Z razvojem podjetja narašča število procesov, podatkov in medsebojnih odvisnosti, ki jih je težko nadzorovati ročno. Prav v takem trenutku se pojavi potreba po uvedbi sistema ERP – orodja, ki sistematizira upravljanje virov in povezuje ključna področja poslovanja podjetja.
Kaj je ERP?
Gre za programsko opremo, ki služi za upravljanje podjetja. Njena naloga je pomagati, v resnici pa do določene mere avtomatizirati izkoriščanje virov. Gre za ogromno bazo podatkov, ki vsebuje vse podatke podjetja. Pomembno je prav to, da gre za integrirano orodje. V njem bodo podatki iz vseh področij podjetja – od trženja prek prodaje do računovodstva in logistike. Tudi vsi zaposleni bodo delovali na podlagi tega sistema. Zato gre za zelo napredno programsko opremo, ki v resnici združuje številne aplikacije, ki se pogosto uporabljajo ločeno. Vendar pa takšna integracija omogoča ogromno prihranek časa. Nihče se ne mora preklapljati med različnimi programi, da bi pridobil določene informacije, v sistemu ERP pa je enostavna tudi komunikacija med posameznimi oddelki.
Preberite tudi: Spletna veleprodaja – kaj je to in kako jo ustanoviti?
Zgodovina podjetja ERP
Takšne sisteme je omogočila šele visoko razvita informacijska tehnologija, vendar so bili njihovi predhodniki znani že po drugi svetovni vojni. Imenovali so se MRP, kar je kratica za angleški izraz Material Resources Planning. Takšen sistem, seveda analogni, je v veliki meri zajemal vse logistične procese v podjetju, od količine naročil in potreb, prek same proizvodnje, vse do logistike dobave. Pojav računalnikov je razširil možnosti tovrstnih sistemov, pri čemer človek ni bil več potreben na vseh stopnjah delovanja takšnega sistema. V večini procesov so ga nadomestili računalniki; povečana računska moč ter nastanek novih tehnik za razvoj tovrstnih aplikacij so omogočili nastanek zelo kompleksnih sistemov ERP, ki združujejo številna področja.
Preberite tudi: Programi ERP, tj. primeri programske opreme, ki je na voljo na trgu ERP
Za kaj se uporablja ERP
Vse je odvisno od vrste podjetja, v katerem sistem deluje. Njegova uporaba je lahko dejansko zelo učinkovita v vsakem podjetju, seveda pa bo pomembna tudi njegova pravilna uporaba. V proizvodnem podjetju lahko sistem služi za optimizacijo proizvodnih stroškov z zmanjšanjem stroškov, povečanjem avtomatizacije, učinkovitim izračunavanjem potreb po surovinah, večjo avtomatizacijo in boljšim prilagajanjem predelave strojev ter na številnih drugih področjih. Takšen program bo služil tudi za povečanje učinkovitosti pri upravljanju s finančnimi sredstvi podjetja. Predvsem spet z večjo avtomatizacijo nekaterih procesov. Avtomatizacija ni le zamenjava človeških dejavnosti z ustreznim računalniškim sistemom. To pomeni tudi manj napak in s tem zmanjšanje stroškov. Boljše upravljanje dobavne verige, vključno s skladiščem, je prednost, ki se še posebej izkorišča v različnih dejavnostih, povezanih s skladiščenjem in e-trgovino. Pravočasne dobave in ocenjevanje povpraševanja po določenem blagu omogočata skrajšanje časa skladiščenja blaga na minimum, kar zmanjša s tem povezane stroške. Vendar sistem ERP ni nujno namenjen le procesom, ki so neposredno povezani z notranjim delovanjem podjetja. Med drugim lahko omogoča tudi boljšo storitev za stranke. Vse to zato, ker bo v takšnem sistemu na voljo vse potrebno o strankah podjetja. Vsak prodajalec, strokovnjak za trženje ali zaposleni v oddelku za izterjavo bo lahko enostavno in hitro pridobil potrebne informacije. Zaradi tega je mogoča boljša, saj bolj sistematizirana, storitev za stranke. V njem so lahko informacije o posamezni stranki, torej njeni kontaktni podatki, pa tudi vsi zabeleženi stiki z njo ter njena naročila. Vse to znatno dvigne standard storitve za stranke.
Preberite tudi: ERP in CRM – v čem se razlikujeta?
Kdaj naj začnem uporabljati sistem ERP
Pravzaprav je idealni trenutek takrat, ko začnete s poslovanjem. Takrat bo to zahtevalo najmanj časa in virov. Vse informacije lahko od samega začetka vnašate v ta sistem, zaradi česar ni tveganja, da bi se med migracijo iz številnih drugih programov kaj spregledalo. Tekoče vnašanje vseh informacij bo omogočilo tudi, da za uvedbo takšnega sistema ne boste morali nameniti dodatnih sredstev. Na žalost pa je uvedba sistema med tekočim poslovanjem povezana bodisi z najemom zunanjega izvajalca bodisi z delom po delovnem času, saj bo težko hkrati poskrbeti za tekoče zadeve in prenesti vse podatke v ta napreden sistem. Tovrstne idealne situacije pa se pojavljajo zelo redko, zato so razlogi, zaradi katerih se podjetja odločijo za uvedbo sistema ERP, zelo različni.
Zastarela programska oprema
Na žalost vsi proizvajalci ne posodabljajo svojih programov, zaradi česar ti kljub razvoju podjetja ves čas ohranjajo enake funkcionalnosti, ki sčasoma ne zadostujejo več. To je pogosto povezano tudi s tem, da ti programi delujejo na omejenih sistemih, ki jih ni več mogoče razvijati, ali pa bi to zahtevalo sredstva, ki so nesorazmerna z dobički.
Številni programi
Problem je lahko količina programske opreme, ki se uporablja v podjetju. Več programov se uporablja, večje so s tem povezane težave. Prvič, za uvajanje novih zaposlenih je potrebno veliko več časa, kar je tudi precej bolj zapleteno, saj jim namesto razlage delovanja enega sistema je treba razložiti delovanje več sistemov. Včasih je treba podatke iz enega sistema izvoziti v drugega, kar ni vedno mogoče storiti avtomatsko, kar povzroča frustracijo med zaposlenimi in po nepotrebnem porablja nujno potrebne vire.
Visoki stroški skladiščenja ali proizvodnje
Dober sistem ERP omogoča zmanjšanje obojega. Boljše izračunavanje potrebne količine materialov ali blaga omogoča, da se izognemo njihovemu nepotrebnemu skladiščenju. Izračunavanje časa, ko bodo potrebni, prav tako omejuje skladiščenje. Tudi bolj ergonomsko skladiščenje artiklov v skladiščih vpliva na stroške. Boljše upravljanje strojev in omejitve porabe energije omogočajo vpliv na mesečne stroške vzdrževanja. Takšen sistem lahko preprosto ustrezno spremlja stanje zalog, analizira njihovo porabo v različnih obdobjih, analizira uporabo posameznih naprav ali celo območij skladišča ter na ta način povečuje učinkovitost.
Ročni postopki
Na žalost mnoga podjetja še vedno izvajajo nekatere procese ročno, čeprav bi to lahko v veliki meri omejili. Takšno ročno delo predvsem pomeni, da je za isti proces potreben precej več časa v primerjavi s tistim, ki ga opravi sistem. Ljudje delajo napake, zato lahko ročno izvajanje procesov vključuje tudi napake, ki lahko v določeni meri vplivajo na stroške ali učinkovitost podjetja.
Težave pri iskanju informacij
Pogosto veliko različnih programov ali pomanjkanje sistematizacije nekaterih dejavnosti povzroča ogromen kaos v podjetju. Posledica tega je pomanjkanje znanja o tem, kje se nahajajo določene informacije. Posledično se morajo zaposleni vsakič med seboj povezovati, da pridobijo kakršne koli podatke. Sistem ERP je enoten sistem, v katerem je vse enostavno najti, iskanje ne traja dolgo, zato je mogoče pospešiti nekatere procese.
Neučinkovita programska oprema
To je zelo pogosta težava, ki je pogosto neposredno povezana s prejšnjo točko, namreč z zastarelo programsko opremo. Količina podatkov v takšnem sistemu se z razvojem podjetja povečuje. V nekem trenutku se torej lahko zgodi, da sistem ne bo več zmogel obdelovati takšne količine podatkov. Seveda ga bo večinoma še vedno mogoče uporabljati, vendar lahko deluje na primer precej počasneje, kar vpliva na udobje dela in hitrost njegovega izvajanja. Namesto da bi olajšal delo, bo tako le vir frustracije.
Uvedba sistema ERP
To je izredno pomembna faza, pravzaprav najpomembnejša, saj jo sestavlja veliko elementov. Na začetku je potrebna ustrezna analiza potreb podjetja, da se izbere tak sistem, ki bo te potrebe lahko zadovoljil. Preprosto je treba vedeti, kateri procesi potekajo v podjetju in kakšne vrste podatkov podjetje zbira. Vse to bo omogočilo izbiro ustreznega sistema ERP. Naslednja faza je izbira tistih funkcionalnosti v sistemu, ki bodo potrebne. Če se nekaj v podjetju trenutno ne uporablja, je bolje takšno funkcionalnost izklopiti in jo uvesti šele takrat, ko se bo izkazala za potrebno. Naslednja faza je sam zagon uvedbe in migracija vseh podatkov. Odvisno od sistemov je to lahko zelo zamuden proces. Vendar je pomembno, da ga izvedemo natančno, da se vsi podatki prenesejo v nov sistem. Naslednja faza je seznanjanje uporabnikov s sistemom, kar pomeni ustrezno usposabljanje in dodelitev vlog. Dejstvo, da bo v sistemu 100 uporabnikov, še ne pomeni, da morajo vsi imeti enaka pooblastila; vsak lahko ima dostop do drugega dela sistema. Dobra ideja je, da se dostop omeji tako, da ima vsak uporabnik možnost delovanja le na tistih področjih, ki so mu nujna za delo. S tem se bo mogoče izogniti nesporazumom in skrajšati čas, potreben za uvedbo sistema. Pomemben je tudi pregled po takšni uvedbi ter ustrezna IT-podpora s strani podjetja, ki je odgovorno za celoten proces.
Offline ali online, torej lokalno ali v oblaku
V resnici je težko odgovoriti na to vprašanje. V veliki meri je to odvisno od značilnosti podjetja. Če ima podjetje razvit IT-oddelek, je lahko dobra rešitev lokalni strežnik, za katerega bo skrbel prav ta oddelek. Če pa podjetje takšnega oddelka nima in vse storitve, povezane z IT, oddaja zunanjim izvajalcem, je boljša možnost delovanje v oblaku.
Povzetek
Sistem ERP združuje ključne poslovne procese v enem okolju. Olajšuje upravljanje podatkov, avtomatizira postopke in podpira sprejemanje odločitev v podjetjih različnih velikosti.
Sistem ERP prinaša podjetju številne prednosti. Omogoča učinkovito vodenje podjetja z zmanjšanjem stroškov, avtomatizacijo procesov in njihovo pospešitvijo. Je dobra rešitev tako za podjetja, kjer je programska oprema zastarela, preveč obsežna, neučinkovita ali pa se del procesov preprosto izvaja ročno. V vsakem od teh primerov se bo znatno povečal delovni komfort ter hitrost in učinkovitost dela. Enoten sistem pomeni tudi manj napak in hitrejši dostop do informacij. Pomembno je le, da se sistem prilagodi potrebam podjetja ali da se izbere takšen ERP, ki bo imel ustrezne funkcionalnosti.
Vprašanja in odgovori
Kaj pomeni kratica ERP?
ERP to je Enterprise Resource Planning, torej načrtovanje virov podjetja.
Katera področja zajema sistem ERP?
Najpogosteje prodaja, skladiščenje, finance, računovodstvo in proizvodnja.
Ali je sistem ERP potreben na spletni strani B2B?
Da, še posebej tam, kjer je veliko naročil in poslovnih partnerjev.