À medida que a empresa cresce, aumenta o número de processos, dados e interdependências que se tornam difíceis de controlar manualmente. É precisamente nesse momento que surge a necessidade de implementar um sistema de gestão de recursos empresariais (ERP) – uma ferramenta que organiza a gestão de recursos e integra as áreas-chave da atividade da empresa.
O que é o ERP?
Trata-se de um software destinado à gestão empresarial. Tem como objetivo auxiliar e, na verdade, automatizar, em certa medida, a utilização dos recursos. É uma enorme base de dados que reúne toda a informação da empresa. O que é importante é precisamente o facto de se tratar de uma ferramenta integrada. Nela estarão presentes dados de todas as áreas da empresa: desde o marketing, passando pelas vendas, até à contabilidade e à logística. Além disso, todos os colaboradores irão trabalhar com base neste sistema. Por isso, trata-se de um software muito avançado, que, na realidade, integra várias aplicações que, frequentemente, são utilizadas separadamente. No entanto, graças a essa integração, é possível obter uma enorme poupança de tempo. Ninguém precisa de alternar entre diferentes programas para obter informações específicas; no sistema ERP, a comunicação entre os diferentes departamentos é também facilitada.
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História dERP
A criação destes sistemas só foi possível graças a uma tecnologia informática altamente desenvolvida; no entanto, os seus protótipos já eram conhecidos logo após a Segunda Guerra Mundial. Chamavam-se MRP, sigla em inglês de Material Resources Planning. Esse sistema, obviamente analógico, abrangia, em grande medida, todos os processos logísticos da empresa, desde o volume de encomendas e a procura, passando pela própria produção, até à logística de entrega. O surgimento dos computadores ampliou as possibilidades deste tipo de sistemas, nos quais o ser humano já não era necessário em todas as fases de funcionamento do sistema. Na maioria dos processos, foi substituído pelos computadores; o aumento da capacidade de computação, bem como o desenvolvimento de novas técnicas de criação deste tipo de aplicações, permitiram a criação de sistemas de gestão de recursos materiais (ERP) muito complexos e que integram diversas áreas.
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Para que serve o site ERP
Tudo depende do tipo de empresa em que o sistema é utilizado. Na verdade, a sua aplicação pode revelar-se muito eficaz em qualquer empreendimento; evidentemente, será importante utilizá-lo de forma adequada. Numa empresa de produção, o sistema pode servir para otimizar os custos de produção através da minimização dos custos, do aumento da automatização, do cálculo eficiente das necessidades de materiais, de uma maior automatização e de uma melhor adaptação da reconfiguração das máquinas, entre muitas outras áreas. Esse programa servirá também para aumentar a eficiência no que diz respeito à gestão financeira da empresa. Acima de tudo, mais uma vez, através do aumento da automatização de determinados processos. A automatização não consiste apenas na substituição das ações humanas por um sistema informático adequado. Significa também uma menor quantidade de erros e, consequentemente, uma redução dos custos. Uma melhor gestão da cadeia de abastecimento, incluindo o armazém, constitui uma vantagem particularmente aproveitada em diversos tipos de atividades relacionadas com o armazenamento e o comércio eletrónico. As entregas atempadas e a estimativa da procura de um determinado produto permitem reduzir ao mínimo o tempo durante o qual os produtos ficam armazenados, o que possibilita a redução dos custos associados. No entanto, o sistema ERP não tem de ser utilizado apenas para processos diretamente relacionados com as atividades internas da empresa. Pode também, entre outras coisas, permitir um melhor atendimento ao cliente. Tudo isto porque é nesse sistema que se encontrarão todas as informações necessárias relativas aos clientes da empresa. Qualquer comercial, profissional de marketing ou colaborador do departamento de cobranças poderá obter as informações necessárias de forma fácil e rápida. Graças a isso, é possível prestar um melhor serviço ao cliente, uma vez que este é mais sistematizado. O sistema pode conter informações relativas a um determinado cliente, nomeadamente os seus dados de contacto, bem como todos os contactos registados com ele e as suas encomendas. Tudo isto eleva significativamente o padrão do serviço ao cliente.
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Quando deve começar a utilizar o sistema ERP
Na verdade, o momento ideal é no início da atividade. É nessa altura que o processo exigirá menos tempo e recursos. É possível introduzir todas as informações neste sistema desde o início, o que elimina o risco de que algo seja omitido durante a migração a partir de vários outros programas. A introdução de todas as informações em tempo real permitirá também evitar a mobilização de recursos adicionais para a implementação desse sistema. Infelizmente, a sua implementação durante o exercício da atividade implica, ou a contratação de uma empresa externa para o efeito, ou trabalho fora do horário normal, uma vez que será difícil ocupar-se simultaneamente dos assuntos correntes e transferir todos os dados para este sistema avançado. No entanto, tais situações ideais ocorrem muito raramente, pelo que os motivos pelos quais as empresas optam por implementar o sistema ERP são muito variados.
Software desatualizado
Infelizmente, nem todos os fabricantes atualizam os seus programas, o que faz com que, à medida que a empresa cresce, estes continuem a ter sempre as mesmas funcionalidades, que, com o tempo, deixam de ser suficientes. Isto também está frequentemente relacionado com o facto de esses programas funcionarem em sistemas limitados, que já não podem, de forma alguma, ser desenvolvidos, ou cujo desenvolvimento exigiria recursos desproporcionais em relação aos lucros.
Variedade de programas
A quantidade de software utilizado na empresa pode constituir um problema. Quanto mais programas forem utilizados, maiores serão os problemas decorrentes disso. Em primeiro lugar, a integração de novos colaboradores requer muito mais tempo e é consideravelmente mais complexa, uma vez que, em vez de lhes explicar o funcionamento de um único sistema, é necessário fazê-lo com vários. Por vezes, é necessário exportar dados de um sistema para outro, o que nem sempre é possível de forma automática, o que provoca frustração entre a equipa e consome desnecessariamente recursos essenciais.
Custos elevados de armazenamento ou de produção
Um bom sistema ERP permite reduzir tanto uns como os outros. Um melhor cálculo da quantidade necessária de materiais ou mercadorias permite evitar o seu armazenamento desnecessário. O cálculo do momento em que serão necessários também reduz o armazenamento. Um armazenamento mais ergonómico dos artigos nos armazéns também tem impacto nos custos. Uma melhor gestão das máquinas e as restrições relativas ao consumo de energia permitem influenciar os custos mensais de manutenção. Um sistema deste tipo consegue simplesmente monitorizar adequadamente os níveis de stock, analisar o seu consumo em diferentes períodos, analisar a utilização de equipamentos específicos ou mesmo de áreas específicas do armazém e, dessa forma, aumentar a eficiência.
Processos manuais
Infelizmente, muitas empresas ainda realizam alguns processos manualmente, o que poderia ser significativamente reduzido. Essa execução manual implica, acima de tudo, um tempo consideravelmente maior para o mesmo processo, quando comparado com o realizado pelo sistema. As pessoas cometem erros; por isso, a execução manual dos processos pode também estar associada a erros que, em certa medida, podem afetar os custos ou a eficiência da empresa.
Dificuldade em localizar informações
Frequentemente, a existência de muitos programas diferentes ou a falta de sistematização de certas atividades conduz a um enorme caos na empresa. A consequência disso é a falta de conhecimento sobre onde se encontram informações específicas. Consequentemente, os colaboradores têm de contactar-se mutuamente sempre que necessitam de obter determinados dados. O sistema ERP é um sistema único, o que facilita a localização de tudo; não é necessário muito tempo para procurar, pelo que é possível acelerar alguns processos.
Software ineficiente
Trata-se de um problema muito frequente, que, muitas vezes, está diretamente relacionado com o ponto anterior, ou seja, o software desatualizado. A quantidade de dados num sistema deste tipo aumenta à medida que a empresa cresce. Assim, a certa altura, poderá verificar-se que o sistema deixa de conseguir lidar com essa quantidade de dados. É claro que, na maioria das vezes, continuará a ser utilizado, mas poderá funcionar, por exemplo, de forma significativamente mais lenta, o que afeta o conforto no trabalho e a rapidez com que este é realizado. Assim, em vez de facilitar o trabalho, será apenas motivo de frustração.
Implementação do sistema ERP
Trata-se de uma fase extremamente importante, na verdade a mais importante, pois é composta por muitos elementos. Inicialmente, é necessária uma análise adequada das necessidades da empresa, para escolher um sistema capaz de as satisfazer. É simplesmente necessário saber quais os processos que são realizados na empresa e que tipo de dados esta recolhe. Tudo isto permitirá selecionar o sistema adequado ERP. A etapa seguinte consiste na seleção das funcionalidades do sistema que serão necessárias. Se, neste momento, alguma funcionalidade não estiver a ser utilizada na empresa, é preferível desativá-la e implementá-la apenas quando se revelar necessária. A etapa seguinte é propriamente o início da implementação e a migração de todos os dados. Dependendo dos sistemas, este pode ser um processo bastante moroso. No entanto, é essencial que seja realizado meticulosamente, para que todos os dados sejam transferidos para o novo sistema. A etapa seguinte consiste em familiarizar os utilizadores com o sistema, ou seja, proporcionar-lhes a formação adequada e atribuir-lhes funções. O facto de o sistema ter 100 utilizadores não significa que todos devam ter os mesmos direitos de acesso; cada um pode ter acesso a uma parte diferente do sistema. É aconselhável restringir o acesso de forma a que cada um possa atuar apenas nas áreas que lhe são necessárias para o seu trabalho. Isto permitirá evitar mal-entendidos e reduzir o tempo necessário para a implementação do sistema. É igualmente importante realizar uma auditoria após essa implementação, bem como contar com o apoio adequado de TI por parte da empresa responsável por todo o processo.
Offline ou online, ou seja, localmente ou na nuvem
Na verdade, é difícil responder a esta questão. Depende, em grande medida, das características específicas da empresa. Se esta dispuser de um departamento de TI bem desenvolvido, uma boa solução poderá ser um servidor local, cuja gestão ficará a cargo desse mesmo departamento. No caso de a empresa não dispor de tal departamento e de todos os serviços relacionados com as TI serem externalizados, a melhor opção será a utilização da nuvem.
Resumo
O sistema ERP integra os processos empresariais essenciais num único ambiente. Facilita a gestão de dados, automatiza as operações e apoia a tomada de decisões em empresas de diferentes dimensões.
O sistema ERP oferece uma série de vantagens para a empresa. Permite uma gestão eficiente da empresa através da redução de custos, da automatização de processos e da sua aceleração. Será uma boa solução tanto para empresas onde o software está desatualizado, em excesso, é ineficiente ou simplesmente onde parte dos processos é realizada manualmente. Em cada um destes casos, o conforto no trabalho, bem como a sua rapidez e eficiência, aumentarão significativamente. Um único sistema significa também menos erros e um acesso mais rápido à informação. O importante é apenas adaptar o sistema às necessidades da empresa ou escolher um ERP que possua as funcionalidades adequadas.
Perguntas e respostas
O que significa a sigla ERP?
ERP trata-se do Enterprise Resource Planning, ou seja, o planeamento dos recursos empresariais.
Que áreas abrange o sistema ERP?
Na maioria das vezes, vendas, armazenamento, finanças, contabilidade e produção.
O sistema ERP é necessário no site B2B?
Sim, especialmente nos casos em que existe um grande número de encomendas e de parceiros comerciais.