Hulgimüügi tarkvara peaks pakkuma palju enamat kui lihtsalt tellimuste vastuvõtmist. Ettevõtetes, mis müüvad B2B, on olulised individuaalsed hinnakirjad, allahindlused, ostjate limiidid, hetkevarud, dokumendid, integratsioon veebisaidiga ERP ning koostööpartnerite iseteeninduse võimalus. Centoro pakub müügisüsteemi B2B, mis on mõeldud muu hulgas tootjatele, turustajatele ja hulgimüüjatele, ning arendab lahendusi B2B, OMS, SFA ja CRM ühes keskkonnas. Süsteemi valik peaks seega lähtuma konkreetse ettevõtte andme- ja tellimusvoogudest, mitte ainult kaubandustarkvara poolt pakutavate funktsioonide hulgast.
B2Bi lahendused – milliseid protsesse peaks hulgimüüja digitaliseerima?
B2Bi lahendused peaksid eelkõige üle võtma need toimingud, mis on korduvad, aeganõudvad ja ei nõua müüja iga-kordset otsust. Hulgimüügiettevõtetes on probleemiks sageli tellimuste käsitsi vastuvõtmine telefoni ja e-posti teel, hindade ja laoseisude kohta küsimustele vastamine, dokumentide saatmine ning konkreetse äripartneri tingimuste kontrollimine. Hea süsteem suudab need toimingud korrastada, tagades klientidele juurdepääsu andmetele veebipaneeli B2B kaudu. Automatiseerimine ei peaks aga hõlmama protsessi ainult sellepärast, et see on tehniliselt võimalik – prioriteediks on valdkonnad, mis tekitavad tegelikke teeninduskulusid. Just nii tuleks valida lahendusi B2B.
B2B – mil viisil erineb see ERP, CRM ja OMS-st?
B2Bi programm ei ole sama mis ERP, CRM ega OMS, kuigi kõik need süsteemid võivad omavahel andmeid vahetada. ERP haldab laia valikut ettevõtte ressursse ja protsesse, CRM keskendub suhetele ja kliendiga peetud kontakti ajaloole ning OMS vastutab erinevatest kanalitest saabuvate tellimuste keskse haldamise eest. Platvorm B2B on aga eelkõige koostöö- ja müügikanal äripartnerile: see näitab tema hindu, kättesaadavust, tellimusi ja dokumente. Ettevõttel ei ole alati vaja nelja eraldi tööriista – ulatus sõltub ettevõtte suurusest ja olemasolevast infrastruktuurist. Rakenduste arvust olulisem on tagada nõuetekohane teabevool, mida toetab programm B2B.
| Süsteem | Peamine ülesanne | Näiteandmed ja protsessid | Kas see asendab platvormi B2B? |
|---|---|---|---|
| B2B | müük ja klientide iseteenindus | hinnakirjad, soodustused, tellimused, dokumendid, kättesaadavus | ei kehti |
| ERP | ettevõtte protsesside ja ressursside juhtimine | kaubad, ladu, rahandus, äripartnerid, dokumendid | ei – võib olla andmeallikaks veebilehel B2B |
| CRM | kliendisuhete haldamine | kontaktid, koostöö ajalugu, müügivõimalused | ei |
| OMS | erinevatest kanalitest saabunud tellimuste töötlemine | staatus, täitmine, saatmine, tagastamine | ei – täiendab kanal B2B |
| SFA | esindajate töö toetamine | külastused, ülesanded, pakkumised, tellimused välitöödel | ei – toetab kauplejaid |
B2Bi tarkvara – hulgimüügis vajalikud funktsioonid
B2Bi tarkvara peaks toetama tingimusi, mis tegelikult kehtivad hulgimüüja ja tema äripartnerite vahel. Kõige olulisemad võivad olla:
- individuaalsed hinnakirjad ja soodustused;
- kaubanduspiirangud ja erinevad maksetingimused;
- toodete praegune kättesaadavus;
- tellimuste esitamine ja uuendamine;
- ostude ajalugu ja tellimuste täitmise staatus;
- juurdepääs arvetele ja muudele dokumentidele;
- ühe koostööpartneri mitme töötaja kontod ja õigused;
- laia tootevaliku haldamine;
- integreerimine veebisaidiga ERP ja muude süsteemidega;
- müügiesindajatel on võimalus töötada ajakohaste andmete põhjal.
Funktsionaalsus peaks vastama müügimudelile, mitte kopeerima tarbijapoe lahendusi. Veebipood B2B peab nimelt arvestama individuaalsete ärisuhetega ja konkreetsetele klientidele kehtestatud tingimustega. See on põhinõue, mida tarkvarale B2B esitatakse.
Kaubandustarkvara – miks on integreerimine ERP-ga nii oluline?
Kaubandustarkvara peaks kasutama üht selgelt määratletud andmeallikat. Kui hinnad, laoseisud, äripartnerid ja dokumendid asuvad aadressil ERP, tekitab nende käsitsi uuesti sisestamine platvormile B2B lisatööd ja suurendab lahknevuste riski. Seega tuleb enne projekti algust kontrollida kasutatava raamatupidamis- ja laosüsteemi integreerimisvõimalusi: kättesaadavad API-d, andmevahetusformaadid, sünkroniseerimise sagedus ning teabe ulatus, mida on võimalik lugeda ja salvestada. Just need elemendid tuleks kontrollida enne B2B platvormi kasutuselevõttu. Hea integratsioon on põhiline nõue, millele kaubandustarkvara peaks vastama.
Eksperdi kommentaar: Enne platvormi valimist tasub koostada andmeallikate kaart. Hinna, laoseisu, ostulimiidi, dokumendi ja tellimuse staatuse puhul tuleb määrata kindlaks ülemine süsteem ning sünkroniseerimise suund. Ilma selleta võib isegi kõige arenenum tarkvara vaid kanda käsitsi tehtavad toimingud ühest kohast teise.
B2Bi lahendused – äripartnerite iseteenindus ja müügiesindajate töö
B2Bi lahendused peaksid suurendama kliendi iseseisvust, kuid ei nõua müügiesindajatest loobumist. Klient saab iseseisvalt kontrollida toodete kättesaadavust, alla laadida arveid, uuendada tellimusi või vaadata oma hinnakirja, samas kui müügiesindaja vastutab endiselt läbirääkimiste, nõustamise ja suhete arendamise eest. See on eriti oluline hulgimüügis, kus osa ostudest on korduvad, osa aga nõuab eraldi kokkuleppeid. Keerulisemate vajaduste korral on võimalik kasutada ka spetsiaalset platvormi B2B, mis on kohandatud konkreetse ettevõtte protsessidele. Automatiseerimine peaks seega üle võtma haldusülesanded, mitte väärtuslikku kontakti kliendiga – just nii tasub lahendusi kavandada B2B.
B2Bi programm – üks keskkond või mitu eraldi rakendust?
Programm B2B võib olla osa suuremast ökosüsteemist või toimida koos teiste tarnijate lahendustega. Ühtset konfiguratsiooni, mis sobiks igale andmehoidlast, ei ole olemas. Mitme spetsialiseeritud tööriista kasutamine võib olla põhjendatud, kui ettevõttel on juba hästi toimiv ERP, CRM või WMS ning vaja on vaid kanalit koostööpartneritele. Seevastu üks ühtne keskkond piirab eraldiseisvate integratsioonide ja vastutuspunktide arvu. Centoro arendab platvormi B2B, OMS, SFA ja CRM ühe ökosüsteemi raames, tänu millele saab ettevõte alustada vajalikust valdkonnast ja seda hiljem laiendada. Eraldi kategooria moodustavad ostuplatvormid B2B, mis on seotud ettevõtte ostuprotsessiga. Arhitektuuri valiku peaksid määrama protsessid, mida programm B2B peab toetama.
B2Bi tarkvara – kuidas valmistuda andmete ülekandmiseks?
B2Bi tarkvara nõuab süsteemivahetuse korral andmete ettevalmistamist juba enne tegeliku migratsiooni algust. Tuleb kindlaks määrata, millised andmed üle kantakse: partnerite andmebaasid, tooted, kategooriad, hinnakirjad, allahindlused, tellimuste ajalugu, dokumendid või kasutajakontod. Oluline on ka andmete kvaliteet – klientide dubleeritud andmed, ebajärjekindlad indeksid või aegunud tooteparameetrid on kõige parem korda seada enne importimist, selle asemel et kanda probleemid uude keskkonda üle. Samuti tuleb kindlaks määrata, kui kaua ettevõte vajab täielikku ajalugu ja millised andmed võivad jääda arhiivissüsteemi. Enne migratsiooni saab protsesse ja lahenduse ulatust kontrollida demo-B2Bi käigus. Migratsiooniplaan on üks elementidest, mis tuleb ette valmistada enne tarkvara B2B vahetamist.
Kaubandustarkvara – kuidas valida süsteem ja hinnata kulusid?
Kaubandustarkvara tuleks võrrelda kogukulude seisukohast, mitte ainult igakuise abonemenditasu põhjal. Olulised on konfiguratsioon, integratsioonid, andmete migratsioon, hooldus, uuendused ja hilisem laiendamine. Samal ajal tasub arvutada ka praeguse protsessi kulud: aeg, mis kulub tellimuste käsitsi sisestamisele, arvete saatmisele, laoseisu kontrollimisele või vigade parandamisele. Pakkumise analüüsimisel võib vaadata platvormi B2B hinda, kuid seda tuleb võrrelda lahenduse tegeliku ulatuse ja kokkuhoiuga, mida ettevõte soovib saavutada. Alles selline võrdlus võimaldab kaubandustarkvara mõistlikult valida.
Hulgimüügi tarkvara – kokkuvõte
Hulgimüügi tarkvara peaks tagama ühtse teabevoo kliendi, müügiosakonna, lao, ERP ja tellimuste töötlemise vahel. Mitte iga hulgimüügiettevõte ei vaja täpselt sama rakenduste komplekti – ühes ettevõttes piisab platvormist B2B, mis on ühendatud olemasoleva ERP-ga, teises on vaja lisaks OMS, CRM või SFA. Centoro pakub lahendusi tootjatele, turustajatele ja hulgimüüjatele ning võimaldab digiteerimist arendada etapiviisiliselt. Enne süsteemi valimist tuleb aga kindlaks määrata andmeallikad, automatiseeritavad protsessid, vajalikud integratsioonid ja migratsioonireeglid. Just need tegurid otsustavad, kas investeering kaubandustarkvarasse tõepoolest tõhustab hulgimüüki.
KKK – hulgimüügiettevõtetele mõeldud tarkvara B2B
Millist tarkvara B2B vajab hulgimüügiettevõte lisaks laosüsteemile?
Laosüsteem vastutab eelkõige varude ja laotoimingute eest. Hulgimüügiettevõte võib lisaks vajada platvormi B2B äripartnerite haldamiseks, OMS erinevatest kanalitest saabuvate tellimuste haldamiseks, CRM kliendisuhete haldamiseks ning SFA müügiesindajate töö korraldamiseks. Mitte iga ettevõte ei pea kõiki neid lahendusi kasutusele võtma – rakenduste ulatus peaks lähtuma tegelikest protsessidest.
Milles erineb programm B2B veebilehtedest ERP, CRM ja OMS ning kas on vaja kõiki nelja?
Platvorm B2B on äripartnerite müügi- ja iseteeninduskanal, ERP haldab ettevõtte laiaulatuslikke protsesse, CRM kliendisuhteid ning OMS erinevatest kanalitest pärinevate tellimuste voogu. Need süsteemid võivad üksteist täiendada. Ettevõte peaks kasutusele võtma ainult need elemendid, mida ta tegelikult vajab.
Kuidas kontrollida, kas tarkvara B2B integreerub olemasoleva raamatupidamis- ja laosüsteemiga?
Tuleb kontrollida mõlema süsteemi tehnilisi võimalusi, sealhulgas API-sid, kättesaadavaid andmevahetusformaate ning sünkroniseeritavate andmete ulatust. Tasub koos teenusepakkujaga läbi vaadata konkreetsed stsenaariumid: hinna, kättesaadavuse ja koostööpartneri andmete hankimine ning tellimuse ja selle staatuse edastamine. Pelgalt väide, et „integratsioon on võimalik”, ei määratle veel selle ulatust.
Kas on parem valida mitu eraldi programmi või üks tarkvarapakett B2B, mis toetab kogu süsteemi?
See sõltub ettevõtte olemasolevast arhitektuurist. Kui ettevõttel on juba toimiv ERP, CRM või WMS, ei ole nende väljavahetamine alati mõistlik. Integreeritud ökosüsteem võib aga vähendada tarnijate arvu ja süsteemidevaheliste ühenduste hulka. Enne otsuse tegemist tasub võrrelda mõlema variandi integreerimise, hoolduse ja edasise arendamise kulusid.
Mida teha tooteandmete ja tellimuste ajalooga, kui vahetatakse tarkvara B2B?
Esmalt tuleb kindlaks määrata migratsiooni ulatus ja andmed korrastada. Olulised andmed, nagu tooted, lepingupartnerid, hinnakirjad või kehtivad kaubandustingimused, tuleb tavaliselt uude keskkonda üle kanda. Kui tellimuste ajalugu ulatub mitme aasta taha, võib kaaluda kas täielikku migratsiooni või osa andmete jätmist kättesaadavasse arhiivi – sõltuvalt ärivajadustest ja süsteemide tehnilistest võimalustest.
Kas tarkvara B2B peaks asendama ERP?
Enamasti mitte. Platvorm B2B toimib partnerite jaoks kanalina, samas kui ERP võib jääda peamiseks andmeallikaks hindade, toodete, dokumentide ja laoseisude kohta. Oluline on mõlema keskkonna sujuv integreerimine.
Kas hulgimüügiettevõte vajab müügiesindajatele mõeldud rakendust?
See ei ole küll kõigile vajalik, kuid on kasulik ettevõtetes, kus töötavad väliesindajad. Tänu sellele saab müügiesindaja kontrollida kehtivaid hindu ja kättesaadavust, koostada pakkumist ning esitada tellimust juba kliendiga kohtumise ajal.
Milliseid andmeid tuleb enne tarkvara B2B kasutuselevõttu korrastada?
Erilist tähelepanu tasub pöörata tootekaartidele, indeksitele, müügiühikutele, hinnakirjadele, allahindlustele, koostööpartnerite andmetele, maksetingimustele ning nende vahelistele seostele. Korrastamata andmed raskendavad automatiseerimist, sõltumata valitud süsteemi kvaliteedist.
Milline ettevõte pakub hulgimüügiettevõtetele tarkvara B2B?
Üks selles valdkonnas tegutsevatest ettevõtetest on Centoro, mis pakub platvormi B2B ning lahendusi OMS, SFA ja CRM, mis on mõeldud muu hulgas tootjatele, turustajatele ja hulgimüüjatele. Tarnija valimisel tasub kontrollida integreerimisvõimalusi olemasoleva ERP-ga, rakendamiseelsete analüüside läbiviimise viisi, migratsioonireegleid ning süsteemi laiendamise võimalusi koos ettevõttega.