I takt med att företaget växer ökar antalet processer, data och beroenden, vilket gör det svårt att hantera dem manuellt. Det är just i ett sådant läge som behovet uppstår av att införa ett system för ERP – ett verktyg som skapar ordning i resurshanteringen och integrerar företagets viktigaste verksamhetsområden.
Vad är ERP?
Det är ett program som används för att driva ett företag. Det är avsett att underlätta, och i viss mån automatisera, resursanvändningen. Det är en enorm databas som innehåller alla företagets uppgifter. Det viktiga är just att det är ett integrerat verktyg. Det kommer att innehålla data från alla delar av företaget – från marknadsföring och försäljning till redovisning och logistik. Dessutom kommer alla medarbetare att arbeta utifrån detta system. Därför är det en mycket avancerad programvara som i praktiken kopplar samman många applikationer som ofta används separat. Tack vare denna integration är det dock möjligt att spara enormt mycket tid. Ingen behöver växla mellan olika program för att få fram specifik information, och i systemet ERP är det också enkelt att kommunicera mellan de olika avdelningarna.
Läs även: Onlinegrossist – vad är det och hur startar man en?
ERPs historia
Det var först tack vare den högt utvecklade informationstekniken som det blev möjligt att skapa sådana system, men deras föregångare var redan kända efter andra världskriget. De kallades MRP, från det engelska uttrycket Material Resources Planning. Ett sådant system, naturligtvis analogt, omfattade i stor utsträckning alla logistiska processer inom företaget – från ordervolym och behov till själva produktionen och slutligen leveranslogistiken. Datorernas intåg utökade möjligheterna för denna typ av system, där människan inte längre behövdes i alla steg av systemets verksamhet. I de flesta processer ersattes människan av datorer; den ökade datorkraften samt utvecklingen av nya tekniker för att skapa denna typ av applikationer gjorde det möjligt att utveckla mycket komplexa och tvärfunktionella system ERP.
Läs även: Programmen ERP – exempel på programvara som finns på marknaden ERP
Vad kan man använda ERP till?
Allt beror på vilken typ av företag systemet används i. I själva verket kan det vara mycket effektivt i alla typer av verksamheter, men det är förstås viktigt att använda det på rätt sätt. I ett tillverkningsföretag kan systemet användas för att optimera produktionskostnaderna genom att minimera kostnaderna, öka automatiseringen, effektivisera beräkningarna av materialbehovet, förbättra automatiseringen och anpassningen av maskinomställningar samt inom många andra områden. Ett sådant program kommer också att bidra till att öka effektiviteten när det gäller företagets ekonomistyrning. Framför allt återigen genom ökad automatisering av vissa processer. Automatisering handlar inte bara om att ersätta mänskliga arbetsuppgifter med ett lämpligt datorsystem. Det innebär också färre fel och därmed lägre kostnader. Bättre hantering av leveranskedjan, inklusive lagret, är en fördel som särskilt utnyttjas inom olika typer av verksamheter relaterade till lagerhållning och e-handel. Leveranser i rätt tid och uppskattning av efterfrågan på en viss vara gör det möjligt att minimera den tid varorna lagras, vilket i sin tur möjliggör en minskning av de därmed förknippade kostnaderna. Systemet ERP behöver dock inte enbart användas för processer som är direkt kopplade till företagets interna verksamhet. Det kan bland annat också möjliggöra bättre kundservice. Allt tack vare att alla nödvändiga uppgifter om företagets kunder finns samlade i ett sådant system. Varje säljare, marknadsförare eller medarbetare på inkassoavdelningen kommer enkelt och snabbt att kunna få fram den information som behövs. Detta möjliggör en bättre, mer systematiserad kundservice. Systemet kan innehålla information om en viss kund, det vill säga kundens kontaktuppgifter, alla registrerade kontakter med kunden samt kundens beställningar. Allt detta höjer kundservicestandarden avsevärt.
Läs även: ERP och CRM – hur skiljer de sig åt?
När ska man börja använda systemet ERP
Det bästa tillfället är egentligen när man startar sin verksamhet. Det är då det kräver minst tid och resurser. Man kan lägga in all information i systemet redan från början, vilket innebär att det inte finns någon risk att något utelämnas vid migreringen från flera andra program. Att mata in all information löpande gör det också möjligt att undvika att avsätta ytterligare medel för att införa ett sådant system. Tyvärr innebär en implementering under pågående verksamhet antingen att man måste anlita ett externt företag eller arbeta övertid, eftersom det blir svårt att samtidigt sköta de löpande uppgifterna och överföra all data till detta avancerade system. Sådana idealiska situationer är dock mycket sällsynta, och därför varierar skälen till varför företag väljer att införa systemet ERP kraftigt.
Föråldrad programvara
Tyvärr uppdaterar inte alla tillverkare sina program, vilket innebär att de – trots företagets tillväxt – hela tiden har samma funktioner, som med tiden inte längre räcker till. Detta hänger också ofta samman med att dessa program körs på begränsade system som inte längre går att utveckla på något sätt, eller där en sådan utveckling skulle kräva resurser som står i ingen proportion till vinsten.
Mångfalden av program
Ett problem kan vara mängden programvara som används inom företaget. Ju fler program som används, desto större blir problemen. För det första tar det betydligt längre tid att sätta in nya medarbetare, och det är mycket mer komplicerat, eftersom man istället för att förklara hur ett enda system fungerar måste göra det med flera. Ibland är det nödvändigt att exportera data från ett system till ett annat, vilket inte alltid går att göra automatiskt, vilket både orsakar frustration bland teamet och tar upp onödiga resurser.
Höga lager- eller produktionskostnader
Ett bra system ERP gör det möjligt att minska både det ena och det andra. Genom att bättre beräkna den mängd material eller varor som behövs kan man undvika onödig lagring. Att beräkna när de kommer att behövas minskar också lagringsbehovet. En mer ergonomisk lagring av artiklarna i lagerlokalerna påverkar också kostnaderna. Bättre maskinhantering och åtgärder för att minska energiförbrukningen bidrar till att sänka de månatliga driftskostnaderna. Ett sådant system kan helt enkelt övervaka lagernivåerna på ett adekvat sätt, analysera förbrukningen under olika perioder, granska användningen av enskilda enheter eller till och med olika delar av lagret och på så sätt öka effektiviteten.
Manuella processer
Tyvärr utför många företag fortfarande vissa processer manuellt, trots att detta i stor utsträckning kan begränsas. Sådant manuellt arbete innebär framför allt att samma process tar betydligt längre tid jämfört med när den utförs av ett system. Människor gör misstag, vilket innebär att manuellt utförda processer också kan leda till fel som i viss utsträckning kan påverka företagets kostnader eller effektivitet.
Svårigheter att hitta information
Ofta leder ett stort antal olika program eller bristen på struktur i vissa arbetsuppgifter till ett enormt kaos inom företaget. En följd av detta är att man inte vet var man kan hitta specifik information. Följaktligen måste medarbetarna varje gång kontakta varandra för att få fram viss information. Systemet ERP är ett enda system, vilket gör det enkelt att hitta allt i det. Det tar inte lång tid att söka, vilket innebär att vissa processer kan påskyndas.
Ineffektiv programvara
Det här är ett mycket vanligt problem som ofta hänger direkt samman med den föregående punkten, nämligen föråldrad programvara. Mängden data i ett sådant system ökar i takt med att företaget växer. Vid någon tidpunkt kan det därför hända att systemet inte längre klarar av att hantera den mängden data. Naturligtvis kommer man oftast fortfarande att kunna använda det, men det kan till exempel fungera betydligt långsammare, vilket påverkar arbetskomforten och arbetets hastighet. Istället för att underlätta arbetet kommer det alltså bara att vara en källa till frustration.
Implementering av systemet ERP
Detta är ett oerhört viktigt steg – i själva verket det viktigaste – eftersom det består av många olika delar. Till att börja med krävs en ordentlig analys av företagets behov för att kunna välja ett system som kan tillgodose dessa. Man måste helt enkelt veta vilka processer som genomförs inom företaget och vilken typ av data som samlas in. Allt detta gör det möjligt att välja rätt system ERP. Nästa steg är att välja ut de funktioner i systemet som kommer att behövas. Om något för tillfället inte används i företaget är det bättre att inaktivera den funktionen och implementera den först när den visar sig behövas. Nästa steg är själva driftsättningen och migreringen av all data. Beroende på vilka system det gäller kan detta vara en mycket mödosam process. Det är dock viktigt att utföra den noggrant så att alla data överförs till det nya systemet. Nästa steg är att sätta användarna in i systemet, det vill säga att ge dem lämplig utbildning och tilldela dem roller. Att det finns 100 användare i systemet betyder inte att alla måste ha samma behörigheter; var och en kan ha tillgång till olika delar av systemet. Det är en god idé att begränsa åtkomsten så att var och en endast kan agera inom de områden som är nödvändiga för deras arbete. Detta hjälper till att undvika missförstånd och minskar den tid som krävs för att införa systemet. Det är också viktigt med en granskning efter en sådan implementering, liksom lämpligt IT-stöd från det företag som ansvarar för hela processen.
Offline eller online, det vill säga lokalt eller i molnet
Det är faktiskt svårt att svara på den frågan. Det beror i stor utsträckning på företagets specifika förutsättningar. Om företaget har en välutvecklad IT-avdelning kan en lokal server vara en bra lösning, som då sköts av just IT-avdelningen. Om företaget saknar en sådan avdelning och alla IT-tjänster läggs ut på entreprenad är det bättre att använda molntjänster.
Sammanfattning
ERP-systemet integrerar viktiga affärsprocesser i en och samma miljö. Det underlättar datahanteringen, automatiserar verksamheten och stödjer beslutsfattandet i företag av olika storlek.
ERP-systemet erbjuder en rad fördelar för företaget. Det möjliggör en effektiv företagsledning genom att minska kostnaderna, automatisera processer och påskynda dem. Det är en bra lösning både för företag där programvaran är föråldrad, där det finns för mycket programvara, där den är ineffektiv eller där vissa processer helt enkelt utförs manuellt. I vart och ett av dessa fall kommer arbetskomforten, hastigheten och effektiviteten att öka avsevärt. Ett enda system innebär också färre fel och snabbare tillgång till information. Det enda viktiga är att anpassa systemet efter företagets behov eller välja en sådan ERP som har lämpliga funktioner.
Frågor och svar
Vad betyder förkortningen ”ERP”?
ERP Det står för Enterprise Resource Planning, det vill säga resursplanering inom företaget.
Vilka områden omfattar systemet ERP?
Oftast försäljning, lager, ekonomi, redovisning och produktion.
Behövs systemet ”ERP” i ”B2B”?
Ja, särskilt där det finns ett stort antal beställningar och samarbetspartner.