Şirketin büyümesiyle birlikte, manuel olarak kontrol edilmesi zor olan süreçlerin, verilerin ve bağımlılıkların sayısı da artmaktadır. İşte tam da bu noktada, kaynak yönetimini düzenleyen ve şirketin temel faaliyet alanlarını entegre eden bir araç olan ERP sistemini uygulamaya koyma ihtiyacı ortaya çıkmaktadır.
ERP nedir?
Bu, işletme yönetimine yönelik bir yazılımdır. Kaynak kullanımına yardımcı olmak ve aslında bir dereceye kadar bunu otomatikleştirmek amacıyla tasarlanmıştır. Bu, şirketin tüm verilerinden oluşan devasa bir veritabanıdır. Önemli olan nokta, bunun entegre bir araç olmasıdır. Sistemde işletmenin tüm alanlarına ait veriler yer alacaktır. Pazarlamadan satışa, muhasebeye ve lojistiğe kadar. Ayrıca tüm çalışanlar bu sisteme dayalı olarak çalışacaktır. Bu nedenle, aslında genellikle ayrı ayrı kullanılan birçok uygulamayı birbirine bağlayan çok gelişmiş bir yazılımdır. Ancak bu entegrasyon sayesinde çok büyük bir zaman tasarrufu sağlanabilir. Kimse belirli bilgilere ulaşmak için farklı programlar arasında geçiş yapmak zorunda kalmaz; ayrıca ERP sisteminde departmanlar arası iletişim de kolaydır.
Ayrıca şunu da okuyun: Çevrimiçi toptan satış – nedir ve nasıl kurulur?
ERP’in Tarihi
Bu tür sistemlerin oluşturulması ancak son derece gelişmiş bilgi teknolojisi sayesinde mümkün oldu; ancak bunların ilk örnekleri İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra zaten biliniyordu. Bunlara, İngilizce “Material Resources Planning” (Malzeme Kaynak Planlaması) ifadesinin kısaltması olan MRP adı veriliyordu. Bu sistem, elbette analog bir sistemdi ve sipariş miktarları ve ihtiyaçlardan başlayıp, üretimin kendisinden teslimat lojistiğine kadar uzanan, işletmedeki tüm lojistik süreçlerin büyük bir kısmını kapsıyordu. Bilgisayarların ortaya çıkışı, bu tür sistemlerin olanaklarını genişletti; artık sistemin işleyişinin tüm aşamalarında insan müdahalesine ihtiyaç kalmamıştı. Süreçlerin çoğunda bilgisayarlar insanın yerini aldı; artan hesaplama gücü ve bu tür uygulamaları geliştirmeye yönelik yeni tekniklerin ortaya çıkması, çok karmaşık ve birçok alanı entegre eden sistemlerin geliştirilmesine olanak sağladı ERP.
Ayrıca şunu da okuyun: Programlar ERP, yani piyasada bulunan yazılım örnekleri ERP
ERP'i ne için kullanmalı?
Her şey, sistemin kullanıldığı işletmenin türüne bağlıdır. Aslında bu sistem her türlü girişimde oldukça etkili olabilir; tabii ki önemli olan, sistemin doğru şekilde kullanılmasıdır. Bir üretim işletmesinde sistem, maliyetleri en aza indirerek, otomasyonu artırarak, malzeme ihtiyacını verimli bir şekilde hesaplayarak, makinelerin yeniden ayarlanmasını daha iyi koordine ederek ve daha birçok alanda üretim maliyetlerini optimize etmeye hizmet edebilir. Böyle bir program, işletmenin finans yönetimi konusunda da verimliliği artırmaya hizmet edecektir. Her şeyden önce, yine bazı süreçlerin otomasyonunun artırılması yoluyla. Otomasyon, yalnızca insan faaliyetlerinin uygun bir bilgisayar sistemi ile değiştirilmesi anlamına gelmez. Aynı zamanda hata sayısının azalması ve dolayısıyla maliyetlerin düşmesi anlamına da gelir. Tedarik zinciri ve depo yönetiminin iyileştirilmesi, özellikle depolama ve e-ticaret ile ilgili çeşitli faaliyetlerde büyük fayda sağlar. Zamanında teslimatlar ve belirli bir ürüne olan talebin tahmin edilmesi, ürünlerin depoda kalma süresini en aza indirir; bu da ilgili maliyetlerin düşürülmesini sağlar. Ancak ERP sistemi, sadece şirketin iç faaliyetleriyle doğrudan ilgili süreçler için kullanılmak zorunda değildir. Bu sistem, diğer şeylerin yanı sıra daha iyi bir müşteri hizmetine de olanak sağlayabilir. Bunun nedeni, şirketin müşterileriyle ilgili tüm gerekli bilgilerin bu sistemde bulunmasıdır. Her satış elemanı, pazarlama uzmanı veya tahsilat departmanından bir çalışan, ihtiyaç duyduğu bilgilere kolay ve hızlı bir şekilde ulaşabilecektir. Bu sayede, daha sistematik ve dolayısıyla daha iyi bir müşteri hizmeti sunulması mümkün hale gelir. Sistemde, belirli bir müşteriye ait bilgiler, yani iletişim bilgileri, o müşteriyle yapılan tüm iletişim kayıtları ve siparişleri bulunabilir. Tüm bunlar, müşteri hizmetlerinin standardını önemli ölçüde yükseltir.
Ayrıca şunu da okuyun: ERP ve CRM – aralarındaki farklar nelerdir?
ERP sistemini ne zaman kullanmaya başlamalı?
Aslında en ideal zaman, faaliyete başlandığı andır. İşte o zaman hem zaman hem de kaynak açısından en az maliyetli olacaktır. Tüm bilgileri en başından itibaren bu sisteme girebilirsiniz; böylece diğer birçok programdan veri aktarımı sırasında bir şeyin atlanacağı riski ortadan kalkar. Tüm bilgileri anlık olarak sisteme girmek, böyle bir sistemin kurulumu için ek kaynak ayırmanıza da gerek kalmayacaktır. Ne yazık ki, faaliyet devam ederken bu sistemi devreye almak, ya bu iş için bir dış şirketin görevlendirilmesini ya da mesai sonrası çalışmayı gerektirir; çünkü hem günlük işlerle ilgilenmek hem de tüm verileri bu gelişmiş sisteme aktarmak aynı anda oldukça zor olacaktır. Ancak bu tür ideal durumlar çok nadiren yaşanır; bu nedenle şirketlerin ERP sistemini uygulamaya karar vermelerinin nedenleri çok çeşitlidir.
Eski yazılım
Ne yazık ki tüm üreticiler yazılımlarını güncellemiyor; bu da şirketin büyümesi ile birlikte yazılımların sürekli aynı işlevlere sahip kalmasına ve zamanla bu işlevlerin yetersiz kalmasına neden oluyor. Bu durumun sık sık, söz konusu yazılımların artık hiçbir şekilde geliştirilemeyen sınırlı sistemlerde çalışmasıyla da ilgisi var; ya da bu, kârla orantısız bir kaynak harcaması gerektirecektir.
Çok sayıda program
Sorun, şirket içinde kullanılan yazılımların sayısı olabilir. Kullanılan program sayısı ne kadar fazla olursa, bu konudaki sorunlar da o kadar artar. Öncelikle, yeni çalışanların işe alıştırılması çok daha fazla zaman gerektirir ve çok daha karmaşıktır; çünkü onlara tek bir sistemin işleyişini açıklamak yerine, birkaç sistemin işleyişini açıklamak gerekir. Bazen verilerin bir sistemden diğerine aktarılması gerekir; bu her zaman otomatik olarak yapılamaz, dolayısıyla hem ekipte hayal kırıklığına yol açar hem de gereksiz yere gerekli kaynakları tüketir.
Yüksek depolama veya üretim maliyetleri
İyi bir sistem ERP hem birini hem de diğerini azaltmaya olanak tanır. Gerekli malzeme veya ürün miktarının daha iyi hesaplanması, bunların gereksiz depolanmasını önler. Bunların ne zaman ihtiyaç duyulacağının hesaplanması da depolamayı azaltır. Depolarda ürünlerin daha ergonomik bir şekilde depolanması da maliyetleri etkiler. Makinelerin daha iyi yönetimi ve enerji tüketiminin sınırlandırılması, aylık bakım maliyetlerini düşürmeye yardımcı olur. Böyle bir sistem, stok durumlarını uygun şekilde izleyebilir, farklı dönemlerdeki tüketimini analiz edebilir, tek tek cihazların veya hatta depo alanlarının kullanımını inceleyebilir ve bu sayede verimliliği artırabilir.
Manuel süreçler
Ne yazık ki birçok işletme hâlâ bazı süreçleri manuel olarak yürütmektedir; oysa bu durum büyük ölçüde azaltılabilir. Bu tür manuel işlemler, öncelikle aynı sürecin sistem tarafından gerçekleştirilmesine kıyasla çok daha fazla zaman gerektirir. İnsanlar hata yapar; dolayısıyla süreçlerin manuel olarak yürütülmesi, bir dereceye kadar işletmenin maliyetlerini veya verimliliğini etkileyebilecek hatalarla da sonuçlanabilir.
Bilgiyi bulmada yaşanan zorluk
Çoğu zaman, çok sayıda farklı programın kullanılması ya da bazı faaliyetlerin sistematik bir şekilde düzenlenmemesi, şirket içinde büyük bir kaosa yol açar. Bunun sonucu olarak, belirli bilgilerin nerede olduğu konusunda bilgi eksikliği ortaya çıkar. Sonuç olarak, çalışanlar herhangi bir veriye ulaşmak için her seferinde birbirleriyle iletişim kurmak zorunda kalıyor. ERP sistemi tek bir sistem olduğundan, her şeyi kolayca bulmak mümkün; arama yapmak için fazla zaman harcamak gerekmiyor ve böylece bazı süreçleri hızlandırabilirsiniz.
Verimsiz yazılım
Bu, oldukça sık karşılaşılan bir sorundur ve çoğu zaman bir önceki maddeyle, yani güncel olmayan yazılımla doğrudan bağlantılıdır. Şirketin büyümesiyle birlikte bu tür bir sistemdeki veri miktarı da artar. Dolayısıyla bir noktada, sistemin bu kadar fazla veriyi işleyemediği ortaya çıkabilir. Elbette çoğunlukla kullanıma devam edilebilir, ancak örneğin sistem çok daha yavaş çalışabilir ve bu da işin rahatlığını ve işin yapılma hızını olumsuz etkileyebilir. Dolayısıyla işi kolaylaştırmak yerine, sadece bir hayal kırıklığı kaynağı haline gelir.
ERP sisteminin devreye alınması
Bu, son derece önemli bir aşamadır; aslında en önemlisidir, çünkü birçok unsurdan oluşur. İlk olarak, işletmenin ihtiyaçlarını doğru bir şekilde analiz etmek gerekir; böylece bu ihtiyaçları karşılayabilecek bir sistem seçilebilir. Basitçe, şirkette hangi süreçlerin yürütüldüğünü ve ne tür verilerin toplandığını bilmek gerekir. Tüm bunlar, uygun sistemi seçmeye olanak tanıyacaktır: ERP. Bir sonraki aşama, sistemde ihtiyaç duyulacak işlevlerin seçilmesidir. Şu anda şirket içinde kullanılmayan bir işlev varsa, bu işlevi devre dışı bırakmak ve ancak ihtiyaç duyulduğunda devreye almak daha iyidir. Bir sonraki aşama ise uygulamanın devreye alınması ve tüm verilerin taşınmasıdır. Sistemlere bağlı olarak bu, oldukça zahmetli bir süreç olabilir. Ancak, tüm verilerin yeni sisteme aktarılabilmesi için bu sürecin titizlikle yürütülmesi önemlidir. Bir sonraki aşama, kullanıcıları sistemle tanıştırmak, yani uygun eğitimleri vermek ve onlara roller atamaktır. Sistemde 100 kullanıcı olması, hepsinin aynı yetkilere sahip olması gerektiği anlamına gelmez; her biri sistemin farklı bölümlerine erişebilir. Erişimi, herkesin yalnızca çalışması için gerekli olan alanlarda hareket edebileceği şekilde sınırlamak iyi bir fikirdir. Bu, yanlış anlaşılmaları önleyecek ve sistemin devreye alınması için gereken süreyi kısaltacaktır. Ayrıca, bu tür bir uygulamadan sonra denetim yapılması ve tüm süreçten sorumlu şirket tarafından uygun BT desteğinin sağlanması da önemlidir.
Çevrimdışı mı, çevrimiçi mi; yani yerel mi, bulutta mı?
Aslında buna cevap vermek zor. Bu, büyük ölçüde şirketin özelliklerine bağlıdır. Eğer şirketin gelişmiş bir BT departmanı varsa, BT departmanının bakımını üstleneceği bir yerel sunucu iyi bir çözüm olabilir. Şirketin böyle bir departmanı olmadığı ve BT ile ilgili tüm hizmetlerin dış kaynaklara yaptırıldığı durumlarda ise bulut tabanlı bir çözüm daha iyi bir seçenek olacaktır.
Özet
ERP, temel iş süreçlerini tek bir ortamda birleştirir. Veri yönetimini kolaylaştırır, işlemleri otomatikleştirir ve farklı büyüklükteki şirketlerde karar verme sürecini destekler.
ERP sistemi, şirketler için bir dizi avantaj sunar. Maliyetleri azaltarak, süreçleri otomatikleştirip hızlandırarak işletmenin verimli bir şekilde yönetilmesini sağlar. Yazılımın eski, çok fazla veya verimsiz olduğu ya da süreçlerin bir kısmının manuel olarak yürütüldüğü şirketler için iyi bir çözüm olacaktır. Bu durumların her birinde, iş konforu, hızı ve verimliliği önemli ölçüde artacaktır. Tek bir sistem, aynı zamanda daha az hata ve bilgilere daha hızlı erişim anlamına gelir. Önemli olan, sistemi şirketin ihtiyaçlarına uyarlamak ya da uygun işlevlere sahip bir ERP seçmektir.
Sorular ve cevaplar
ERP kısaltması ne anlama geliyor?
ERP Bu, Enterprise Resource Planning, yani kurumsal kaynak planlamasıdır.
ERP sistemi hangi alanları kapsamaktadır?
En sık olarak satış, depo, finans, muhasebe ve üretim.
B2B'da ERP sistemi gerekli mi?
Evet, özellikle sipariş ve iş ortaklarının sayısının fazla olduğu durumlarda.