Tukkukaupan ohjelmiston tulisi hoitaa paljon muutakin kuin pelkkää tilausten vastaanottamista. Yrityksissä, jotka myyvät B2B, merkitystä ovat yksilölliset hinnastot, alennukset, ostorajat, ajantasainen saatavuus, asiakirjat, integrointi sivustoon ERP sekä asiakkaan itsepalvelumahdollisuus. Centoro tarjoaa myyntijärjestelmän B2B, joka on tarkoitettu mm. valmistajille, jakelijoille ja tukkukauppiaille, sekä kehittää ratkaisuja B2B, OMS, SFA ja CRM yhdessä ympäristössä. Järjestelmän valinta tulisi siis perustua kyseisen yrityksen tietovirtoihin ja tilausprosesseihin, eikä pelkästään siihen, kuinka monta toimintoa kaupan alan ohjelmisto ilmoittaa tarjoavansa.
B2Bin ratkaisut – mitkä prosessit tukkukaupan tulisi digitalisoida?
B2B-ratkaisujen tulisi ensisijaisesti hoitaa toistuvia, aikaa vieviä tehtäviä, jotka eivät vaadi myyjän päätöstä jokaisella kerralla. Tukkukaupoissa ongelmana on usein tilausten manuaalinen vastaanottaminen puhelimitse ja sähköpostitse, hintoja ja varastotilanteita koskeviin kysymyksiin vastaaminen, asiakirjojen lähettäminen sekä tietyn asiakkaan ehtojen tarkistaminen. Hyvä järjestelmä voi järjestää nämä toiminnot ja tarjota asiakkaille pääsyn tietoihin B2B-hallintapaneelin kautta. Automaatiota ei kuitenkaan tulisi soveltaa prosessiin vain siksi, että se on teknisesti mahdollista – etusijalla ovat ne alueet, jotka aiheuttavat todellisia palvelukustannuksia. Ratkaisut tulisi valita tämän periaatteen mukaisesti B2B.
B2B-ohjelma – miten se eroaa ohjelmista ERP, CRM ja OMS?
B2B-ohjelmisto ei ole sama asia kuin ERP, CRM tai OMS, vaikka kaikki nämä järjestelmät voivatkin vaihtaa tietoja keskenään. ERP hallinnoi laajaa valikoimaa yrityksen resursseja ja prosesseja, CRM keskittyy asiakassuhteisiin ja asiakaskontaktien historiaan, ja OMS vastaa eri kanavista saapuvien tilausten keskitetystä käsittelystä. B2B-alusta on puolestaan ennen kaikkea yhteistyö- ja myyntikanava liikekumppanille: se näyttää tämän hinnat, saatavuuden, tilaukset ja asiakirjat. Yritys ei aina tarvitse neljää erillistä työkalua – laajuus riippuu mittakaavasta ja olemassa olevasta infrastruktuurista. Sovellusten lukumäärää tärkeämpää on varmistaa asianmukainen tiedonkulku, jota B2B-ohjelma tukee.
| Järjestelmä | Päätehtävä | Esimerkkitietoja ja -prosesseja | Korvaako se B2B-alustan? |
|---|---|---|---|
| B2B | myynti ja asiakkaiden itsepalvelu | hinnastot, alennukset, tilaukset, asiakirjat, saatavuus | ei koske |
| ERP | yrityksen prosessien ja resurssien hallinta | tavarat, varasto, talous, liikekumppanit, asiakirjat | ei – voi toimia tietolähteenä sivustolle B2B |
| CRM | asiakassuhteiden hallinta | yhteydet, yhteistyön historia, myyntimahdollisuudet | ei |
| OMS | eri kanavien tilausten käsittely | tilat, käsittely, lähetykset, palautukset | ei – lisää kanava B2B |
| SFA | edustajien työn tukeminen | käynnit, tehtävät, tarjoukset, tilaukset kentällä | ei – tukee myyjiä |
B2B-ohjelmisto – tukkumyynnissä tarvittavat toiminnot
B2B-ohjelmiston tulisi tukea niitä ehtoja, jotka tosiasiassa ovat voimassa tukkukaupan ja sen liikekumppaneiden välillä. Tärkeimpiä näistä voivat olla:
- yksilölliset hinnastot ja alennukset;
- kauppiaiden luottorajat ja erilaiset maksuehdot;
- tuotteiden nykyinen saatavuus;
- tilausten tekeminen ja uusiminen;
- ostohistoria ja toimitustilanteet;
- pääsy laskuihin ja muihin asiakirjoihin;
- yhden alihankkijan useiden työntekijöiden tilit ja käyttöoikeudet;
- laajan tuotevalikoiman hallinta;
- integraatio ERP-palvelun ja muiden järjestelmien kanssa;
- myyjien mahdollisuus työskennellä ajantasaisilla tiedoilla.
Toiminnallisuuden tulisi vastata myyntimallia, eikä siinä tulisi kopioida kuluttajakaupan ratkaisuja. Verkkokaupan B2B on nimittäin otettava huomioon yksilölliset kauppasuhteet ja tietyille asiakkaille määritellyt ehdot. Tämä on B2B-ohjelmistolle asetettu perusvaatimus.
Kaupan ohjelmistot – miksi integrointi ERP-sivustoon on ratkaisevan tärkeää?
Kaupan ohjelmistojen tulisi käyttää yhtä, selkeästi määriteltyä tietolähdettä kunkin tietotyypin osalta. Jos hinnat, varastosaldot, liikekumppanit ja asiakirjat sijaitsevat osoitteessa ERP, niiden manuaalinen syöttäminen uudelleen alustalle B2B aiheuttaa ylimääräistä työtä ja lisää ristiriitojen riskiä. Ennen projektin aloittamista on siis tarkistettava käytössä olevan talous- ja varastojärjestelmän integraatiomahdollisuudet: käytettävissä olevat sovellusrajapinnat (API), tiedonsiirtoformaatit, synkronointitiheys sekä tiedot, joita voidaan lukea ja tallentaa. Juuri nämä seikat tulisi tarkistaa ennen B2B-alustan käyttöönottoa. Hyvä integraatio on perusvaatimus, jonka verkkokauppaohjelmiston tulisi täyttää.
Asiantuntijan kommentti: Ennen alustan valintaa kannattaa laatia kartoitus tietolähteistä. Hinnan, varastosaldon, ostorajan, asiakirjan ja tilauksen tilan osalta on määritettävä pääjärjestelmä sekä synkronoinnin suunta. Ilman tätä jopa monipuolinen ohjelmisto voi vain siirtää manuaaliset ongelmat paikasta toiseen.
B2Bin ratkaisut – liikekumppaneiden itsepalvelu ja myyjien työ
B2Bin ratkaisujen tarkoituksena on lisätä asiakkaan itsenäisyyttä, mutta ne eivät edellytä myyntiedustajien käytöstä luopumista. Asiakas voi itse tarkistaa tuotteiden saatavuuden, ladata laskuja, uusia tilauksia tai tarkastella omaa hinnastoaan, kun taas myyntiedustaja vastaa edelleen neuvotteluista, neuvonnasta ja asiakassuhteiden kehittämisestä. Tämä on erityisen tärkeää tukkumyynnissä, jossa osa ostoksista on toistuvia ja osa vaatii erillisiä sopimuksia. Monimutkaisemmissa tarpeissa on mahdollista käyttää myös räätälöityä alustaa B2B, joka on sovitettu yrityksen omien prosessien mukaan. Automaation tulisi siis hoitaa hallinnolliset tehtävät, ei arvokasta asiakaskontaktia – juuri tällä tavalla ratkaisuja kannattaa suunnitella B2B.
B2B-ohjelma – yksi ympäristö vai useita erillisiä sovelluksia?
B2B-ohjelma voi olla osa laajempaa ekosysteemiä tai toimia yhdessä muiden toimittajien ratkaisujen kanssa. Ei ole olemassa yhtä ainoaa konfiguraatiota, joka sopisi jokaiseen varastoon. Useiden erikoistuneiden työkalujen käyttö voi olla perusteltua, jos yrityksellä on jo hyvin toimiva ERP, CRM tai WMS ja se tarvitsee vain kanavan liikekumppaneille. Toisaalta yksi yhtenäinen ympäristö rajoittaa erillisten integraatioiden ja vastuualueiden määrää. Centoro kehittää alustoja B2B, OMS, SFA ja CRM osana yhtä ekosysteemiä, minkä ansiosta yritys voi aloittaa tarvittavasta osa-alueesta ja laajentaa sitä myöhemmin. Erillisenä luokkana ovat hankinta-alustat B2B, jotka liittyvät yrityksen hankintaprosessiin. Arkkitehtuurin valinnan tulisi perustua prosesseihin, joita ohjelman B2B on tarkoitus tukea.
B2B-ohjelmisto – miten valmistellaan tietojen siirto?
B2B-ohjelmistossa järjestelmänvaihdon yhteydessä tiedot on valmisteltava jo ennen varsinaisen siirron aloittamista. On määritettävä, mitkä tiedot siirretään: asiakastiedot, tuotteet, tuoteryhmät, hinnastot, alennukset, tilaushistoria, asiakirjat tai käyttäjätilit. Myös tietojen laatu on tärkeää – asiakastietojen kaksoiskappaleet, epäjohdonmukaiset indeksit tai vanhentuneet tuoteparametrit on parasta järjestää kuntoon ennen tuontia, jotta ongelmia ei siirretä uuteen ympäristöön. On myös määritettävä, kuinka kauan yritys tarvitsee täydellistä historiaa ja mitkä tiedot voivat jäädä arkistojärjestelmään. Ennen siirtoa voi tarkistaa prosessit ja ratkaisun laajuuden B2B-esittelyn avulla. Siirtosuunnitelma on yksi niistä asioista, jotka on valmisteltava ennen kuin B2B-ohjelmistoa vaihdetaan.
Kaupan ohjelmistot – miten valita järjestelmä ja arvioida kustannukset?
Kaupan ohjelmistoja tulisi vertailla kokonaiskäyttökustannusten perusteella, ei pelkästään kuukausimaksun perusteella. Merkitystä on konfiguraatiolla, integraatioilla, tietojen siirrolla, ylläpidolla, päivityksillä sekä myöhemmällä laajennuksella. Samalla kannattaa laskea nykyisen prosessin kustannukset: aika, joka kuluu tilausten manuaaliseen syöttämiseen, laskujen lähettämiseen, varastosaldojen tarkistamiseen tai virheiden korjaamiseen. Tarjousta analysoitaessa voi tarkistaa B2B-alustan hinnan, mutta sitä on verrattava ratkaisun todelliseen laajuuteen ja säästöihin, joita yritys haluaa saavuttaa. Vasta tällainen vertailu mahdollistaa järkevän valinnan kaupan ohjelmistosta.
Tukkukaupan ohjelmistot – yhteenveto
Tukkukaupan ohjelmistojen tulisi luoda yhtenäinen tiedonkulku asiakkaan, myyntiosaston, varaston, ERP ja tilausten käsittelyn välillä. Kaikki tukkuliikkeet eivät tarvitse täsmälleen samaa sovellusvalikoimaa – yhdelle yritykselle riittää B2B-alusta yhdistettynä olemassa olevaan ERP-järjestelmään, kun taas toisessa tarvitaan lisäksi OMS, CRM tai SFA. Centoro tarjoaa ratkaisuja valmistajille, jakelijoille ja tukkuliikkeille sekä mahdollistaa digitalisoinnin vaiheittaisen kehittämisen. Ennen järjestelmän valintaa on kuitenkin määritettävä tietolähteet, automatisoitavat prosessit, tarvittavat integraatiot ja siirtymissäännöt. Nämä tekijät ratkaisevat, tehostaako investointi kaupan ohjelmistoihin todella tukkumyyntiä.
Usein kysytyt kysymykset – B2B-ohjelmisto tukkukauppiaille
Mitä ohjelmistoja B2B tarvitaan tukkuliikkeessä varastojärjestelmän lisäksi?
Varastojärjestelmä vastaa ennen kaikkea varastoista ja varastotoiminnoista. Tukkukauppa saattaa lisäksi tarvita alustaa B2B liikekumppaneiden hallintaan, OMS eri kanavista tulevien tilausten hallintaan, CRM asiakassuhteiden hoitoon sekä SFA myyntiedustajien työn hallintaan. Kaikkien yritysten ei tarvitse ottaa käyttöön kaikkia näitä ratkaisuja – laajuuden tulisi perustua todellisiin prosesseihin.
Miten ohjelma B2B eroaa ohjelmista ERP, CRM ja OMS, ja onko kaikki neljä ohjelmaa välttämättömiä?
B2B-alusta on myynti- ja asiakaspalvelukanava, ERP hallinnoi yrityksen laajoja prosesseja, CRM asiakassuhteita ja OMS eri kanavista tulevia tilauksia. Nämä järjestelmät voivat täydentää toisiaan. Yrityksen tulisi ottaa käyttöön vain ne osat, joita se todella tarvitsee.
Miten voi tarkistaa, integroituuko B2B-ohjelmisto olemassa olevaan talous- ja varastohallintajärjestelmään?
Molempien järjestelmien tekniset mahdollisuudet on tarkistettava, muun muassa API:t, käytettävissä olevat tiedonsiirtoformaatit sekä synkronoitavien tietojen laajuus. On syytä käydä toimittajan kanssa läpi konkreettisia skenaarioita: hintojen, saatavuuden ja kauppakumppanin tietojen hakeminen sekä tilauksen ja sen tilan välittäminen. Pelkkä toteamus, että ”integraatio on mahdollista”, ei vielä määritä sen laajuutta.
Onko parempi valita useita erillisiä ohjelmia vai yksi ohjelmisto B2B, joka hoitaa kaiken?
Se riippuu yrityksen nykyisestä järjestelmäarkkitehtuurista. Jos yrityksellä on toimiviksi todetut ERP, CRM tai WMS, niiden vaihtaminen ei aina ole järkevää. Integroitu ekosysteemi voi sen sijaan vähentää toimittajien määrää ja järjestelmien välisiä yhteyksiä. Ennen päätöksen tekemistä kannattaa vertailla molempien vaihtoehtojen integrointi-, ylläpito- ja jatkokehityskustannuksia.
Mitä tehdä tuotetiedoille ja tilaushistorialle, kun vaihdetaan ohjelmistoa B2B?
Ensinnäkin on määritettävä siirron laajuus ja järjestettävä tiedot. Keskeiset tiedot, kuten tuotteet, liikekumppanit, hinnastot tai voimassa olevat kauppaehtoja, on yleensä siirrettävä uuteen ympäristöön. Jos tilaushistoria ulottuu useiden vuosien ajalle, voidaan harkita joko täydellistä siirtoa tai osan tietojen jättämistä saatavilla olevaan arkistoon – liiketoiminnallisten tarpeiden ja järjestelmien teknisten mahdollisuuksien mukaan.
Pitäisikö B2B-ohjelmiston korvata ERP?
Useimmiten ei. Alusta B2B toimii kanavana liikekumppaneille, kun taas ERP voi edelleen olla pääasiallinen tietolähde hinnoista, tuotteista, asiakirjoista ja varastotilanteista. Keskeistä on molempien ympäristöjen sujuva integrointi.
Tarvitseeko tukkukauppa myyjille tarkoitettua sovellusta?
Se ei ole välttämätön kaikille, mutta siitä on hyötyä yrityksissä, joissa on kenttäedustajia. Sen avulla myyjä voi tarkistaa ajantasaiset hinnat ja saatavuuden, laatia tarjouksen ja tehdä tilauksen asiakastapaamisen aikana.
Mitkä tiedot on järjestettävä ennen B2B-ohjelmiston käyttöönottoa?
Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää tuotetietoihin, hakemistoihin, myyntiyksiköihin, hinnastoihin, alennuksiin, asiakastietoihin, maksuehtoihin sekä niiden välisiin yhteyksiin. Järjestämättömät tiedot vaikeuttavat automatisointia riippumatta valitun järjestelmän laadusta.
Mikä yritys tarjoaa B2B-ohjelmistoa tukkukauppiaille?
Yksi tällä alalla toimiva yritys on Centoro, joka tarjoaa alustan B2B sekä ratkaisuja OMS, SFA ja CRM, jotka on tarkoitettu muun muassa valmistajille, jakelijoille ja tukkukauppiaille. Palveluntarjoajaa valittaessa kannattaa tarkistaa integrointimahdollisuudet olemassa olevaan ERP-järjestelmään, miten käyttöönottoa edeltävä analyysi suoritetaan, siirtymissäännöt sekä mahdollisuus laajentaa järjestelmää yrityksen kasvaessa.