עם התפתחות החברה, הולך וגדל מספר התהליכים, הנתונים והקשרים, שקשה לשלוט בהם באופן ידני. דווקא ברגע זה עולה הצורך בהטמעת מערכת ERP – כלי שמארגן את ניהול המשאבים ומשלב בין תחומי הפעילות המרכזיים של הארגון.
מהו ERP?
זוהי תוכנה המשמשת לניהול העסק. מטרתה היא לסייע, ולמעשה, במידה מסוימת, להפוך את השימוש במשאבים לאוטומטי. מדובר במאגר נתונים עצום, המכיל את כל נתוני החברה. חשוב להדגיש כי מדובר בכלי משולב. הוא יכיל נתונים מכל תחומי הפעילות של הארגון: משיווק, דרך מכירות, ועד חשבונאות ולוגיסטיקה. כמו כן, כל העובדים יפעלו על בסיס מערכת זו. לכן, זוהי תוכנה מתקדמת מאוד, אשר למעשה מאחדת בתוכה יישומים רבים, שלעתים קרובות נעשה בהם שימוש בנפרד. עם זאת, בזכות אינטגרציה זו ניתן לחסוך זמן רב. אף אחד לא צריך לעבור בין תוכנות שונות כדי להשיג מידע ספציפי, ובמערכת ה-ERP התקשורת בין המחלקות השונות קלה גם היא.
קרא גם: חנות סיטונאית מקוונת – מהי וכיצד להקים אותה?
ההיסטוריה של ה-ERP
רק טכנולוגיית המידע המתקדמת אפשרה את פיתוחן של מערכות כאלה, אך האבות-טיפוס שלהן היו ידועים כבר לאחר מלחמת העולם השנייה. הן נקראו MRP, ראשי תיבות של Material Resources Planning באנגלית. מערכת כזו, שהייתה כמובן אנלוגית, כיסתה במידה רבה את כל התהליכים הלוגיסטיים בארגון – החל מכמות ההזמנות והביקוש, דרך הייצור עצמו, ועד ללוגיסטיקת האספקה. הופעת המחשבים הרחיבה את היכולות של מערכות מסוג זה, שבהן כבר לא היה צורך באדם בכל שלבי הפעולה של המערכת. ברוב התהליכים החליפו אותו המחשבים; כוח החישוב המוגבר, כמו גם התפתחותן של טכניקות חדשות ליצירת יישומים מסוג זה, אפשרו את הקמתן של מערכות ERP מורכבות מאוד המשלבות תחומים רבים.
קרא גם: תוכנות ERP – דוגמאות לתוכנות ERP הזמינות בשוק
לאילו מטרות ניתן להשתמש ב-ERP
הכל תלוי בסוג הארגון שבו פועל המערכת. למעשה, השימוש בה יכול להיות יעיל מאוד בכל מיזם, אך כמובן שחשוב להשתמש בה כראוי. בחברה יצרנית, המערכת יכולה לשמש לייעול עלויות הייצור באמצעות צמצום עלויות, הגברת האוטומציה, חישוב יעיל של צרכי החומרים, התאמה טובה יותר של מכונות ותחומים רבים אחרים. תוכנה כזו תסייע גם בשיפור היעילות בכל הקשור לניהול הכספים של החברה. קודם כל, שוב באמצעות הגברת האוטומציה של תהליכים מסוימים. אוטומציה אינה רק החלפת פעולות אנושיות במערכת מחשב מתאימה. היא גם כרוכה בפחות טעויות, ובכך גם בהפחתת עלויות. ניהול משופר של שרשרת האספקה, ובכלל זה המחסן, הוא יתרון שמנוצל במיוחד בפעילויות שונות הקשורות לאחסון ולמסחר אלקטרוני. אספקה במועד הנכון והערכת הביקוש למוצר מסוים מאפשרות לצמצם למינימום את משך הזמן שבו הסחורה מאוחסנת, מה שמאפשר הפחתת העלויות הנלוות לכך. עם זאת, אין הכרח להשתמש במערכת ה-ERP רק לתהליכים הקשורים ישירות לפעילות הפנימית של הארגון. היא עשויה, בין היתר, לאפשר שיפור בשירות הלקוחות. כל זאת בזכות העובדה שבמערכת כזו ירוכזו כל המידע הדרוש אודות לקוחות החברה. כל איש מכירות, איש שיווק או עובד במחלקת גבייה יוכל לקבל את המידע הדרוש לו בקלות ובמהירות. בזכות זאת, ניתן לספק שירות לקוחות טוב יותר, שכן הוא מסודר ומובנה יותר. המערכת עשויה להכיל מידע על לקוח מסוים, כלומר פרטי ההתקשרות שלו, כמו גם תיעוד של כל האינטראקציות עמו, וכן את ההזמנות שלו. כל אלה משפרים באופן משמעותי את רמת שירות הלקוחות.
קרא גם: ERP לעומת CRM – במה הם נבדלים?
מתי להתחיל להשתמש במערכת ERP
למעשה, הרגע האידיאלי הוא בתחילת הפעילות. אז זה ידרוש הכי פחות זמן ומשאבים. ניתן להזין את כל המידע למערכת זו כבר מההתחלה, ובכך למנוע את הסיכון שמשהו יוחמץ במהלך המעבר מתוכנות רבות אחרות. הזנת כל המידע באופן שוטף תאפשר גם להימנע מהשקעת משאבים נוספים בהטמעת מערכת כזו. למרבה הצער, הטמעת המערכת במהלך הפעילות כרוכה או בהעסקת חברה חיצונית למטרה זו, או בעבודה בשעות נוספות, שכן יהיה קשה לטפל במקביל בעניינים השוטפים ולהעביר את כל הנתונים למערכת המתקדמת הזו. עם זאת, מצבים אידיאליים כאלה מתרחשים לעיתים נדירות מאוד, ולכן הסיבות שבגללן חברות מחליטות להטמיע מערכת ERP הן מגוונות מאוד.
תוכנה מיושנת
למרבה הצער, לא כל היצרנים מעדכנים את התוכנות שלהם, מה שגורם לכך שעם התפתחות החברה, התוכנות הללו נשארות עם אותן פונקציונליות, אשר עם הזמן כבר אינן מספיקות. לעתים קרובות הדבר קשור גם לעובדה שהתוכנות הללו פועלות על מערכות מוגבלות, שאינן ניתנות להרחבה בשום אופן, או שהרחבתן תדרוש משאבים בלתי פרופורציונליים ביחס לרווחים.
מגוון התוכניות
הבעיה עשויה להיות כמות התוכנות שבהן נעשה שימוש בחברה. ככל שמספר התוכנות גדול יותר, כך הבעיות הנובעות מכך חמורות יותר. ראשית, הכשרת עובדים חדשים אורכת זמן רב יותר והיא מורכבת הרבה יותר, שכן במקום להסביר להם את אופן הפעולה של מערכת אחת, יש לעשות זאת עבור מספר מערכות. לעיתים יש צורך לייצא נתונים ממערכת אחת לשנייה, דבר שלא תמיד ניתן לבצע באופן אוטומטי, מה שגורם לתסכול בקרב הצוות וגם גוזל משאבים חיוניים ללא צורך.
עלויות אחסון או ייצור גבוהות
מערכת ERP טובה מאפשרת לצמצם את שני הגורמים הללו. חישוב מדויק יותר של כמות החומרים או הסחורות הנדרשת מאפשר להימנע מאחסון מיותר שלהם. חישוב הזמן שבו הם יידרשו גם הוא מצמצם את האחסון. אחסון ארגונומי יותר של הפריטים במחסנים משפיע אף הוא על העלויות. ניהול משופר של המכונות והגבלות על צריכת האנרגיה מאפשרים להשפיע על עלויות התחזוקה החודשיות. מערכת כזו יכולה פשוט לפקח כראוי על מלאי המחסנים, לנתח את צריכתם בתקופות שונות, לנתח את השימוש במכשירים ספציפיים או אפילו באזורים שונים במחסן, ובכך להגביר את היעילות.
תהליכים ידניים
למרבה הצער, חברות רבות עדיין מבצעות תהליכים מסוימים באופן ידני, אף שניתן לצמצם זאת במידה ניכרת. פעולה ידנית כזו כרוכה, בראש ובראשונה, בזמן רב יותר הנדרש לאותו תהליך, בהשוואה לתהליך המבוצע על ידי המערכת. בני אדם נוטים לטעות, ולכן ביצוע תהליכים באופן ידני עלול להיות כרוך גם בטעויות, אשר עשויות להשפיע במידה מסוימת על העלויות או על היעילות של החברה.
קושי באיתור מידע
לעתים קרובות, ריבוי תוכנות שונות או היעדר ארגון מסודר של פעולות מסוימות מוביל לכאוס עצום בחברה. התוצאה היא חוסר ידיעה לגבי המיקום של מידע ספציפי. כתוצאה מכך, העובדים נאלצים ליצור קשר זה עם זה בכל פעם כדי להשיג נתונים כלשהם. מערכת ה-ERP היא מערכת אחת, ולכן קל למצוא בה הכל, אין צורך להקדיש זמן רב לחיפושים, וכך ניתן להאיץ תהליכים מסוימים.
תוכנה לא יעילה
זוהי בעיה נפוצה מאוד, שלעתים קרובות קשורה ישירות לנקודה הקודמת, כלומר לתוכנה מיושנת. כמות הנתונים במערכת כזו הולכת וגדלה עם התפתחות החברה. לכן, בשלב מסוים עלול להתברר שהמערכת כבר לא תצליח להתמודד עם כמות הנתונים הזו. כמובן שברוב המקרים עדיין ניתן יהיה להשתמש בו, אך הוא עלול לפעול, למשל, באיטיות רבה יותר, מה שמשפיע על נוחות העבודה ועל קצב ביצועה. כך, במקום להקל על העבודה, הוא יהפוך למקור לתסכול בלבד.
הטמעת מערכת ERP
זהו שלב חשוב ביותר, למעשה החשוב ביותר, שכן הוא מורכב ממרכיבים רבים. בתחילה יש לבצע ניתוח נאות של צרכי הארגון, כדי לבחור במערכת שתוכל לענות עליהם. יש פשוט לדעת אילו תהליכים מתבצעים בחברה, ואיזה סוג של נתונים היא אוספת. כל אלה יאפשרו לבחור במערכת ERP המתאימה. השלב הבא הוא בחירת הפונקציונליות הנדרשת במערכת. אם יש פונקציונליות שאינה בשימוש כרגע בחברה, עדיף להשבית אותה וליישם אותה רק כאשר יתברר שיש בה צורך. השלב הבא הוא ההפעלה עצמה של היישום והעברת כל הנתונים. בהתאם למערכות, זה עלול להיות תהליך מייגע מאוד. עם זאת, חשוב לבצע אותו בקפדנות, כדי שכל הנתונים יועברו למערכת החדשה. השלב הבא הוא כבר היכרות המשתמשים עם המערכת, כלומר הכשרה מתאימה והקצאת תפקידים להם. העובדה שבמערכת יהיו 100 משתמשים אינה אומרת שכולם חייבים לקבל אותן הרשאות; כל אחד יכול לקבל גישה לחלק אחר של המערכת. רעיון טוב הוא להגביל את הגישה כך שלכל אחד תהיה אפשרות לפעול רק באזורים ההכרחיים לעבודתו. הדבר יסייע למנוע אי-הבנות ולקצר את הזמן הדרוש להטמעת המערכת. כמו כן, חשוב לבצע ביקורת לאחר הטמעה כזו, וכן לקבל תמיכה נאותה בתחום ה-IT מהחברה האחראית על התהליך כולו.
מחוץ לרשת או ברשת, כלומר באופן מקומי או בענן
למעשה, קשה לענות על כך. זה תלוי במידה רבה באופי הספציפי של החברה. אם לחברה יש מחלקת IT מפותחת, פתרון טוב עשוי להיות שרת מקומי, שאותו תנהל מחלקת ה-IT עצמה. במצב שבו אין מחלקה כזו בחברה וכל שירותי ה-IT מועברים למיקור חוץ, האפשרות הטובה יותר תהיה פעילות בענן.
סיכום
מערכת ה-ERP משלבת תהליכים עסקיים מרכזיים בסביבה אחת. היא מקלה על ניהול הנתונים, מאוטמת פעולות ותומכת בקבלת החלטות בחברות בכל הגדלים.
מערכת ה-ERP מציעה שורה של יתרונות לחברה. היא מאפשרת ניהול יעיל של הארגון באמצעות צמצום עלויות, אוטומציה של תהליכים וזירוזם. זוהי פתרון מתאים הן לחברות שבהן התוכנה מיושנת, יש יותר מדי תוכנות, התוכנה אינה יעילה או שפשוט חלק מהתהליכים מתבצעים באופן ידני. בכל אחד מהמקרים הללו, נוחות העבודה, כמו גם מהירותה ויעילותה, ישתפרו באופן משמעותי. מערכת אחת פירושה גם פחות טעויות וגישה מהירה יותר למידע. הדבר החשוב הוא להתאים את המערכת לצרכי החברה או לבחור במערכת ERP שתכלול את הפונקציונליות המתאימה.
שאלות ותשובות
מה פירוש ראשי התיבות ERP?
ERP הוא ראשי תיבות של Enterprise Resource Planning, כלומר תכנון משאבי הארגון.
אילו תחומים מכסה מערכת ה-ERP?
בדרך כלל: מכירות, מחסן, כספים, הנהלת חשבונות וייצור.
האם יש צורך במערכת ERP בתחום ה-B2B?
כן, במיוחד במקומות שבהם יש מספר רב של הזמנות ולקוחות.