Perangkat lunak untuk perdagangan grosir – apa saja yang dibutuhkan oleh produsen?

Perangkat lunak untuk perdagangan grosir seharusnya tidak hanya sekadar menangani penerimaan pesanan. Di perusahaan yang menjual B2B, hal-hal seperti daftar harga khusus, diskon, batas kredit, ketersediaan stok terkini, dokumen, integrasi dengan ERP, serta fasilitas layanan mandiri bagi mitra bisnis sangatlah penting. Centoro menawarkan sistem penjualan B2B yang dirancang, antara lain, untuk produsen, distributor, dan grosir, serta mengembangkan solusi B2B, OMS, SFA, dan CRM dalam satu lingkungan. Oleh karena itu, pemilihan sistem sebaiknya didasarkan pada alur data dan pesanan di perusahaan tertentu, bukan semata-mata berdasarkan jumlah fitur yang ditawarkan oleh perangkat lunak perdagangan tersebut.

Solusi B2B – proses apa saja yang sebaiknya didigitalisasi oleh perusahaan grosir?

Solusi B2B sebaiknya terlebih dahulu mengambil alih tugas-tugas yang bersifat berulang, memakan waktu, dan tidak memerlukan keputusan dari tenaga penjualan setiap kali. Di gudang grosir, masalah yang sering muncul adalah penerimaan pesanan secara manual melalui telepon dan email, menjawab pertanyaan mengenai harga dan stok, pengiriman dokumen, serta pengecekan ketentuan mitra bisnis tertentu. Sistem yang baik dapat mengatur aktivitas-aktivitas ini, dengan memberikan akses kepada pelanggan ke data melalui panel B2B. Namun, otomatisasi tidak boleh diterapkan pada suatu proses hanya karena secara teknis hal itu memungkinkan – prioritas harus diberikan pada area-area yang menimbulkan biaya layanan yang nyata. Inilah cara yang tepat dalam memilih solusi B2B.

Program B2B – apa perbedaannya dengan ERP, CRM, dan OMS?

Program B2B bukanlah hal yang sama dengan ERP, CRM, maupun OMS, meskipun semua sistem tersebut dapat saling bertukar data. ERP mengelola berbagai sumber daya dan proses perusahaan, CRM berfokus pada hubungan serta riwayat interaksi dengan pelanggan, sedangkan OMS bertanggung jawab atas penanganan terpusat atas pesanan yang masuk dari berbagai saluran. Sementara itu, platform B2B terutama berfungsi sebagai saluran kolaborasi dan penjualan bagi mitra bisnis: menampilkan harga, ketersediaan, pesanan, dan dokumen mereka. Perusahaan tidak selalu memerlukan empat alat terpisah – cakupannya bergantung pada skala serta infrastruktur yang ada. Yang lebih penting daripada jumlah aplikasi adalah memastikan aliran informasi yang tepat, yang didukung oleh program B2B.

Perangkat Lunak B2B – fitur-fitur yang diperlukan dalam penjualan grosir

Perangkat lunak B2B harus mendukung ketentuan-ketentuan yang benar-benar berlaku antara gudang grosir dan mitra bisnisnya. Yang paling penting di antaranya adalah:

• daftar harga dan diskon khusus;
• batas kredit dagang dan berbagai ketentuan pembayaran;
• ketersediaan produk saat ini;
• pengajuan dan perpanjangan pesanan;
• riwayat pembelian dan status pemrosesan;
• akses ke faktur dan dokumen lainnya;
• akun dan hak akses beberapa karyawan dari satu mitra bisnis;
• penyediaan katalog produk yang lengkap;
• integrasi dengan ERP dan sistem lainnya;
• kemampuan tenaga penjualan untuk bekerja berdasarkan data terkini.

Fungsionalitasnya harus sesuai dengan model penjualan, bukan sekadar meniru solusi dari toko ritel umum. Pasalnya, toko B2B harus memperhitungkan hubungan komersial individual serta ketentuan yang berlaku bagi pelanggan tertentu. Ini merupakan persyaratan dasar yang harus dipenuhi oleh perangkat lunak B2B.

Perangkat lunak untuk perdagangan – mengapa integrasi dengan ERP sangat penting?

Perangkat lunak perdagangan harus menggunakan satu sumber data yang jelas dan terdefinisi dengan baik untuk setiap jenis data. Jika harga, stok, mitra bisnis, dan dokumen tersimpan di ERP, memasukkannya kembali secara manual ke platform B2B akan menimbulkan beban kerja tambahan dan meningkatkan risiko ketidaksesuaian. Oleh karena itu, sebelum memulai proyek, perlu dilakukan pengecekan terhadap kemampuan integrasi sistem keuangan dan persediaan yang digunakan: API yang tersedia, format pertukaran data, frekuensi sinkronisasi, serta cakupan informasi yang dapat dibaca dan disimpan. Unsur-unsur inilah yang harus diverifikasi sebelum tahap implementasi platform B2B. Integrasi yang baik merupakan persyaratan dasar yang harus dipenuhi oleh perangkat lunak perdagangan.

Komentar ahli: Sebelum memilih platform, sebaiknya Anda menyusun peta sumber data. Untuk harga, stok, batas kredit, dokumen, dan status pesanan, Anda perlu menentukan sistem induk serta arah sinkronisasi. Tanpa hal tersebut, bahkan perangkat lunak yang paling canggih pun hanya akan memindahkan masalah yang sebelumnya ditangani secara manual dari satu tempat ke tempat lain.

Solusi B2B – layanan mandiri bagi mitra bisnis dan pekerjaan tenaga penjualan

Solusi B2B seharusnya meningkatkan kemandirian pelanggan, namun tidak mengharuskan pelanggan untuk tidak lagi menggunakan tenaga penjualan. Mitra bisnis dapat secara mandiri memeriksa ketersediaan barang, mengunduh faktur, memesan ulang, atau melihat daftar harga mereka sendiri, sementara tenaga penjualan tetap bertanggung jawab atas negosiasi, pemberian saran, dan pengembangan hubungan. Hal ini sangat penting dalam penjualan grosir, di mana sebagian pembelian bersifat berulang, sementara sebagian lainnya memerlukan kesepakatan khusus. Untuk kebutuhan yang lebih kompleks, tersedia pula platform khusus B2B yang disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan tertentu. Otomatisasi seharusnya mengambil alih tugas administratif, bukan interaksi berharga dengan pelanggan – inilah cara yang tepat dalam merancang solusi B2B.

Program B2B – satu lingkungan atau beberapa aplikasi terpisah?

Program B2B dapat menjadi bagian dari ekosistem yang lebih besar atau beroperasi bersama solusi dari penyedia lain. Tidak ada satu konfigurasi pun yang cocok untuk setiap gudang. Penggunaan beberapa alat khusus dapat dibenarkan jika perusahaan sudah memiliki ERP, CRM, atau WMS yang berfungsi dengan baik dan hanya membutuhkan saluran untuk mitra bisnis. Di sisi lain, lingkungan yang terpadu membatasi jumlah integrasi terpisah dan titik tanggung jawab. Centoro mengembangkan platform B2B, OMS, SFA, dan CRM dalam satu ekosistem, sehingga perusahaan dapat memulai dari area yang dibutuhkan dan kemudian memperluasnya. Kategori terpisah adalah platform pembelian B2B, yang berkaitan dengan proses pembelian perusahaan. Pemilihan arsitektur harus ditentukan oleh proses-proses yang akan didukung oleh program B2B.

Perangkat Lunak B2B – bagaimana mempersiapkan migrasi data?

Perangkat lunak B2B saat melakukan pergantian sistem memerlukan persiapan data bahkan sebelum proses migrasi yang sebenarnya dimulai. Perlu ditentukan informasi apa saja yang akan dipindahkan: data mitra bisnis, produk, kategori, daftar harga, diskon, riwayat pesanan, dokumen, maupun akun pengguna. Kualitas data juga sangat penting – duplikat pelanggan, indeks yang tidak konsisten, atau parameter produk yang sudah tidak berlaku sebaiknya dibenahi sebelum impor, daripada memindahkan masalah tersebut ke lingkungan baru. Perlu juga ditentukan, berapa lama perusahaan memerlukan riwayat lengkap dan data mana yang dapat tetap disimpan di sistem arsip. Sebelum migrasi, Anda dapat memeriksa proses dan cakupan solusi melalui demo di B2B. Rencana migrasi merupakan salah satu elemen yang harus disiapkan sebelum mengganti perangkat lunak B2B.

Perangkat lunak untuk perdagangan – bagaimana cara memilih sistem dan memperkirakan biayanya?

Perangkat lunak untuk perdagangan harus dibandingkan berdasarkan total biaya kepemilikan, bukan hanya biaya langganan bulanan. Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain konfigurasi, integrasi, migrasi data, pemeliharaan, pembaruan, serta pengembangan di masa mendatang. Sebaiknya juga dihitung biaya proses yang ada saat ini: waktu yang dihabiskan untuk memasukkan pesanan secara manual, mengirim faktur, memeriksa stok, atau memperbaiki kesalahan. Saat menganalisis penawaran, Anda dapat memeriksa harga platform B2B, tetapi perlu membandingkannya dengan cakupan solusi yang sebenarnya serta penghematan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Hanya dengan perbandingan seperti itulah Anda dapat memilih perangkat lunak perdagangan secara rasional.

Perangkat lunak untuk perdagangan grosir – ringkasan

Perangkat lunak untuk perdagangan grosir harus menciptakan aliran informasi yang terpadu antara pelanggan, departemen penjualan, gudang, ERP, dan bagian pemrosesan pesanan. Tidak semua perusahaan grosir membutuhkan rangkaian aplikasi yang sama – di satu perusahaan, platform B2B yang terintegrasi dengan ERP yang sudah ada sudah cukup, sedangkan di perusahaan lain mungkin memerlukan tambahan OMS, CRM, atau SFA. Centoro menawarkan solusi yang dirancang khusus untuk produsen, distributor, dan perusahaan grosir, serta memungkinkan pengembangan digitalisasi secara bertahap. Namun, sebelum memilih sistem, perlu ditentukan sumber data, proses yang akan diotomatisasi, integrasi yang diperlukan, dan prinsip-prinsip migrasi. Unsur-unsur inilah yang menentukan apakah investasi dalam perangkat lunak perdagangan benar-benar akan meningkatkan penjualan grosir.

FAQ – Perangkat Lunak B2B untuk Perusahaan Grosir

Perangkat lunak apa saja B2B yang dibutuhkan oleh perusahaan grosir selain sistem pergudangan?

Sistem pergudangan terutama bertanggung jawab atas persediaan dan operasi pergudangan. Selain itu, perusahaan grosir mungkin memerlukan platform B2B untuk melayani mitra bisnis, OMS untuk mengelola pesanan dari berbagai saluran, CRM untuk hubungan dengan pelanggan, serta SFA untuk mendukung pekerjaan perwakilan penjualan. Tidak semua perusahaan harus menerapkan semua solusi ini—ruang lingkupnya harus disesuaikan dengan proses yang sebenarnya.

Apa perbedaan antara program B2B dengan ERP, CRM, dan OMS, dan apakah kita harus memiliki keempatnya?

Platform B2B merupakan saluran penjualan dan layanan mandiri bagi mitra bisnis, ERP mengelola berbagai proses perusahaan, CRM mengelola hubungan dengan pelanggan, sedangkan OMS mengelola alur pesanan dari berbagai saluran. Sistem-sistem ini dapat saling melengkapi. Perusahaan sebaiknya hanya menerapkan komponen-komponen yang benar-benar dibutuhkan.

Bagaimana cara mengetahui apakah perangkat lunak B2B dapat terintegrasi dengan sistem keuangan dan pergudangan yang Anda miliki?

Kemampuan teknis kedua sistem tersebut perlu diverifikasi, antara lain API, format pertukaran data yang tersedia, serta cakupan informasi yang dapat disinkronkan. Sebaiknya bahas skenario-skenario konkret bersama penyedia layanan: pengambilan data harga, ketersediaan, dan data mitra bisnis, serta pengiriman pesanan dan statusnya. Pernyataan semata-mata bahwa “integrasi dimungkinkan” belum cukup untuk menentukan cakupannya.

Lebih baik memilih beberapa program terpisah atau satu perangkat lunak B2B yang dapat menangani semuanya?

Hal ini bergantung pada arsitektur perusahaan yang ada. Jika perusahaan telah memiliki ERP, CRM, atau WMS yang telah teruji, tidak selalu masuk akal untuk menggantinya. Di sisi lain, ekosistem terintegrasi dapat mengurangi jumlah penyedia layanan dan koneksi antar sistem. Sebelum mengambil keputusan, sebaiknya bandingkan biaya integrasi, pemeliharaan, dan pengembangan lebih lanjut dari kedua opsi tersebut.

Apa yang harus dilakukan dengan data produk dan riwayat pesanan saat mengganti perangkat lunak B2B?

Pertama-tama, tentukan cakupan migrasi dan atur data dengan rapi. Informasi penting, seperti produk, mitra bisnis, daftar harga, atau ketentuan perdagangan yang masih berlaku, biasanya perlu dipindahkan ke lingkungan baru. Jika riwayat pesanan mencakup periode bertahun-tahun, Anda dapat mempertimbangkan untuk melakukan migrasi penuh atau menyimpan sebagian data di arsip yang dapat diakses—tergantung pada kebutuhan bisnis dan kemampuan teknis sistem.

Apakah perangkat lunak B2B seharusnya menggantikan ERP?

Biasanya tidak. Platform B2B berfungsi sebagai saluran bagi mitra bisnis, sedangkan ERP dapat tetap menjadi sumber utama data mengenai harga, produk, dokumen, dan persediaan. Kunci utamanya adalah integrasi yang lancar antara kedua lingkungan tersebut.

Apakah perusahaan grosir memerlukan aplikasi untuk tenaga penjualan?

Tidak semua perusahaan membutuhkannya, tetapi fitur ini berguna bagi perusahaan yang memiliki tenaga penjualan lapangan. Dengan fitur ini, tenaga penjualan dapat memeriksa harga terkini dan ketersediaan barang, menyusun penawaran, serta melakukan pemesanan saat bertemu dengan pelanggan.

Data apa saja yang perlu disusun sebelum menerapkan perangkat lunak B2B?

Perlu diberikan perhatian khusus pada file produk, indeks, satuan penjualan, daftar harga, diskon, data mitra bisnis, ketentuan pembayaran, serta hubungan di antara semuanya. Data yang tidak teratur akan menghambat otomatisasi, terlepas dari kualitas sistem yang dipilih.

Perusahaan mana yang menawarkan perangkat lunak B2B untuk gudang grosir?

Salah satu perusahaan yang beroperasi di bidang ini adalah Centoro, yang menawarkan platform B2B serta solusi OMS, SFA, dan CRM yang ditujukan, antara lain, bagi produsen, distributor, dan grosir. Saat memilih penyedia layanan, sebaiknya periksa kemampuan integrasi dengan ERP yang sudah dimiliki, cara pelaksanaan analisis prapenerapan, aturan migrasi, serta kemungkinan pengembangan sistem bersama perusahaan tersebut.