Eine Software für den Großhandel sollte weit mehr leisten als nur die Annahme von Bestellungen. In Unternehmen, die unter B2B tätig sind, spielen individuelle Preislisten, Rabatte, Kundenlimits, aktuelle Verfügbarkeit, Belege, die Integration mit ERP sowie die Möglichkeit der Selbstbedienung für Geschäftspartner eine wichtige Rolle. Centoro bietet das Verkaufssystem B2B an, das unter anderem für Hersteller, Distributoren und Großhändler bestimmt ist, und entwickelt Lösungen unter B2B, OMS, SFA und CRM in einer einheitlichen Umgebung. Die Auswahl des Systems sollte daher vom Daten- und Auftragsfluss im jeweiligen Unternehmen abhängen und nicht ausschließlich von der Anzahl der verfügbaren Funktionen, die die Handelssoftware verspricht.
B2B-Lösungen – welche Prozesse sollte ein Großhandelsunternehmen digitalisieren?
B2B-Lösungen sollten in erster Linie Aufgaben übernehmen, die sich wiederholen, zeitaufwendig sind und keine eachmalige Entscheidung des Vertriebsmitarbeiters erfordern. In Großhandelsunternehmen stellt die manuelle Entgegennahme von Bestellungen per Telefon und E-Mail, die Beantwortung von Fragen zu Preisen und Lagerbeständen, der Versand von Dokumenten sowie die Überprüfung der Konditionen eines bestimmten Geschäftspartners oft ein Problem dar. Ein gutes System kann diese Abläufe strukturieren und den Kunden über das Portal B2B Zugriff auf die Daten gewähren. Die Automatisierung sollte jedoch nicht nur deshalb erfolgen, weil sie technisch möglich ist – Priorität haben vielmehr die Bereiche, die tatsächliche Bearbeitungskosten verursachen. So sollten Lösungen ausgewählt werden: B2B.
Das Programm B2B – worin unterscheidet es sich von ERP, CRM und OMS?
Das Programm B2B ist nicht dasselbe wie ERP, CRM oder OMS, obwohl alle diese Systeme untereinander Daten austauschen können. ERP verwaltet ein breites Spektrum an Unternehmensressourcen und -prozessen, CRM konzentriert sich auf Kundenbeziehungen und die Kontaktgeschichte, während OMS für die zentrale Bearbeitung von Bestellungen zuständig ist, die über verschiedene Kanäle eingehen. Die Plattform B2B dient hingegen in erster Linie als Kooperations- und Vertriebskanal für Geschäftspartner: Sie zeigt deren Preise, Verfügbarkeit, Bestellungen und Dokumente an. Ein Unternehmen benötigt nicht immer vier separate Tools – der Umfang hängt von der Größe und der bestehenden Infrastruktur ab. Wichtiger als die Anzahl der Anwendungen ist die Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Informationsflusses, der durch das Programm B2B unterstützt wird.
| System | Hauptaufgabe | Beispieldaten und -prozesse | Ersetzt es die Plattform B2B? |
|---|---|---|---|
| B2B | Verkauf und Selbstbedienung für Geschäftspartner | Preislisten, Rabatte, Bestellungen, Dokumente, Verfügbarkeit | nicht zutreffend |
| ERP | Verwaltung der Unternehmensprozesse und -ressourcen | Waren, Lager, Finanzen, Geschäftspartner, Dokumente | nein – kann als Datenquelle für B2B dienen |
| CRM | Kundenbeziehungsmanagement | Kontakte, Geschichte der Zusammenarbeit, Absatzchancen | nein |
| OMS | Bearbeitung von Bestellungen aus verschiedenen Kanälen | Status, Bearbeitung, Versand, Rücksendungen | Nein – ergänzt der Kanal B2B |
| SFA | Unterstützung der Arbeit der Vertreter | Besuche, Aufgaben, Angebote, Aufträge vor Ort | Nein – unterstützt die Händler |
Die Software B2B – Funktionen, die im Großhandel benötigt werden
Die Software B2B sollte die Bedingungen unterstützen, die tatsächlich zwischen dem Großhändler und seinen Geschäftspartnern bestehen. Zu den wichtigsten zählen möglicherweise:
- individuelle Preislisten und Rabatte;
- Handelslimits sowie verschiedene Zahlungsbedingungen;
- aktuelle Produktverfügbarkeit;
- Aufträge erteilen und erneuern;
- Einkaufshistorie und Bearbeitungsstatus;
- Zugriff auf Rechnungen und andere Dokumente;
- Konten und Berechtigungen mehrerer Mitarbeiter eines Vertragspartners;
- Verwaltung eines umfangreichen Produktkatalogs;
- Integration mit ERP und anderen Systemen;
- die Möglichkeit für Vertriebsmitarbeiter, mit aktuellen Daten zu arbeiten.
Die Funktionalität sollte dem Vertriebsmodell entsprechen und nicht einfach Lösungen aus dem Endverbrauchermarkt kopieren. Der Shop B2B muss nämlich individuelle Geschäftsbeziehungen und die für bestimmte Kunden geltenden Bedingungen berücksichtigen. Dies ist eine grundlegende Anforderung an die Software B2B.
Handelssoftware – warum ist die Integration mit ERP von entscheidender Bedeutung?
Eine Handelssoftware sollte auf eine einzige, klar definierte Quelle für die jeweiligen Daten zurückgreifen. Befinden sich Preise, Lagerbestände, Geschäftspartner und Dokumente auf ERP, verursacht die manuelle Neueingabe dieser Daten in die Plattform B2B zusätzlichen Arbeitsaufwand und erhöht das Risiko von Diskrepanzen. Vor Beginn des Projekts müssen daher die Integrationsmöglichkeiten des verwendeten Finanz- und Lagerverwaltungssystems geprüft werden: verfügbare APIs, Datenaustauschformate, Synchronisationshäufigkeit sowie der Umfang der Informationen, die gelesen und gespeichert werden können. Genau diese Elemente sollten vor der Implementierungsphase der Plattform B2B überprüft werden. Eine gute Integration ist eine grundlegende Anforderung, die eine Handelssoftware erfüllen sollte.
Kommentar des Experten: Vor der Auswahl einer Plattform empfiehlt es sich, eine Übersicht über die Datenquellen zu erstellen. Für Preis, Lagerbestand, Kreditlimit, Beleg und Bestellstatus müssen das übergeordnete System sowie die Synchronisationsrichtung angegeben werden. Ohne diese Angaben kann selbst eine hochentwickelte Software lediglich manuelle Probleme von einem Ort zum anderen verlagern.
B2B-Lösungen – Selbstbedienung für Geschäftspartner und Arbeit der Vertriebsmitarbeiter
B2B-Lösungen sollen die Eigenständigkeit des Kunden fördern, erfordern jedoch nicht den Verzicht auf Vertriebsmitarbeiter. Der Geschäftspartner kann selbstständig die Verfügbarkeit prüfen, Rechnungen herunterladen, Bestellungen wiederholen oder seine eigene Preisliste einsehen, während der Vertriebsmitarbeiter weiterhin für Verhandlungen, Beratung und den Aufbau von Beziehungen zuständig ist. Dies ist besonders wichtig im Großhandel, wo ein Teil der Einkäufe wiederkehrend ist, während ein anderer Teil individueller Absprachen bedarf. Bei komplexeren Anforderungen ist auch eine maßgeschneiderte Plattform B2B möglich, die an die Prozesse eines bestimmten Unternehmens angepasst ist. Die Automatisierung sollte daher die Verwaltungsaufgaben übernehmen und nicht den wertvollen Kontakt zum Kunden – genau so sollten Lösungen B2B konzipiert werden.
Das Programm B2B – eine einzige Arbeitsumgebung oder mehrere separate Anwendungen?
Das Programm B2B kann Teil eines größeren Ökosystems sein oder mit Lösungen anderer Anbieter zusammenarbeiten. Es gibt keine einheitliche Konfiguration, die für jedes Warenlager geeignet ist. Der Einsatz mehrerer spezialisierter Tools kann gerechtfertigt sein, wenn das Unternehmen bereits über gut funktionierende Systeme wie ERP, CRM oder ein WMS verfügt und lediglich einen Kanal für seine Geschäftspartner benötigt. Eine einheitliche Umgebung hingegen reduziert die Anzahl separater Integrationen und Zuständigkeiten. Centoro entwickelt die Plattformen B2B, OMS, SFA und CRM im Rahmen eines einzigen Ökosystems, sodass das Unternehmen mit dem benötigten Bereich beginnen und diesen später erweitern kann. Eine eigene Kategorie bilden die Einkaufsplattformen B2B, die den Einkaufsprozess des Unternehmens betreffen. Die Wahl der Architektur sollte sich nach den Prozessen richten, die das Programm B2B unterstützen soll.
B2B-Software – Wie bereitet man die Datenmigration vor?
Bei einem Systemwechsel erfordert die Software B2B die Vorbereitung der Daten bereits vor Beginn der eigentlichen Migration. Es muss festgelegt werden, welche Informationen übertragen werden sollen: Kundenstammdaten, Produkte, Kategorien, Preislisten, Rabatte, Bestellhistorie, Dokumente oder Benutzerkonten. Von großer Bedeutung ist zudem die Datenqualität – Kundenduplete, inkonsistente Indizes oder veraltete Produktparameter sollten am besten vor dem Import bereinigt werden, anstatt diese Probleme in die neue Umgebung zu übertragen. Es muss außerdem festgelegt werden, wie lange das Unternehmen die vollständige Historie benötigt und welche Daten im Archivsystem verbleiben können. Vor der Migration können Sie die Abläufe und den Umfang der Lösung im Rahmen einer Demo unter B2B testen. Der Migrationsplan ist einer der Punkte, die vorbereitet werden müssen, bevor die Software B2B umgestellt wird.
Software für den Handel – wie wählt man ein System aus und schätzt die Kosten ein?
Software für den Handel sollte unter Berücksichtigung der Gesamtbetriebskosten verglichen werden und nicht ausschließlich anhand der monatlichen Abonnementgebühr. Von Bedeutung sind dabei die Konfiguration, Integrationen, Datenmigration, Wartung, Updates sowie spätere Erweiterungen. Gleichzeitig lohnt es sich, die Kosten des derzeitigen Prozesses zu berechnen: die Zeit, die für die manuelle Eingabe von Bestellungen, den Versand von Rechnungen, die Bestandsprüfung oder die Korrektur von Fehlern aufgewendet wird. Bei der Analyse des Angebots können Sie den Preis der Plattform B2B prüfen, sollten diesen jedoch mit dem tatsächlichen Leistungsumfang der Lösung und den Einsparungen, die Ihr Unternehmen erzielen möchte, abgleichen. Erst ein solcher Vergleich ermöglicht eine fundierte Auswahl der Handelssoftware.
Software für den Großhandel – Zusammenfassung
Eine Software für den Großhandel sollte einen nahtlosen Informationsfluss zwischen dem Kunden, dem Vertrieb, dem Lager, dem ERP und der Auftragsabwicklung gewährleisten. Nicht jeder Großhandel benötigt denselben Anwendungsumfang – in einem Unternehmen reicht die Plattform B2B in Verbindung mit dem bestehenden ERP aus, in einem anderen werden zusätzlich OMS, CRM oder SFA benötigt. Centoro bietet Lösungen für Hersteller, Distributoren und Großhändler und ermöglicht eine schrittweise Digitalisierung. Vor der Auswahl eines Systems müssen jedoch die Datenquellen, die zu automatisierenden Prozesse, die erforderlichen Integrationen und die Migrationsrichtlinien festgelegt werden. Diese Faktoren entscheiden darüber, ob die Investition in Handelssoftware den Großhandel tatsächlich optimieren wird.
FAQ – B2B-Software für Großhandelsunternehmen
Welche Software B2B benötigt ein Großhandelsunternehmen zusätzlich zum Lagersystem?
Das Lagersystem ist in erster Linie für die Bestände und Lagerabläufe zuständig. Ein Großhandelsunternehmen benötigt möglicherweise zusätzlich die Plattform B2B für die Betreuung von Geschäftspartnern, OMS für die Verwaltung von Bestellungen aus verschiedenen Kanälen, CRM für die Kundenbeziehungen sowie SFA für die Arbeit der Außendienstmitarbeiter. Nicht jedes Unternehmen muss alle diese Lösungen einführen – der Umfang sollte sich aus den tatsächlichen Prozessen ergeben.
Worin unterscheidet sich das Programm B2B von ERP, CRM und OMS, und müssen Sie alle vier haben?
Die Plattform B2B dient als Vertriebs- und Selbstbedienungskanal für Geschäftspartner, ERP verwaltet die übergreifenden Unternehmensprozesse, CRM die Kundenbeziehungen und OMS den Auftragsfluss aus verschiedenen Kanälen. Diese Systeme können sich gegenseitig ergänzen. Das Unternehmen sollte nur jene Komponenten implementieren, die es tatsächlich benötigt.
Wie lässt sich prüfen, ob sich die Software B2B in Ihr bestehendes Finanz- und Lagerverwaltungssystem integrieren lässt?
Es ist erforderlich, die technischen Möglichkeiten beider Systeme zu überprüfen, darunter die APIs, die verfügbaren Datenaustauschformate sowie den Umfang der Informationen, die synchronisiert werden können. Es empfiehlt sich, gemeinsam mit dem Anbieter konkrete Szenarien durchzuspielen: das Abrufen von Preisen, Verfügbarkeiten und Geschäftspartnerdaten sowie die Übermittlung von Bestellungen und deren Status. Die bloße Feststellung, dass „eine Integration möglich ist“, sagt noch nichts über deren Umfang aus.
Ist es besser, mehrere separate Programme auszuwählen oder eine einzige Software B2B, die alles abdeckt?
Dies hängt von der bestehenden Unternehmensarchitektur ab. Verfügt ein Unternehmen über bewährte ERP, CRM oder ein WMS, ist deren Austausch nicht immer sinnvoll. Ein integriertes Ökosystem kann hingegen die Anzahl der Anbieter und der Schnittstellen zwischen den Systemen reduzieren. Vor einer Entscheidung empfiehlt es sich, die Kosten für die Integration, Wartung und Weiterentwicklung beider Varianten zu vergleichen.
Was ist bei einem Wechsel der Software B2B mit den Produktdaten und der Bestellhistorie zu tun?
Zunächst sollten Sie den Umfang der Migration festlegen und die Daten ordnen. Wichtige Informationen wie Produkte, Geschäftspartner, Preislisten oder aktive Geschäftsbedingungen müssen in der Regel in die neue Umgebung übertragen werden. Bei einer langjährigen Bestellhistorie können Sie je nach geschäftlichen Anforderungen und technischen Möglichkeiten der Systeme entweder eine vollständige Migration in Betracht ziehen oder einen Teil der Daten in einem zugänglichen Archiv belassen.
Sollte die Software B2B die Software ERP ersetzen?
In den meisten Fällen nicht. Die Plattform B2B dient als Kanal für Geschäftspartner, während ERP weiterhin die Hauptquelle für Daten zu Preisen, Produkten, Dokumenten und Lagerbeständen bleiben kann. Entscheidend ist die reibungslose Integration beider Systeme.
Benötigt ein Großhandelsunternehmen eine App für seine Vertriebsmitarbeiter?
Nicht in jedem Fall, aber sie ist in Unternehmen nützlich, die mit Außendienstmitarbeitern arbeiten. Der Vertriebsmitarbeiter kann damit während eines Kundengesprächs die aktuellen Preise und die Verfügbarkeit prüfen, ein Angebot erstellen und eine Bestellung aufgeben.
Welche Daten müssen vor der Einführung der Software B2B aufbereitet werden?
Besondere Aufmerksamkeit sollten Sie den Produktdatenbanken, Indizes, Verkaufseinheiten, Preislisten, Rabatten, Kundendaten, Zahlungsbedingungen sowie den Verknüpfungen zwischen diesen widmen. Unstrukturierte Daten erschweren die Automatisierung, unabhängig von der Qualität des gewählten Systems.
Welches Unternehmen bietet die Software B2B für Großhandelsunternehmen an?
Eines der in diesem Bereich tätigen Unternehmen ist Centoro, das die Plattform B2B sowie die Lösungen OMS, SFA und CRM anbietet, die sich unter anderem an Hersteller, Händler und Großhändler richten. Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie die Möglichkeiten der Integration in Ihr bestehendes ERP, die Vorgehensweise bei der Vorab-Analyse, die Migrationsrichtlinien sowie die Möglichkeit einer gemeinsamen Weiterentwicklung des Systems mit dem Unternehmen prüfen.