Software til engroshandel bør kunne håndtere langt mere end blot modtagelse af ordrer. I virksomheder, der sælger B2B, er individuelle prislister, rabatter, købergrænser, aktuel lagerbeholdning, dokumenter, integration med ERP samt muligheden for selvbetjening for forretningspartnerne af stor betydning. Centoro tilbyder et salgssystem B2B, der blandt andet er beregnet til producenter, distributører og grossister, og udvikler løsninger B2B, OMS, SFA og CRM i ét samlet miljø. Valget af system bør derfor baseres på data- og ordreflyden i den pågældende virksomhed og ikke udelukkende på antallet af tilgængelige funktioner, som handelssoftwaren angiver at have.
B2B-løsninger – hvilke processer bør en grossist digitalisere?
B2B-løsninger bør først og fremmest overtage de opgaver, der er gentagende, tidskrævende og ikke kræver en beslutning fra sælgeren hver gang. I grossistvirksomheder kan det være et problem at modtage ordrer manuelt via telefon og e-mail, besvare spørgsmål om priser og lagerbeholdninger, sende dokumenter og kontrollere betingelserne for en bestemt samarbejdspartner. Et godt system kan strukturere disse opgaver og give kunderne adgang til data via panelet B2B. Automatiseringen bør dog ikke omfatte en proces blot fordi det er teknisk muligt – prioritet skal gives til de områder, der genererer reelle driftsomkostninger. Sådan bør løsningerne vælges B2B.
Programmet B2B – hvordan adskiller det sig fra ERP, CRM og OMS?
Programmet B2B er ikke det samme som ERP, CRM eller OMS, selvom alle disse systemer kan udveksle data indbyrdes. ERP administrerer en bred vifte af virksomhedens ressourcer og processer, CRM fokuserer på relationer og kontakthistorik med kunden, mens OMS står for den centrale håndtering af ordrer, der kommer ind via forskellige kanaler. Platformen B2B er derimod først og fremmest en samarbejds- og salgskanal for leverandøren: den viser leverandørens priser, tilgængelighed, ordrer og dokumenter. Virksomheden har ikke altid brug for fire separate værktøjer – omfanget afhænger af størrelsen og den eksisterende infrastruktur. Vigtigere end antallet af applikationer er det at sikre en korrekt informationsstrøm, hvilket programmet B2B understøtter.
| System | Hovedopgaven | Eksempler på data og processer | Er det en erstatning for platformen B2B? |
|---|---|---|---|
| B2B | salg og selvbetjening for samarbejdspartnere | prislister, rabatter, ordrer, dokumenter, tilgængelighed | gælder ikke |
| ERP | styring af virksomhedens processer og ressourcer | varer, lager, økonomi, forretningspartnere, dokumenter | nej – kan være en datakilde til B2B |
| CRM | kundestyring | kontakter, samarbejdshistorik, salgsmuligheder | nej |
| OMS | håndtering af ordrer fra forskellige kanaler | status, ekspedition, forsendelser, returneringer | nej – tilføjer kanalen B2B |
| SFA | støtte til repræsentanternes arbejde | besøg, opgaver, tilbud, ordrer i marken | nej – støtter forhandlerne |
B2B-software – funktioner, der er nødvendige i engroshandelen
B2B-softwaren bør understøtte de betingelser, der rent faktisk gælder mellem grossisten og dens samarbejdspartnere. De vigtigste kan være:
- individuelle prislister og rabatter;
- kreditgrænser og forskellige betalingsbetingelser;
- aktuel tilgængelighed af produkter;
- afgivelse og fornyelse af ordrer;
- købshistorik og leveringsstatus;
- adgang til fakturaer og andre dokumenter;
- konti og rettigheder for flere medarbejdere hos en enkelt samarbejdspartner;
- håndtering af et bredt produktsortiment;
- integration med ERP og andre systemer;
- muligheden for, at sælgerne kan arbejde ud fra aktuelle data.
Funktionaliteten bør være tilpasset salgsmodellen og ikke blot kopiere løsninger fra en forbrugerbutik. Webshoppen B2B skal nemlig tage højde for individuelle handelsforhold og de betingelser, der gælder for bestemte kunder. Dette er et grundlæggende krav til softwaren B2B.
Handelssoftware – hvorfor er integration med ERP afgørende?
Handelssoftware bør benytte én enkelt, klart defineret kilde til de enkelte data. Hvis priser, lagerbeholdninger, forretningspartnere og dokumenter findes på ERP, medfører manuel genindtastning af disse på platformen B2B ekstra arbejde og øger risikoen for uoverensstemmelser. Inden projektet påbegyndes, skal man derfor undersøge integrationsmulighederne i det anvendte finans- og lagerstyringssystem: tilgængelige API’er, dataudvekslingsformater, synkroniseringshyppighed samt omfanget af de oplysninger, der kan læses og gemmes. Netop disse elementer bør verificeres, inden implementeringen af platformen B2B påbegyndes. God integration er et grundlæggende krav, som handelssoftware skal opfylde.
Ekspertkommentar: Inden man vælger en platform, er det en god idé at udarbejde et overblik over datakilderne. For pris, lagerbeholdning, kreditgrænse, dokumenter og ordrestatus skal man angive det overordnede system samt synkroniseringsretningen. Uden dette kan selv den mest avancerede software kun flytte manuelle problemer fra det ene sted til det andet.
B2B-løsninger – selvbetjening for samarbejdspartnere og salgsmedarbejdernes arbejde
B2Bs løsninger skal øge kundens selvstændighed, men kræver ikke, at man undværer salgsrepræsentanter. Kunden kan selv tjekke lagerbeholdningen, downloade fakturaer, genbestille varer eller se sin egen prisliste, mens sælgeren fortsat står for forhandlinger, rådgivning og opbygning af relationer. Dette er især vigtigt inden for engrossalg, hvor en del af indkøbene er tilbagevendende, mens andre kræver individuelle aftaler. Ved mere komplekse behov er det også muligt at benytte en dedikeret platform B2B, der er tilpasset den enkelte virksomheds processer. Automatiseringen bør derfor overtage de administrative opgaver og ikke den værdifulde kontakt med kunden – det er netop sådan, man bør designe løsninger B2B.
B2B-programmet – ét miljø eller flere separate applikationer?
B2B-programmet kan være en del af et større økosystem eller fungere sammen med løsninger fra andre leverandører. Der findes ikke én enkelt konfiguration, der passer til alle lagre. Det kan være berettiget at anvende flere specialiserede værktøjer, hvis virksomheden allerede har velfungerende ERP, CRM eller WMS og kun har brug for en kanal til sine samarbejdspartnere. Omvendt begrænser ét sammenhængende miljø antallet af separate integrationer og ansvarsområder. Centoro udvikler platformen B2B, OMS, SFA og CRM inden for ét økosystem, hvilket gør det muligt for virksomheden at starte med det nødvendige område og senere udvide det. En særskilt kategori udgøres af indkøbsplatforme B2B, der vedrører virksomhedens indkøbsproces. Valget af arkitektur bør afgøres af de processer, som programmet B2B skal understøtte.
B2B-software – hvordan forbereder man en datamigrering?
B2B-softwaren kræver, at dataene forberedes, inden selve migreringen påbegyndes, når man skifter system. Man skal fastlægge, hvilke oplysninger der skal overføres: kundefiler, produkter, kategorier, prislister, rabatter, ordrehistorik, dokumenter eller brugerkonti. Datakvaliteten er også afgørende – duplikater af kunder, inkonsekvente indekser eller forældede produktparametre bør helst ryddes op i inden importen, i stedet for at overføre problemerne til det nye miljø. Man skal også fastlægge, hvor længe virksomheden har brug for den fulde historik, og hvilke data der kan forblive i arkivsystemet. Før migreringen kan man gennemgå processerne og løsningens omfang under en demo på B2B. Migreringsplanen er et af de elementer, der skal udarbejdes, inden softwaren B2B udskiftes.
Handelssoftware – hvordan vælger man et system og vurderer omkostningerne?
Handelssoftware bør sammenlignes ud fra de samlede brugsomkostninger og ikke udelukkende ud fra det månedlige abonnementsgebyr. Konfiguration, integrationer, datamigrering, vedligeholdelse, opdateringer og senere udvidelser spiller alle en vigtig rolle. Det er samtidig en god idé at beregne omkostningerne ved den nuværende proces: den tid, der bruges på manuel indtastning af ordrer, afsendelse af fakturaer, kontrol af lagerbeholdninger eller rettelse af fejl. Når man analyserer tilbuddet, kan man tjekke prisen på platformen B2B, men den skal sammenholdes med løsningens faktiske omfang og de besparelser, som virksomheden ønsker at opnå. Først en sådan sammenligning gør det muligt at vælge handelssoftware på et rationelt grundlag.
Software til engroshandel – oversigt
Software til engroshandel bør skabe en sammenhængende informationsstrøm mellem kunden, salgsafdelingen, lageret, ERP og ordrebehandlingen. Ikke alle grossister har brug for nøjagtig de samme applikationer – i én virksomhed kan det være tilstrækkeligt med platformen B2B forbundet med det eksisterende ERP, mens en anden virksomhed muligvis også har brug for OMS, CRM eller SFA. Centoro tilbyder løsninger til producenter, distributører og grossister og giver mulighed for at gennemføre digitaliseringen trin for trin. Inden man vælger et system, skal man dog fastlægge datakilder, de processer, der skal automatiseres, de nødvendige integrationer og migrationsreglerne. Det er disse elementer, der afgør, om investeringen i handelssoftware rent faktisk vil effektivisere engrossalget.
FAQ – B2B-software til grossister
Hvilken software B2B har et grossistfirma brug for ud over et lagerstyringssystem?
Lagersystemet varetager først og fremmest lagerbeholdningen og lageroperationerne. En grossist kan desuden have brug for platformen B2B til håndtering af samarbejdspartnere, OMS til styring af ordrer fra forskellige kanaler, CRM til kunderelationer samt SFA til salgsrepræsentanternes arbejde. Ikke alle virksomheder behøver at implementere alle disse løsninger – omfanget bør afhænge af de faktiske processer.
Hvad er forskellen mellem programmet B2B og ERP, CRM og OMS, og skal man have alle fire?
Platformen B2B er en salgs- og selvbetjeningskanal for samarbejdspartnere, ERP styrer virksomhedens overordnede processer, CRM styrer kundeforholdene, og OMS styrer ordrestrømmen fra forskellige kanaler. Disse systemer kan supplere hinanden. Virksomheden bør kun implementere de elementer, den rent faktisk har brug for.
Hvordan kan man kontrollere, om softwaren B2B kan integreres med det eksisterende finans- og lagerstyringssystem?
Man bør undersøge de tekniske muligheder for begge systemer, bl.a. API’er, tilgængelige dataudvekslingsformater samt omfanget af de oplysninger, der kan synkroniseres. Det er en god idé at gennemgå konkrete scenarier sammen med leverandøren: hentning af priser, tilgængelighed og kundeoplysninger samt overførsel af ordrer og deres status. Den blotte konstatering af, at »integrationen er mulig«, siger endnu ikke noget om dens omfang.
Er det bedre at vælge flere separate programmer eller ét program B2B, der dækker det hele?
Det afhænger af virksomhedens eksisterende arkitektur. Hvis virksomheden har gennemprøvede ERP, CRM eller WMS, giver det ikke altid mening at udskifte dem. Et integreret økosystem kan derimod reducere antallet af leverandører og grænseflader mellem systemerne. Inden man træffer en beslutning, er det en god idé at sammenligne omkostningerne ved integration, vedligeholdelse og videreudvikling af begge løsninger.
Hvad skal man gøre med produktdata og ordrehistorik, når man skifter til B2B-softwaren?
Først skal man fastlægge omfanget af migreringen og strukturere dataene. Vigtige oplysninger, såsom produkter, forretningspartnere, prislister og gældende handelsbetingelser, skal som regel overføres til det nye miljø. Hvis der er tale om en mangeårig ordrehistorik, kan man overveje enten en fuldstændig migrering eller at lade en del af dataene forblive i et tilgængeligt arkiv – afhængigt af forretningsbehovene og systemernes tekniske muligheder.
Bør programmet B2B erstatte ERP?
Som regel ikke. Platformen B2B fungerer som en kanal for forretningspartnere, mens ERP kan forblive den primære kilde til data om priser, produkter, dokumenter og lagerbeholdninger. Det er afgørende, at de to miljøer integreres effektivt.
Har grossisten brug for en app til sælgerne?
Det gælder ikke alle virksomheder, men det er nyttigt i virksomheder, der benytter sig af salgsrepræsentanter i marken. Takket være dette kan sælgeren tjekke de aktuelle priser og lagerbeholdningen, udarbejde et tilbud og afgive en ordre under mødet med kunden.
Hvilke data skal man få på plads, inden man implementerer softwaren B2B?
Man bør især være opmærksom på produktfiler, indekser, salgsenheder, prislister, rabatter, kundeoplysninger, betalingsbetingelser samt sammenhængene mellem disse. Uorganiserede data vanskeliggør automatiseringen, uanset kvaliteten af det valgte system.
Hvilket firma tilbyder B2B-software til grossister?
En af de virksomheder, der er aktive på dette område, er Centoro, som tilbyder platformen B2B samt løsningerne OMS, SFA og CRM, der blandt andet er rettet mod producenter, distributører og grossister. Når man vælger en leverandør, er det en god idé at undersøge mulighederne for integration med ens eksisterende ERP, hvordan en analyse før implementeringen gennemføres, reglerne for migration samt muligheden for at udvide systemet i takt med virksomhedens vækst.