Seiring dengan perkembangan perusahaan, jumlah proses, data, dan ketergantungan pun semakin bertambah, sehingga sulit untuk dikendalikan secara manual. Pada titik inilah muncul kebutuhan untuk menerapkan sistem ERP – sebuah alat yang menata pengelolaan sumber daya dan mengintegrasikan bidang-bidang utama kegiatan perusahaan.
Apa itu ERP?
Ini adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola perusahaan. Perangkat lunak ini dirancang untuk membantu, dan pada dasarnya mengotomatiskan penggunaan sumber daya hingga tingkat tertentu. Ini merupakan basis data yang sangat besar, yang mencakup seluruh data perusahaan. Yang penting adalah bahwa ini merupakan alat yang terintegrasi. Di dalamnya akan terdapat data dari semua bidang perusahaan, mulai dari pemasaran, penjualan, hingga akuntansi dan logistik. Selain itu, semua karyawan akan bekerja berdasarkan sistem ini. Oleh karena itu, ini adalah perangkat lunak yang sangat canggih, yang pada kenyataannya menggabungkan banyak aplikasi yang sering kali digunakan secara terpisah. Namun, berkat integrasi ini, penghematan waktu yang sangat besar dapat tercapai. Tidak ada yang perlu berpindah-pindah antara berbagai program untuk mendapatkan informasi tertentu; di sistem ERP, komunikasi antar departemen juga menjadi lebih mudah.
Baca juga: Toko grosir daring – apa itu dan bagaimana cara mendirikannya?
Sejarah ERP
Perkembangan teknologi informasi yang sangat maju lah yang akhirnya memungkinkan terciptanya sistem-sistem semacam itu, meskipun prototipe awalnya sudah dikenal sejak setelah Perang Dunia II. Sistem tersebut dikenal dengan nama MRP, singkatan dari Material Resources Planning dalam bahasa Inggris. Sistem tersebut, yang tentu saja bersifat analog, mencakup sebagian besar proses logistik di perusahaan, mulai dari jumlah pesanan dan kebutuhan, hingga produksi itu sendiri, dan berakhir pada logistik pengiriman. Munculnya komputer memperluas kemampuan sistem jenis ini, di mana manusia tidak lagi diperlukan di semua tahap pengoperasian sistem tersebut. Dalam sebagian besar proses, manusia digantikan oleh komputer; peningkatan daya komputasi, serta munculnya teknik-teknik baru dalam pengembangan aplikasi semacam ini, memungkinkan terciptanya sistem yang sangat kompleks dan mengintegrasikan berbagai bidang, yaitu sistem perencanaan sumber daya material (ERP).
Baca juga: Program-ERP—contoh perangkat lunak yang tersedia di pasaran ERP
Untuk apa saja ERP dapat digunakan?
Semuanya tergantung pada jenis perusahaan tempat sistem tersebut diterapkan. Penggunaannya sebenarnya bisa sangat efektif di setiap usaha, tentu saja yang terpenting adalah memanfaatkannya dengan tepat. Di perusahaan manufaktur, sistem ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan biaya produksi dengan meminimalkan pengeluaran, meningkatkan otomatisasi, menghitung kebutuhan bahan baku secara efisien, serta memperbaiki penyesuaian pengaturan ulang mesin dan berbagai aspek lainnya. Program semacam ini juga akan membantu meningkatkan efisiensi dalam hal pengelolaan keuangan perusahaan. Terutama sekali, sekali lagi, melalui peningkatan otomatisasi pada beberapa proses. Otomatisasi bukan hanya sekadar menggantikan aktivitas manusia dengan sistem komputer yang sesuai. Hal ini juga berarti berkurangnya jumlah kesalahan, dan karenanya pengurangan biaya. Pengelolaan rantai pasokan yang lebih baik, termasuk pengelolaan gudang, merupakan manfaat yang sangat dimanfaatkan dalam berbagai jenis kegiatan yang berkaitan dengan pergudangan dan e-commerce. Pengiriman tepat waktu serta perkiraan kebutuhan barang tertentu memungkinkan waktu penyimpanan barang diminimalkan, sehingga biaya yang terkait pun dapat ditekan. Namun, sistem ERP tidak harus digunakan hanya untuk proses yang terkait langsung dengan kegiatan internal perusahaan. Sistem ini juga dapat, antara lain, memungkinkan pelayanan pelanggan yang lebih baik. Hal ini dimungkinkan karena sistem tersebut akan menyimpan semua informasi yang diperlukan mengenai pelanggan perusahaan. Setiap tenaga penjualan, staf pemasaran, maupun petugas bagian penagihan akan dapat dengan mudah dan cepat memperoleh informasi yang dibutuhkan. Hal ini memungkinkan pelayanan pelanggan yang lebih baik, karena lebih terstruktur. Sistem ini dapat menyimpan informasi mengenai pelanggan tertentu, seperti data kontaknya, riwayat komunikasi yang telah tercatat, serta pesanan-pesanan yang pernah diajukan. Semua ini secara signifikan meningkatkan standar pelayanan pelanggan.
Baca juga: ERP dan CRM – apa perbedaannya?
Kapan sebaiknya mulai menggunakan sistem ERP
Sebenarnya, waktu yang paling ideal adalah saat memulai usaha. Pada saat itulah prosesnya akan paling hemat waktu dan sumber daya. Semua informasi dapat dimasukkan ke dalam sistem ini sejak awal, sehingga tidak ada risiko ada data yang terlewatkan saat migrasi dari berbagai program lain. Memasukkan semua informasi secara berkala juga akan menghindarkan Anda dari pengeluaran tambahan untuk implementasi sistem tersebut. Sayangnya, penerapan sistem ini saat bisnis sudah berjalan akan memerlukan perekrutan perusahaan eksternal atau kerja lembur, karena akan sulit untuk menangani urusan sehari-hari sekaligus memindahkan semua data ke sistem canggih ini. Namun, situasi ideal seperti itu sangat jarang terjadi, sehingga alasan mengapa perusahaan memutuskan untuk menerapkan sistem ERP pun sangat beragam.
Perangkat lunak yang sudah ketinggalan zaman
Sayangnya, tidak semua produsen memperbarui perangkat lunak mereka, sehingga seiring perkembangan perusahaan, perangkat lunak tersebut tetap memiliki fungsi yang sama, yang pada akhirnya menjadi tidak memadai. Hal ini juga sering kali berkaitan dengan fakta bahwa perangkat lunak tersebut berjalan pada sistem yang terbatas, yang tidak mungkin lagi dikembangkan, atau pengembangan tersebut akan membutuhkan biaya yang tidak sebanding dengan keuntungannya.
Beragam program
Masalahnya mungkin terletak pada jumlah perangkat lunak yang digunakan di perusahaan. Semakin banyak program yang digunakan, semakin besar pula masalah yang timbul. Pertama, proses orientasi karyawan baru membutuhkan waktu yang jauh lebih lama dan jauh lebih rumit, karena alih-alih menjelaskan cara kerja satu sistem, mereka harus mempelajari beberapa sistem sekaligus. Terkadang, data perlu diekspor dari satu sistem ke sistem lainnya, dan hal ini tidak selalu dapat dilakukan secara otomatis; akibatnya, hal ini menimbulkan rasa frustrasi di kalangan tim sekaligus menghabiskan sumber daya yang seharusnya dapat dialokasikan untuk hal-hal lain.
Biaya penyimpanan atau produksi yang tinggi
Sistem yang baik ERP memungkinkan pengurangan kedua hal tersebut. Perhitungan yang lebih akurat mengenai jumlah bahan atau barang yang dibutuhkan memungkinkan penghindaran penyimpanan yang tidak perlu. Perhitungan waktu kapan barang-barang tersebut akan dibutuhkan juga membatasi penyimpanan. Penyimpanan barang di gudang yang lebih ergonomis juga berdampak pada biaya. Pengelolaan mesin yang lebih baik dan pembatasan konsumsi energi dapat memengaruhi biaya pemeliharaan bulanan. Sistem semacam ini dapat memantau persediaan dengan tepat, menganalisis tingkat penggunaannya pada periode yang berbeda, menganalisis penggunaan masing-masing peralatan atau bahkan area gudang, dan dengan demikian meningkatkan efisiensi.
Proses manual
Sayangnya, banyak perusahaan masih menjalankan beberapa proses secara manual, padahal hal ini dapat dikurangi secara signifikan. Pengerjaan manual semacam itu terutama membutuhkan waktu yang jauh lebih lama untuk proses yang sama, jika dibandingkan dengan proses yang dijalankan oleh sistem. Manusia rentan melakukan kesalahan, sehingga pelaksanaan proses secara manual juga dapat menimbulkan kekeliruan yang, dalam beberapa hal, dapat memengaruhi biaya atau efisiensi perusahaan.
Kesulitan dalam menemukan informasi
Seringkali, banyaknya program yang berbeda-beda atau kurangnya sistematisasi dalam beberapa kegiatan menyebabkan kekacauan besar di perusahaan. Akibatnya, para karyawan tidak mengetahui di mana informasi tertentu dapat ditemukan. Akibatnya, karyawan harus saling menghubungi satu sama lain setiap kali untuk mendapatkan data tertentu. Sistem ERP adalah satu sistem terpadu, sehingga segala sesuatu dapat dengan mudah ditemukan di dalamnya; tidak perlu waktu lama untuk mencarinya, sehingga beberapa proses dapat dipercepat.
Perangkat lunak yang tidak efisien
Ini adalah masalah yang sangat umum, yang sering kali berkaitan langsung dengan poin sebelumnya, yaitu perangkat lunak yang sudah usang. Seiring perkembangan perusahaan, jumlah data dalam sistem semacam itu pun terus bertambah. Pada titik tertentu, sistem tersebut mungkin tidak lagi mampu menangani jumlah data sebesar itu. Tentu saja, sistem tersebut umumnya masih dapat digunakan, namun kinerjanya mungkin menjadi jauh lebih lambat, yang berdampak pada kenyamanan kerja dan kecepatan penyelesaian tugas. Alih-alih memudahkan pekerjaan, hal ini justru akan menjadi sumber frustrasi.
Penerapan sistem ERP
Ini adalah tahap yang sangat penting, bahkan yang paling penting, karena terdiri dari banyak elemen. Pada awalnya, diperlukan analisis kebutuhan perusahaan yang tepat agar dapat memilih sistem yang mampu memenuhi kebutuhan tersebut. Kita hanya perlu mengetahui proses apa saja yang dijalankan di perusahaan, serta jenis data apa yang dikumpulkannya. Semua hal tersebut akan memudahkan pemilihan sistem yang tepat ERP. Tahap berikutnya adalah memilih fitur-fitur dalam sistem yang akan dibutuhkan. Jika ada fitur yang saat ini tidak digunakan di perusahaan, lebih baik menonaktifkannya dan baru mengimplementasikannya ketika fitur tersebut benar-benar diperlukan. Tahap selanjutnya adalah memulai implementasi dan migrasi seluruh data. Tergantung pada sistemnya, proses ini bisa sangat melelahkan. Namun, penting untuk melakukannya dengan cermat agar semua data berhasil dipindahkan ke sistem baru. Tahap berikutnya adalah memperkenalkan pengguna pada sistem, yaitu memberikan pelatihan yang sesuai dan menetapkan peran mereka. Fakta bahwa sistem akan memiliki 100 pengguna tidak berarti semua orang harus memiliki izin yang sama; setiap orang dapat memiliki akses ke bagian sistem yang berbeda. Sebaiknya akses dibatasi sedemikian rupa sehingga setiap orang hanya dapat beroperasi di area yang benar-benar diperlukan untuk pekerjaannya. Hal ini akan membantu menghindari kesalahpahaman dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem. Audit setelah implementasi juga penting, begitu pula dukungan TI yang memadai dari perusahaan yang bertanggung jawab atas seluruh proses tersebut.
Offline atau online, yaitu secara lokal atau di cloud
Sebenarnya, sulit untuk menjawab pertanyaan ini. Hal ini sangat bergantung pada karakteristik perusahaan tersebut. Jika perusahaan memiliki departemen TI yang mapan, server lokal yang dikelola langsung oleh departemen TI tersebut bisa menjadi solusi yang tepat. Namun, jika perusahaan tidak memiliki departemen TI dan semua layanan TI diserahkan kepada pihak ketiga, menggunakan layanan berbasis cloud akan menjadi pilihan yang lebih baik.
Ringkasan
Sistem ERP mengintegrasikan proses bisnis utama dalam satu lingkungan. Sistem ini memudahkan pengelolaan data, mengotomatiskan operasi, dan mendukung pengambilan keputusan di perusahaan dengan berbagai skala.
Sistem ERP menawarkan serangkaian manfaat bagi perusahaan. Sistem ini memungkinkan pengelolaan perusahaan yang efisien melalui pengurangan biaya, otomatisasi proses, dan percepatan proses tersebut. Sistem ini akan menjadi solusi yang tepat baik bagi perusahaan yang perangkat lunaknya sudah usang, terlalu banyak, tidak efisien, maupun yang sebagian prosesnya masih dilakukan secara manual. Dalam setiap kasus tersebut, kenyamanan kerja serta kecepatan dan efisiensi akan meningkat secara signifikan. Satu sistem juga berarti lebih sedikit kesalahan dan akses yang lebih cepat ke informasi. Yang terpenting adalah menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perusahaan atau memilih ERP yang memiliki fungsionalitas yang sesuai.
Pertanyaan dan Jawaban
Apa arti singkatan ERP?
ERP yaitu Enterprise Resource Planning, atau perencanaan sumber daya perusahaan.
Bidang apa saja yang dicakup oleh sistem ERP?
Umumnya meliputi bagian penjualan, pergudangan, keuangan, akuntansi, dan produksi.
Apakah sistem ERP diperlukan di B2B?
Ya, terutama di tempat-tempat yang memiliki jumlah pesanan dan mitra bisnis yang banyak.