Με την ανάπτυξη της εταιρείας αυξάνεται ο αριθμός των διαδικασιών, των δεδομένων και των αλληλεξαρτήσεων, τα οποία είναι δύσκολο να ελεγχθούν χειροκίνητα. Ακριβώς σε αυτή τη φάση προκύπτει η ανάγκη να εφαρμοστεί ένα σύστημα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (ERP) – ένα εργαλείο που οργανώνει τη διαχείριση των πόρων και ενοποιεί τους βασικούς τομείς δραστηριότητας της επιχείρησης.
Τι είναι το ERP;
Πρόκειται για λογισμικό που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση μιας επιχείρησης. Σκοπός του είναι να βοηθήσει και, στην πραγματικότητα, να αυτοματοποιήσει σε κάποιο βαθμό τη χρήση των πόρων. Είναι μια τεράστια βάση δεδομένων, η οποία περιλαμβάνει όλα τα δεδομένα της εταιρείας. Το σημαντικό είναι ακριβώς το γεγονός ότι πρόκειται για ένα ολοκληρωμένο εργαλείο. Θα περιλαμβάνει δεδομένα από όλους τους τομείς της επιχείρησης: από το μάρκετινγκ και τις πωλήσεις έως τη λογιστική και την εφοδιαστική. Επίσης, όλοι οι εργαζόμενοι θα λειτουργούν με βάση αυτό το σύστημα. Γι’ αυτό και πρόκειται για ένα πολύ προηγμένο λογισμικό, το οποίο στην πραγματικότητα συνδυάζει πολλές εφαρμογές που συχνά χρησιμοποιούνται ξεχωριστά. Ωστόσο, χάρη σε αυτή την ενοποίηση, επιτυγχάνεται τεράστια εξοικονόμηση χρόνου. Κανείς δεν χρειάζεται να εναλλάσσεται μεταξύ διαφορετικών προγραμμάτων για να βρει συγκεκριμένες πληροφορίες, ενώ στο σύστημα ERP διευκολύνεται επίσης η επικοινωνία μεταξύ των επιμέρους τμημάτων.
Διαβάστε επίσης: Ηλεκτρονικό χονδρεμπόριο – τι είναι και πώς να το ξεκινήσετε;
Η ιστορία του ERP
Η δημιουργία τέτοιων συστημάτων κατέστη δυνατή μόνο χάρη στην προηγμένη τεχνολογία πληροφορικής, ωστόσο τα πρωτότυπα τους ήταν ήδη γνωστά μετά τον Β’ Παγκόσμιο Πόλεμο. Ονομάζονταν MRP, από το αγγλικό Material Resources Planning. Ένα τέτοιο σύστημα, φυσικά αναλογικό, κάλυπτε σε μεγάλο βαθμό όλες τις διαδικασίες εφοδιαστικής αλυσίδας στην επιχείρηση, από τον όγκο των παραγγελιών και της ζήτησης, μέχρι την ίδια την παραγωγή και την εφοδιαστική αλυσίδα παράδοσης. Η εμφάνιση των υπολογιστών διεύρυνε τις δυνατότητες αυτού του είδους των συστημάτων, όπου ο άνθρωπος δεν ήταν πλέον απαραίτητος σε όλα τα στάδια λειτουργίας ενός τέτοιου συστήματος. Στις περισσότερες διαδικασίες τον αντικατέστησαν οι υπολογιστές, ενώ η αυξημένη υπολογιστική ισχύς, καθώς και η εμφάνιση νέων τεχνικών δημιουργίας αυτού του είδους των εφαρμογών, επέτρεψαν τη δημιουργία πολύ σύνθετων και ολοκληρωμένων συστημάτων ERP που ενσωματώνουν πολλούς τομείς.
Διαβάστε επίσης: Προγράμματα ERP, δηλαδή παραδείγματα λογισμικού που διατίθεται στην αγορά ERP
Σε τι μπορεί να χρησιμοποιηθεί το ERP
Όλα εξαρτώνται από το είδος της επιχείρησης στην οποία λειτουργεί το σύστημα. Η εφαρμογή του μπορεί πράγματι να είναι πολύ αποτελεσματική σε κάθε επιχείρηση, φυσικά θα είναι σημαντικό να αξιοποιηθεί σωστά. Σε μια παραγωγική επιχείρηση, το σύστημα μπορεί να χρησιμεύσει για τη βελτιστοποίηση του κόστους παραγωγής μέσω της ελαχιστοποίησης των δαπανών, της αύξησης της αυτοματοποίησης, του αποτελεσματικού υπολογισμού των αναγκών σε υλικά, της μεγαλύτερης αυτοματοποίησης και της καλύτερης προσαρμογής της αναδιάταξης των μηχανημάτων, καθώς και σε πολλούς άλλους τομείς. Ένα τέτοιο πρόγραμμα θα συμβάλει επίσης στην αύξηση της αποδοτικότητας όσον αφορά τη διαχείριση των οικονομικών της επιχείρησης. Κυρίως, και πάλι, μέσω της αύξησης της αυτοματοποίησης ορισμένων διαδικασιών. Η αυτοματοποίηση δεν είναι μόνο η αντικατάσταση των ανθρώπινων ενεργειών από ένα κατάλληλο υπολογιστικό σύστημα. Σημαίνει επίσης λιγότερα λάθη και, κατά συνέπεια, μείωση του κόστους. Η καλύτερη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, συμπεριλαμβανομένης της αποθήκης, αποτελεί πλεονέκτημα που αξιοποιείται ιδιαίτερα σε διάφορους τομείς δραστηριότητας που σχετίζονται με την αποθήκευση και το ηλεκτρονικό εμπόριο. Οι έγκαιρες παραδόσεις και η εκτίμηση της ζήτησης για ένα συγκεκριμένο προϊόν επιτρέπουν τον περιορισμό στο ελάχιστο του χρόνου αποθήκευσης των εμπορευμάτων, γεγονός που οδηγεί στη μείωση των σχετικών δαπανών. Ωστόσο, το σύστημα ERP δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείται μόνο για διαδικασίες που σχετίζονται άμεσα με τις εσωτερικές δραστηριότητες της επιχείρησης. Μπορεί επίσης, μεταξύ άλλων, να συμβάλει στην καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών. Όλα αυτά χάρη στο γεγονός ότι σε ένα τέτοιο σύστημα θα βρίσκονται όλες οι απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες της εταιρείας. Κάθε πωλητής, υπεύθυνος μάρκετινγκ ή υπάλληλος του τμήματος είσπραξης θα μπορεί να αποκτήσει τις απαραίτητες πληροφορίες εύκολα και γρήγορα. Χάρη σε αυτό, καθίσταται δυνατή μια καλύτερη, δηλαδή πιο συστηματοποιημένη, εξυπηρέτηση πελατών. Μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο πελάτη, δηλαδή τα στοιχεία επικοινωνίας του, καθώς και όλες τις καταγεγραμμένες επαφές μαζί του, αλλά και τις παραγγελίες του. Όλα αυτά αναβαθμίζουν σημαντικά το επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών.
Διαβάστε επίσης: ERP και CRM – σε τι διαφέρουν;
Πότε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το σύστημα ERP
Στην πραγματικότητα, η ιδανική στιγμή είναι η έναρξη της δραστηριότητας. Τότε θα απαιτήσει τον λιγότερο χρόνο και πόρους. Μπορείτε να καταχωρίζετε όλες τις πληροφορίες σε αυτό το σύστημα από την αρχή, οπότε δεν υπάρχει κίνδυνος να παραλειφθεί κάτι κατά τη μετάβαση από πολλά άλλα προγράμματα. Η καταχώριση όλων των πληροφοριών σε συνεχή βάση θα σας επιτρέψει επίσης να μην διαθέσετε επιπλέον πόρους για την υλοποίηση ενός τέτοιου συστήματος. Δυστυχώς, η εφαρμογή του ενόσω η επιχείρηση βρίσκεται σε λειτουργία συνεπάγεται είτε την πρόσληψη εξωτερικής εταιρείας για το σκοπό αυτό, είτε εργασία εκτός ωραρίου, καθώς θα είναι δύσκολο να ασχοληθεί κανείς ταυτόχρονα με τις τρέχουσες υποθέσεις και να μεταφέρει όλα τα δεδομένα σε αυτό το προηγμένο σύστημα. Ωστόσο, τέτοιες ιδανικές καταστάσεις συμβαίνουν πολύ σπάνια, γι’ αυτό και οι λόγοι για τους οποίους οι εταιρείες αποφασίζουν να εφαρμόσουν το σύστημα ERP είναι πολύ διαφορετικοί.
Ξεπερασμένο λογισμικό
Δυστυχώς, δεν ενημερώνουν όλοι οι κατασκευαστές τα προγράμματά τους, με αποτέλεσμα, καθώς η εταιρεία αναπτύσσεται, τα προγράμματα αυτά να διατηρούν συνεχώς τις ίδιες λειτουργίες, οι οποίες με την πάροδο του χρόνου παύουν να είναι επαρκείς. Αυτό συνδέεται επίσης συχνά με το γεγονός ότι τα προγράμματα αυτά λειτουργούν σε περιορισμένα συστήματα, τα οποία δεν μπορούν πλέον να αναπτυχθούν με κανέναν τρόπο, ή η ανάπτυξη αυτή θα απαιτούσε πόρους δυσανάλογους σε σχέση με τα κέρδη.
Ποικιλία προγραμμάτων
Πρόβλημα μπορεί να αποτελέσει ο αριθμός των λογισμικών που χρησιμοποιούνται στην εταιρεία. Όσο περισσότερα προγράμματα χρησιμοποιούνται, τόσο μεγαλύτερα είναι τα προβλήματα που προκύπτουν. Πρώτον, η εκπαίδευση των νέων υπαλλήλων απαιτεί πολύ περισσότερο χρόνο και είναι πολύ πιο περίπλοκη, καθώς αντί να τους εξηγήσουμε τη λειτουργία ενός συστήματος, πρέπει να το κάνουμε για πολλά. Μερικές φορές είναι απαραίτητη η μεταφορά δεδομένων από το ένα σύστημα στο άλλο, κάτι που δεν μπορεί πάντα να γίνει αυτόματα, γεγονός που προκαλεί τόσο απογοήτευση στην ομάδα όσο και άσκοπη κατανάλωση των απαραίτητων πόρων.
Υψηλό κόστος αποθήκευσης ή παραγωγής
Ένα καλό σύστημα ERP επιτρέπει τη μείωση και των δύο. Ο καλύτερος υπολογισμός της απαιτούμενης ποσότητας υλικών ή εμπορευμάτων επιτρέπει την αποφυγή της περιττής αποθήκευσής τους. Ο υπολογισμός του χρόνου κατά τον οποίο θα χρειαστούν, περιορίζει επίσης την αποθήκευση. Η πιο εργονομική αποθήκευση των ειδών στις αποθήκες επηρεάζει επίσης τα κόστη. Η καλύτερη διαχείριση των μηχανημάτων και οι περιορισμοί στην κατανάλωση ενέργειας επιτρέπουν τη μείωση των μηνιαίων εξόδων συντήρησης. Ένα τέτοιο σύστημα μπορεί απλά να παρακολουθεί κατάλληλα τα αποθέματα, να αναλύει την κατανάλωσή τους σε διάφορες χρονικές περιόδους, να αναλύει τη χρήση συγκεκριμένων συσκευών ή ακόμη και τμημάτων της αποθήκης και, με αυτόν τον τρόπο, να αυξάνει την αποδοτικότητα.
Χειροκίνητες διαδικασίες
Δυστυχώς, πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να εκτελούν ορισμένες διαδικασίες χειροκίνητα, κάτι που θα μπορούσε να περιοριστεί σε μεγάλο βαθμό. Αυτή η χειροκίνητη διαδικασία συνεπάγεται κυρίως πολύ μεγαλύτερο χρόνο για την ίδια διαδικασία, σε σύγκριση με εκείνη που εκτελείται από το σύστημα. Οι άνθρωποι κάνουν λάθη, οπότε η χειροκίνητη εκτέλεση των διαδικασιών μπορεί επίσης να συνεπάγεται σφάλματα, τα οποία σε κάποιο βαθμό μπορούν να επηρεάσουν το κόστος ή την αποδοτικότητα της επιχείρησης.
Δυσκολία στην εύρεση πληροφοριών
Συχνά, η χρήση πολλών διαφορετικών προγραμμάτων ή η έλλειψη συστηματοποίησης ορισμένων δραστηριοτήτων οδηγεί σε τεράστιο χάος στην εταιρεία. Συνέπεια αυτού είναι η έλλειψη γνώσης σχετικά με το πού βρίσκονται συγκεκριμένες πληροφορίες. Ως αποτέλεσμα, οι εργαζόμενοι πρέπει κάθε φορά να επικοινωνούν μεταξύ τους για να βρουν συγκεκριμένα δεδομένα. Το σύστημα ERP αποτελεί ένα ενιαίο σύστημα, χάρη στο οποίο είναι εύκολο να βρει κανείς τα πάντα, δεν απαιτείται πολύς χρόνος για αναζήτηση και, ως εκ τούτου, είναι δυνατή η επιτάχυνση ορισμένων διαδικασιών.
Ανεπαρκές λογισμικό
Πρόκειται για ένα πολύ συχνό πρόβλημα, το οποίο συχνά συνδέεται άμεσα με το προηγούμενο σημείο, δηλαδή το παρωχημένο λογισμικό. Ο όγκος των δεδομένων σε ένα τέτοιο σύστημα αυξάνεται παράλληλα με την ανάπτυξη της εταιρείας. Σε κάποιο σημείο, λοιπόν, μπορεί να αποδειχθεί ότι το σύστημα δεν θα μπορεί πλέον να διαχειριστεί αυτόν τον όγκο δεδομένων. Φυσικά, θα συνεχίσει να λειτουργεί, αλλά μπορεί, για παράδειγμα, να λειτουργεί πολύ πιο αργά, γεγονός που επηρεάζει την άνεση στην εργασία και την ταχύτητα εκτέλεσής της. Έτσι, αντί να διευκολύνει την εργασία, θα αποτελεί απλώς πηγή απογοήτευσης.
Εφαρμογή του συστήματος ERP
Πρόκειται για ένα εξαιρετικά σημαντικό στάδιο, στην πραγματικότητα το πιο σημαντικό, καθώς αποτελείται από πολλά στοιχεία. Αρχικά, απαιτείται η κατάλληλη ανάλυση των αναγκών της επιχείρησης, προκειμένου να επιλεγεί ένα σύστημα που θα μπορεί να τις ικανοποιήσει. Πρέπει απλώς να γνωρίζουμε ποιες διαδικασίες πραγματοποιούνται στην επιχείρηση και τι είδους δεδομένα συλλέγει. Όλα αυτά θα επιτρέψουν την επιλογή του κατάλληλου συστήματος ERP. Το επόμενο στάδιο είναι η επιλογή των λειτουργιών του συστήματος που θα χρειαστούν. Εάν κάτι δεν χρησιμοποιείται προς το παρόν στην επιχείρηση, είναι προτιμότερο να απενεργοποιηθεί η συγκεκριμένη λειτουργία και να εφαρμοστεί μόνο όταν αποδειχθεί απαραίτητη. Το επόμενο στάδιο είναι η ίδια η έναρξη της υλοποίησης και η μετεγκατάσταση όλων των δεδομένων. Ανάλογα με τα συστήματα, αυτή μπορεί να είναι μια πολύ επίπονη διαδικασία. Ωστόσο, είναι σημαντικό να εκτελεστεί με σχολαστικότητα, ώστε όλα τα δεδομένα να μεταφερθούν στο νέο σύστημα. Το επόμενο στάδιο είναι η εξοικείωση των χρηστών με το σύστημα, δηλαδή η κατάλληλη εκπαίδευση και η ανάθεση ρόλων σε αυτούς. Το γεγονός ότι το σύστημα θα έχει 100 χρήστες δεν σημαίνει ότι όλοι πρέπει να έχουν τα ίδια δικαιώματα· ο καθένας μπορεί να έχει πρόσβαση σε διαφορετικό τμήμα του συστήματος. Καλή ιδέα είναι να περιοριστεί η πρόσβαση, έτσι ώστε ο καθένας να έχει τη δυνατότητα να ενεργεί μόνο στους τομείς που είναι απαραίτητοι για την εργασία του. Αυτό θα επιτρέψει την αποφυγή παρεξηγήσεων και θα μειώσει τον χρόνο που απαιτείται για την εγκατάσταση του συστήματος. Σημαντική είναι επίσης η διενέργεια ελέγχου μετά από μια τέτοια εγκατάσταση, καθώς και η κατάλληλη υποστήριξη πληροφορικής από την εταιρεία που είναι υπεύθυνη για ολόκληρη τη διαδικασία.
Offline ή online, δηλαδή τοπικά ή στο cloud
Στην πραγματικότητα, είναι δύσκολο να απαντήσουμε σε αυτό το ερώτημα. Εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τις ιδιαιτερότητες της εταιρείας. Εάν διαθέτει ένα ανεπτυγμένο τμήμα πληροφορικής, μια καλή λύση μπορεί να είναι ένας τοπικός διακομιστής, τον οποίο θα διαχειρίζεται το ίδιο το τμήμα πληροφορικής. Σε περίπτωση που η εταιρεία δεν διαθέτει τέτοιο τμήμα και όλες οι υπηρεσίες πληροφορικής ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες, η καλύτερη επιλογή θα είναι η λειτουργία στο cloud.
Σύνοψη
Το σύστημα ERP ενσωματώνει βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες σε ένα ενιαίο περιβάλλον. Διευκολύνει τη διαχείριση δεδομένων, αυτοματοποιεί τις λειτουργίες και υποστηρίζει τη λήψη αποφάσεων σε επιχειρήσεις διαφόρων μεγεθών.
Το σύστημα ERP προσφέρει μια σειρά από οφέλη για την επιχείρηση. Επιτρέπει την αποτελεσματική διαχείριση της επιχείρησης μέσω της μείωσης του κόστους, της αυτοματοποίησης των διαδικασιών και της επιτάχυνσής τους. Αποτελεί μια καλή λύση τόσο για επιχειρήσεις όπου το λογισμικό είναι ξεπερασμένο, υπερβολικά πολυπλοκό, αναποτελεσματικό, όσο και για εκείνες όπου μέρος των διαδικασιών εκτελείται χειροκίνητα. Σε κάθε μία από αυτές τις περιπτώσεις, θα βελτιωθεί σημαντικά η άνεση στην εργασία, καθώς και η ταχύτητα και η αποδοτικότητά της. Ένα ενιαίο σύστημα σημαίνει επίσης λιγότερα λάθη και ταχύτερη πρόσβαση στις πληροφορίες. Το μόνο σημαντικό είναι η προσαρμογή του συστήματος στις ανάγκες της επιχείρησης ή η επιλογή ενός συστήματος ERP που θα διαθέτει τις κατάλληλες λειτουργίες.
Ερωτήσεις και απαντήσεις
Τι σημαίνει η συντομογραφία ERP;
ERP δηλαδή το Enterprise Resource Planning, δηλαδή ο προγραμματισμός των πόρων της επιχείρησης.
Ποιους τομείς καλύπτει το σύστημα ERP;
Συνήθως οι πωλήσεις, η αποθήκη, τα οικονομικά, η λογιστική και η παραγωγή.
Είναι απαραίτητο το σύστημα ERP στο B2B;
Ναι, ειδικά σε περιπτώσεις όπου υπάρχει μεγάλος αριθμός παραγγελιών και συνεργατών.