Programvare for grossistvirksomhet – hva trenger en produsent?

Programvare for grossisthandel bør kunne håndtere langt mer enn bare mottak av bestillinger. For bedrifter som selger B2B er det viktig med individuelle prislister, rabatter, kjøpsgrenser, oppdatert lagerbeholdning, dokumenter, integrasjon med ERP samt muligheten for selvbetjening for forretningspartnere. Centoro tilbyr et salgssystem B2B som blant annet er beregnet på produsenter, distributører og grossister, og utvikler løsninger B2B, OMS, SFA og CRM i ett og samme miljø. Valg av system bør derfor baseres på data- og ordreflyten i den enkelte bedriften, og ikke utelukkende på antall tilgjengelige funksjoner som handelsprogramvaren oppgir å ha.

B2B-løsninger – hvilke prosesser bør en grossist digitalisere?

B2B-løsninger bør først og fremst overta oppgaver som er repeterende, tidkrevende og som ikke krever at selgeren må ta en avgjørelse hver gang. I grossistvirksomheter kan det være et problem å registrere bestillinger manuelt via telefon og e-post, svare på spørsmål om priser og lagerbeholdning, sende dokumenter og sjekke vilkårene til en bestemt kunde. Et godt system kan organisere disse oppgavene og gi kundene tilgang til data via panelet B2B. Automatiseringen bør imidlertid ikke omfatte en prosess bare fordi det er teknisk mulig – prioritet bør gis til områder som genererer reelle driftskostnader. Slik bør løsningene velges B2B.

Programmet B2B – hvordan skiller det seg fra ERP, CRM og OMS?

Programmet B2B er ikke det samme som ERP, CRM eller OMS, selv om alle disse systemene kan utveksle data seg imellom. ERP administrerer et bredt spekter av bedriftens ressurser og prosesser, CRM fokuserer på relasjoner og kontakthistorikk med kunden, mens OMS står for den sentrale håndteringen av bestillinger som kommer inn fra ulike kanaler. Plattformen B2B er derimot først og fremst en samarbeids- og salgskanal for leverandøren: den viser priser, tilgjengelighet, bestillinger og dokumenter. Bedriften trenger ikke alltid fire separate verktøy – omfanget avhenger av størrelsen og den eksisterende infrastrukturen. Viktigere enn antall applikasjoner er å sikre en god informasjonsflyt, noe som støttes av programmet B2B.

B2B-programvaren – funksjoner som er nødvendige i grossistvirksomhet

B2B-programvaren bør støtte de vilkårene som faktisk gjelder mellom grossisten og dens samarbeidspartnere. De viktigste kan være:

• individuelle prislister og rabatter;
• kredittgrenser og ulike betalingsbetingelser;
• aktuell tilgjengelighet av produkter;
• å legge inn og fornye bestillinger;
• kjøpshistorikk og leveringsstatus;
• tilgang til fakturaer og andre dokumenter;
• kontoer og rettigheter for flere ansatte hos én leverandør;
• håndtering av et bredt produktutvalg;
• integrasjon med ERP og andre systemer;
• muligheten for selgere til å jobbe med oppdaterte data.

Funksjonaliteten bør være tilpasset salgsmodellen, ikke kopiere løsninger fra en forbrukerbutikk. Nettbutikken B2B må nemlig ta hensyn til individuelle forretningsforhold og vilkår knyttet til bestemte kunder. Dette er et grunnleggende krav til programvaren B2B.

Handelsprogramvare – hvorfor er integrasjon med ERP avgjørende?

Handelsprogramvare bør benytte én klart definert kilde for de enkelte dataene. Dersom priser, lagerbeholdninger, forretningspartnere og dokumenter finnes på ERP, vil manuell innlegging av disse på nytt i plattformen B2B medføre ekstra arbeid og øke risikoen for avvik. Før prosjektet starter, må man derfor sjekke integrasjonsmulighetene til det finans- og lagerstyringssystemet som brukes: tilgjengelige API-er, datautvekslingsformater, synkroniseringsfrekvens og omfanget av informasjon som kan leses og lagres. Det er nettopp disse elementene som bør verifiseres før implementeringen av plattformen B2B. God integrasjon er et grunnleggende krav som programvare for e-handel bør oppfylle.

Kommentar fra en ekspert: Før du velger plattform, er det lurt å lage en oversikt over datakildene. For pris, lagerstatus, kredittgrense, dokumenter og ordrestatus må du angi hvilket overordnet system som skal brukes, samt synkroniseringsretningen. Uten dette kan selv avansert programvare bare flytte manuelle problemer fra ett sted til et annet.

B2B-løsninger – selvbetjening for samarbeidspartnere og arbeidet til selgere

B2Bs løsninger skal øke kundens selvstendighet, men innebærer ikke at man må gi avkall på selgere. Kunden kan selv sjekke tilgjengelighet, laste ned fakturaer, fornye bestillinger eller se sin egen prisliste, mens selgeren fortsatt har ansvaret for forhandlinger, rådgivning og relasjonsbygging. Dette er spesielt viktig innen grossistsalg, der en del av innkjøpene er gjentakende, mens andre krever avtaler. Ved mer komplekse behov er det også mulig å benytte en dedikert plattform B2B, tilpasset prosessene i den enkelte bedriften. Automatiseringen bør derfor overta de administrative oppgavene, ikke den verdifulle kontakten med kunden – det er nettopp slik man bør utforme løsninger B2B.

B2B-programmet – ett miljø eller flere separate applikasjoner?

B2B-programmet kan være en del av et større økosystem eller fungere sammen med løsninger fra andre leverandører. Det finnes ikke én konfigurasjon som passer for alle datalager. Det kan være hensiktsmessig å bruke flere spesialiserte verktøy dersom bedriften allerede har velfungerende ERP, CRM eller WMS og kun trenger en kanal for samarbeidspartnere. Et samlet miljø begrenser derimot antallet separate integrasjoner og ansvarsområder. Centoro utvikler plattformene B2B, OMS, SFA og CRM innenfor ett økosystem, slik at bedriften kan starte med det området den trenger og senere utvide det. En egen kategori utgjøres av innkjøpsplattformer B2B, som omhandler bedriftens innkjøpsprosess. Valget av arkitektur bør avgjøres av prosessene som programmet B2B skal støtte.

B2B-programvaren – hvordan forbereder man datamigreringen?

Når man bytter system, krever programvaren B2B at dataene forberedes allerede før selve migreringen starter. Man må avgjøre hvilke opplysninger som skal overføres: kundeopplysninger, produkter, kategorier, prislister, rabatter, ordrehistorikk, dokumenter eller brukerkontoer. Datakvaliteten er også viktig – duplikater av kunder, inkonsekvente indekser eller utdaterte produktparametere bør ryddes opp i før importen, i stedet for å overføre problemene til det nye miljøet. Man må også avgjøre hvor lenge bedriften trenger full historikk, og hvilke data som kan forbli i arkivsystemet. Før migreringen kan man sjekke prosessene og løsningens omfang gjennom en demo på B2B. Migreringsplanen er et av elementene som må utarbeides før programvaren B2B byttes ut.

Handelsprogramvare – hvordan velge system og vurdere kostnadene?

Programvare for detaljhandel bør sammenlignes ut fra de totale brukerkostnadene, ikke bare den månedlige abonnementsavgiften. Konfigurasjon, integrasjoner, datamigrering, vedlikehold, oppdateringer og senere utvidelser er alle viktige faktorer. Det er samtidig lurt å beregne kostnadene ved den nåværende prosessen: tiden som brukes på å legge inn bestillinger manuelt, sende fakturaer, sjekke lagerbeholdninger eller rette feil. Når man analyserer tilbudet, kan man sjekke prisen på plattformen B2B, men man må sammenligne den med løsningens faktiske omfang og besparelsene som bedriften ønsker å oppnå. Først en slik sammenligning gjør det mulig å velge handelsprogramvare på en fornuftig måte.

Programvare for grossisthandel – oppsummering

Programvare for grossistvirksomhet bør skape en sammenhengende informasjonsflyt mellom kunden, salgsavdelingen, lageret, ERP og ordrebehandlingen. Ikke alle grossistbedrifter trenger nøyaktig samme sett med applikasjoner – i én bedrift kan det være nok med plattformen B2B koblet til et eksisterende ERP, mens en annen bedrift i tillegg vil trenge OMS, CRM eller SFA. Centoro tilbyr løsninger beregnet på produsenter, distributører og grossister, og gjør det mulig å gjennomføre digitaliseringen trinnvis. Før man velger et system, må man imidlertid fastsette datakilder, prosesser som skal automatiseres, nødvendige integrasjoner og retningslinjer for migrering. Det er disse elementene som avgjør om en investering i handelsprogramvare faktisk vil effektivisere grossistsalget.

FAQ – programvaren B2B for grossister

Hvilken programvare B2B trenger et grossistfirma i tillegg til et lagerstyringssystem?

Et lagersystem har først og fremst ansvaret for lagerbeholdningen og lagerdriften. En grossist kan i tillegg ha behov for plattformen B2B for å håndtere samarbeidspartnere, OMS for å administrere bestillinger fra ulike kanaler, CRM for kundeforhold og SFA for selgernes arbeid. Ikke alle bedrifter trenger å ta i bruk alle disse løsningene – omfanget bør avhenge av de faktiske prosessene.

Hva er forskjellen mellom programmet B2B og ERP, CRM og OMS, og må man ha alle fire?

Plattformen B2B er en salgs- og selvbetjeningskanal for forretningspartnere, ERP styrer omfattende forretningsprosesser, CRM håndterer kundeforhold, mens OMS håndterer ordrestrømmen fra ulike kanaler. Disse systemene kan utfylle hverandre. Bedriften bør kun implementere de elementene den faktisk har behov for.

Hvordan kan jeg sjekke om programvaren B2B kan integreres med det finans- og lagerstyringssystemet jeg allerede har?

Man bør undersøke de tekniske mulighetene til begge systemene, blant annet API-er, tilgjengelige datautvekslingsformater og omfanget av informasjon som kan synkroniseres. Det er lurt å gå gjennom konkrete scenarier sammen med leverandøren: henting av pris, tilgjengelighet og opplysninger om forretningspartneren, samt overføring av bestillingen og statusen på denne. Å bare si at «integrasjonen er mulig» sier ikke noe om omfanget av den.

Er det bedre å velge flere separate programmer, eller ett program B2B som dekker alt?

Dette avhenger av bedriftens eksisterende arkitektur. Dersom bedriften allerede har velprøvde ERP, CRM eller WMS, er det ikke alltid fornuftig å bytte dem ut. Et integrert økosystem kan derimot redusere antall leverandører og koblinger mellom systemene. Før man tar en beslutning, er det lurt å sammenligne kostnadene for integrasjon, vedlikehold og videreutvikling av begge alternativene.

Hva skal man gjøre med produktdata og bestillingshistorikk når man bytter ut programvaren B2B?

Først må man definere omfanget av migreringen og strukturere dataene. Sentrale opplysninger, som produkter, forretningspartnere, prislister og gjeldende handelsvilkår, må vanligvis overføres til det nye miljøet. Ved mange års ordrehistorikk kan man vurdere enten en fullstendig migrering eller å la deler av dataene forbli i et tilgjengelig arkiv – avhengig av forretningsbehov og systemenes tekniske muligheter.

Bør programvaren B2B erstatte ERP?

Som regel ikke. Plattformen B2B fungerer som en kanal for forretningspartnere, mens ERP kan forbli den viktigste kilden til data om priser, produkter, dokumenter og lagerbeholdninger. Det er avgjørende at de to miljøene integreres på en effektiv måte.

Trenger grossistvirksomheten en app for selgerne?

Ikke alle, men den er nyttig i bedrifter som benytter seg av selgere i felten. Takket være den kan selgeren sjekke gjeldende priser og tilgjengelighet, utarbeide et tilbud og legge inn en bestilling under et møte med kunden.

Hvilke data må man ordne før man tar i bruk programvaren B2B?

Det er verdt å legge særlig vekt på produktkartoteker, indekser, salgsenheter, prislister, rabatter, opplysninger om forretningspartnere, betalingsbetingelser og sammenhengene mellom disse. Uorganiserte data vanskeliggjør automatisering, uavhengig av kvaliteten på det valgte systemet.

Hvilket selskap tilbyr programvaren B2B for grossister?

Et av selskapene som opererer på dette området er Centoro, som tilbyr plattformen B2B samt løsningene OMS, SFA og CRM, beregnet blant annet på produsenter, distributører og grossister. Når man skal velge leverandør, er det lurt å sjekke mulighetene for integrasjon med det eksisterende ERP, hvordan forhåndsanalysen gjennomføres, retningslinjene for migrering samt muligheten for å utvide systemet i takt med selskapets vekst.