ERP ja CRM ovat kaksi järjestelmää, jotka nousevat usein esiin yrityshallinnon yhteydessä, mutta joilla on erilaiset tehtävät. Niiden nimiä sekoitetaan toisinaan, vaikka ne tukevat eri toiminta-alueita. ERP- ja CRM-järjestelmien välisten erojen ymmärtäminen helpottaa sopivien työkalujen valintaa. Niiden avulla monien päivittäisten työtehtävien suorittaminen on yksinkertaisesti helpompaa ja sujuu tehokkaammin. Tämä mahdollistaa tuottavamman työskentelyn, mikä puolestaan vaikuttaa yritysten tulokseen. Nämä kaksi järjestelmää eroavat kuitenkin toisistaan toimintamittakaavansa suhteen. Molemmat voivat olla hyödyllisiä myös muissa yrityksissä, niin niiden koon kuin toimialanakin suhteen. Aluksi esittelemme siis lyhyesti, mitä nämä kaksi järjestelmää ovat.
Mikä on CRM
CRM-järjestelmät ovat asiakassuhteiden hallintaan tarkoitettuja ohjelmistoja. Niiden avulla kaikki asiakastiedot voidaan koota yhteen paikkaan. Tiedoista, kuten yhteystiedoista, työntekijöitä koskevista tiedoista ja käydyistä puhelinkeskusteluista aina toteutuneisiin myynteihin asti. CRM helpottaa myös kaikenlaista asiakaskontakteihin liittyvää suunnittelua. Se toimii eräänlaisena kalenterina, johon voi suunnitella jokaisen sähköpostin tai puhelinkeskustelun. Kaikki nämä toimet mahdollistavat yksinkertaisesti sujuvamman ja tehokkaamman asiakaspalvelun. Tämä puolestaan lisää sekä asiakasuskollisuutta että myyntiä. Se ei koske vain yhtä asiakasta, vaan mahdollistaa myös useamman asiakkaan palvelemisen. CRM helpottaa myös työntekijöiden perehdyttämistä ja tarvittaessa heidän sijaisensa järjestämistä poissaolojen aikana. Kaikki tiedot yhdessä paikassa parantavat tiedonkulkua yrityksessä.
Mikä on ERP -järjestelmä?
Se on työkalu, johon voidaan sisällyttää käytännössä kaikki yrityksen resurssit. Se on eräänlainen tietokanta, joka mahdollistaa helpon pääsyn tarvittaviin tietoihin. Tämän lisäksi tällaisissa järjestelmissä on kuitenkin myös toimintoja, joiden avulla voidaan automatisoida tiettyjä prosesseja ja alentaa kustannuksia. ERP -järjestelmissä voidaan hoitaa kaikki yrityksen kirjanpitotoimet, niin asiakkaiden ja toimittajien kanssa tehtävät kuin verotukseen liittyvätkin. Yrityksen kirjanpito voidaan yksinkertaisesti hoitaa tällaisen järjestelmän avulla. Tällainen ohjelmisto auttaa yritystä nousemaan uudelle tasolle. Kauppaa ja tuotantoa harjoittavissa yrityksissä se auttaa vähentämään kustannuksia merkittävästi. Materiaalien ja tavaroiden tarpeen parempi laskeminen sekä tavaroiden varastointiajan lyhentäminen ovat juuri niitä toimintoja, joihin ERP-järjestelmää voidaan hyödyntää. Myynnin ja kaikkien asiakaskontaktien kirjaaminen on toinen asia, jossa tehokas ERP-järjestelmä on avuksi. Kyllä, nämä viimeisimmät toiminnot ovat täsmälleen samat kuin järjestelmässä CRM. Järjestelmä ERP on siis huomattavasti laajempi kokonaisuus.
Lue myös: Verkkotukkukauppa – mikä se on ja miten sen perustaa?
CRM ja ERP -sivustojen väliset erot
ERP-järjestelmä on huomattavasti monipuolisempi työkalu. CRM on hyödyllinen käytännössä jokaisessa yrityksessä, jopa mikroyrityksissä tai freelancerien toiminnassa. Se on nimittäin yksinkertaisesti ohjelmisto, joka helpottaa asiakastyötä, ja jokainen yritys tarvitsee tällaisia toimintoja. ERP on tehokas työkalu koko yrityksen hallintaan. Yksinyrittäjille suurin osa toiminnoista voi olla täysin tarpeettomia. Vasta pienet ja keskisuuret yritykset pystyvät hyödyntämään täysimääräisesti tämän tyyppisen ohjelmiston potentiaalia. Jos pienemmällä yrityksellä on kuitenkin pitkällä aikavälillä merkittävää kasvua ja toiminta-alueiden laajentumista, sopiva järjestelmä ERP voi osoittautua hyödylliseksi. Jos yrityksellä on jo käytössä ERP, ei yleensä ole järkevää ottaa käyttöön järjestelmää CRM, sillä se sisältyy yleensä jo tähän laajempaan työkaluun. CRM on hyödyllinen vain asiakassuhteissa; se ei vähennä tuotantokustannuksia, jos yritys harjoittaa tuotantoa, eikä se myöskään tee viranomaislaskennasta sujuvampaa. Tätä varten on olemassa ulkoisia työkaluja tai juuri kaikki nämä integroiva järjestelmä ERP.
Lue myös: ERP-järjestelmä – mikä se on ja mihin sitä käytetään?
Yhteenveto
ERP ja CRM vastaavat muista prosesseista yrityksessä. Kaikki riippuu yrityksen koosta ja sen toiminta-alueista. Suuremmat yritykset voivat varmasti hyödyntää monia ERP-järjestelmien toimintoja, jotka ovat kattavia yrityshallinnan työkaluja. CRM voi auttaa lisäämään myyntiä ja parantamaan asiakassuhteita. Ei ole koskaan järkevää käyttää molempia työkaluja. Jokainen ERP-järjestelmä sisältää jo CRM-toiminnon, joten se olisi samojen toimintojen päällekkäisyyttä.
Lue myös: Ohjelmat ERP – esimerkkejä markkinoilla saatavilla olevista ohjelmistoista ERP
Kysymyksiä ja vastauksia
Miten ERP eroaa sivustosta CRM?
ERP hallinnoi yrityksen resursseja ja prosesseja, kun taas CRM huolehtii asiakassuhteista. Molemmilla järjestelmillä on eri tehtävät.
Mihin ERP-järjestelmää käytetään?
ERP tukee taloushallintoa, varastonhallintaa, tuotantoa ja logistiikkaa. Se yhdistää eri osastojen tiedot.
Mikä on CRM:n tehtävä?
CRM Sitä käytetään yhteystietojen, myynnin ja asiakassuhteiden hallintaan. Se auttaa järjestämään myyjien työtä.
Voivatko ERP ja CRM toimia yhdessä?
Kyllä, näiden kahden järjestelmän integrointi parantaa työn tehokkuutta. Se mahdollistaa yhtenäisen tiedonkulun.
Kumpi järjestelmä on tärkeämpi teoksessa B2B?
Se riippuu yrityksen tarpeista. Käytännössä molemmat järjestelmät ovat usein yhtä tärkeitä.