Mit dem Wachstum des Unternehmens steigt die Anzahl der Prozesse, Daten und Abhängigkeiten, die sich nur schwer manuell kontrollieren lassen. Genau in diesem Moment entsteht der Bedarf an der Einführung eines ERP-Systems – eines Tools, das die Ressourcenverwaltung strukturiert und die Schlüsselbereiche der Unternehmenstätigkeit integriert.
Was ist ERP?
Es handelt sich um eine Software zur Unternehmensführung. Sie soll dabei helfen – und tatsächlich in gewissem Maße die Ressourcennutzung automatisieren. Es ist eine riesige Datenbank, die alle Daten des Unternehmens umfasst. Wichtig ist gerade, dass es sich um ein integriertes Tool handelt. Es enthält Daten aus allen Unternehmensbereichen – vom Marketing über den Vertrieb bis hin zur Buchhaltung und Logistik. Auch alle Mitarbeiter werden auf der Grundlage dieses Systems arbeiten. Daher handelt es sich um eine sehr fortschrittliche Software, die in Wirklichkeit viele, oft separat genutzte Anwendungen miteinander verbindet. Dank dieser Integration lassen sich jedoch enorme Zeitersparnisse erzielen. Niemand muss zwischen verschiedenen Programmen hin- und herwechseln, um bestimmte Informationen abzurufen; im System ERP ist zudem die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen vereinfacht.
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Die Geschichte von ERP
Erst die hochentwickelte Informationstechnologie ermöglichte die Entwicklung solcher Systeme, doch ihre Vorläufer waren bereits nach dem Zweiten Weltkrieg bekannt. Sie wurden als MRP bezeichnet, abgeleitet vom englischen Begriff „Material Resources Planning“. Ein solches System – natürlich in analoger Form – umfasste weitgehend alle logistischen Prozesse im Unternehmen, von der Auftragsmenge und dem Bedarf über die Produktion selbst bis hin zur Lieferlogistik. Das Aufkommen von Computern erweiterte die Möglichkeiten solcher Systeme, sodass der Mensch nicht mehr in allen Phasen des Betriebs eines solchen Systems benötigt wurde. In den meisten Prozessen wurde er durch Computer ersetzt; die gesteigerte Rechenleistung sowie die Entwicklung neuer Techniken zur Erstellung solcher Anwendungen ermöglichten die Entstehung sehr komplexer und viele Bereiche integrierender Systeme ERP.
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Wofür kann man ERP nutzen?
Es hängt alles von der Art des Unternehmens ab, in dem das System zum Einsatz kommt. Sein Einsatz kann in der Tat in jedem Unternehmen sehr effektiv sein; natürlich kommt es dabei auf die richtige Nutzung an. In einem Produktionsunternehmen kann das System zur Optimierung der Produktionskosten beitragen, indem es die Kosten minimiert, den Automatisierungsgrad erhöht, die Materialbedarfsberechnung effizienter gestaltet, die Umrüstung von Maschinen besser abstimmt und in vielen weiteren Bereichen Vorteile bietet. Ein solches Programm dient zudem der Steigerung der Effizienz im Finanzmanagement des Unternehmens. Vor allem wiederum durch die verstärkte Automatisierung bestimmter Prozesse. Automatisierung bedeutet nicht nur, menschliche Tätigkeiten durch ein entsprechendes Computersystem zu ersetzen. Sie führt auch zu weniger Fehlern und damit zu einer Kostensenkung. Ein besseres Lieferkettenmanagement, einschließlich der Lagerverwaltung, ist ein Vorteil, der insbesondere in verschiedenen Bereichen der Lagerhaltung und des E-Commerce zum Tragen kommt. Durch termingerechte Lieferungen und die Bedarfsplanung für bestimmte Waren lässt sich die Lagerzeit auf ein Minimum reduzieren, was eine Senkung der damit verbundenen Kosten ermöglicht. Das System ERP muss jedoch nicht ausschließlich für Prozesse genutzt werden, die in direktem Zusammenhang mit den internen Abläufen des Unternehmens stehen. Es kann unter anderem auch zu einem besseren Kundenservice beitragen. Dies liegt daran, dass in einem solchen System alle erforderlichen Informationen zu den Kunden des Unternehmens gespeichert sind. Jeder Vertriebsmitarbeiter, Marketingmitarbeiter oder Mitarbeiter der Inkassoabteilung kann die benötigten Informationen einfach und schnell abrufen. Dadurch wird eine bessere, da besser strukturierte Kundenbetreuung ermöglicht. Das System kann Informationen zu einem bestimmten Kunden enthalten, d. h. dessen Kontaktdaten sowie alle mit ihm geführten Kontakte und seine Bestellungen. All dies hebt den Standard der Kundenbetreuung erheblich an.
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Wann sollten Sie mit der Nutzung des Systems ERP beginnen?
Der ideale Zeitpunkt ist eigentlich die Gründung des Unternehmens. Dann ist der Aufwand sowohl zeitlich als auch ressourcenmäßig am geringsten. Sie können alle Informationen von Anfang an in dieses System einpflegen, wodurch das Risiko ausgeschlossen wird, dass bei der Migration aus zahlreichen anderen Programmen etwas übersehen wird. Die fortlaufende Eingabe aller Informationen ermöglicht es zudem, keine zusätzlichen Mittel für die Einführung eines solchen Systems aufwenden zu müssen. Leider ist die Einführung während des laufenden Betriebs entweder mit der Beauftragung eines externen Dienstleisters oder mit Überstunden verbunden, da es schwierig sein wird, sich gleichzeitig um die laufenden Angelegenheiten zu kümmern und alle Daten in dieses fortschrittliche System zu übertragen. Solche idealen Situationen kommen jedoch nur sehr selten vor, weshalb die Gründe, aus denen sich Unternehmen für die Einführung des Systems ERP entscheiden, sehr unterschiedlich sind.
Veraltete Software
Leider aktualisieren nicht alle Hersteller ihre Programme, was dazu führt, dass diese trotz des Wachstums des Unternehmens stets dieselben Funktionen aufweisen, die mit der Zeit nicht mehr ausreichen. Dies hängt oft auch damit zusammen, dass diese Programme auf eingeschränkten Systemen laufen, die in keiner Weise mehr weiterentwickelt werden können oder deren Weiterentwicklung im Verhältnis zum Gewinn unverhältnismäßig hohe Mittel erfordern würde.
Die Vielzahl der Programme
Ein Problem kann die Anzahl der im Unternehmen verwendeten Softwareprogramme sein. Je mehr Programme zum Einsatz kommen, desto größer sind die damit verbundenen Schwierigkeiten. Erstens nimmt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter deutlich mehr Zeit in Anspruch und ist wesentlich komplizierter, da man ihnen nicht nur die Funktionsweise eines einzigen Systems erklären muss, sondern gleich mehrerer. Manchmal ist es notwendig, Daten von einem System in ein anderes zu exportieren; dies lässt sich nicht immer automatisch bewerkstelligen, was sowohl zu Frustration im Team führt als auch unnötig wichtige Ressourcen beansprucht.
Hohe Lager- oder Produktionskosten
Ein gutes System ERP ermöglicht es, sowohl das eine als auch das andere zu reduzieren. Eine genauere Berechnung des Bedarfs an Materialien oder Waren hilft, deren unnötige Lagerung zu vermeiden. Die Berechnung des Zeitpunkts, zu dem diese benötigt werden, trägt ebenfalls zur Reduzierung der Lagerhaltung bei. Eine ergonomischere Lagerung der Artikel wirkt sich ebenfalls auf die Kosten aus. Eine bessere Maschinenverwaltung und Maßnahmen zur Reduzierung des Energieverbrauchs wirken sich positiv auf die monatlichen Betriebskosten aus. Ein solches System ist in der Lage, Lagerbestände angemessen zu überwachen, deren Verbrauch über verschiedene Zeiträume hinweg zu analysieren, die Nutzung einzelner Geräte oder sogar bestimmter Lagerbereiche zu untersuchen und auf diese Weise die Effizienz zu steigern.
Manuelle Prozesse
Leider führen viele Unternehmen bestimmte Prozesse noch manuell durch, obwohl sich dies in erheblichem Maße reduzieren ließe. Eine solche manuelle Vorgehensweise bedeutet vor allem einen deutlich höheren Zeitaufwand für denselben Prozess im Vergleich zu einer automatisierten Abwicklung durch ein System. Menschen machen Fehler, daher kann die manuelle Durchführung von Prozessen auch zu Irrtümern führen, die sich in gewissem Maße auf die Kosten oder die Effizienz des Unternehmens auswirken können.
Schwierigkeiten beim Auffinden von Informationen
Häufig führen eine Vielzahl unterschiedlicher Programme oder die mangelnde Systematisierung bestimmter Abläufe zu großem Chaos im Unternehmen. Die Folge davon ist, dass nicht bekannt ist, wo sich bestimmte Informationen befinden. Infolgedessen müssen die Mitarbeiter jedes Mal miteinander Kontakt aufnehmen, um an bestimmte Daten zu gelangen. Das System ERP ist ein einheitliches System, in dem sich alles leicht finden lässt; die Suche nimmt nicht viel Zeit in Anspruch, sodass bestimmte Prozesse beschleunigt werden können.
Ineffiziente Software
Dies ist ein sehr häufiges Problem, das nicht selten in direktem Zusammenhang mit dem vorherigen Punkt steht, nämlich veralteter Software. Die Datenmenge in einem solchen System wächst mit der Entwicklung des Unternehmens. Irgendwann kann es daher vorkommen, dass das System mit dieser Datenmenge nicht mehr zurechtkommt. Natürlich lässt es sich in den meisten Fällen weiterhin nutzen, doch es kann beispielsweise deutlich langsamer arbeiten, was sich auf den Arbeitskomfort und die Arbeitsgeschwindigkeit auswirkt. Anstatt die Arbeit zu erleichtern, wird es somit lediglich zu einem Grund für Frustration.
Einführung des Systems ERP
Dies ist eine äußerst wichtige Phase – eigentlich die wichtigste –, da sie aus vielen Elementen besteht. Zu Beginn ist eine gründliche Analyse der Unternehmensanforderungen erforderlich, um ein System auszuwählen, das diese erfüllen kann. Man muss einfach wissen, welche Prozesse im Unternehmen ablaufen und welche Art von Daten dort erfasst werden. All dies ermöglicht die Auswahl eines geeigneten Systems ERP. Der nächste Schritt besteht darin, die im System benötigten Funktionen auszuwählen. Wenn etwas im Unternehmen derzeit nicht genutzt wird, ist es besser, diese Funktion zu deaktivieren und sie erst dann zu implementieren, wenn sich ihr Bedarf ergibt. Der nächste Schritt ist die eigentliche Inbetriebnahme der Implementierung und die Migration aller Daten. Je nach den jeweiligen Systemen kann dies ein sehr mühsamer Prozess sein. Es ist jedoch wichtig, diesen Prozess sorgfältig durchzuführen, damit alle Daten in das neue System übertragen werden. Der nächste Schritt besteht darin, die Benutzer mit dem System vertraut zu machen, d. h. sie entsprechend zu schulen und ihnen Rollen zuzuweisen. Die Tatsache, dass das System 100 Benutzer umfasst, bedeutet nicht, dass alle dieselben Berechtigungen haben müssen; jeder kann Zugriff auf einen anderen Teil des Systems haben. Es empfiehlt sich, den Zugriff so einzuschränken, dass jeder nur in den Bereichen agieren kann, die für seine Arbeit erforderlich sind. Dadurch lassen sich Missverständnisse vermeiden und der Zeitaufwand für die Einführung des Systems verringern. Wichtig sind zudem ein Audit nach der Einführung sowie eine angemessene IT-Unterstützung durch das Unternehmen, das für den gesamten Prozess verantwortlich ist.
Offline oder online, d. h. lokal oder in der Cloud
Das lässt sich tatsächlich nur schwer beantworten. Es hängt in hohem Maße von den Besonderheiten des Unternehmens ab. Verfügt das Unternehmen über eine gut ausgebaute IT-Abteilung, kann ein lokaler Server, der von dieser Abteilung betreut wird, eine gute Lösung darstellen. Falls das Unternehmen über keine solche Abteilung verfügt und alle IT-Dienstleistungen ausgelagert werden, ist der Einsatz einer Cloud-Lösung die bessere Option.
Zusammenfassung
Das System ERP integriert zentrale Geschäftsprozesse in einer einzigen Umgebung. Es erleichtert die Datenverwaltung, automatisiert Abläufe und unterstützt die Entscheidungsfindung in Unternehmen unterschiedlicher Größe.
Das System ERP bietet eine Reihe von Vorteilen für Ihr Unternehmen. Es ermöglicht eine effiziente Unternehmensführung durch Kostensenkung, Prozessautomatisierung und Beschleunigung der Abläufe. Es ist eine gute Lösung sowohl für Unternehmen, in denen die Software veraltet ist, zu umfangreich oder ineffizient ist, als auch für solche, in denen ein Teil der Prozesse noch manuell durchgeführt wird. In jedem dieser Fälle werden sich der Arbeitskomfort sowie die Geschwindigkeit und Effizienz der Arbeit deutlich verbessern. Ein einziges System bedeutet zudem weniger Fehler und einen schnelleren Zugriff auf Informationen. Wichtig ist lediglich, das System an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen oder ein solches ERP auszuwählen, das über die entsprechenden Funktionen verfügt.
Fragen und Antworten
Was bedeutet die Abkürzung ERP?
ERP Das ist Enterprise Resource Planning, also die Unternehmensressourcenplanung.
Welche Bereiche deckt das System ERP ab?
Meistens Vertrieb, Lager, Finanzen, Buchhaltung und Produktion.
Ist das System ERP auf B2B erforderlich?
Ja, insbesondere dort, wo eine große Anzahl von Aufträgen und Geschäftspartnern vorliegt.