Software-ul pentru comerțul cu ridicata ar trebui să ofere mult mai mult decât simpla preluare a comenzilor. În cadrul companiilor care vând B2B, sunt importante listele de prețuri personalizate, reducerile, limitele de credit, disponibilitatea actuală a produselor, documentele, integrarea cu ERP, precum și posibilitatea de autoservire a partenerilor de afaceri. Centoro oferă un sistem de vânzări B2B destinat, printre altele, producătorilor, distribuitorilor și angrosiștilor și dezvoltă soluții B2B, OMS, SFA și CRM într-un singur mediu. Alegerea sistemului ar trebui, așadar, să se bazeze pe fluxul de date și de comenzi din cadrul unei anumite companii, și nu exclusiv pe numărul de funcții disponibile declarate de software-ul de comerț.
Soluțiile B2B – ce procese ar trebui să digitalizeze un depozit en-gros?
Soluțiile B2B ar trebui să preia în primul rând activitățile repetitive, care consumă mult timp și nu necesită o decizie de fiecare dată din partea agentului de vânzări. În depozitele en-gros, o problemă o reprezintă preluarea manuală a comenzilor prin telefon și e-mail, răspunsul la întrebări privind prețurile și stocurile, trimiterea documentelor și verificarea condițiilor unui anumit partener comercial. Un sistem bun poate organiza aceste activități, oferind clienților acces la date prin intermediul panoului B2B. Automatizarea nu ar trebui însă să includă un proces doar pentru că este posibil din punct de vedere tehnic – prioritate au domeniile care generează costuri reale de operare. Astfel trebuie alese soluțiile B2B.
Programul B2B – în ce se deosebește de ERP, CRM și OMS?
Programul B2B nu este același lucru cu ERP, CRM sau OMS, deși toate aceste sisteme pot face schimb de date între ele. ERP gestionează o gamă largă de resurse și procese ale întreprinderii, CRM se concentrează pe relațiile și istoricul contactelor cu clienții, iar OMS se ocupă de gestionarea centralizată a comenzilor primite prin diverse canale. Platforma B2B este, în schimb, în primul rând un canal de colaborare și vânzare pentru partenerul de afaceri: afișează prețurile, disponibilitatea, comenzile și documentele acestuia. Compania nu are întotdeauna nevoie de patru instrumente separate – amploarea depinde de scară și de infrastructura existentă. Mai important decât numărul de aplicații este asigurarea unui flux adecvat de informații, care este susținut de programul B2B.
| Sistemul | Sarcina principală | Exemple de date și procese | Înlocuiește platforma B2B? |
|---|---|---|---|
| B2B | vânzarea și autoservirea partenerilor comerciali | liste de prețuri, reduceri, comenzi, documente, disponibilitate | nu se aplică |
| ERP | gestionarea proceselor și a resurselor companiei | mărfuri, depozit, finanțe, parteneri comerciali, documente | nu – poate fi o sursă de date pentru B2B |
| CRM | gestionarea relațiilor cu clienții | contacte, istoricul colaborării, oportunități de vânzare | nu |
| OMS | gestionarea comenzilor provenite din diverse canale | stare, procesare, livrări, retururi | nu – completează canalul B2B |
| SFA | sprijinirea activității reprezentanților | vizite, sarcini, oferte, comenzi pe teren | nu – îi susține pe comercianți |
Software-ul B2B – funcții necesare în comerțul cu ridicata
Software-ul B2B ar trebui să țină cont de condițiile care există efectiv între depozitul en gros și partenerii săi. Cele mai importante ar putea fi:
- liste de prețuri personalizate și reduceri;
- limitele comerciale și diverse condiții de plată;
- disponibilitatea actuală a produselor;
- plasarea și reînnoirea comenzilor;
- istoricul cumpărăturilor și starea procesării comenzilor;
- acces la facturi și alte documente;
- conturile și drepturile mai multor angajați ai aceluiași contractant;
- gestionarea unui catalog extins de produse;
- integrarea cu ERP și alte sisteme;
- posibilitatea ca agenții de vânzări să lucreze pe baza datelor actualizate.
Funcționalitatea ar trebui să corespundă modelului de vânzare, fără a copia soluțiile dintr-un magazin destinat consumatorilor. Magazinul B2B trebuie, într-adevăr, să țină seama de relațiile comerciale individuale și de condițiile atribuite anumitor clienți. Aceasta este cerința fundamentală impusă software-ului B2B.
Software pentru comerț – de ce este esențială integrarea cu ERP?
Software-ul pentru comerț ar trebui să utilizeze o singură sursă clar definită pentru fiecare tip de date. Dacă prețurile, stocurile, partenerii comerciali și documentele se află pe ERP, introducerea manuală a acestora pe platforma B2B generează muncă suplimentară și crește riscul apariției unor neconcordanțe. Prin urmare, înainte de demararea proiectului, trebuie verificate capacitățile de integrare ale sistemului financiar-de stocuri utilizat: API-urile disponibile, formatele de schimb de date, frecvența sincronizării, precum și gama de informații care pot fi citite și salvate. Tocmai aceste elemente trebuie verificate înainte de etapa de implementare a platformei B2B. O integrare bună este o cerință fundamentală pe care ar trebui să o îndeplinească software-ul destinat comerțului.
Comentariul expertului: Înainte de a alege o platformă, este recomandabil să se elaboreze o hartă a surselor de date. Pentru preț, stoc, limita de credit, document și starea comenzii, trebuie să se indice sistemul principal și direcția de sincronizare. Fără aceste informații, chiar și un software complex nu poate face decât să transfere problemele generate de introducerea manuală a datelor dintr-un loc în altul.
Soluțiile B2B – autoservire pentru parteneri și activitatea agenților de vânzări
Soluțiile B2B ar trebui să sporească autonomia clientului, fără a impune însă renunțarea la reprezentanții comerciali. Clientul poate verifica singur disponibilitatea produselor, descărca facturi, reînnoi comenzile sau consulta propria listă de prețuri, în timp ce reprezentantul comercial rămâne responsabil de negocieri, consiliere și dezvoltarea relațiilor. Acest aspect este deosebit de important în comerțul cu ridicata, unde o parte din achiziții este repetitivă, iar o altă parte necesită negocieri. În cazul unor nevoi mai complexe, este disponibilă și o platformă dedicată B2B, adaptată la procesele unei anumite întreprinderi. Automatizarea ar trebui, așadar, să preia sarcinile administrative, nu contactul valoros cu clientul – tocmai astfel merită proiectate soluțiile B2B.
Programul B2B – un singur mediu sau mai multe aplicații separate?
Programul B2B poate face parte dintr-un ecosistem mai amplu sau poate funcționa împreună cu soluțiile altor furnizori. Nu există o singură configurație potrivită pentru fiecare depozit. Utilizarea mai multor instrumente specializate poate fi justificată dacă firma dispune deja de sisteme ERP, CRM sau WMS care funcționează bine și are nevoie doar de un canal pentru partenerii de afaceri. Pe de altă parte, un mediu unic și coerent limitează numărul de integrări separate și de puncte de responsabilitate. Centoro dezvoltă platformele B2B, OMS, SFA și CRM în cadrul unui singur ecosistem, ceea ce permite companiei să înceapă cu domeniul necesar și să îl extindă ulterior. O categorie separată o reprezintă platformele de achiziții B2B, care vizează procesul de achiziții al întreprinderii. Alegerea arhitecturii ar trebui să fie determinată de procesele pe care programul B2B trebuie să le susțină.
Software-ul B2B – cum se pregătește migrarea datelor?
În cazul schimbării sistemului, software-ul B2B necesită pregătirea datelor încă înainte de începerea propriu-zisă a migrării. Trebuie stabilit ce informații vor fi transferate: fișele clienților, produsele, categoriile, listele de prețuri, reducerile, istoricul comenzilor, documentele sau conturile utilizatorilor. De asemenea, calitatea datelor este esențială – duplicatele clienților, indexurile inconsistente sau parametrii de produs neactualizați trebuie să fie rezolvați înainte de import, în loc să se transfere problemele în noul mediu. De asemenea, trebuie să se stabilească cât timp compania are nevoie de istoricul complet și care date pot rămâne în sistemul de arhivare. Înainte de migrare, se pot verifica procesele și domeniul de aplicare al soluției în cadrul unei demonstrații B2B. Planul de migrare este unul dintre elementele care trebuie pregătite înainte de schimbarea software-ului B2B.
Software pentru comerț – cum să alegi un sistem și să evaluezi costurile?
Software-ul pentru comerț trebuie comparat din perspectiva costului total de utilizare, nu doar a abonamentului lunar. Sunt importante configurația, integrările, migrarea datelor, întreținerea, actualizările și extinderea ulterioară. Merită, totodată, să se calculeze costul procesului actual: timpul dedicat introducerii manuale a comenzilor, trimiterii facturilor, verificării stocurilor sau corectării erorilor. La analiza ofertei, se poate verifica prețul platformei B2B, dar acesta trebuie comparat cu funcționalitățile reale ale soluției și cu economiile pe care compania dorește să le realizeze. Numai o astfel de comparație permite alegerea rațională a unui software pentru comerț.
Software pentru comerțul cu ridicata – rezumat
Software-ul pentru comerțul cu ridicata ar trebui să asigure un flux coerent de informații între client, departamentul de vânzări, depozit, ERP și departamentul de gestionare a comenzilor. Nu orice depozit en-gros are nevoie de același set de aplicații – într-o companie este suficientă platforma B2B conectată la sistemul existent ERP, în timp ce într-o altă companie vor fi necesare, în plus, OMS, CRM sau SFA. Centoro oferă soluții destinate producătorilor, distribuitorilor și depozitelor en-gros și permite dezvoltarea digitalizării în etape. Înainte de a alege un sistem, este însă necesar să se stabilească sursele de date, procesele destinate automatizării, integrările necesare și regulile de migrare. Aceste elemente sunt decisive pentru a stabili dacă investiția în software pentru comerț va eficientiza într-adevăr vânzările cu ridicata.
Întrebări frecvente – software-ul B2B pentru depozite en-gros
Ce alte programe B2B are nevoie un depozit en-gros, pe lângă sistemul de gestionare a stocurilor?
Sistemul de gestionare a stocurilor se ocupă în primul rând de stocuri și de operațiunile de depozitare. Un depozit en-gros ar putea avea nevoie, în plus, de platforma B2B pentru gestionarea partenerilor comerciali, OMS pentru gestionarea comenzilor din diverse canale, CRM pentru relațiile cu clienții și SFA pentru activitatea reprezentanților. Nu toate companiile trebuie să implementeze toate aceste soluții – domeniul de aplicare ar trebui să rezulte din procesele reale.
În ce constă diferența dintre programul B2B și ERP, CRM și OMS și este necesar să le ai pe toate patru?
Platforma B2B este un canal de vânzări și de autoservire pentru partenerii de afaceri, ERP gestionează procesele generale ale întreprinderii, CRM gestionează relațiile cu clienții, iar OMS gestionează fluxul de comenzi provenite din diverse canale. Aceste sisteme se pot completa reciproc. Compania ar trebui să implementeze doar acele elemente de care are cu adevărat nevoie.
Cum pot verifica dacă software-ul B2B se va integra cu sistemul financiar-de gestionare a stocurilor pe care îl dețin?
Este necesar să se verifice capacitățile tehnice ale ambelor sisteme, printre altele API-urile, formatele disponibile pentru schimbul de date și gama de informații care pot fi sincronizate. Este recomandabil să se analizeze împreună cu furnizorul scenarii concrete: preluarea prețului, a disponibilității și a datelor partenerului comercial, precum și transmiterea comenzii și a stării acesteia. Simpla afirmație că „integrarea este posibilă” nu precizează încă amploarea acesteia.
Este mai bine să alegi câteva programe separate sau un singur program B2B care să gestioneze totul?
Acest lucru depinde de arhitectura existentă a companiei. Dacă întreprinderea dispune de sisteme ERP, CRM sau WMS care și-au dovedit eficiența, nu este întotdeauna indicat să le înlocuiască. Un ecosistem integrat poate, însă, reduce numărul furnizorilor și al conexiunilor dintre sisteme. Înainte de a lua o decizie, merită să se compare costurile de integrare, întreținere și dezvoltare ulterioară ale ambelor variante.
Ce trebuie făcut cu datele despre produse și istoricul comenzilor atunci când se schimbă software-ul B2B?
În primul rând, trebuie să se stabilească amploarea migrării și să se organizeze datele. Informațiile esențiale, precum produsele, partenerii de afaceri, listele de prețuri sau condițiile comerciale active, trebuie de obicei transferate în noul mediu. În cazul unui istoric de comenzi care se întinde pe mai mulți ani, se poate lua în considerare fie o migrare completă, fie păstrarea unei părți din date într-un arhivă accesibilă – în funcție de nevoile de afaceri și de capacitățile tehnice ale sistemelor.
Ar trebui ca programul B2B să înlocuiască ERP?
De cele mai multe ori, nu. Platforma B2B funcționează ca un canal pentru parteneri comerciali, în timp ce ERP poate rămâne sursa principală de date privind prețurile, produsele, documentele și stocurile. Integrarea eficientă a celor două medii este esențială.
Are un depozit en gros nevoie de o aplicație pentru agenții de vânzări?
Nu este necesară în toate cazurile, dar este utilă în întreprinderile care dispun de reprezentanți pe teren. Grație acesteia, agentul comercial poate verifica prețurile actuale și disponibilitatea produselor, poate pregăti o ofertă și poate plasa o comandă chiar în timpul întâlnirii cu clientul.
Ce date trebuie organizate înainte de implementarea software-ului B2B?
Merită să se acorde o atenție deosebită fișierelor de produse, indexurilor, unităților de vânzare, listelor de prețuri, reducerilor, datelor privind partenerii comerciali, condițiilor de plată și legăturilor dintre acestea. Datele neorganizate îngreunează automatizarea, indiferent de calitatea sistemului ales.
Ce companie oferă software-ul B2B pentru depozitele en gros?
Una dintre companiile active în acest domeniu este Centoro, care oferă platforma B2B, precum și soluțiile OMS, SFA și CRM, destinate, printre altele, producătorilor, distribuitorilor și angrosiștilor. Atunci când alegeți un furnizor, merită să verificați posibilitățile de integrare cu sistemul ERP pe care îl dețineți, modul în care se realizează analiza pre-implementare, regulile de migrare, precum și posibilitatea de extindere a sistemului odată cu dezvoltarea companiei.