ERP y CRM son dos sistemas que suelen aparecer en el contexto de la gestión empresarial, pero que desempeñan funciones diferentes. Sus nombres a veces se confunden, a pesar de que dan soporte a áreas de actividad distintas. Comprender las diferencias entre ERP y CRM facilita la elección de las herramientas adecuadas. Gracias a ellas, la realización de muchas tareas cotidianas en el trabajo resultará sencillamente más fácil y se llevará a cabo con mayor eficiencia. De este modo, es posible trabajar de forma más productiva. Esto, a su vez, repercute en los beneficios que obtienen las empresas. Sin embargo, ambos sistemas difieren en cuanto a la escala a la que operan. Además, ambos pueden resultar útiles en otras empresas, tanto por su tamaño como por el tipo de actividad que desarrollan. Por lo tanto, para empezar, explicaremos en qué consisten ambos sistemas.
¿Qué es CRM?
Los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) son programas informáticos destinados a gestionar las relaciones con los clientes. Gracias a ellos, toda la información sobre el cliente se puede centralizar en un único lugar. Desde los datos de contacto, pasando por la información sobre los empleados y las llamadas telefónicas realizadas, hasta las ventas cerradas. CRM también facilita la planificación de todo lo relacionado con los contactos con los clientes. Se trata de una especie de calendario en el que se puede programar cada correo electrónico o llamada telefónica. Todas estas medidas permiten, sencillamente, ofrecer un servicio al cliente más ágil y eficaz. Esto se traduce, por tanto, en un aumento de la fidelidad de los clientes, así como de las ventas. No solo en el ámbito de un único cliente, sino que también permite atender a un mayor número de ellos. CRM facilita asimismo la incorporación de los empleados y, en su caso, su sustitución durante las ausencias. El hecho de disponer de toda la información en un único lugar contribuye a mejorar el flujo de información en la empresa.
¿Qué es el sistema ERP?
Se trata de una herramienta en la que, en realidad, pueden integrarse todos los recursos de la empresa. Es una especie de base de datos que permite acceder fácilmente a la información necesaria. Sin embargo, además de esto, estos sistemas cuentan con funcionalidades que permiten automatizar determinados procesos y reducir los costes. En los sistemas ERP se pueden gestionar todas las operaciones contables de la empresa, tanto con clientes y proveedores como en materia fiscal. En definitiva, la contabilidad de la empresa se puede llevar a cabo basándose en este sistema. Este tipo de software permite a la empresa alcanzar un nivel superior. En las empresas dedicadas al comercio y la producción, contribuirá a reducir significativamente los costes. Un mejor cálculo de las necesidades de materiales y mercancías, así como un menor tiempo de almacenamiento de todo ello, son precisamente las tareas para las que se puede utilizar el sistema ERP. El registro de las ventas y de todos los contactos con los clientes es otro aspecto en el que resultará de gran ayuda un sistema eficiente como el de ERP. Efectivamente, estas últimas funcionalidades son exactamente las mismas que las del sistema CRM. Por lo tanto, el sistema ERP es algo mucho más amplio.
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Diferencias entre CRM y ERP
El sistema ERP es una herramienta mucho más completa. CRM resultará útil, de hecho, en cualquier empresa, incluso en una microempresa o en el caso de un autónomo. Y es que se trata, sencillamente, de un software que facilita el trabajo con el cliente, y cualquier negocio requiere este tipo de actividades. ERP es una potente herramienta para gestionar toda la empresa. En el caso de las empresas unipersonales, la mayoría de las funcionalidades pueden resultar totalmente innecesarias. Solo las pequeñas y medianas empresas podrán aprovechar al máximo el potencial que encierra este tipo de software. No obstante, si una empresa más pequeña tiene perspectivas de un crecimiento significativo a largo plazo y de ampliación de sus áreas de actividad, un sistema adecuado como ERP puede resultar útil. Si una empresa ya dispone de ERP, por lo general no tiene sentido implantar el sistema CRM, ya que este suele estar incluido en esa herramienta más amplia. CRM solo resultará útil en las relaciones con los clientes; no reducirá los costes de producción, si la empresa se dedica a ello, ni hará que las liquidaciones con las administraciones públicas se lleven a cabo con mayor eficiencia. Para ello existen herramientas externas o, precisamente, el sistema ERP, que las integra todas.
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Resumen
ERP y CRM se encargan de otros procesos de la empresa. Todo depende del tamaño de la empresa y de los ámbitos en los que opera. Sin duda, las empresas más grandes podrán aprovechar muchas de las funcionalidades de los sistemas ERP, que son herramientas integrales para la gestión empresarial. CRM puede permitir aumentar las ventas y mejorar las relaciones con los clientes. Nunca tiene sentido utilizar ambas herramientas. Cada sistema ERP ya incluye CRM, por lo que supondría duplicar las mismas funciones.
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Preguntas y respuestas
¿En qué se diferencia ERP de CRM?
ERP gestiona los recursos y los procesos de la empresa, mientras que CRM se encarga de las relaciones con los clientes. Ambos sistemas desempeñan funciones diferentes.
¿Para qué sirve el sistema ERP?
ERP Facilita la gestión de las finanzas, el almacén, la producción y la logística. Integra datos de distintos departamentos.
¿Qué función desempeña CRM?
CRM Sirve para gestionar los contactos, las ventas y las relaciones con los clientes. Ayuda a organizar el trabajo de los comerciales.
¿Pueden funcionar conjuntamente ERP y CRM?
Sí, la integración de ambos sistemas aumenta la eficiencia en el trabajo. Permite un flujo de datos coherente.
¿Qué sistema es más importante en B2B?
Depende de las necesidades de la empresa. En la práctica, ambos sistemas suelen ser igual de importantes.