À mesure que l'entreprise se développe, le nombre de processus, de données et d'interdépendances augmente, rendant difficile leur gestion manuelle. C'est précisément à ce stade qu'apparaît la nécessité de mettre en place un système de gestion de la chaîne logistique (ERP) – un outil qui rationalise la gestion des ressources et intègre les domaines clés de l'activité de l'entreprise.
Qu'est-ce que ERP ?
Il s'agit d'un logiciel destiné à la gestion d'entreprise. Il a pour but de faciliter, et en réalité d'automatiser dans une certaine mesure, l'utilisation des ressources. Il s'agit d'une immense base de données regroupant toutes les informations de l'entreprise. Ce qui importe particulièrement, c’est qu’il s’agit d’un outil intégré. Il regroupera les données de tous les domaines de l’entreprise : du marketing aux ventes, en passant par la comptabilité et la logistique. De plus, l’ensemble des collaborateurs travaillera à partir de ce système. Il s’agit donc d’un logiciel très sophistiqué qui, en réalité, regroupe de nombreuses applications souvent utilisées séparément. Cependant, grâce à cette intégration, il est possible de réaliser d’énormes gains de temps. Personne n’a besoin de passer d’un programme à l’autre pour obtenir des informations spécifiques ; dans le système ERP, la communication entre les différents services est également facilitée.
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L'histoire d'ERP
Ce n'est que grâce à une technologie informatique très avancée qu'il a été possible de créer de tels systèmes, mais leurs prémices étaient déjà connues dès l'après-guerre. On les appelait MRP, pour « Material Resources Planning » en anglais. Ce système, bien sûr analogique, couvrait dans une large mesure l’ensemble des processus logistiques de l’entreprise, depuis le volume des commandes et les besoins jusqu’à la production elle-même, en passant par la logistique de livraison. L’apparition des ordinateurs a élargi les possibilités de ce type de systèmes, dans lesquels l’intervention humaine n’était plus nécessaire à toutes les étapes de leur fonctionnement. Dans la plupart des processus, l’homme a été remplacé par des ordinateurs ; l’augmentation de la puissance de calcul, ainsi que l’émergence de nouvelles techniques de développement de ce type d’applications, ont permis la création de systèmes très complexes et intégrant de nombreux domaines, tels que ERP.
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À quoi sert ERP ?
Tout dépend du type d'entreprise dans laquelle le système est mis en œuvre. En réalité, son utilisation peut s'avérer très efficace dans n'importe quelle entreprise, à condition bien sûr de l'exploiter correctement. Dans une entreprise de production, le système peut servir à optimiser les coûts de production en minimisant les dépenses, en renforçant l’automatisation, en calculant efficacement les besoins en matériaux, en améliorant l’automatisation et en optimisant le réajustement des machines, ainsi que dans de nombreux autres domaines. Un tel programme contribuera également à accroître l’efficacité en matière de gestion financière de l’entreprise. Avant tout, là encore, grâce à une automatisation accrue de certains processus. L’automatisation ne consiste pas seulement à remplacer les actions humaines par un système informatique adapté. Elle permet également de réduire le nombre d’erreurs et, par conséquent, de limiter les coûts. Une meilleure gestion de la chaîne d’approvisionnement, y compris de l’entrepôt, constitue un avantage particulièrement mis à profit dans divers types d’activités liées à l’entreposage et au commerce électronique. Des livraisons dans les délais impartis et l’estimation des besoins en marchandises permettent de réduire au minimum la durée de stockage des marchandises, ce qui permet de diminuer les coûts associés. Cependant, le système ERP ne doit pas nécessairement être utilisé uniquement pour les processus directement liés aux activités internes de l’entreprise. Il peut également, entre autres, permettre d’améliorer le service client. Tout cela grâce au fait que ce système contiendra toutes les informations nécessaires concernant les clients de l’entreprise. Chaque commercial, responsable marketing ou membre du service de recouvrement pourra obtenir facilement et rapidement les informations nécessaires. Cela permet d’offrir un service client de meilleure qualité, car plus structuré. Le système peut contenir des informations sur un client donné, à savoir ses coordonnées, l’historique de tous ses échanges, ainsi que ses commandes. Tout cela améliore considérablement la qualité du service client.
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Quand faut-il commencer à utiliser le système ERP ?
En réalité, le moment idéal est le lancement de l’activité. C’est à ce moment-là que cela demandera le moins de temps et de ressources. Vous pouvez saisir toutes les informations dès le début dans ce système, ce qui évite tout risque d’omission lors de la migration depuis de nombreux autres logiciels. La saisie de toutes les informations au fur et à mesure permettra également de ne pas mobiliser de ressources supplémentaires pour la mise en place d’un tel système. Malheureusement, sa mise en place en cours d’activité implique soit de faire appel à une société externe, soit de travailler en dehors des heures de bureau, car il sera difficile de s’occuper à la fois des tâches courantes et de transférer toutes les données vers ce système sophistiqué. Cependant, de telles situations idéales sont très rares ; c’est pourquoi les raisons pour lesquelles les entreprises décident de mettre en place le système ERP sont très variées.
Logiciels obsolètes
Malheureusement, tous les éditeurs ne mettent pas à jour leurs logiciels, ce qui fait qu’au fur et à mesure que l’entreprise se développe, ceux-ci conservent toujours les mêmes fonctionnalités, qui finissent par ne plus suffire. Cela tient souvent au fait que ces logiciels fonctionnent sur des systèmes limités, qu’il n’est plus possible de faire évoluer, ou dont le développement nécessiterait des moyens disproportionnés par rapport aux bénéfices.
La diversité des programmes
Le nombre de logiciels utilisés au sein de l'entreprise peut poser problème. Plus le nombre de programmes utilisés est élevé, plus les difficultés sont importantes. Tout d’abord, la formation des nouveaux collaborateurs prend beaucoup plus de temps et s’avère bien plus complexe, car au lieu de leur expliquer le fonctionnement d’un seul système, il faut leur en présenter plusieurs. Il est parfois nécessaire d’exporter des données d’un système vers un autre, ce qui ne peut pas toujours se faire automatiquement ; cela engendre donc à la fois de la frustration au sein de l’équipe et mobilise inutilement des ressources indispensables.
Coûts élevés de stockage ou de production
Un bon système ERP permet de réduire ces deux types de coûts. Un meilleur calcul des quantités nécessaires de matériaux ou de marchandises permet d’éviter leur stockage inutile. Le calcul du moment où elles seront nécessaires limite également le stockage. Un stockage plus ergonomique des articles dans les entrepôts a également un impact sur les coûts. Une meilleure gestion des machines et la réduction de la consommation d’énergie permettent d’agir sur les coûts mensuels d’entretien. Un tel système est tout simplement en mesure de surveiller correctement les stocks, d’analyser leur consommation sur différentes périodes, d’étudier l’utilisation des différents équipements ou même des zones de l’entrepôt, et ainsi d’accroître l’efficacité.
Processus manuels
Malheureusement, de nombreuses entreprises effectuent encore certains processus manuellement, alors qu’il est possible de réduire considérablement cette pratique. Ce type d’intervention manuelle se traduit avant tout par un temps bien plus long nécessaire pour réaliser un même processus, par rapport à celui effectué par un système. Les êtres humains commettent des erreurs ; ainsi, la réalisation manuelle des processus peut également entraîner des erreurs susceptibles d’avoir, dans une certaine mesure, une incidence sur les coûts ou l’efficacité de l’entreprise.
Difficulté à trouver des informations
Souvent, la multiplicité des logiciels utilisés ou le manque d'organisation de certaines activités entraîne un chaos considérable au sein de l'entreprise. Cela se traduit par une méconnaissance de l'emplacement précis des informations recherchées. En conséquence, les collaborateurs doivent à chaque fois se contacter entre eux pour obtenir des données. Le système ERP est un système unique, ce qui permet de tout y trouver facilement ; les recherches ne prennent pas beaucoup de temps, ce qui permet d’accélérer certains processus.
Un logiciel peu performant
Il s'agit d'un problème très courant, qui est souvent directement lié au point précédent, à savoir l'utilisation de logiciels obsolètes. La quantité de données dans un tel système augmente à mesure que l'entreprise se développe. À un moment donné, il peut donc s'avérer que le système ne parvienne plus à gérer un tel volume de données. Bien sûr, il sera généralement toujours utilisable, mais il peut, par exemple, fonctionner beaucoup plus lentement, ce qui affecte le confort de travail et la rapidité d’exécution des tâches. Ainsi, au lieu de faciliter le travail, il ne sera qu’une source de frustration.
Mise en œuvre du système ERP
Il s’agit d’une étape extrêmement importante, voire la plus importante, car elle repose sur de nombreux éléments. Dans un premier temps, il est nécessaire de procéder à une analyse approfondie des besoins de l’entreprise afin de choisir un système capable d’y répondre. Il faut tout simplement savoir quels processus sont mis en œuvre au sein de l’entreprise et quel type de données elle collecte. Tout cela permettra de sélectionner le système adapté ERP. L’étape suivante consiste à sélectionner les fonctionnalités du système qui seront nécessaires. Si une fonctionnalité n’est pas utilisée pour le moment au sein de l’entreprise, il vaut mieux la désactiver et ne la mettre en œuvre que lorsqu’elle s’avérera nécessaire. L’étape suivante est le lancement de la mise en œuvre et la migration de toutes les données. Selon les systèmes, cela peut s’avérer être un processus très fastidieux. Il est toutefois essentiel de le mener à bien avec minutie afin que toutes les données soient transférées vers le nouveau système. L’étape suivante consiste à familiariser les utilisateurs avec le système, c’est-à-dire à leur dispenser une formation adaptée et à leur attribuer des rôles. Le fait que le système compte 100 utilisateurs ne signifie pas que tous doivent disposer des mêmes droits d’accès ; chacun peut avoir accès à une partie différente du système. Il est judicieux de limiter les accès de manière à ce que chacun puisse intervenir uniquement dans les domaines qui lui sont indispensables pour son travail. Cela permettra d’éviter les malentendus et de réduire le temps nécessaire à la mise en place du système. Un audit après une telle mise en œuvre est également important, tout comme un soutien informatique adéquat, assuré par l’entreprise chargée de l’ensemble du processus.
Hors ligne ou en ligne, c'est-à-dire en local ou dans le cloud
En réalité, il est difficile de répondre à cette question. Cela dépend en grande partie des spécificités de l'entreprise. Si celle-ci dispose d'un service informatique bien développé, un serveur local, dont la gestion serait assurée par ce service, peut constituer une bonne solution. En revanche, si l'entreprise ne dispose pas d'un tel service et qu'elle externalise l'ensemble de ses services informatiques, le cloud constituera une meilleure option.
Résumé
Le système ERP intègre les processus métier clés au sein d’un environnement unique. Il facilite la gestion des données, automatise les opérations et facilite la prise de décision au sein d’entreprises de toutes tailles.
Le système ERP offre de nombreux avantages à l’entreprise. Il permet une gestion efficace de l’entreprise grâce à la réduction des coûts, à l’automatisation des processus et à leur accélération. Il constituera une solution idéale tant pour les entreprises dont les logiciels sont obsolètes, trop nombreux ou inefficaces, que pour celles où une partie des processus est encore effectuée manuellement. Dans chacun de ces cas, le confort de travail s’en trouvera considérablement amélioré, tout comme la rapidité et l’efficacité des tâches. Un système unique signifie également moins d’erreurs et un accès plus rapide aux informations. Il suffit simplement d’adapter le système aux besoins de l’entreprise ou de choisir un ERP doté des fonctionnalités appropriées.
Questions et réponses
Que signifie l'abréviation ERP ?
ERP Il s'agit de l'Enterprise Resource Planning, c'est-à-dire la planification des ressources de l'entreprise.
Quels sont les domaines couverts par le système ERP ?
Le plus souvent, les ventes, la gestion des stocks, les finances, la comptabilité et la production.
Le système ERP est-il nécessaire sur B2B ?
Oui, en particulier lorsque le nombre de commandes et de partenaires commerciaux est important.