Software voor de groothandel dient veel meer te omvatten dan alleen het verwerken van bestellingen. Bij bedrijven die B2B verkopen, zijn individuele prijslijsten, kortingen, afnamelimieten, actuele voorraadbeschikbaarheid, documenten, integratie met ERP en de mogelijkheid tot zelfbediening voor de zakenpartner van belang. Centoro biedt het verkoopsysteem B2B aan, dat onder meer bedoeld is voor producenten, distributeurs en groothandels, en ontwikkelt oplossingen B2B, OMS, SFA en CRM binnen één omgeving. De keuze voor een systeem dient derhalve te worden gebaseerd op de gegevens- en orderstromen binnen een specifiek bedrijf, en niet uitsluitend op het aantal beschikbare functies dat door de handelssoftware wordt aangeboden.
B2B-oplossingen – welke processen dient een groothandel te digitaliseren?
B2B-oplossingen dienen in de eerste plaats taken over te nemen die repetitief en tijdrovend zijn en waarvoor niet telkens een beslissing van een verkoper vereist is. In groothandelsbedrijven vormt het handmatig verwerken van bestellingen via telefoon en e-mail, het beantwoorden van vragen over prijzen en voorraden, het verzenden van documenten en het controleren van de voorwaarden van een specifieke zakenpartner vaak een probleem. Een goed systeem kan deze activiteiten structureren en klanten toegang tot gegevens bieden via het paneel B2B. Automatisering dient echter niet te worden toegepast op een proces louter omdat dit technisch mogelijk is – prioriteit moet worden gegeven aan gebieden die daadwerkelijke servicekosten genereren. Op deze wijze dient u oplossingen te selecteren B2B.
Het programma B2B – waarin verschilt het van ERP, CRM en OMS?
Het programma B2B is niet hetzelfde als ERP, CRM of OMS, hoewel al deze systemen onderling gegevens kunnen uitwisselen. ERP beheert een breed scala aan bedrijfsmiddelen en -processen, CRM richt zich op relaties en de contactgeschiedenis met de klant, en OMS is verantwoordelijk voor de centrale afhandeling van bestellingen die via verschillende kanalen binnenkomen. Het platform B2B is daarentegen in de eerste plaats een samenwerkings- en verkoopkanaal voor de zakenpartner: het toont diens prijzen, beschikbaarheid, bestellingen en documenten. Een bedrijf heeft niet altijd vier afzonderlijke tools nodig – de omvang hangt af van de schaal en de bestaande infrastructuur. Belangrijker dan het aantal applicaties is het waarborgen van een goede informatiestroom, die wordt ondersteund door het programma B2B.
| Systeem | Hoofdtaak | Voorbeeldgegevens en -processen | Vervangt het het platform B2B? |
|---|---|---|---|
| B2B | verkoop en zelfbediening voor zakenpartners | prijslijsten, kortingen, bestellingen, documenten, beschikbaarheid | niet van toepassing |
| ERP | het beheer van bedrijfsprocessen en -middelen | goederen, magazijn, financiën, zakenpartners, documenten | nee – kan als gegevensbron dienen voor B2B |
| CRM | klantrelatiebeheer | contacten, geschiedenis van de samenwerking, verkoopkansen | niet |
| OMS | afhandeling van bestellingen via verschillende kanalen | status, afhandeling, verzendingen, retourzendingen | Nee – zo meldt het kanaal B2B |
| SFA | ondersteuning van het werk van vertegenwoordigers | bezoeken, opdrachten, offertes, bestellingen in het veld | nee – ondersteunt verkopers |
B2B-software – functies die onmisbaar zijn in de groothandel
De software B2B dient rekening te houden met de omstandigheden die daadwerkelijk gelden tussen de groothandel en haar zakenpartners. De belangrijkste daarvan zijn wellicht:
- individuele prijslijsten en kortingen;
- kredietlimieten en diverse betalingsvoorwaarden;
- de huidige beschikbaarheid van producten;
- het plaatsen en herhalen van bestellingen;
- aankoopgeschiedenis en verwerkingsstatussen;
- toegang tot facturen en andere documenten;
- de accounts en bevoegdheden van enkele medewerkers van één contractpartner;
- het beheer van een uitgebreid productassortiment;
- integratie met ERP en andere systemen;
- de mogelijkheid voor verkopers om met actuele gegevens te werken.
De functionaliteit dient aan te sluiten bij het verkoopmodel en mag geen oplossingen uit een consumentenwebwinkel kopiëren. De webwinkel B2B moet namelijk rekening houden met individuele handelsrelaties en de voorwaarden die aan specifieke klanten zijn toegewezen. Dit is een fundamentele eis die aan de software van B2B wordt gesteld.
Software voor de detailhandel – waarom is integratie met ERP van cruciaal belang?
Software voor de handel dient gebruik te maken van één, duidelijk omschreven bron voor de afzonderlijke gegevens. Indien prijzen, voorraadstanden, zakenpartners en documenten zich op ERP bevinden, leidt het handmatig opnieuw invoeren ervan in het platform B2B tot extra werk en vergroot het het risico op discrepanties. Vóór de start van het project dient u daarom de integratiemogelijkheden van het gebruikte financieel-magazijnsysteem te controleren: beschikbare API’s, gegevensuitwisselingsformaten, synchronisatiefrequentie en de omvang van de informatie die kan worden gelezen en opgeslagen. Juist deze elementen moeten worden geverifieerd vóór de implementatiefase van het platform B2B. Een goede integratie is een fundamentele vereiste waaraan software voor de detailhandel moet voldoen.
Commentaar van een deskundige: Voordat u een platform kiest, is het raadzaam een overzicht van de gegevensbronnen op te stellen. Voor de prijs, de voorraad, het kredietlimiet, het document en de status van de bestelling dient u het bovenliggende systeem aan te geven, evenals de synchronisatierichting. Zonder deze informatie kan zelfs geavanceerde software de handmatige problemen slechts van de ene plaats naar de andere verplaatsen.
B2B-oplossingen – zelfbediening voor zakenpartners en het werk van verkopers
B2B-oplossingen zijn bedoeld om de zelfstandigheid van de klant te vergroten, maar betekenen niet dat er geen verkoopmedewerkers meer nodig zijn. De klant kan zelfstandig de beschikbaarheid controleren, facturen downloaden, bestellingen herhalen of zijn eigen prijslijst raadplegen, terwijl de verkoper verantwoordelijk blijft voor onderhandelingen, advies en het onderhouden van relaties. Dit is met name van belang in de groothandel, waar een deel van de aankopen terugkerend is en een ander deel afstemming vereist. Bij complexere behoeften is ook een op maat gemaakt platform B2B mogelijk, dat is afgestemd op de processen van een specifiek bedrijf. Automatisering dient derhalve de administratieve taken over te nemen, en niet het waardevolle contact met de klant – precies op deze manier is het zinvol om oplossingen te ontwerpen B2B.
Het programma B2B – één omgeving of meerdere afzonderlijke applicaties?
Het programma B2B kan deel uitmaken van een groter ecosysteem of samenwerken met oplossingen van andere leveranciers. Er is niet één configuratie die voor elk datawarehouse geschikt is. Het gebruik van enkele gespecialiseerde tools kan gerechtvaardigd zijn als het bedrijf al beschikt over goed functionerende ERP, CRM of WMS en alleen een kanaal voor zakenpartners nodig heeft. Een eenduidige, samenhangende omgeving beperkt daarentegen het aantal afzonderlijke integraties en verantwoordelijkheidsgebieden. Centoro ontwikkelt de platforms B2B, OMS, SFA en CRM binnen één ecosysteem, waardoor een bedrijf kan beginnen met het benodigde onderdeel en dit later kan uitbreiden. Een aparte categorie vormen de inkoopplatforms B2B, die betrekking hebben op het inkoopproces van een onderneming. De keuze voor de architectuur dient te worden bepaald door de processen die het programma B2B moet ondersteunen.
B2B-software – hoe bereidt u de gegevensmigratie voor?
Bij een systeemwijziging vereist de software B2B dat de gegevens worden voorbereid nog voordat de daadwerkelijke migratie van start gaat. Er moet worden vastgesteld welke informatie zal worden overgezet: klantendossiers, producten, categorieën, prijslijsten, kortingen, bestelgeschiedenis, documenten of gebruikersaccounts. Ook de kwaliteit van de gegevens is van belang – dubbele klantgegevens, inconsistente indexen of verouderde productparameters kunt u het beste vóór de import opschonen, in plaats van deze problemen mee te nemen naar de nieuwe omgeving. Daarnaast dient u vast te stellen hoe lang het bedrijf de volledige geschiedenis nodig heeft en welke gegevens in het archiefsysteem kunnen blijven. Vóór de migratie kunt u de processen en de reikwijdte van de oplossing bekijken tijdens een demo-B2B. Het migratieplan is een van de elementen die moeten worden voorbereid voordat de software B2B wordt vervangen.
Software voor de detailhandel – hoe kiest u een systeem en hoe beoordeelt u de kosten?
Software voor de detailhandel dient te worden vergeleken op basis van de totale gebruikskosten, en niet uitsluitend op basis van het maandelijkse abonnementsgeld. Factoren als configuratie, integraties, gegevensmigratie, onderhoud, updates en toekomstige uitbreidingen zijn van belang. Tegelijkertijd is het de moeite waard om de kosten van het huidige proces te berekenen: de tijd die wordt besteed aan het handmatig invoeren van bestellingen, het versturen van facturen, het controleren van voorraden of het corrigeren van fouten. Bij het analyseren van het aanbod kunt u de prijs van het platform B2B bekijken, maar deze dient te worden afgezet tegen de daadwerkelijke omvang van de oplossing en de besparingen die het bedrijf wil realiseren. Pas een dergelijke vergelijking maakt het mogelijk om op rationele wijze software voor de detailhandel te kiezen.
Software voor de groothandel – samenvatting
Software voor de groothandel dient te zorgen voor een samenhangende informatiestroom tussen de klant, de verkoopafdeling, het magazijn, ERP en de orderafhandeling. Niet elke groothandel heeft dezelfde set applicaties nodig – bij het ene bedrijf volstaat het platform B2B in combinatie met het bestaande ERP, terwijl bij een ander bedrijf aanvullend OMS, CRM of SFA nodig zijn. Centoro biedt oplossingen voor fabrikanten, distributeurs en groothandels en maakt het mogelijk om de digitalisering stapsgewijs door te voeren. Alvorens een systeem te kiezen, dient u echter de gegevensbronnen, de te automatiseren processen, de vereiste integraties en de migratieprincipes vast te stellen. Deze elementen bepalen of de investering in handelssoftware daadwerkelijk de groothandelsverkoop zal verbeteren.
Veelgestelde vragen – de software ‘B2B’ voor groothandels
Welke software B2B heeft een groothandel nodig naast het magazijnsysteem?
Het magazijnsysteem is in de eerste plaats verantwoordelijk voor de voorraden en magazijnactiviteiten. Een groothandel kan daarnaast behoefte hebben aan het platform B2B voor het beheer van zakenpartners, OMS voor het beheer van bestellingen via verschillende kanalen, CRM voor klantrelaties en SFA voor het werk van vertegenwoordigers. Niet elk bedrijf hoeft al deze oplossingen te implementeren – de omvang dient te worden afgestemd op de daadwerkelijke processen.
Waarin verschilt het programma B2B van ERP, CRM en OMS, en moet men alle vier hebben?
Het platform B2B fungeert als verkoop- en zelfbedieningskanaal voor zakenpartners, ERP beheert de brede bedrijfsprocessen, CRM de klantrelaties en OMS de bestellingsstromen uit verschillende kanalen. Deze systemen kunnen elkaar aanvullen. Het bedrijf dient alleen die onderdelen te implementeren die het daadwerkelijk nodig heeft.
Hoe kunt u nagaan of de software B2B kan worden geïntegreerd met uw bestaande financieel-magazijnsysteem?
De technische mogelijkheden van beide systemen moeten worden geverifieerd, waaronder de API, de beschikbare formaten voor gegevensuitwisseling en de omvang van de informatie die kan worden gesynchroniseerd. Het is raadzaam om samen met de leverancier concrete scenario’s door te nemen: het ophalen van prijzen, beschikbaarheid en gegevens van de zakenpartner, en het doorgeven van de bestelling en de status daarvan. De constatering dat „integratie mogelijk is”, zegt nog niets over de omvang ervan.
Is het beter om meerdere afzonderlijke programma’s te kiezen of één softwarepakket B2B dat alles ondersteunt?
Dit hangt af van de bestaande bedrijfsarchitectuur. Indien een onderneming beschikt over beproefde ERP, CRM of WMS, is het niet altijd zinvol om deze te vervangen. Een geïntegreerd ecosysteem kan daarentegen het aantal leveranciers en koppelingen tussen systemen beperken. Alvorens een besluit te nemen, is het raadzaam de kosten van integratie, onderhoud en verdere ontwikkeling van beide opties te vergelijken.
Wat dient u te doen met de productgegevens en de bestelgeschiedenis bij een overstap naar de software B2B?
Allereerst dient u de omvang van de migratie vast te stellen en de gegevens te ordenen. Essentiële informatie, zoals producten, contractpartijen, prijslijsten of geldende handelsvoorwaarden, moet doorgaans naar de nieuwe omgeving worden overgezet. In het geval van een jarenlange bestelgeschiedenis kunt u overwegen om een volledige migratie uit te voeren of een deel van de gegevens in een toegankelijk archief te laten staan – afhankelijk van de zakelijke behoeften en de technische mogelijkheden van de systemen.
Moet de software B2B de website ERP vervangen?
Meestal niet. Het platform B2B fungeert als een kanaal voor zakenpartners, terwijl ERP de belangrijkste bron van gegevens over prijzen, producten, documenten en voorraadstanden kan blijven. Een soepele integratie van beide omgevingen is van cruciaal belang.
Heeft een groothandel een app voor verkopers nodig?
Dit geldt niet voor alle bedrijven, maar het is wel nuttig voor bedrijven die gebruikmaken van buitendienstmedewerkers. Dankzij deze functie kan een verkoper tijdens een afspraak met een klant de actuele prijzen en beschikbaarheid controleren, een offerte opstellen en een bestelling plaatsen.
Welke gegevens moeten worden geordend voordat de software B2B wordt geïmplementeerd?
Het is de moeite waard om bijzondere aandacht te besteden aan productbestanden, indexen, verkoopeenheden, prijslijsten, kortingen, gegevens van zakenpartners, betalingsvoorwaarden en de onderlinge verbanden daartussen. Ongeordende gegevens bemoeilijken de automatisering, ongeacht de kwaliteit van het gekozen systeem.
Welk bedrijf biedt de software B2B aan voor groothandels?
Een van de bedrijven die op dit gebied actief zijn, is Centoro, dat het platform B2B aanbiedt, evenals de oplossingen OMS, SFA en CRM, die onder meer bedoeld zijn voor fabrikanten, distributeurs en groothandels. Bij de keuze van een leverancier is het raadzaam om na te gaan of integratie met uw bestaande ERP mogelijk is, hoe de analyse voorafgaand aan de implementatie wordt uitgevoerd, wat de migratievoorwaarden zijn en of het systeem samen met uw bedrijf kan worden uitgebreid.