ERP và CRM là hai hệ thống thường được nhắc đến trong bối cảnh quản lý doanh nghiệp, nhưng lại đảm nhận các chức năng khác nhau. Tên gọi của chúng đôi khi bị nhầm lẫn, mặc dù chúng hỗ trợ các lĩnh vực hoạt động khác nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa ERP và CRM sẽ giúp quý vị dễ dàng lựa chọn các công cụ phù hợp. Nhờ đó, việc thực hiện nhiều hoạt động hàng ngày tại nơi làm việc sẽ trở nên đơn giản hơn và diễn ra hiệu quả hơn. Điều này góp phần nâng cao năng suất làm việc. Từ đó, lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được cũng sẽ được cải thiện. Tuy nhiên, hai hệ thống này có sự khác biệt về quy mô hoạt động. Cả hai đều có thể hữu ích cho các doanh nghiệp khác nhau, bất kể quy mô hay lĩnh vực kinh doanh. Do đó, trước tiên chúng tôi sẽ giới thiệu tổng quan về bản chất của hai hệ thống này.
CRM là gì?
Hệ thống Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) là phần mềm dùng để quản lý mối quan hệ với khách hàng. Nhờ đó, quý vị có thể tập trung toàn bộ thông tin về khách hàng tại một nơi duy nhất. Từ thông tin liên lạc, thông tin về nhân viên, các cuộc gọi điện thoại đã thực hiện, cho đến các giao dịch bán hàng đã hoàn tất. CRM còn giúp việc lập kế hoạch cho mọi hoạt động liên quan đến khách hàng trở nên dễ dàng hơn. Đây sẽ là một loại lịch, nơi quý vị có thể lên kế hoạch cho từng email hay cuộc gọi điện thoại. Tất cả những hoạt động này đơn giản giúp nâng cao hiệu quả và năng suất trong việc phục vụ khách hàng. Điều này đồng nghĩa với việc tăng cường lòng trung thành của khách hàng cũng như doanh số bán hàng. Không chỉ giới hạn trong phạm vi một đối tác, hệ thống còn cho phép phục vụ số lượng khách hàng lớn hơn. CRM cũng giúp việc đào tạo nhân viên trở nên dễ dàng hơn và thuận tiện hơn trong việc bố trí nhân sự thay thế khi họ vắng mặt. Việc tập trung toàn bộ thông tin tại một nơi góp phần cải thiện luồng thông tin trong doanh nghiệp.
Hệ thống ERP là gì?
Đây là một công cụ có thể chứa đựng thực sự tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp. Đây là một loại cơ sở dữ liệu đặc thù, cho phép truy cập dễ dàng vào các thông tin cần thiết. Tuy nhiên, ngoài ra, các hệ thống này còn sở hữu các tính năng giúp tự động hóa một số quy trình, đồng thời giảm thiểu chi phí. Trên các hệ thống ERP, quý vị có thể thực hiện mọi hoạt động hạch toán của doanh nghiệp, bao gồm cả các giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp cũng như các nghĩa vụ thuế. Nói cách khác, công tác kế toán của doanh nghiệp hoàn toàn có thể được quản lý dựa trên hệ thống này. Phần mềm này giúp doanh nghiệp vươn lên một tầm cao mới. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và sản xuất, phần mềm này sẽ giúp cắt giảm đáng kể chi phí. Tính toán chính xác hơn nhu cầu về nguyên vật liệu và hàng hóa, rút ngắn thời gian lưu kho cho mọi mặt hàng – đó chính là những hoạt động mà quý vị có thể tận dụng hệ thống ERP. Việc ghi chép doanh số bán hàng cũng như tất cả các giao dịch với khách hàng là những lĩnh vực tiếp theo mà hệ thống ERP hiệu quả sẽ hỗ trợ quý vị. Đúng vậy, những tính năng này hoàn toàn tương tự như trong hệ thống CRM. Do đó, hệ thống ERP có phạm vi ứng dụng rộng hơn rất nhiều.
Xin mời quý vị tham khảo thêm: Cửa hàng bán buôn trực tuyến – đó là gì và làm thế nào để thành lập?
Sự khác biệt giữa CRM và ERP
Hệ thống ERP là một công cụ có tính năng phong phú hơn rất nhiều. CRM thực sự sẽ hữu ích cho mọi doanh nghiệp, ngay cả các doanh nghiệp siêu nhỏ hay các cá nhân làm việc tự do. Bởi đây đơn giản là phần mềm giúp đơn giản hóa quá trình làm việc với khách hàng, và mọi doanh nghiệp đều cần đến những hoạt động như vậy. ERP là một công cụ mạnh mẽ để quản lý toàn bộ doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp chỉ có một người, phần lớn các tính năng có thể hoàn toàn không cần thiết. Chỉ khi là các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì mới có thể khai thác triệt để tiềm năng ẩn chứa trong loại phần mềm này. Tuy nhiên, nếu một doanh nghiệp quy mô nhỏ có kế hoạch phát triển đáng kể và mở rộng lĩnh vực hoạt động trong dài hạn, thì hệ thống phù hợp ERP có thể sẽ trở nên hữu ích. Nếu một doanh nghiệp đã sử dụng ERP thì thông thường, việc triển khai hệ thống CRM là không cần thiết, bởi vì các tính năng này thường đã được tích hợp sẵn trong công cụ toàn diện hơn đó. CRM chỉ hữu ích trong việc quản lý quan hệ khách hàng; nó sẽ không giúp giảm chi phí sản xuất nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này, cũng như không làm cho việc thanh toán với các cơ quan chức năng diễn ra hiệu quả hơn. Đối với những vấn đề này, quý vị có thể sử dụng các công cụ bên ngoài hoặc chính hệ thống ERP – hệ thống tích hợp toàn bộ các công cụ đó.
Xin mời quý vị tham khảo thêm: Hệ thống ERP – đây là gì và có chức năng gì?
Tóm tắt
ERP và CRM phụ trách các quy trình khác trong doanh nghiệp. Mọi thứ đều phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và các lĩnh vực mà doanh nghiệp đó hoạt động. Các doanh nghiệp quy mô lớn chắc chắn sẽ có thể tận dụng nhiều tính năng của các hệ thống ERP, vốn là những công cụ toàn diện để quản lý doanh nghiệp. CRM có thể giúp tăng doanh số bán hàng và cải thiện mối quan hệ với khách hàng. Việc sử dụng cả hai công cụ này cùng lúc là hoàn toàn không cần thiết. Mỗi hệ thống ERP đều đã tích hợp sẵn CRM, do đó việc sử dụng cả hai sẽ dẫn đến sự trùng lặp trong các hoạt động.
Xin mời quý vị tham khảo thêm: Các phần mềm ERP – những ví dụ về các phần mềm hiện có trên thị trường ERP
Câu hỏi và câu trả lời
ERP và CRM khác nhau như thế nào?
ERP quản lý các nguồn lực và quy trình của công ty, trong khi CRM quản lý các mối quan hệ với khách hàng. Cả hai hệ thống này đều đảm nhận các vai trò khác nhau.
Hệ thống ERP có chức năng gì?
ERP Hệ thống này hỗ trợ công tác quản lý tài chính, kho hàng, sản xuất và hậu cần. Hệ thống này tích hợp dữ liệu từ các bộ phận khác nhau.
CRM có chức năng gì?
CRM Được sử dụng để quản lý danh bạ, hoạt động bán hàng và quan hệ khách hàng. Hệ thống này giúp tổ chức công việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh.
Liệu ERP và CRM có thể hoạt động song song với nhau không?
Đúng vậy, việc tích hợp hai hệ thống này giúp nâng cao hiệu quả công việc. Điều này đảm bảo luồng dữ liệu được thống nhất.
Hệ thống nào quan trọng hơn trong trò chơi B2B?
Điều này tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Trên thực tế, cả hai hệ thống này thường đều có tầm quan trọng như nhau.