det muligt at reducere både det ene og det andet. En bedre beregning af det nødvendige antal materialer eller varer gør det muligt at undgå unødvendig oplagring. Beregningen af, hvornår de vil blive brug for, begrænser også oplagringen. En mere ergonomisk opbevaring af varer på lageret har også indflydelse på omkostningerne. Bedre styring af maskiner og begrænsninger i energiforbruget gør det muligt at påvirke de månedlige driftsomkostninger. Et sådant system kan ganske enkelt overvåge lagerbeholdningerne, analysere forbruget i forskellige perioder, analysere brugen af de enkelte enheder eller endda områder i lageret og dermed øge effektiviteten.
Manuelle processer
Desværre udfører mange virksomheder stadig visse processer manuelt, selvom dette i høj grad kan begrænses. En sådan manuel håndtering medfører først og fremmest, at den samme proces tager betydeligt længere tid sammenlignet med, når den udføres af et system. Mennesker begår fejl, og derfor kan manuel udførelse af processer også medføre fejl, som i et eller andet omfang kan påvirke virksomhedens omkostninger eller effektivitet.
Vanskeligheder med at finde information
Ofte fører mange forskellige programmer eller manglende systematisering af visse aktiviteter til enormt kaos i virksomheden. Konsekvensen heraf er manglende viden om, hvor bestemte oplysninger befinder sig. Som følge heraf er medarbejderne nødt til at kontakte hinanden hver gang for at indhente oplysninger. Systemet ERP er et samlet system, hvor det er nemt at finde alt, og det tager ikke lang tid at søge, hvilket gør det muligt at fremskynde visse processer.
Ineffektiv software
Det er et meget almindeligt problem, som ofte hænger direkte sammen med det foregående punkt, nemlig forældet software. Mængden af data i et sådant system stiger i takt med virksomhedens vækst. På et eller andet tidspunkt kan det derfor vise sig, at systemet ikke længere kan håndtere en så stor mængde data. Selvfølgelig vil det som regel stadig være muligt at bruge det, men det kan f.eks. køre betydeligt langsommere, hvilket påvirker arbejdskomforten og hastigheden i arbejdet. I stedet for at gøre arbejdet lettere vil det derfor blot være en kilde til frustration.
Implementering af systemet ERP
Dette er en yderst vigtig fase – faktisk den vigtigste – fordi den består af mange elementer. Først og fremmest er det nødvendigt at foretage en grundig analyse af virksomhedens behov for at kunne vælge et system, der kan opfylde disse. Man skal ganske enkelt vide, hvilke processer der foregår i virksomheden, og hvilken type data den indsamler. Alt dette gør det muligt at vælge det rette system ERP. Den næste fase består i at udvælge de funktioner i systemet, som der vil være brug for. Hvis noget ikke anvendes i virksomheden på nuværende tidspunkt, er det bedre at deaktivere den pågældende funktion og først implementere den, når behovet opstår. Den næste fase er selve igangsættelsen af implementeringen og migreringen af alle data. Afhængigt af systemerne kan dette være en meget tidskrævende proces. Det er dog vigtigt at udføre den omhyggeligt, så alle data overføres til det nye system. Det næste trin er at gøre brugerne fortrolige med systemet, dvs. at give dem den rette oplæring og tildele dem roller. At der vil være 100 brugere i systemet, betyder ikke, at alle skal have de samme rettigheder; hver enkelt kan have adgang til en anden del af systemet. Det er en god idé at begrænse adgangen, så hver enkelt kun har mulighed for at arbejde inden for de områder, der er nødvendige for deres arbejde. Dette vil forhindre misforståelser og reducere den tid, der kræves til at indføre systemet. Det er også vigtigt med en revision efter en sådan implementering samt passende IT-support fra det firma, der står for hele processen.
Offline eller online, dvs. lokalt eller i skyen
Det er faktisk svært at svare på. Det afhænger i høj grad af virksomhedens særlige forhold. Hvis virksomheden har en veludviklet IT-afdeling, kan en lokal server, som netop denne afdeling står for driften af, være en god løsning. Hvis virksomheden ikke har en sådan afdeling, og alle IT-relaterede tjenester outsources, vil det være en bedre løsning at benytte cloud-løsninger.
Opsummering
ERP-systemet integrerer centrale forretningsprocesser i ét miljø. Det letter datahåndteringen, automatiserer driftsopgaver og understøtter beslutningstagningen i virksomheder af forskellig størrelse.
ERP-systemet giver en række fordele for virksomheden. Det muliggør en effektiv ledelse af virksomheden gennem omkostningsreduktion, automatisering og fremskyndelse af processer. Det vil være en god løsning både for virksomheder, hvor softwaren er forældet, hvor der er for meget software, hvor den er ineffektiv, eller hvor en del af processerne simpelthen udføres manuelt. I alle disse tilfælde vil arbejdskomforten samt hastigheden og effektiviteten blive væsentligt forbedret. Ét system betyder også færre fejl og hurtigere adgang til information. Det eneste vigtige er at tilpasse systemet til virksomhedens behov eller vælge en ERP, der har de rette funktioner.
Spørgsmål og svar
Hvad betyder forkortelsen ERP?
ERP Det står for Enterprise Resource Planning, altså planlægning af virksomhedens ressourcer.
Hvilke områder dækker systemet ERP?
Oftest salg, lager, økonomi, regnskab og produktion.
Er systemet ERP nødvendigt på B2B?
Ja, især der, hvor der er et stort antal ordrer og samarbejdspartnere.