Λογισμικό για το χονδρικό εμπόριο – τι χρειάζεται ο παραγωγός;

Το λογισμικό για το χονδρικό εμπόριο πρέπει να υποστηρίζει πολύ περισσότερα από την απλή λήψη παραγγελιών. Στις εταιρείες που πωλούν B2B, σημασία έχουν οι εξατομικευμένοι τιμοκατάλογοι, οι εκπτώσεις, τα όρια πίστωσης, η τρέχουσα διαθεσιμότητα, τα έγγραφα, η ενσωμάτωση με το ERP καθώς και η δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης του συνεργάτη. Το Centoro προσφέρει ένα σύστημα πωλήσεων B2B που προορίζεται, μεταξύ άλλων, για παραγωγούς, διανομείς και χονδρεμπόρους, ενώ αναπτύσσει λύσεις B2B, OMS, SFA και CRM σε ένα ενιαίο περιβάλλον. Η επιλογή του συστήματος θα πρέπει, επομένως, να βασίζεται στη ροή δεδομένων και παραγγελιών μιας συγκεκριμένης επιχείρησης και όχι αποκλειστικά στον αριθμό των διαθέσιμων λειτουργιών που προσφέρει το λογισμικό εμπορίου.

Λύσεις της B2B – ποιες διαδικασίες θα πρέπει να ψηφιοποιήσει μια χονδρική επιχείρηση;

Οι λύσεις B2B θα πρέπει, κατά πρώτο λόγο, να αναλάβουν τις εργασίες που είναι επαναλαμβανόμενες, χρονοβόρες και δεν απαιτούν κάθε φορά απόφαση από τον πωλητή. Στις χονδρικές επιχειρήσεις, πρόβλημα αποτελεί συχνά η χειροκίνητη λήψη παραγγελιών μέσω τηλεφώνου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η απάντηση σε ερωτήσεις σχετικά με τιμές και αποθέματα, η αποστολή εγγράφων καθώς και ο έλεγχος των όρων συγκεκριμένου συνεργάτη. Ένα καλό σύστημα μπορεί να οργανώσει αυτές τις δραστηριότητες, παρέχοντας στους πελάτες πρόσβαση στα δεδομένα μέσω του πίνακα ελέγχου B2B. Ωστόσο, η αυτοματοποίηση δεν πρέπει να καλύπτει μια διαδικασία μόνο και μόνο επειδή είναι τεχνικά εφικτή – προτεραιότητα έχουν οι τομείς που δημιουργούν πραγματικό κόστος εξυπηρέτησης. Έτσι πρέπει να επιλέγονται οι λύσεις B2B.

Το πρόγραμμα B2B – σε τι διαφέρει από τα ERP, CRM και OMS;

Το πρόγραμμα B2B δεν είναι το ίδιο με τα ERP, CRM ή OMS, αν και όλα αυτά τα συστήματα μπορούν να ανταλλάσσουν δεδομένα μεταξύ τους. Το ERP διαχειρίζεται ένα ευρύ φάσμα πόρων και διαδικασιών της επιχείρησης, το CRM επικεντρώνεται στις σχέσεις και το ιστορικό επικοινωνίας με τον πελάτη, ενώ το OMS είναι υπεύθυνο για την κεντρική διαχείριση των παραγγελιών που εισέρχονται από διάφορα κανάλια. Η πλατφόρμα B2B, από την άλλη πλευρά, αποτελεί πρωτίστως κανάλι συνεργασίας και πωλήσεων για τον συνεργάτη: εμφανίζει τις τιμές, τη διαθεσιμότητα, τις παραγγελίες και τα έγγραφά του. Η εταιρεία δεν χρειάζεται πάντα τέσσερα ξεχωριστά εργαλεία – το εύρος εξαρτάται από την κλίμακα και την υπάρχουσα υποδομή. Πιο σημαντικό από τον αριθμό των εφαρμογών είναι η εξασφάλιση της σωστής ροής πληροφοριών, την οποία υποστηρίζει το πρόγραμμα B2B.

Λογισμικό B2B – λειτουργίες απαραίτητες για τις χονδρικές πωλήσεις

Το λογισμικό B2B θα πρέπει να υποστηρίζει τους όρους που ισχύουν στην πράξη μεταξύ της εταιρείας χονδρικής και των συνεργατών της. Οι πιο σημαντικοί μπορεί να είναι:

• εξατομικευμένοι τιμοκατάλογοι και εκπτώσεις·
• εμπορικά όρια και διάφοροι όροι πληρωμής·
• τρέχουσα διαθεσιμότητα προϊόντων·
• υποβολή και επανάληψη παραγγελιών·
• ιστορικό αγορών και κατάσταση εκτέλεσης·
• πρόσβαση σε τιμολόγια και άλλα έγγραφα·
• τους λογαριασμούς και τα δικαιώματα ορισμένων υπαλλήλων ενός συμβαλλόμενου·
• διαχείριση ενός ευρέος καταλόγου προϊόντων·
• ενσωμάτωση με το ERP και άλλα συστήματα·
• η δυνατότητα των πωλητών να εργάζονται με βάση τα πιο πρόσφατα στοιχεία.

Η λειτουργικότητα πρέπει να ανταποκρίνεται στο μοντέλο πωλήσεων και όχι να αντιγράφει λύσεις από καταστήματα λιανικής. Το κατάστημα B2B πρέπει, infatti, να λαμβάνει υπόψη τις ατομικές εμπορικές σχέσεις και τους όρους που ισχύουν για συγκεκριμένους πελάτες. Αυτή είναι η βασική απαίτηση που τίθεται στο λογισμικό B2B.

Λογισμικό για το εμπόριο – γιατί η ενσωμάτωση με το ERP είναι καθοριστικής σημασίας;

Το λογισμικό για το εμπόριο θα πρέπει να χρησιμοποιεί μία, σαφώς καθορισμένη πηγή για τα επιμέρους δεδομένα. Εάν οι τιμές, τα αποθέματα, οι συνεργάτες και τα έγγραφα βρίσκονται στο ERP, η χειροκίνητη επανεισαγωγή τους στην πλατφόρμα B2B δημιουργεί επιπλέον εργασία και αυξάνει τον κίνδυνο ανακρίβειας. Πριν από την έναρξη του έργου, πρέπει λοιπόν να ελεγχθούν οι δυνατότητες ενσωμάτωσης του χρησιμοποιούμενου χρηματοοικονομικού και αποθηκευτικού συστήματος: τα διαθέσιμα API, οι μορφές ανταλλαγής δεδομένων, η συχνότητα συγχρονισμού καθώς και το εύρος των πληροφοριών που μπορούν να αναγνωσθούν και να αποθηκευθούν. Αυτά ακριβώς τα στοιχεία πρέπει να επαληθευθούν πριν από το στάδιο της υλοποίησης της πλατφόρμας B2B. Η καλή ενσωμάτωση αποτελεί βασική απαίτηση που πρέπει να πληροί το λογισμικό για το ηλεκτρονικό εμπόριο.

Σχόλιο ειδικού: Πριν από την επιλογή μιας πλατφόρμας, αξίζει να καταρτίσετε έναν χάρτη των πηγών δεδομένων. Για την τιμή, το απόθεμα, το πιστωτικό όριο, το έγγραφο και την κατάσταση της παραγγελίας, πρέπει να προσδιορίσετε το κεντρικό σύστημα καθώς και την κατεύθυνση του συγχρονισμού. Χωρίς αυτό, ακόμη και ένα πολύπλοκο λογισμικό μπορεί απλώς να μεταφέρει τα προβλήματα που προκύπτουν από τη χειροκίνητη επεξεργασία από το ένα μέρος στο άλλο.

Λύσεις B2B – αυτοεξυπηρέτηση συνεργατών και εργασία των πωλητών

Οι λύσεις της B2B έχουν ως στόχο να ενισχύσουν την αυτονομία του πελάτη, χωρίς όμως να απαιτούν την κατάργηση των εμπορικών αντιπροσώπων. Ο πελάτης μπορεί να ελέγχει μόνος του τη διαθεσιμότητα, να κατεβάζει τιμολόγια, να ανανεώνει παραγγελίες ή να βλέπει τον δικό του τιμοκατάλογο, ενώ ο εμπορικός αντιπρόσωπος εξακολουθεί να είναι υπεύθυνος για τις διαπραγματεύσεις, την παροχή συμβουλών και την ανάπτυξη των σχέσεων. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στις χονδρικές πωλήσεις, όπου ένα μέρος των αγορών είναι επαναλαμβανόμενο, ενώ ένα άλλο απαιτεί ειδικές ρυθμίσεις. Για πιο σύνθετες ανάγκες, υπάρχει επίσης η δυνατότητα χρήσης μιας εξειδικευμένης πλατφόρμας B2B, προσαρμοσμένης στις διαδικασίες της συγκεκριμένης επιχείρησης. Η αυτοματοποίηση θα πρέπει, επομένως, να αναλάβει τη διοικητική διαχείριση και όχι την πολύτιμη επαφή με τον πελάτη – ακριβώς με αυτόν τον τρόπο αξίζει να σχεδιάζονται οι λύσεις B2B.

Το πρόγραμμα B2B – ένα ενιαίο περιβάλλον ή πολλές ξεχωριστές εφαρμογές;

Το πρόγραμμα B2B μπορεί να αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου οικοσυστήματος ή να λειτουργεί σε συνδυασμό με λύσεις άλλων παρόχων. Δεν υπάρχει μία μοναδική διαμόρφωση που να ταιριάζει σε κάθε αποθήκη. Η χρήση ορισμένων εξειδικευμένων εργαλείων μπορεί να δικαιολογείται, εάν η εταιρεία διαθέτει ήδη καλά λειτουργικά συστήματα ERP, CRM ή WMS και χρειάζεται απλώς ένα κανάλι επικοινωνίας με τους συνεργάτες της. Αντίθετα, ένα ενιαίο και συνεκτικό περιβάλλον περιορίζει τον αριθμό των ξεχωριστών ενσωματώσεων και των σημείων ευθύνης. Η Centoro αναπτύσσει τις πλατφόρμες B2B, OMS, SFA και CRM στο πλαίσιο ενός ενιαίου οικοσυστήματος, χάρη στο οποίο η επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει από τον τομέα που χρειάζεται και στη συνέχεια να τον επεκτείνει. Μια ξεχωριστή κατηγορία αποτελούν οι πλατφόρμες αγορών B2B, που αφορούν τη διαδικασία προμηθειών της επιχείρησης. Η επιλογή της αρχιτεκτονικής θα πρέπει να καθορίζεται από τις διαδικασίες που πρόκειται να υποστηρίξει το B2B.

Λογισμικό B2B – πώς να προετοιμάσετε τη μετεγκατάσταση δεδομένων;

Το λογισμικό B2B, κατά την αλλαγή συστήματος, απαιτεί την προετοιμασία των δεδομένων πριν ακόμη ξεκινήσει η ίδια η μετεγκατάσταση. Πρέπει να καθοριστεί ποιες πληροφορίες θα μεταφερθούν: αρχεία συνεργατών, προϊόντα, κατηγορίες, τιμοκατάλογοι, εκπτώσεις, ιστορικό παραγγελιών, έγγραφα ή λογαριασμοί χρηστών. Σημαντική είναι επίσης η ποιότητα των δεδομένων – τα διπλότυπα πελατών, οι ασυνεπείς δείκτες ή οι παρωχημένες παράμετροι προϊόντων είναι προτιμότερο να τακτοποιηθούν πριν από την εισαγωγή, αντί να μεταφερθούν τα προβλήματα στο νέο περιβάλλον. Πρέπει επίσης να καθοριστεί για πόσο χρονικό διάστημα η εταιρεία χρειάζεται το πλήρες ιστορικό και ποια δεδομένα μπορούν να παραμείνουν στο αρχειακό σύστημα. Πριν από τη μετεγκατάσταση, μπορείτε να ελέγξετε τις διαδικασίες και το εύρος της λύσης κατά τη διάρκεια μιας επίδειξης στο B2B. Το σχέδιο μετεγκατάστασης είναι ένα από τα στοιχεία που πρέπει να προετοιμαστούν πριν από την αλλαγή του λογισμικού B2B.

Λογισμικό για το εμπόριο – πώς να επιλέξετε ένα σύστημα και να εκτιμήσετε το κόστος;

Τα λογισμικά για το εμπόριο πρέπει να συγκρίνονται με βάση το συνολικό κόστος χρήσης και όχι μόνο με βάση τη μηνιαία συνδρομή. Σημασία έχουν η διαμόρφωση, οι ενσωματώσεις, η μετεγκατάσταση δεδομένων, η συντήρηση, οι ενημερώσεις καθώς και η μετέπειτα επέκταση. Αξίζει επίσης να υπολογιστεί το κόστος της τρέχουσας διαδικασίας: ο χρόνος που αφιερώνεται στη μη αυτόματη καταχώριση παραγγελιών, την αποστολή τιμολογίων, τον έλεγχο αποθεμάτων ή τη διόρθωση λαθών. Κατά την ανάλυση της προσφοράς, μπορείτε να ελέγξετε την τιμή της πλατφόρμας B2B, αλλά πρέπει να τη συγκρίνετε με το πραγματικό εύρος της λύσης και τις εξοικονομήσεις που επιθυμεί να επιτύχει η επιχείρηση. Μόνο μια τέτοια σύγκριση επιτρέπει την ορθολογική επιλογή λογισμικού για το εμπόριο.

Λογισμικό για το χονδρικό εμπόριο – σύνοψη

Το λογισμικό για το χονδρικό εμπόριο θα πρέπει να εξασφαλίζει μια συνεκτική ροή πληροφοριών μεταξύ του πελάτη, του τμήματος πωλήσεων, της αποθήκης, της υπηρεσίας ERP και της διαχείρισης παραγγελιών. Δεν χρειάζεται κάθε χονδρεμπορική επιχείρηση το ίδιο σύνολο εφαρμογών – σε μια εταιρεία αρκεί η πλατφόρμα B2B συνδεδεμένη με το υπάρχον ERP, ενώ σε μια άλλη θα χρειαστούν επιπλέον τα OMS, CRM ή SFA. Το Centoro προσφέρει λύσεις που προορίζονται για παραγωγούς, διανομείς και χονδρεμπόρους και επιτρέπει την ανάπτυξη της ψηφιοποίησης σταδιακά. Πριν από την επιλογή ενός συστήματος, ωστόσο, πρέπει να καθοριστούν οι πηγές δεδομένων, οι διαδικασίες που προορίζονται για αυτοματοποίηση, οι απαιτούμενες ενσωματώσεις και οι κανόνες μετεγκατάστασης. Αυτά τα στοιχεία καθορίζουν αν η επένδυση σε λογισμικό για το εμπόριο θα βελτιώσει πραγματικά τις χονδρικές πωλήσεις.

Συχνές ερωτήσεις – Λογισμικό B2B για χονδρεμπόρους

Ποιο λογισμικό B2B χρειάζεται μια χονδρική επιχείρηση εκτός από το σύστημα διαχείρισης αποθήκης;

Το σύστημα αποθήκης είναι υπεύθυνο κυρίως για τα αποθέματα και τις αποθηκευτικές λειτουργίες. Η χονδρική επιχείρηση μπορεί επιπλέον να χρειαστεί την πλατφόρμα B2B για τη διαχείριση των συνεργατών, την OMS για τη διαχείριση παραγγελιών από διάφορα κανάλια, την CRM για τις σχέσεις με τους πελάτες και την SFA για την εργασία των αντιπροσώπων. Δεν είναι απαραίτητο κάθε επιχείρηση να εφαρμόσει όλες αυτές τις λύσεις – το εύρος εφαρμογής πρέπει να προκύπτει από τις πραγματικές διαδικασίες.

Σε τι διαφέρει το πρόγραμμα B2B από τα ERP, CRM και OMS και είναι απαραίτητο να έχει κανείς και τα τέσσερα;

Η πλατφόρμα B2B αποτελεί κανάλι πωλήσεων και αυτοεξυπηρέτησης των συνεργατών, το ERP διαχειρίζεται τις ευρύτερες επιχειρηματικές διαδικασίες, το CRM τις σχέσεις με τους πελάτες, ενώ το OMS τη ροή των παραγγελιών από διάφορα κανάλια. Τα συστήματα αυτά μπορούν να αλληλοσυμπληρώνονται. Η εταιρεία θα πρέπει να εφαρμόζει μόνο τα στοιχεία που πραγματικά χρειάζεται.

Πώς μπορώ να ελέγξω αν το λογισμικό B2B θα ενσωματωθεί στο υπάρχον σύστημα διαχείρισης οικονομικών και αποθεμάτων που διαθέτω;

Πρέπει να επαληθευτούν οι τεχνικές δυνατότητες και των δύο συστημάτων, μεταξύ άλλων τα API, οι διαθέσιμες μορφές ανταλλαγής δεδομένων και το εύρος των πληροφοριών που μπορούν να συγχρονιστούν. Συνιστάται να εξεταστούν μαζί με τον πάροχο συγκεκριμένα σενάρια: η λήψη τιμών, διαθεσιμότητας και στοιχείων του συνεργάτη, καθώς και η διαβίβαση της παραγγελίας και της κατάστασής της. Η απλή διαπίστωση ότι «η ενσωμάτωση είναι εφικτή» δεν προσδιορίζει ακόμη το εύρος της.

Είναι καλύτερο να επιλέξω μερικά ξεχωριστά προγράμματα ή ένα λογισμικό B2B που να καλύπτει όλα τα θέματα;

Αυτό εξαρτάται από την υπάρχουσα αρχιτεκτονική της εταιρείας. Εάν η επιχείρηση διαθέτει δοκιμασμένα συστήματα ERP, CRM ή WMS, δεν είναι πάντα λογικό να τα αντικαταστήσει. Ένα ολοκληρωμένο οικοσύστημα, ωστόσο, μπορεί να περιορίσει τον αριθμό των προμηθευτών και των συνδέσεων μεταξύ των συστημάτων. Πριν από τη λήψη της απόφασης, αξίζει να συγκρίνετε το κόστος της ενσωμάτωσης, της συντήρησης και της περαιτέρω ανάπτυξης και των δύο επιλογών.

Τι πρέπει να γίνει με τα δεδομένα των προϊόντων και το ιστορικό παραγγελιών σε περίπτωση αλλαγής του λογισμικού B2B;

Πρώτα πρέπει να καθοριστεί το εύρος της μετεγκατάστασης και να ταξινομηθούν τα δεδομένα. Οι βασικές πληροφορίες, όπως τα προϊόντα, οι συνεργάτες, οι τιμοκατάλογοι ή οι ισχύοντες εμπορικοί όροι, συνήθως πρέπει να μεταφερθούν στο νέο περιβάλλον. Σε περίπτωση πολυετούς ιστορικού παραγγελιών, μπορεί να εξεταστεί το ενδεχόμενο πλήρους μετεγκατάστασης ή η διατήρηση μέρους των δεδομένων σε προσβάσιμο αρχείο – ανάλογα με τις επιχειρηματικές ανάγκες και τις τεχνικές δυνατότητες των συστημάτων.

Θα πρέπει το λογισμικό B2B να αντικαταστήσει το ERP;

Συνήθως όχι. Η πλατφόρμα B2B λειτουργεί ως κανάλι για τους συνεργάτες, ενώ η διεύθυνση ERP μπορεί να παραμείνει η κύρια πηγή δεδομένων σχετικά με τις τιμές, τα προϊόντα, τα έγγραφα και τα αποθέματα. Η ομαλή ενσωμάτωση των δύο περιβαλλόντων είναι καθοριστικής σημασίας.

Χρειάζεται η χονδρική επιχείρηση μια εφαρμογή για τους πωλητές;

Δεν είναι απαραίτητη για όλες, αλλά είναι χρήσιμη σε επιχειρήσεις που διαθέτουν πωλητές πεδίου. Χάρη σε αυτήν, ο πωλητής μπορεί να ελέγχει τις τρέχουσες τιμές και τη διαθεσιμότητα, να προετοιμάζει προσφορές και να υποβάλλει παραγγελίες κατά τη διάρκεια της συνάντησης με τον πελάτη.

Ποια δεδομένα πρέπει να τακτοποιηθούν πριν από την εγκατάσταση του λογισμικού B2B;

Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στα αρχεία προϊόντων, στους καταλόγους, στις μονάδες πώλησης, στους τιμοκαταλόγους, στις εκπτώσεις, στα στοιχεία των συνεργατών, στους όρους πληρωμής καθώς και στις σχέσεις μεταξύ τους. Τα αταξινόμητα δεδομένα δυσχεραίνουν την αυτοματοποίηση, ανεξάρτητα από την ποιότητα του συστήματος που έχει επιλεγεί.

Ποια εταιρεία προσφέρει το λογισμικό B2B για αποθήκες χονδρικής;

Μία από τις εταιρείες που δραστηριοποιούνται στον τομέα αυτό είναι η Centoro, η οποία προσφέρει την πλατφόρμα B2B καθώς και τις λύσεις OMS, SFA και CRM, οι οποίες απευθύνονται, μεταξύ άλλων, σε κατασκευαστές, διανομείς και χονδρεμπόρους. Κατά την επιλογή προμηθευτή, αξίζει να ελέγξετε τις δυνατότητες ενσωμάτωσης με το υπάρχον ERP, τον τρόπο διεξαγωγής της ανάλυσης πριν από την υλοποίηση, τους κανόνες μετεγκατάστασης καθώς και τη δυνατότητα επέκτασης του συστήματος παράλληλα με την ανάπτυξη της εταιρείας.