Yrityksen kasvaessa myös prosessien, tietojen ja riippuvuussuhteiden määrä kasvaa, ja niitä on vaikea hallita manuaalisesti. Juuri tällaisessa tilanteessa syntyy tarve ottaa käyttöön ERP-järjestelmä – työkalu, joka järjestää resurssien hallinnan ja integroi yrityksen keskeiset toiminta-alueet.
Mikä on ERP?
Kyseessä on yrityksen hallintaan tarkoitettu ohjelmisto. Sen tarkoituksena on auttaa ja itse asiassa jossain määrin automatisoida resurssien käyttöä. Se on valtava tietokanta, joka sisältää kaikki yrityksen tiedot. Tärkeää on juuri se, että kyseessä on integroitu työkalu. Siinä on tietoja yrityksen kaikilta toiminta-alueilta: markkinoinnista ja myynnistä kirjanpitoon ja logistiikkaan. Myös kaikki työntekijät toimivat tämän järjestelmän pohjalta. Siksi kyseessä on erittäin edistyksellinen ohjelmisto, joka tosiasiassa yhdistää toisiinsa monia, usein erikseen käytettyjä sovelluksia. Tällaisen integroinnin ansiosta on kuitenkin mahdollista säästää valtavasti aikaa. Kenenkään ei tarvitse vaihdella eri ohjelmien välillä saadakseen tiettyjä tietoja, ja järjestelmässä ERP viestintä eri osastojen välillä on myös helppoa.
Lue myös: Verkkotukkukauppa – mikä se on ja miten sen perustaa?
ERPin historia
Tällaisten järjestelmien kehittäminen tuli mahdolliseksi vasta pitkälle kehittyneen tietotekniikan ansiosta, mutta niiden edeltäjät olivat tunnettuja jo toisen maailmansodan jälkeen. Niitä kutsuttiin nimellä MRP, joka on lyhenne englanninkielisestä Material Resources Planning -termistä. Tällainen järjestelmä, joka oli tietenkin analoginen, kattoi suurelta osin kaikki yrityksen logistiikkaprosessit tilausmääristä ja tarpeista itse tuotantoon ja toimituslogistiikkaan asti. Tietokoneiden tulo laajensi tämän tyyppisten järjestelmien mahdollisuuksia, sillä ihmistä ei enää tarvittu järjestelmän kaikkien vaiheiden hoitamiseen. Tietokoneet korvasivat ihmisen useimmissa prosesseissa, ja lisääntynyt laskentateho sekä uusien sovellusten kehittämistekniikoiden syntyminen mahdollistivat erittäin monipuolisten ja useita alueita integroivien järjestelmien syntymisen ERP.
Lue myös: Ohjelmat ERP – esimerkkejä markkinoilla saatavilla olevista ohjelmistoista ERP
Mihin ERP:ta voi käyttää?
Kaikki riippuu siitä, millaisessa yrityksessä järjestelmää käytetään. Sen käyttö voi todellakin olla erittäin tehokasta missä tahansa yrityksessä, tietenkin on tärkeää, että sitä hyödynnetään oikein. Tuotantoyrityksessä järjestelmää voidaan käyttää tuotantokustannusten optimointiin minimoimalla kustannuksia, lisäämällä automatisointia, laskemalla materiaalitarpeet tehokkaasti, automatisoimalla entistä laajemmin sekä mukauttamalla koneiden uudelleenasennusta paremmin ja monilla muilla alueilla. Tällainen ohjelma auttaa myös parantamaan tehokkuutta yrityksen taloushallinnossa. Ennen kaikkea jälleen tiettyjen prosessien automatisoinnin lisäämisen kautta. Automatisointi ei tarkoita pelkästään ihmisen toimien korvaamista sopivalla tietokonejärjestelmällä. Se tarkoittaa myös virheiden vähenemistä ja siten kustannusten supistumista. Parempi toimitusketjun hallinta, mukaan lukien varastonhallinta, on etu, jota hyödynnetään erityisesti erilaisissa varastointiin ja verkkokauppaan liittyvissä toiminnoissa. Oikea-aikaiset toimitukset ja tietyn tuotteen kysynnän arviointi mahdollistavat tavaroiden varastointiajan minimoimisen, mikä puolestaan vähentää siihen liittyviä kustannuksia. ERP-järjestelmää ei kuitenkaan tarvitse käyttää pelkästään yrityksen sisäisiin toimintoihin suoraan liittyviin prosesseihin. Se voi muun muassa mahdollistaa paremman asiakaspalvelun. Tämä johtuu siitä, että järjestelmässä on kaikki tarvittavat tiedot yrityksen asiakkaista. Jokainen myyjä, markkinoija tai perintäosaston työntekijä voi saada tarvitsemansa tiedot helposti ja nopeasti. Tämän ansiosta asiakaspalvelu on parempaa, koska se on järjestelmällisempää. Järjestelmässä voi olla tietoja kyseisestä asiakkaasta, eli hänen yhteystietonsa, kaikki hänen kanssaan käydyt yhteydenotot sekä hänen tilauksensa. Kaikki tämä nostaa asiakaspalvelun tasoa merkittävästi.
Lue myös: ERP ja CRM – miten ne eroavat toisistaan?
Milloin kannattaa aloittaa ERP-järjestelmän käyttö?
Itse asiassa ihanteellinen hetki on liiketoiminnan aloittaminen. Silloin se vie vähiten aikaa ja resursseja. Kaikki tiedot voidaan tallentaa järjestelmään alusta alkaen, jolloin ei ole vaaraa, että jotain jää huomiotta siirryttäessä useista muista ohjelmista. Kaikkien tietojen syöttäminen reaaliaikaisesti mahdollistaa myös sen, ettei järjestelmän käyttöönottoon tarvitse osoittaa ylimääräisiä resursseja. Valitettavasti järjestelmän käyttöönotto jo toiminnan ollessa käynnissä edellyttää joko ulkoisen yrityksen palkkaamista tai ylitöiden tekemistä, sillä on vaikeaa hoitaa samanaikaisesti sekä juoksevia asioita että siirtää kaikki tiedot tähän edistyneeseen järjestelmään. Tällaiset ihanteelliset tilanteet ovat kuitenkin hyvin harvinaisia, minkä vuoksi syyt, joiden vuoksi yritykset päättävät ottaa käyttöön ERP-järjestelmän, ovat hyvin erilaisia.
Vanhentunut ohjelmisto
Valitettavasti kaikki valmistajat eivät päivitä ohjelmistojaan, minkä vuoksi niiden toiminnallisuudet pysyvät samoina yrityksen kasvaessa, ja ajan myötä ne eivät enää riitä. Tämä johtuu usein myös siitä, että ohjelmistot toimivat rajoitetuilla alustoilla, joita ei voida enää millään tavalla kehittää edelleen, tai se vaatisi voittoihin nähden kohtuuttomia resursseja.
Ohjelmien moninaisuus
Ongelmana voi olla yrityksessä käytettävän ohjelmiston määrä. Mitä enemmän ohjelmia käytetään, sitä suurempia ongelmia siitä aiheutuu. Ensinnäkin uusien työntekijöiden perehdyttäminen vie huomattavasti enemmän aikaa ja on paljon monimutkaisempaa, sillä yhden järjestelmän toiminnan selittämisen sijaan joudutaan selittämään useiden järjestelmien toiminta. Toisinaan on välttämätöntä siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, mitä ei aina voida tehdä automaattisesti, mikä aiheuttaa turhautumista tiimissä ja vie tarpeettomasti tärkeitä resursseja.
Korkeat varastointi- tai tuotantokustannukset
Hyvä järjestelmä ERP auttaa vähentämään sekä toisia että toisia. Tarvittavan materiaali- tai tavaramäärän tarkempi laskeminen auttaa välttämään niiden turhaa varastointia. Myös niiden tarvittavan ajankohdan laskeminen vähentää varastointia. Tuotteiden ergonomisempi varastointi vaikuttaa myös kustannuksiin. Koneiden parempi hallinta ja energiankulutuksen rajoitukset vaikuttavat kuukausittaisiin ylläpitokustannuksiin. Tällainen järjestelmä pystyy yksinkertaisesti seuraamaan varastotilannetta asianmukaisesti, analysoimaan kulutusta eri ajanjaksoina, tarkastelemaan yksittäisten laitteiden tai jopa varastotilojen käyttöä ja lisäämään näin tehokkuutta.
Manuaaliset prosessit
Valitettavasti monet yritykset hoitavat edelleen joitakin prosesseja manuaalisesti, vaikka tätä voitaisiin vähentää huomattavasti. Tällainen manuaalinen toiminta vie ennen kaikkea huomattavasti enemmän aikaa samaan prosessiin verrattuna järjestelmän suorittamaan prosessiin. Ihmiset tekevät virheitä, joten prosessien manuaalinen suorittaminen voi myös johtaa virheisiin, jotka voivat jossain määrin vaikuttaa yrityksen kustannuksiin tai tehokkuuteen.
Vaikeudet tiedon löytämisessä
Usein lukuisat erilaiset ohjelmat tai tiettyjen toimintojen järjestelmättömyys johtavat valtavaan kaaokseen yrityksessä. Tämän seurauksena ei tiedetä, mistä tiettyjä tietoja löytyy. Tämän seurauksena työntekijöiden on joka kerta otettava yhteyttä toisiinsa saadakseen tarvitsemiaan tietoja. ERP-järjestelmä on yksi yhtenäinen järjestelmä, jonka ansiosta kaikki löytyy helposti eikä etsimiseen kulu paljon aikaa, minkä ansiosta tiettyjä prosesseja voidaan nopeuttaa.
Tehoton ohjelmisto
Tämä on hyvin yleinen ongelma, joka liittyy usein suoraan edelliseen kohtaan, eli vanhentuneeseen ohjelmistoon. Tällaisessa järjestelmässä tietomäärä kasvaa yrityksen kasvaessa. Jossain vaiheessa voi siis käydä niin, että järjestelmä ei enää pysty käsittelemään tällaista tietomäärää. Tietysti järjestelmää voidaan yleensä edelleen käyttää, mutta se saattaa toimia esimerkiksi huomattavasti hitaammin, mikä vaikuttaa työn sujuvuuteen ja suoritusnopeuteen. Sen sijaan, että se helpottaisi työtä, se aiheuttaa vain turhautumista.
ERP -järjestelmän käyttöönotto
Tämä on erittäin tärkeä vaihe, itse asiassa tärkein, sillä siihen liittyy monia tekijöitä. Aluksi tarvitaan asianmukainen analyysi yrityksen tarpeista, jotta voidaan valita järjestelmä, joka pystyy vastaamaan niihin. On yksinkertaisesti tiedettävä, mitä prosesseja yrityksessä toteutetaan ja minkälaisia tietoja se kerää. Kaiken tämän avulla voidaan valita sopiva järjestelmä ERP. Seuraava vaihe on valita järjestelmästä ne toiminnot, joita tarvitaan. Jos jotakin toimintoa ei tällä hetkellä käytetä yrityksessä, on parempi poistaa se käytöstä ja ottaa se käyttöön vasta silloin, kun se osoittautuu tarpeelliseksi. Seuraava vaihe on itse käyttöönotto ja kaikkien tietojen siirto. Järjestelmästä riippuen tämä voi olla hyvin työläs prosessi. On kuitenkin tärkeää suorittaa se huolellisesti, jotta kaikki tiedot siirretään uuteen järjestelmään. Seuraava vaihe on käyttäjien perehdyttäminen järjestelmään, eli asianmukainen koulutus ja roolien määrittäminen. Se, että järjestelmässä on 100 käyttäjää, ei tarkoita, että kaikilla on oltava samat käyttöoikeudet; jokaisella voi olla pääsy eri osaan järjestelmää. On hyvä rajoittaa käyttöoikeuksia siten, että jokaisella on mahdollisuus toimia vain niillä alueilla, jotka ovat välttämättömiä hänen työnsä kannalta. Näin vältetään väärinkäsityksiä ja lyhennetään järjestelmän käyttöönottoon kuluvaa aikaa. Tärkeää on myös käyttöönoton jälkeinen auditointi sekä asianmukainen IT-tuki yritykseltä, joka vastaa koko prosessista.
Offline vai online, eli paikallisesti vai pilvipalvelussa
Tähän on oikeastaan vaikea vastata. Se riippuu suurelta osin yrityksen erityispiirteistä. Jos yrityksellä on kehittynyt IT-osasto, hyvä ratkaisu voi olla paikallinen palvelin, josta juuri IT-osasto huolehtii. Jos yrityksessä ei ole tällaista osastoa ja kaikki IT-palvelut ulkoistetaan, parempi vaihtoehto on pilvipohjainen ratkaisu.
Yhteenveto
ERP-järjestelmä yhdistää keskeiset liiketoimintaprosessit yhteen ympäristöön. Se helpottaa tietojen hallintaa, automatisoi toimintoja ja tukee päätöksentekoa eri kokoisissa yrityksissä.
ERP-järjestelmä tarjoaa yritykselle lukuisia etuja. Se mahdollistaa yrityksen tehokkaan hallinnoinnin kustannusten vähentämisen, prosessien automatisoinnin ja niiden nopeuttamisen avulla. Se on hyvä ratkaisu niin yrityksille, joissa ohjelmistot ovat vanhentuneita, niitä on liikaa, ne ovat tehottomia tai joissakin prosesseissa tehdään vielä manuaalisesti. Kaikissa näissä tapauksissa työn mukavuus, nopeus ja tehokkuus paranevat merkittävästi. Yksi järjestelmä tarkoittaa myös vähemmän virheitä ja nopeampaa pääsyä tietoihin. Tärkeää on vain sovittaa järjestelmä yrityksen tarpeisiin tai valita sellainen ERP, jossa on tarvittavat toiminnot.
Kysymyksiä ja vastauksia
Mitä lyhenne ERP tarkoittaa?
ERP eli Enterprise Resource Planning, eli yrityksen resurssien suunnittelu.
Mitä alueita ERP-järjestelmä kattaa?
Yleisimmin myynti, varasto, talous, kirjanpito ja tuotanto.
Tarvitaanko ERP-järjestelmää osoitteessa B2B?
Kyllä, etenkin silloin, kun tilauksia ja liikekumppaneita on paljon.