Programska oprema za veleprodajo bi morala omogočati veliko več kot le sprejemanje naročil. V podjetjih, ki prodajajo B2B, so pomembni individualni ceniki, popusti, kupci, trenutna razpoložljivost, dokumenti, integracija s ERP ter možnost samopostrežbe poslovnega partnerja. Centoro ponuja prodajni sistem B2B, namenjen med drugim proizvajalcem, distributerjem in veletrgovcem, ter razvija rešitve B2B, OMS, SFA in CRM v enem okolju. Izbira sistema bi morala torej temeljiti na pretoku podatkov in naročil v konkretnem podjetju, ne pa izključno na številu razpoložljivih funkcij, ki jih navaja programska oprema za trgovino.
B2Bove rešitve – katere procese naj digitalizira veletrgovina?
Rešitve B2B bi morale v prvi vrsti prevzeti naloge, ki so ponavljajoče se, zamudne in ne zahtevajo vsakokratne odločitve prodajalca. V veletrgovinah je pogosto problem ročno sprejemanje naročil po telefonu in e-pošti, odgovarjanje na vprašanja o cenah in zalogah, pošiljanje dokumentov ter preverjanje pogojev posameznega poslovnega partnerja. Dober sistem lahko te dejavnosti uredi in strankam omogoči dostop do podatkov prek portala B2B. Avtomatizacija pa ne sme zajemati procesa zgolj zato, ker je to tehnično mogoče – prednost imajo področja, ki povzročajo dejanske stroške poslovanja. Tako je treba izbirati rešitve B2B.
Program B2B – v čem se razlikuje od ERP, CRM in OMS?
Program B2B ni isto kot ERP, CRM ali OMS, čeprav si vsi ti sistemi lahko med seboj izmenjujejo podatke. ERP upravlja s širokim spektrom virov in procesov podjetja, CRM se osredotoča na odnose in zgodovino stikov s strankami, OMS pa je odgovoren za centralno obdelavo naročil, ki prihajajo iz različnih kanalov. Platforma B2B pa je predvsem kanal za sodelovanje in prodajo za poslovnega partnerja: prikazuje njegove cene, razpoložljivost, naročila in dokumente. Podjetje ne potrebuje vedno štirih ločenih orodij – obseg je odvisen od obsega poslovanja in obstoječe infrastrukture. Pomembnejše od števila aplikacij je zagotavljanje ustreznega pretoka informacij, ki ga podpira program B2B.
| Sistem | Glavna naloga | Primeri podatkov in procesov | Ali nadomešča platformo B2B? |
|---|---|---|---|
| B2B | prodaja in samopostrežba poslovnih partnerjev | ceniki, popusti, naročila, dokumenti, razpoložljivost | ne velja |
| ERP | upravljanje procesov in virov podjetja | blago, skladišče, finance, poslovni partnerji, dokumenti | ne – lahko služi kot vir podatkov za B2B |
| CRM | upravljanje odnosov s strankami | stiki, zgodovina sodelovanja, prodajne priložnosti | ne |
| OMS | obdelava naročil iz različnih kanalov | stanja, izvedba, pošiljke, vračila | ne – dodaja kanal B2B |
| SFA | podpora pri delu predstavnikov | obiski, naloge, ponudbe, naročila na terenu | ne – podpira trgovce |
Programska oprema B2B – funkcije, potrebne za veleprodajo
Programska oprema B2B mora upoštevati pogoje, ki dejansko veljajo med veletrgovino in njenimi poslovnimi partnerji. Najpomembnejši med njimi so lahko:
- posamezni ceniki in popusti;
- trgovinske omejitve in različni plačilni pogoji;
- trenutna razpoložljivost izdelkov;
- oddajanje in ponovno oddajanje naročil;
- zgodovina nakupov in stanje izvedbe;
- dostop do računov in drugih dokumentov;
- računi in pooblastila več zaposlenih istega poslovnega partnerja;
- upravljanje obsežnega kataloga izdelkov;
- integracija s ERP in drugimi sistemi;
- možnost, da prodajno osebje dela na podlagi aktualnih podatkov.
Funkcionalnost mora ustrezati prodajnemu modelu in ne sme preprosto kopirati rešitev iz potrošniške trgovine. Trgovina B2B mora namreč upoštevati individualne poslovne odnose in pogoje, ki veljajo za posamezne stranke. To je osnovna zahteva, ki se postavlja programski opremi B2B.
Programska oprema za trgovino – zakaj je integracija s ERP ključnega pomena?
Programska oprema za trgovanje bi morala uporabljati en sam, jasno opredeljen vir za posamezne podatke. Če so cene, zaloge, poslovni partnerji in dokumenti shranjeni na ERP, njihovo ročno ponovno vnašanje v platformo B2B povzroča dodatno delo in povečuje tveganje neskladij. Pred začetkom projekta je zato treba preveriti možnosti integracije uporabljanega finančno-skladiščnega sistema: razpoložljive API-je, formate izmenjave podatkov, pogostost sinhronizacije ter obseg informacij, ki jih je mogoče brati in zapisovati. Prav te elemente je treba preveriti pred fazo uvedbe platforme B2B. Dobra integracija je osnovna zahteva, ki jo mora izpolnjevati programska oprema za trgovanje.
Komentar strokovnjaka: Pred izbiro platforme je smiselno pripraviti zemljevid virov podatkov. Za ceno, stanje zalog, kreditno mejo, dokument in status naročila je treba navesti nadrejeni sistem ter smer sinhronizacije. Brez tega lahko celo obsežna programska oprema le prenese težave z ročnim vnašanjem podatkov z enega mesta na drugo.
B2Bove rešitve – samopostrežba poslovnih partnerjev in delo prodajnega osebja
Rešitve B2B naj bi povečale samostojnost stranke, vendar ne zahtevajo opustitve prodajnih predstavnikov. Stranka lahko samostojno preverja razpoložljivost, prenese račune, ponovi naročila ali pregleda svoj cenik, medtem ko prodajni predstavnik še naprej skrbi za pogajanja, svetovanje in razvijanje odnosov. To je še posebej pomembno v veleprodaji, kjer je del nakupov ponavljajoč, del pa zahteva dogovore. Pri bolj zapletenih potrebah je na voljo tudi namenska platforma B2B, prilagojena procesom posameznega podjetja. Avtomatizacija naj bi torej prevzela administrativne naloge, ne pa dragocenega stika s stranko – prav na ta način je smiselno oblikovati rešitve B2B.
Program B2B – eno okolje ali več ločenih aplikacij?
Program B2B lahko predstavlja del širšega ekosistema ali pa deluje skupaj z rešitvami drugih ponudnikov. Ni ene same konfiguracije, ki bi bila primerna za vsako skladišče. Uporaba več specializiranih orodij je lahko upravičena, če podjetje že razpolaga z dobro delujočimi sistemi ERP, CRM ali WMS in potrebuje le kanal za poslovne partnerje. Po drugi strani pa enotno okolje omeji število ločenih integracij in točk odgovornosti. Centoro razvija platforme B2B, OMS, SFA in CRM v okviru enega ekosistema, kar podjetju omogoča, da začne z želenim področjem in ga kasneje razširi. Posebno kategorijo predstavljajo nakupne platforme B2B, ki se nanašajo na nakupni proces podjetja. O izbiri arhitekture morajo odločati procesi, ki jih mora podpirati program B2B.
Programska oprema B2B – kako pripraviti migracijo podatkov?
Programska oprema B2B pri menjavi sistema zahteva pripravo podatkov še pred začetkom same migracije. Treba je določiti, katere informacije bodo prenesene: evidence poslovnih partnerjev, izdelki, kategorije, ceniki, popusti, zgodovina naročil, dokumenti ali uporabniški računi. Pomembna je tudi kakovost podatkov – podvojene stranke, neskladni indeksi ali zastareli parametri izdelkov je najbolje urediti pred uvozom, namesto da se težave prenesejo v novo okolje. Prav tako je treba določiti, kako dolgo podjetje potrebuje celotno zgodovino in kateri podatki lahko ostanejo v arhivskem sistemu. Pred migracijo lahko preverite procese in obseg rešitve med predstavitvijo na B2B. Načrt migracije je eden od elementov, ki jih je treba pripraviti, preden se zamenja programska oprema B2B.
Programska oprema za trgovanje – kako izbrati sistem in oceniti stroške?
Programsko opremo za trgovino je treba primerjati z vidika skupnih stroškov uporabe, ne le mesečne naročnine. Pomembni so konfiguracija, integracije, migracija podatkov, vzdrževanje, posodobitve in poznejša razširitev. Hkrati je smiselno izračunati stroške sedanjega procesa: čas, porabljen za ročno vnašanje naročil, pošiljanje računov, preverjanje zalog ali popravljanje napak. Pri analizi ponudbe lahko preverite ceno platforme B2B, vendar jo je treba primerjati z dejanskim obsegom rešitve in prihranki, ki jih želi podjetje doseči. Šele takšna primerjava omogoča racionalno izbiro programske opreme za trgovino.
Programska oprema za veleprodajo – povzetek
Programska oprema za veleprodajo bi morala zagotavljati skladen pretok informacij med stranko, prodajnim oddelkom, skladiščem, ERP in oddelkom za obdelavo naročil. Ni vsaka veletrgovina potrebuje enak nabor aplikacij – v enem podjetju zadostuje platforma B2B, povezana z obstoječim ERP, v drugem pa bodo dodatno potrebni OMS, CRM ali SFA. Centoro ponuja rešitve, namenjene proizvajalcem, distributerjem in veletrgovinam, ter omogoča postopno digitalizacijo. Pred izbiro sistema pa je treba določiti vire podatkov, procese, namenjene avtomatizaciji, potrebne integracije in pravila migracije. Prav ti elementi odločajo, ali bo naložba v programsko opremo za trgovino dejansko izboljšala veleprodajo.
Pogosta vprašanja – programska oprema B2B za veletrgovine
Katera programska oprema B2B je potrebna za veletrgovino poleg skladiščnega sistema?
Skladiščni sistem je v prvi vrsti odgovoren za zaloge in skladiščne operacije. Veletrgovina lahko poleg tega potrebuje platformo B2B za upravljanje poslovnih partnerjev, OMS za upravljanje naročil iz različnih kanalov, CRM za odnose s strankami ter SFA za delo prodajnih predstavnikov. Ni nujno, da vsako podjetje uvede vse te rešitve – obseg naj bi izhajal iz dejanskih procesov.
V čem se program B2B razlikuje od ERP, CRM in OMS ter ali je potrebno imeti vse štiri?
Platforma B2B je prodajni kanal in samopostrežni portal za poslovne partnerje, ERP upravlja s širšimi poslovnimi procesi podjetja, CRM z odnosi s strankami, OMS pa s pretokom naročil iz različnih kanalov. Ti sistemi se lahko medsebojno dopolnjujejo. Podjetje naj uvede le tiste elemente, ki jih dejansko potrebuje.
Kako preveriti, ali se bo programska oprema B2B integrirala z vašim obstoječim finančno-skladiščnim sistemom?
Preveriti je treba tehnične zmožnosti obeh sistemov, med drugim API, razpoložljive formate izmenjave podatkov ter obseg informacij, ki jih je mogoče sinhronizirati. Z dobaviteljem je smiselno preizkusiti konkretne scenarije: pridobivanje cen, razpoložljivosti in podatkov o poslovnem partnerju ter posredovanje naročila in njegovega statusa. Samo ugotovitev, da je »integracija mogoča«, še ne opredeljuje njenega obsega.
Je bolje izbrati več ločenih programov ali eno programsko opremo B2B, ki podpira vse?
To je odvisno od obstoječe arhitekture podjetja. Če ima podjetje preizkušene rešitve ERP, CRM ali WMS, njihova zamenjava ni vedno smiselna. Integriran ekosistem pa lahko zmanjša število dobaviteljev in povezav med sistemi. Pred odločitvijo je smiselno primerjati stroške integracije, vzdrževanja in nadaljnjega razvoja obeh možnosti.
Kaj storiti s podatki o izdelkih in zgodovino naročil ob zamenjavi programske opreme B2B?
Najprej je treba opredeliti obseg migracije in urediti podatke. Ključne informacije, kot so izdelki, poslovni partnerji, ceniki ali veljavni poslovni pogoji, je običajno treba prenesti v novo okolje. V primeru večletne zgodovine naročil se lahko razmisli o popolni migraciji ali o tem, da se del podatkov pusti v dostopnem arhivu – odvisno od poslovnih potreb in tehničnih zmožnosti sistemov.
Ali naj program B2B nadomesti ERP?
Najpogosteje ne. Platforma B2B deluje kot kanal za poslovne partnerje, medtem ko lahko ERP ostane glavni vir podatkov o cenah, izdelkih, dokumentih in zalogah. Ključnega pomena je nemotena integracija obeh okolij.
Ali veletrgovina potrebuje aplikacijo za prodajalce?
Ni nujna za vsako podjetje, vendar je koristna v podjetjih, ki zaposlujejo terenske predstavnike. Trgovec lahko z njo med sestankom s stranko preveri aktualne cene in razpoložljivost, pripravi ponudbo ter odda naročilo.
Katere podatke je treba urediti pred uvedbo programske opreme B2B?
Posebno pozornost je treba nameniti kartotekam izdelkov, indeksom, prodajnim enotam, cenikom, popustom, podatkom o poslovnih partnerjih, plačilnim pogojem ter povezavam med njimi. Nepregledni podatki otežujejo avtomatizacijo, ne glede na kakovost izbranega sistema.
Katero podjetje ponuja programsko opremo B2B za veletrgovine?
Eno od podjetij, ki deluje na tem področju, je Centoro, ki ponuja platformo B2B ter rešitve OMS, SFA in CRM, namenjene med drugim proizvajalcem, distributerjem in trgovcem na debelo. Pri izbiri ponudnika je smiselno preveriti možnosti integracije z obstoječim ERP, način izvedbe predhodne analize, pravila migracije ter možnost širitve sistema skupaj s podjetjem.