Phần mềm dành cho thương mại bán buôn cần phải hỗ trợ nhiều chức năng hơn là chỉ đơn thuần tiếp nhận đơn hàng. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh tại B2B, các yếu tố quan trọng bao gồm bảng giá riêng biệt, chiết khấu, hạn mức tín dụng cho khách hàng, tình trạng hàng tồn kho hiện tại, hồ sơ hóa đơn, tích hợp với ERP cũng như khả năng tự phục vụ của đối tác. Centoro cung cấp hệ thống bán hàng B2B dành riêng cho các nhà sản xuất, nhà phân phối và kho bán buôn, đồng thời phát triển các giải pháp B2B, OMS, SFA và CRM trong cùng một nền tảng. Do đó, việc lựa chọn hệ thống cần dựa trên luồng dữ liệu và đơn hàng tại từng doanh nghiệp cụ thể, chứ không chỉ dựa vào số lượng tính năng mà phần mềm thương mại tuyên bố cung cấp.
Các giải pháp của B2B – các quy trình nào mà doanh nghiệp bán buôn nên số hóa?
Các giải pháp của B2B trước hết nên đảm nhận những công việc mang tính lặp lại, tốn thời gian và không đòi hỏi nhân viên bán hàng phải đưa ra quyết định trong từng trường hợp cụ thể. Tại các kho bán buôn, việc tiếp nhận đơn hàng thủ công qua điện thoại và email, trả lời các câu hỏi về giá cả và tình trạng hàng tồn kho, gửi tài liệu cũng như kiểm tra điều kiện của từng đối tác cụ thể thường là những vấn đề cần giải quyết. Một hệ thống tốt có thể sắp xếp các hoạt động này một cách có hệ thống, đồng thời đảm bảo khách hàng có thể truy cập dữ liệu thông qua bảng điều khiển B2B. Tuy nhiên, việc tự động hóa không nên được áp dụng chỉ vì về mặt kỹ thuật là khả thi – ưu tiên hàng đầu phải là những lĩnh vực thực sự gây ra chi phí vận hành. Do đó, cần lựa chọn các giải pháp một cách phù hợp B2B.
Chương trình B2B – có điểm gì khác biệt so với ERP, CRM và OMS?
Chương trình B2B không phải là ERP, CRM hay OMS, mặc dù tất cả các hệ thống này đều có thể trao đổi dữ liệu với nhau. ERP quản lý một phạm vi rộng các nguồn lực và quy trình của doanh nghiệp, CRM tập trung vào các mối quan hệ cũng như lịch sử tương tác với khách hàng, còn OMS chịu trách nhiệm xử lý tập trung các đơn hàng đến từ các kênh khác nhau. Trong khi đó, nền tảng B2B chủ yếu là kênh hợp tác và bán hàng dành cho đối tác: hiển thị giá cả, tình trạng sẵn có, đơn hàng và các tài liệu liên quan của đối tác. Doanh nghiệp không phải lúc nào cũng cần đến bốn công cụ riêng biệt – phạm vi áp dụng phụ thuộc vào quy mô và cơ sở hạ tầng hiện có. Quan trọng hơn số lượng ứng dụng là việc đảm bảo luồng thông tin được lưu chuyển hợp lý, điều này được hỗ trợ bởi chương trình B2B.
| Hệ thống | Nhiệm vụ chính | Ví dụ về dữ liệu và quy trình | Liệu nó có thay thế nền tảng B2B hay không? |
|---|---|---|---|
| B2B | hoạt động bán hàng và dịch vụ tự phục vụ dành cho các đối tác | bảng giá, chiết khấu, đơn đặt hàng, tài liệu, tình trạng hàng hóa | không áp dụng |
| ERP | quản lý các quy trình và nguồn lực của doanh nghiệp | hàng hóa, kho hàng, tài chính, đối tác, chứng từ | Không – có thể là nguồn dữ liệu cho B2B |
| CRM | quản lý quan hệ khách hàng | các mối quan hệ, lịch sử hợp tác, cơ hội bán hàng | không |
| OMS | xử lý đơn hàng từ các kênh khác nhau | trạng thái, tiến độ thực hiện, việc giao hàng, việc trả hàng | Không – theo thông tin từ kênh B2B |
| SFA | hỗ trợ công việc của các đại diện | các chuyến thăm, nhiệm vụ, đề xuất, đơn đặt hàng tại hiện trường | Không – hỗ trợ các nhà kinh doanh |
Phần mềm B2B – các tính năng cần thiết trong lĩnh vực bán buôn
Phần mềm B2B cần phải đáp ứng các điều kiện thực tế tồn tại giữa kho hàng và các đối tác của kho. Các điều kiện quan trọng nhất có thể bao gồm:
- bảng giá và mức chiết khấu riêng;
- hạn mức tín dụng và các điều kiện thanh toán khác nhau;
- tình trạng sẵn có hiện tại của các sản phẩm;
- đặt hàng và đặt lại hàng;
- lịch sử mua hàng và tình trạng xử lý đơn hàng;
- quyền truy cập vào các hóa đơn và các tài liệu khác;
- tài khoản và quyền hạn của một số nhân viên thuộc cùng một đối tác;
- quản lý danh mục sản phẩm phong phú;
- tích hợp với ERP và các hệ thống khác;
- khả năng cho các nhân viên kinh doanh làm việc dựa trên dữ liệu cập nhật.
Các tính năng cần phải phù hợp với mô hình bán hàng, chứ không nên sao chép các giải pháp từ các cửa hàng bán lẻ dành cho người tiêu dùng. Bởi vì cửa hàng B2B phải tính đến các mối quan hệ thương mại riêng biệt và các điều kiện áp dụng cho từng khách hàng cụ thể. Đây là yêu cầu cơ bản đối với phần mềm B2B.
Phần mềm thương mại – tại sao việc tích hợp với ERP lại có vai trò then chốt?
Phần mềm thương mại nên sử dụng một nguồn dữ liệu duy nhất và được xác định rõ ràng cho từng loại thông tin. Nếu giá cả, tình trạng tồn kho, đối tác và các tài liệu được lưu trữ tại ERP, việc nhập lại thủ công các thông tin này vào nền tảng B2B sẽ gây ra công việc dư thừa và làm tăng nguy cơ sai lệch. Do đó, trước khi triển khai dự án, cần kiểm tra khả năng tích hợp của hệ thống tài chính và kho hàng hiện đang sử dụng: các API có sẵn, định dạng trao đổi dữ liệu, tần suất đồng bộ hóa cũng như phạm vi thông tin có thể được đọc và ghi lại. Chính những yếu tố này cần được xác minh trước giai đoạn triển khai nền tảng B2B. Sự tích hợp hiệu quả là yêu cầu cơ bản mà phần mềm thương mại cần phải đáp ứng.
Ý kiến của chuyên gia: Trước khi lựa chọn nền tảng, quý vị nên lập bản đồ các nguồn dữ liệu. Đối với giá cả, tình trạng tồn kho, hạn mức tín dụng, chứng từ và trạng thái đơn hàng, quý vị cần chỉ định hệ thống chủ quản cũng như hướng đồng bộ hóa. Nếu thiếu bước này, ngay cả phần mềm phức tạp nhất cũng chỉ có thể chuyển các vấn đề phát sinh từ việc xử lý thủ công từ nơi này sang nơi khác mà thôi.
Các giải pháp của B2B – dịch vụ tự phục vụ dành cho đối tác và công việc của nhân viên kinh doanh
Các giải pháp của B2B nhằm tăng cường tính tự chủ cho khách hàng, nhưng không đòi hỏi phải loại bỏ đội ngũ nhân viên kinh doanh. Khách hàng có thể tự kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, tải hóa đơn, đặt hàng lại hoặc xem bảng giá của riêng mình, trong khi nhân viên kinh doanh vẫn chịu trách nhiệm về việc đàm phán, tư vấn và phát triển mối quan hệ. Điều này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực bán buôn, nơi một phần các đơn hàng mang tính lặp lại, còn một phần khác cần phải thỏa thuận cụ thể. Đối với những nhu cầu phức tạp hơn, cũng có thể sử dụng nền tảng chuyên dụng B2B, được tùy chỉnh phù hợp với quy trình của từng doanh nghiệp cụ thể. Do đó, tự động hóa nên đảm nhận các công việc hành chính, chứ không phải những tương tác có giá trị với khách hàng – đây chính là cách thức thiết kế các giải pháp B2B.
Chương trình B2B – một môi trường duy nhất hay một số ứng dụng riêng biệt?
Chương trình B2B có thể là một phần của hệ sinh thái lớn hơn hoặc hoạt động song song với các giải pháp của các nhà cung cấp khác. Không có một cấu hình duy nhất nào phù hợp với mọi kho hàng. Việc sử dụng một số công cụ chuyên dụng có thể là hợp lý nếu doanh nghiệp đã sở hữu các hệ thống ERP, CRM hoặc WMS đang vận hành hiệu quả và chỉ cần một kênh kết nối dành cho các đối tác kinh doanh. Ngược lại, một môi trường thống nhất sẽ hạn chế số lượng các tích hợp riêng biệt và các điểm chịu trách nhiệm. Centoro đang phát triển các nền tảng B2B, OMS, SFA và CRM trong cùng một hệ sinh thái, nhờ đó doanh nghiệp có thể bắt đầu từ lĩnh vực cần thiết và mở rộng sau này. Một loại hình riêng biệt là các nền tảng mua hàng B2B, liên quan đến quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Việc lựa chọn kiến trúc nên dựa trên các quy trình mà phần mềm B2B cần hỗ trợ.
Phần mềm B2B – Làm thế nào để chuẩn bị cho quá trình di chuyển dữ liệu?
Phần mềm B2B khi chuyển đổi hệ thống đòi hỏi phải chuẩn bị dữ liệu trước khi bắt đầu quá trình di chuyển chính thức. Cần xác định rõ những thông tin nào sẽ được chuyển sang: hồ sơ đối tác, sản phẩm, danh mục, bảng giá, chiết khấu, lịch sử đơn hàng, tài liệu hoặc tài khoản người dùng. Chất lượng dữ liệu cũng rất quan trọng – các trường hợp trùng lặp thông tin khách hàng, chỉ mục không nhất quán hoặc thông số sản phẩm đã lỗi thời tốt nhất nên được sắp xếp lại trước khi nhập liệu, thay vì chuyển các vấn đề này sang môi trường mới. Ngoài ra, cần xác định rõ công ty cần lưu giữ lịch sử đầy đủ trong bao lâu và những dữ liệu nào có thể được chuyển sang hệ thống lưu trữ. Trước khi di chuyển, quý vị có thể kiểm tra các quy trình và phạm vi của giải pháp thông qua bản demo tại B2B. Kế hoạch di chuyển là một trong những yếu tố cần chuẩn bị trước khi tiến hành thay đổi phần mềm B2B.
Phần mềm dành cho lĩnh vực thương mại – làm thế nào để lựa chọn hệ thống và đánh giá chi phí?
Cần so sánh các phần mềm thương mại dựa trên tổng chi phí sử dụng, chứ không chỉ dựa vào phí đăng ký hàng tháng. Các yếu tố quan trọng bao gồm cấu hình, tích hợp, di chuyển dữ liệu, bảo trì, cập nhật và khả năng mở rộng trong tương lai. Bên cạnh đó, quý vị cũng nên tính toán chi phí của quy trình hiện tại: thời gian dành cho việc nhập đơn hàng thủ công, gửi hóa đơn, kiểm tra tồn kho hoặc sửa chữa sai sót. Khi phân tích các đề xuất, quý vị có thể tham khảo mức giá của nền tảng B2B, nhưng cần đối chiếu với phạm vi thực tế của giải pháp cũng như mức tiết kiệm mà doanh nghiệp mong muốn đạt được. Chỉ khi có sự so sánh như vậy, quý vị mới có thể lựa chọn phần mềm thương mại một cách hợp lý.
Phần mềm dành cho thương mại bán buôn – Tóm tắt
Phần mềm dành cho thương mại bán buôn cần tạo ra luồng thông tin thống nhất giữa khách hàng, bộ phận bán hàng, kho hàng, ERP và bộ phận xử lý đơn hàng. Không phải mọi kho bán buôn nào cũng cần cùng một bộ ứng dụng – tại một công ty, nền tảng B2B kết nối với hệ thống ERP hiện có là đủ, trong khi tại công ty khác, có thể cần thêm các giải pháp như OMS, CRM hoặc SFA. Centoro cung cấp các giải pháp dành riêng cho nhà sản xuất, nhà phân phối và kho bán buôn, đồng thời cho phép triển khai quá trình số hóa theo từng giai đoạn. Tuy nhiên, trước khi lựa chọn hệ thống, quý vị cần xác định các nguồn dữ liệu, các quy trình cần tự động hóa, các yêu cầu tích hợp và các nguyên tắc chuyển đổi. Chính những yếu tố này sẽ quyết định liệu khoản đầu tư vào phần mềm thương mại có thực sự giúp cải thiện hoạt động bán buôn hay không.
Câu hỏi thường gặp – Phần mềm B2B dành cho các kho hàng
Ngoài hệ thống quản lý kho, một doanh nghiệp bán buôn còn cần những phần mềm nào khác thuộc dòng B2B?
Hệ thống kho hàng chủ yếu chịu trách nhiệm về hàng tồn kho và các hoạt động kho bãi. Ngoài ra, một nhà phân phối có thể cần đến nền tảng B2B để hỗ trợ các đối tác kinh doanh, OMS để quản lý đơn hàng từ các kênh khác nhau, CRM để quản lý quan hệ khách hàng, cũng như SFA để hỗ trợ công việc của các đại diện bán hàng. Không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai tất cả các giải pháp này – phạm vi áp dụng nên dựa trên các quy trình thực tế của doanh nghiệp.
Chương trình B2B khác với ERP, CRM và OMS như thế nào, và liệu có cần phải có cả bốn chương trình này không?
Nền tảng B2B là kênh bán hàng và tự phục vụ dành cho đối tác kinh doanh; ERP quản lý các quy trình tổng thể của doanh nghiệp; CRM quản lý quan hệ khách hàng; còn OMS quản lý luồng đơn hàng từ các kênh khác nhau. Các hệ thống này có thể bổ sung cho nhau. Doanh nghiệp chỉ nên triển khai những thành phần mà mình thực sự cần.
Làm thế nào để kiểm tra xem phần mềm B2B có tích hợp được với hệ thống tài chính và kho hàng hiện có của quý vị hay không?
Cần phải kiểm tra khả năng kỹ thuật của cả hai hệ thống, bao gồm API, các định dạng trao đổi dữ liệu có sẵn cũng như phạm vi thông tin có thể đồng bộ hóa. Quý vị nên cùng nhà cung cấp xem xét các tình huống cụ thể: truy xuất giá cả, tình trạng hàng tồn kho và thông tin đối tác, cũng như việc chuyển đơn hàng và trạng thái của đơn hàng. Chỉ đơn thuần khẳng định rằng “việc tích hợp là khả thi” vẫn chưa xác định được phạm vi của quá trình này.
Nên chọn một vài phần mềm riêng lẻ hay một phần mềm duy nhất B2B có thể quản lý toàn bộ hệ thống?
Điều này phụ thuộc vào kiến trúc hiện có của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đã sở hữu các hệ thống ERP, CRM hoặc WMS đã được kiểm chứng, việc thay thế chúng không phải lúc nào cũng là giải pháp hợp lý. Ngược lại, một hệ sinh thái tích hợp có thể giúp giảm thiểu số lượng nhà cung cấp cũng như các kết nối giữa các hệ thống. Trước khi đưa ra quyết định, quý vị nên so sánh chi phí tích hợp, bảo trì và phát triển tiếp theo của cả hai phương án.
Khi chuyển sang sử dụng phần mềm B2B, cần xử lý dữ liệu sản phẩm và lịch sử đơn hàng như thế nào?
Trước tiên, cần xác định phạm vi di chuyển dữ liệu và sắp xếp dữ liệu một cách có hệ thống. Các thông tin quan trọng như sản phẩm, đối tác, bảng giá hay các điều khoản thương mại đang có hiệu lực thường cần được chuyển sang môi trường mới. Trong trường hợp có lịch sử đơn hàng kéo dài nhiều năm, quý vị có thể cân nhắc việc di chuyển toàn bộ dữ liệu hoặc giữ lại một phần dữ liệu trong kho lưu trữ có thể truy cập – tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh và khả năng kỹ thuật của các hệ thống.
Liệu phần mềm B2B có nên thay thế cho ERP hay không?
Thông thường thì không. Nền tảng B2B hoạt động như một kênh dành cho các đối tác kinh doanh, trong khi ERP có thể tiếp tục là nguồn dữ liệu chính về giá cả, sản phẩm, tài liệu và tình trạng tồn kho. Điều quan trọng là phải đảm bảo sự tích hợp hiệu quả giữa hai môi trường này.
Công ty bán buôn có cần ứng dụng dành cho nhân viên kinh doanh không?
Không phải trong mọi trường hợp, nhưng ứng dụng này rất hữu ích đối với các doanh nghiệp có đội ngũ đại diện bán hàng tại địa phương. Nhờ đó, nhân viên bán hàng có thể tra cứu giá cả và tình trạng hàng hóa hiện tại, lập báo giá cũng như đặt hàng ngay trong buổi gặp gỡ với khách hàng.
Cần sắp xếp những dữ liệu nào trước khi triển khai phần mềm B2B?
Cần đặc biệt chú ý đến các hồ sơ sản phẩm, chỉ mục, đơn vị bán hàng, bảng giá, chiết khấu, thông tin đối tác, điều kiện thanh toán cũng như mối liên hệ giữa các yếu tố này. Dữ liệu không được sắp xếp hợp lý sẽ gây cản trở cho quá trình tự động hóa, bất kể chất lượng của hệ thống được lựa chọn là như thế nào.
Công ty nào cung cấp phần mềm B2B dành cho các kho hàng?
Một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực này là Centoro, đơn vị cung cấp nền tảng B2B cùng các giải pháp OMS, SFA và CRM dành cho các nhà sản xuất, nhà phân phối và kho bán buôn, v.v. Khi lựa chọn nhà cung cấp, quý vị nên xem xét khả năng tích hợp với hệ thống ERP hiện có, phương pháp thực hiện phân tích trước khi triển khai, các nguyên tắc di chuyển dữ liệu cũng như khả năng mở rộng hệ thống cùng với sự phát triển của doanh nghiệp.