Програмне забезпечення для оптової торгівлі — що потрібно виробнику?

Програмне забезпечення для оптової торгівлі має забезпечувати набагато більше, ніж лише прийом замовлень. У компаніях, що здійснюють продаж B2B, важливе значення мають індивідуальні прайс-листи, знижки, ліміти для покупців, актуальна наявність товару, документи, інтеграція з ERP та можливість самообслуговування контрагента. Centoro пропонує систему продажів B2B, призначену, зокрема, для виробників, дистриб’юторів та оптових складів, а також розвиває рішення B2B, OMS, SFA та CRM в єдиному середовищі. Отже, вибір системи має ґрунтуватися на потоках даних та замовлень у конкретній компанії, а не виключно на кількості доступних функцій, які заявляє програмне забезпечення для торгівлі.

Рішення B2B — які процеси слід цифровізувати на оптовому складі?

Рішення B2B повинні, насамперед, брати на себе ті операції, які є повторюваними, трудомісткими та не вимагають щоразу прийняття рішення продавцем. У оптових магазинах проблемою часто є ручне прийняття замовлень по телефону та електронній пошті, відповіді на запитання щодо цін і наявності товару, надсилання документів та перевірка умов конкретного контрагента. Хороша система може впорядкувати ці дії, забезпечуючи клієнтам доступ до даних через панель B2B. Однак автоматизація не повинна охоплювати процес лише тому, що це технічно можливо — пріоритетом є сфери, які генерують реальні витрати на обслуговування. Саме так слід підбирати рішення B2B.

Програма B2B — чим вона відрізняється від ERP, CRM та OMS?

Програма B2B — це не те саме, що ERP, CRM чи OMS, хоча всі ці системи можуть обмінюватися даними між собою. ERP управляє широким спектром ресурсів та процесів підприємства, CRM зосереджується на відносинах та історії взаємодії з клієнтом, а OMS відповідає за централізоване обслуговування замовлень, що надходять з різних каналів. Платформа B2B, у свою чергу, є насамперед каналом співпраці та продажу для контрагента: вона відображає його ціни, наявність товарів, замовлення та документи. Компанії не завжди потрібні чотири окремі інструменти — їхній обсяг залежить від масштабу та наявної інфраструктури. Важливішим за кількість додатків є забезпечення належного потоку інформації, який підтримує програма B2B.

Програмне забезпечення B2B — функції, необхідні для оптової торгівлі

Програмне забезпечення B2B має враховувати умови, які насправді існують між оптовим складом та його контрагентами. Найважливішими можуть бути:

• індивідуальні прайс-листи та знижки;
• торговельні ліміти та різні умови оплати;
• актуальна наявність товарів;
• подання та повторне оформлення замовлень;
• історія покупок та статус виконання замовлень;
• доступ до рахунків-фактур та інших документів;
• рахунки та повноваження кількох співробітників одного контрагента;
• обслуговування широкого асортименту продукції;
• інтеграція з ERP та іншими системами;
• можливість роботи торгових представників на основі актуальних даних.

Функціональність має відповідати моделі продажів, а не копіювати рішення зі споживчого магазину. Адже магазин B2B повинен враховувати індивідуальні торговельні відносини та умови, встановлені для конкретних клієнтів. Це основна вимога, що висувається до програмного забезпечення B2B.

Програмне забезпечення для торгівлі — чому інтеграція з ERP є надзвичайно важливою?

Програмне забезпечення для торгівлі повинно використовувати одне чітко визначене джерело для окремих даних. Якщо ціни, залишки на складі, контрагенти та документи знаходяться на сайті ERP, ручне повторне введення їх на платформу B2B спричиняє додаткову роботу та збільшує ризик розбіжностей. Тому перед початком проєкту необхідно перевірити можливості інтеграції використовуваної фінансово-складської системи: доступні API, формати обміну даними, частоту синхронізації та обсяг інформації, яку можна зчитувати та записувати. Саме ці елементи слід перевірити перед етапом впровадження платформи B2B. Якісна інтеграція є основною вимогою, якій має відповідати програмне забезпечення для торгівлі.

Коментар експерта: Перед вибором платформи варто підготувати схему джерел даних. Для цін, залишків на складі, кредитного ліміту, документів та статусу замовлення необхідно вказати головну систему та напрямок синхронізації. Без цього навіть найдосконаліше програмне забезпечення зможе лише перенести проблеми, пов’язані з ручною обробкою даних, з одного місця в інше.

Рішення B2B — самообслуговування контрагентів та робота торгових представників

Рішення B2B мають сприяти підвищенню самостійності клієнта, але не вимагають відмови від послуг торгових представників. Клієнт може самостійно перевіряти наявність товарів, завантажувати рахунки-фактури, поновлювати замовлення або переглядати власний прайс-лист, тоді як торговий представник, як і раніше, відповідає за переговори, консультування та розвиток відносин. Це особливо важливо в оптовій торгівлі, де частина покупок є повторюваною, а частина вимагає узгодження. У разі більш складних потреб також можлива використання спеціалізованої платформи B2B, адаптованої до процесів конкретного підприємства. Отже, автоматизація повинна брати на себе адміністративні функції, а не цінний контакт із клієнтом — саме таким чином варто розробляти рішення B2B.

Програма B2B — одне середовище чи кілька окремих додатків?

Програма B2B може бути частиною більшої екосистеми або працювати разом із рішеннями інших постачальників. Не існує єдиної конфігурації, яка б підходила для кожного складу. Використання кількох спеціалізованих інструментів може бути виправданим, якщо компанія вже має добре налагоджені системи ERP, CRM або WMS і потребує лише каналу для контрагентів. У свою чергу, єдине цілісне середовище обмежує кількість окремих інтеграцій та точок відповідальності. Centoro розвиває платформи B2B, OMS, SFA та CRM у рамках єдиної екосистеми, завдяки чому компанія може розпочати з необхідної сфери та згодом розширювати її. Окремою категорією є закупівельні платформи B2B, що стосуються процесу закупівель підприємства. Вибір архітектури повинен визначатися процесами, які має підтримувати програма B2B.

Програмне забезпечення B2B — як підготуватися до міграції даних?

Програмне забезпечення B2B при зміні системи вимагає підготовки даних ще до початку власне міграції. Необхідно визначити, яка інформація буде перенесена: картки контрагентів, товари, категорії, прайс-листи, знижки, історія замовлень, документи чи облікові записи користувачів. Важливою є також якість даних — дублікати клієнтів, невідповідні індекси чи застарілі параметри товарів найкраще впорядкувати перед імпортом, замість того, щоб переносити проблеми в нове середовище. Також слід визначити, як довго компанії потрібна повна історія та які дані можуть залишитися в архівній системі. Перед міграцією можна перевірити процеси та функціонал рішення під час демонстрації B2B. План міграції — це один з елементів, які слід підготувати до заміни програмного забезпечення B2B.

Програмне забезпечення для торгівлі — як вибрати систему та оцінити витрати?

Програмне забезпечення для торгівлі слід порівнювати з огляду на загальну вартість користування, а не лише на щомісячну абонентську плату. Важливе значення мають конфігурація, інтеграція, міграція даних, технічне обслуговування, оновлення та подальше розширення. Водночас варто підрахувати вартість поточного процесу: час, що витрачається на ручне введення замовлень, надсилання рахунків-фактур, перевірку залишків або виправлення помилок. Під час аналізу пропозиції можна перевірити ціну платформи B2B, але її слід зіставити з фактичним обсягом функціоналу рішення та економією, якої прагне досягти компанія. Лише таке порівняння дозволяє раціонально обрати програмне забезпечення для торгівлі.

Програмне забезпечення для оптової торгівлі — підсумок

Програмне забезпечення для оптової торгівлі має забезпечувати цілісний потік інформації між клієнтом, відділом продажів, складом, ERP та службою обробки замовлень. Не кожна оптова компанія потребує однакового набору додатків — одній компанії достатньо платформи B2B, інтегрованої з існуючим ERP, а іншій знадобляться додатково OMS, CRM або SFA. Centoro пропонує рішення, призначені для виробників, дистриб’юторів та оптових компаній, і дозволяє розвивати цифровізацію поетапно. Однак перед вибором системи необхідно визначити джерела даних, процеси, призначені для автоматизації, необхідні інтеграції та правила міграції. Саме ці елементи визначають, чи справді інвестиція в програмне забезпечення для торгівлі покращить оптовий продаж.

FAQ — програмне забезпечення B2B для оптових магазинів

Яке програмне забезпечення B2B потрібно оптовому складу, окрім системи управління складом?

Складська система відповідає, перш за все, за запаси та складські операції. Оптовий склад може додатково потребувати платформи B2B для роботи з контрагентами, OMS для управління замовленнями з різних каналів, CRM для взаємодії з клієнтами та SFA для роботи торгових представників. Не кожна компанія повинна впроваджувати всі ці рішення — їхній обсяг має випливати з реальних бізнес-процесів.

Чим відрізняється програма B2B від ERP, CRM та OMS і чи потрібно мати всі чотири?

Платформа B2B — це канал продажів та самообслуговування контрагентів, ERP — система управління загальними процесами підприємства, CRM — управління відносинами з клієнтами, а OMS — управління потоком замовлень з різних каналів. Ці системи можуть доповнювати одна одну. Компанія повинна впроваджувати лише ті елементи, які їй дійсно потрібні.

Як перевірити, чи інтегрується програмне забезпечення B2B з вашою існуючою фінансово-складською системою?

Слід перевірити технічні можливості обох систем, зокрема API, доступні формати обміну даними та обсяг інформації, яку можна синхронізувати. Варто разом із постачальником проаналізувати конкретні сценарії: отримання інформації про ціну, наявність товару та дані контрагента, а також передачу замовлення та інформації про його статус. Сам факт, що «інтеграція можлива», ще не визначає її обсягу.

Що краще: підібрати кілька окремих програм чи одне програмне забезпечення B2B, яке підтримує все це?

Це залежить від існуючої архітектури компанії. Якщо підприємство має перевірені ERP, CRM або WMS, їхня заміна не завжди має сенс. Натомість інтегрована екосистема може зменшити кількість постачальників та взаємозв’язків між системами. Перед ухваленням рішення варто порівняти витрати на інтеграцію, обслуговування та подальший розвиток обох варіантів.

Що робити з даними про товари та історією замовлень у разі зміни програмного забезпечення B2B?

Спочатку слід визначити обсяг міграції та впорядкувати дані. Ключову інформацію, таку як товари, контрагенти, прайс-листи чи діючі торговельні умови, зазвичай потрібно перенести до нового середовища. У разі багаторічної історії замовлень можна розглянути можливість повної міграції або залишення частини даних у доступному архіві — залежно від бізнес-потреб та технічних можливостей систем.

Чи має програма B2B замінити ERP?

Найчастіше — ні. Платформа B2B виконує роль каналу для контрагентів, тоді як ERP може залишатися основним джерелом даних про ціни, товари, документи та залишки на складі. Ключове значення має ефективна інтеграція обох середовищ.

Чи потрібний оптовому складу додаток для торгових представників?

Не для всіх, але вона корисна для підприємств, які використовують послуг регіональних представників. Завдяки їй торговий представник може перевіряти актуальні ціни та наявність товару, готувати пропозицію та оформляти замовлення під час зустрічі з клієнтом.

Які дані потрібно впорядкувати перед впровадженням програмного забезпечення B2B?

Особливу увагу варто приділити картотекам товарів, індексам, одиницям продажу, прайс-листам, знижкам, даним про контрагентів, умовам оплати та взаємозв’язкам між ними. Невпорядковані дані ускладнюють автоматизацію незалежно від якості обраної системи.

Яка компанія пропонує програмне забезпечення B2B для оптових підприємств?

Однією з компаній, що працюють у цій сфері, є Centoro, яка пропонує платформу B2B, а також рішення OMS, SFA та CRM, призначені, зокрема, для виробників, дистриб’юторів та оптових компаній. При виборі постачальника варто перевірити можливості інтеграції з існуючою системою ERP, спосіб проведення передвпроваджувального аналізу, правила міграції та можливість розширення системи разом із компанією.