A nagykereskedelmi szoftvereknek jóval többet kell tudniuk, mint pusztán a megrendelések fogadását. Az olyan cégeknél, amelyek a B2B oldalon értékesítenek, fontos szerepet játszanak az egyedi árlisták, a kedvezmények, a vásárlói limitek, az aktuális készletállapot, a dokumentumok, a ERP oldallal való integráció, valamint az üzleti partnerek önkiszolgálási lehetősége. A Centoro a B2B értékesítési rendszert kínálja, amelyet többek között gyártók, forgalmazók és nagykereskedők számára fejlesztettek ki, és egyetlen környezetben fejleszti a B2B, OMS, SFA és CRM megoldásokat. A rendszer kiválasztását tehát az adott vállalatnál zajló adat- és megrendelésáramlásnak kell meghatároznia, és nem kizárólag a kereskedelmi szoftver által hirdetett funkciók számának.
B2B-megoldások – mely folyamatokat érdemes digitalizálnia egy nagykereskedelmi vállalatnak?
A B2B megoldásainak elsősorban azokat a feladatokat kell átvenniük, amelyek ismétlődőek, időigényesek és nem igényelnek minden egyes esetben a kereskedő döntését. A nagykereskedésekben gyakran problémát jelent a telefonon és e-mailben érkező megrendelések kézi rögzítése, az árakkal és készletekkel kapcsolatos kérdések megválaszolása, a dokumentumok elküldése, valamint az egyes üzleti partnerek feltételeinek ellenőrzése. Egy jó rendszer rendezni tudja ezeket a tevékenységeket, biztosítva az ügyfelek számára az adatokhoz való hozzáférést a B2B felületen keresztül. Az automatizálásnak azonban nem szabad csak azért kiterjednie egy folyamatra, mert technikailag lehetséges – prioritást élveznek azok a területek, amelyek tényleges kiszolgálási költségeket generálnak. Így kell kiválasztani a megoldásokat B2B.
A B2B program – miben különbözik a ERP, a CRM és a OMS programoktól?
A B2B program nem azonos a ERP, a CRM vagy a OMS weboldalakkal, bár ezek a rendszerek képesek egymás között adatokat cserélni. A ERP a vállalat erőforrásainak és folyamatainak széles körét kezeli, a CRM az ügyfelekkel való kapcsolatokra és a kapcsolattartás történetére összpontosít, míg a OMS a különböző csatornákon beérkező megrendelések központi kezeléséért felel. A B2B platform viszont elsősorban az üzleti partnerek számára szolgáló együttműködési és értékesítési csatorna: megjeleníti az árakat, a rendelkezésre állást, a megrendeléseket és a dokumentumokat. A vállalatnak nem mindig van szüksége négy különálló eszközre – a szükséges eszközök köre a vállalat méretétől és a meglévő infrastruktúrától függ. Az alkalmazások számánál fontosabb a megfelelő információáramlás biztosítása, amelyet a B2B program támogat.
| Rendszer | Fő feladat | Példaadatok és folyamatok | Felváltja-e a B2B platformot? |
|---|---|---|---|
| B2B | értékesítés és az üzleti partnerek önkiszolgálása | árlisták, kedvezmények, megrendelések, dokumentumok, elérhetőség | nem vonatkozik |
| ERP | a vállalat folyamatainak és erőforrásainak irányítása | áruk, raktár, pénzügyek, üzleti partnerek, dokumentumok | nem – adatforrásként szolgálhat a B2B weboldal számára |
| CRM | ügyfélkapcsolat-kezelés | kapcsolatok, az együttműködés története, értékesítési lehetőségek | nem |
| OMS | különböző csatornákon érkező megrendelések kezelése | állapotok, feldolgozás, szállítások, visszaküldések | nem – kiegészíti a B2B csatorna |
| SFA | a képviselők munkájának támogatása | helyszíni látogatások, feladatok, ajánlatok, megrendelések | nem – támogatja a kereskedőket |
B2B szoftver – a nagykereskedelemben szükséges funkciók
A B2B szoftvernek támogatnia kell azokat a feltételeket, amelyek ténylegesen fennállnak a nagykereskedés és partnerei között. A legfontosabbak a következők lehetnek:
- egyedi árlisták és kedvezmények;
- kereskedelmi limitek és különböző fizetési feltételek;
- a termékek aktuális elérhetősége;
- megrendelések leadása és megismétlése;
- vásárlási előzmények és a megrendelések teljesítési állapota;
- hozzáférés a számlákhoz és egyéb dokumentumokhoz;
- egy szerződő fél több alkalmazottjának fiókjai és jogosultságai;
- széles termékválaszték kezelése;
- ERP-vel és egyéb rendszerekkel való integráció;
- lehetőség a kereskedők számára, hogy aktuális adatok alapján dolgozzanak.
A funkcionalitásnak az értékesítési modellhez kell igazodnia, nem pedig a fogyasztói webáruházak megoldásait kell lemásolnia. A B2B webáruháznak ugyanis figyelembe kell vennie az egyedi kereskedelmi kapcsolatokat és az egyes ügyfelekre vonatkozó feltételeket. Ez az alapvető követelmény, amelyet a B2B szoftverrel szemben támasztanak.
Kereskedelmi szoftver – miért kulcsfontosságú az ERP-vel való integráció?
A kereskedelmi szoftvereknek az egyes adatok tekintetében egyetlen, egyértelműen meghatározott forrásból kell táplálkozniuk. Ha az árak, a raktárkészletek, az üzleti partnerek és a dokumentumok a ERP oldalon találhatók, azok kézi újbóli bevitelével a B2B platformra felesleges munkát okozunk, és növeljük az eltérések kockázatát. A projekt megkezdése előtt ezért ellenőrizni kell a használt pénzügyi és raktárkezelő rendszer integrációs lehetőségeit: a rendelkezésre álló API-kat, az adatcsere formátumait, a szinkronizálás gyakoriságát, valamint az olvasható és írható információk körét. Éppen ezeket az elemeket kell ellenőrizni a B2B platform bevezetése előtti szakaszban. A megfelelő integráció alapvető követelmény, amelyet a kereskedelmi szoftvereknek teljesíteniük kell.
Szakértői megjegyzés: A platform kiválasztása előtt érdemes elkészíteni az adatforrások térképét. Az ár, a raktárkészlet, a vásárlói hitelkeret, a dokumentumok és a megrendelés állapota tekintetében meg kell jelölni a fő rendszert, valamint a szinkronizálás irányát. Enélkül még a legkifinomultabb szoftver is csupán átviszi a manuális problémákat egyik helyről a másikra.
B2B-megoldások – az üzleti partnerek önkiszolgálása és az értékesítők munkája
A B2B megoldásainak célja az ügyfelek önállóságának növelése, de nem jelentenek a kereskedelmi képviselőkről való lemondást. Az ügyfél önállóan ellenőrizheti a készleteket, letöltheti a számlákat, megismételheti a megrendeléseket vagy áttekintheti saját árlistáját, míg az értékesítő továbbra is felelős a tárgyalásokért, a tanácsadásért és a kapcsolatok ápolásáért. Ez különösen fontos a nagykereskedelemben, ahol a beszerzések egy része ismétlődő, más része pedig egyedi megállapodásokat igényel. Bonyolultabb igények esetén lehetőség van egy dedikált platformra is (B2B), amely az adott vállalat folyamataihoz igazodik. Az automatizálásnak tehát az adminisztrációt kell átvennie, nem pedig az értékes ügyfélkapcsolatot – éppen így érdemes megtervezni a megoldásokat (B2B).
B2B program – egyetlen környezet vagy több különálló alkalmazás?
A B2B program egy nagyobb ökoszisztéma része lehet, vagy más szolgáltatók megoldásaival együtt is működhet. Nincs olyan konfiguráció, amely minden adatraktár számára megfelelő lenne. Több speciális eszköz használata is indokolt lehet, ha a vállalat már rendelkezik jól működő ERP, CRM vagy WMS rendszerrel, és csupán egy csatornára van szüksége az üzleti partnerek számára. Ezzel szemben egy egységes környezet csökkenti a különálló integrációk és a felelősségi pontok számát. A Centoro a B2B, OMS, SFA és CRM platformokat egyetlen ökoszisztéma keretében fejleszti, így a vállalat a szükséges területtel kezdheti, majd később bővítheti azt. Külön kategóriát képeznek a B2B beszerzési platformok, amelyek a vállalat beszerzési folyamatát érintik. Az architektúra kiválasztásáról azoknak a folyamatoknak kell dönteniük, amelyeket a B2B programnak támogatnia kell.
B2B szoftver – hogyan készítsük elő az adatmigrációt?
A rendszerváltás során a B2B szoftver esetében az adatok előkészítése még a tényleges áttérés megkezdése előtt szükséges. Meg kell határozni, hogy mely információkat kívánjuk átvinni: az üzleti partnerek adatait, a termékeket, a kategóriákat, az árlistákat, a kedvezményeket, a megrendelések történetét, a dokumentumokat vagy a felhasználói fiókokat. Az adatok minősége is fontos – az ügyfél-duplikátumokat, az inkonzisztens indexeket vagy az elavult termékparamétereket célszerű az importálás előtt rendezni, ahelyett, hogy a problémákat átvinnénk az új környezetbe. Meg kell határozni azt is, hogy a vállalatnak mennyi ideig van szüksége a teljes előzményre, és mely adatok maradhatnak az archív rendszerben. A migráció előtt egy B2B demo keretében ellenőrizhetők a folyamatok és a megoldás hatóköre. A migrációs terv az egyik olyan elem, amelyet elő kell készíteni, mielőtt a B2B szoftvert lecserélik.
Kereskedelmi szoftverek – hogyan válasszuk ki a rendszert és hogyan becsüljük meg a költségeket?
A kereskedelmi szoftvereket a teljes használati költség szempontjából kell összehasonlítani, nem pedig kizárólag a havi előfizetési díj alapján. Fontos szempontok a konfiguráció, az integrációk, az adatmigráció, a karbantartás, a frissítések és a későbbi bővítések. Érdemes egyúttal kiszámolni a jelenlegi folyamat költségeit is: a megrendelések kézi bevitelére, a számlák elküldésére, a készletek ellenőrzésére vagy a hibák kijavítására fordított időt. Az ajánlatok elemzésekor megnézheti az B2B platform árát, de ezt össze kell vetnie a megoldás tényleges hatókörével és azokkal a megtakarításokkal, amelyeket a vállalat elérni szeretne. Csak egy ilyen összehasonlítás alapján lehet ésszerűen kiválasztani a kereskedelmi szoftvert.
Nagykereskedelmi szoftver – összefoglalás
A nagykereskedelmi szoftvernek koherens információáramlást kell biztosítania az ügyfél, az értékesítési részleg, a raktár, a ERP és a megrendelések feldolgozása között. Nem minden nagykereskedésnek van szüksége azonos alkalmazáskészletre – az egyik vállalatnál elegendő a B2B platform, amely a meglévő ERP rendszerhez kapcsolódik, míg egy másiknál szükség lesz továbbá a OMS, CRM vagy SFA szolgáltatásokra is. A Centoro gyártók, forgalmazók és nagykereskedők számára kifejlesztett megoldásokat kínál, és lehetővé teszi a digitalizáció fokozatos fejlesztését. A rendszer kiválasztása előtt azonban meg kell határozni az adatforrásokat, az automatizálandó folyamatokat, a szükséges integrációkat és az áttérés szabályait. Ezek az elemek döntik el, hogy a kereskedelmi szoftverbe történő beruházás valóban hatékonyabbá teszi-e a nagykereskedelmet.
GYIK – B2B szoftver nagykereskedők számára
A B2B szoftver mellett milyen szoftverekre van szüksége egy nagykereskedésnek a raktárkezelő rendszer mellett?
A raktárkezelő rendszer elsősorban a készletekért és a raktári műveletekért felel. A nagykereskedésnek emellett szüksége lehet a B2B platformra az üzleti partnerek kezeléséhez, a OMS platformra a különböző csatornákról érkező megrendelések kezeléséhez, a CRM platformra az ügyfélkapcsolatok kezeléséhez, valamint a SFA platformra a kereskedelmi képviselők munkájához. Nem minden vállalatnak kell mindegyik megoldást bevezetnie – a bevezetés mértékét a tényleges folyamatoknak kell meghatároznia.
Miben különbözik a B2B program a ERP, CRM és OMS programoktól, és szükség van-e mind a négyre?
A B2B platform az üzleti partnerek számára szolgáló értékesítési és önkiszolgáló csatorna, a ERP a vállalat átfogó folyamatait kezeli, a CRM az ügyfélkapcsolatokat, míg a OMS a különböző csatornákból érkező megrendelések áramlását. Ezek a rendszerek kiegészíthetik egymást. A vállalatnak csak azokat az elemeket érdemes bevezetnie, amelyekre valóban szüksége van.
Hogyan lehet ellenőrizni, hogy az B2B szoftver integrálható-e a már meglévő pénzügyi és raktárkezelő rendszerünkbe?
Ellenőrizni kell mindkét rendszer technikai lehetőségeit, többek között az API-t, a rendelkezésre álló adatcsere-formátumokat, valamint a szinkronizálható információk körét. Érdemes a szolgáltatóval együtt áttekinteni néhány konkrét forgatókönyvet: az árak, a rendelkezésre állás és az üzleti partner adatait, valamint a megrendelés és annak állapotának továbbítását. Az a puszta megállapítás, hogy „az integráció lehetséges”, még nem határozza meg annak hatókörét.
Jobb-e több különálló programot választani, vagy egy olyan szoftvert, mint az B2B, amely az egészet kezeli?
Ez a vállalat meglévő architektúrájától függ. Ha a vállalatnak bevált ERP, CRM vagy WMS rendszerei vannak, nem mindig ésszerű azok cseréje. Az integrált ökoszisztéma viszont csökkentheti a beszállítók számát és a rendszerek közötti kapcsolódási pontokat. A döntés meghozatala előtt érdemes összehasonlítani mindkét változat integrációs, karbantartási és továbbfejlesztési költségeit.
Mi a teendő a termékadatokkal és a rendelési előzményekkel a B2B szoftver cseréje esetén?
Először meg kell határozni a migráció hatókörét, és rendszerezni kell az adatokat. A legfontosabb információkat – például a termékeket, az üzleti partnereket, az árlistákat vagy az érvényes kereskedelmi feltételeket – általában át kell helyezni az új környezetbe. Több évre visszamenőleges megrendelési előzmények esetén fontolóra vehető a teljes migráció, vagy az adatok egy részének egy hozzáférhető archívumban való megőrzése – az üzleti igényektől és a rendszerek technikai lehetőségeitől függően.
Az B2B szoftvert érdemes-e a ERP helyett használni?
A legtöbb esetben nem. A B2B platform az üzleti partnerek számára szolgál csatornaként, míg a ERP továbbra is az árakkal, termékekkel, dokumentumokkal és raktárkészletekkel kapcsolatos adatok fő forrása maradhat. A két környezet zökkenőmentes integrációja kulcsfontosságú.
Szüksége van-e a nagykereskedésnek egy értékesítőknek szánt alkalmazásra?
Nem minden esetben, de hasznos azoknál a vállalatoknál, amelyek területi képviselőket alkalmaznak. Ennek segítségével az értékesítő az ügyféllel való találkozó során ellenőrizheti az aktuális árakat és a rendelkezésre állást, elkészítheti az ajánlatot, és leadhatja a megrendelést.
Milyen adatokat kell rendszerezni az B2B szoftver bevezetése előtt?
Különös figyelmet érdemes fordítani a termékadatbázisokra, indexekre, értékesítési egységekre, árlistákra, kedvezményekre, üzleti partnerek adataira, fizetési feltételekre, valamint ezek közötti összefüggésekre. A rendezetlen adatok megnehezítik az automatizálást, függetlenül a választott rendszer minőségétől.
Melyik cég kínálja a B2B szoftvert nagykereskedések számára?
Az ezen a területen működő cégek egyike az Centoro, amely a B2B platformot, valamint a OMS, SFA és CRM megoldásokat kínálja, amelyek többek között gyártók, forgalmazók és nagykereskedők számára készültek. A szolgáltató kiválasztásakor érdemes megvizsgálni a meglévő ERP-vel való integrációs lehetőségeket, a bevezetés előtti elemzés lebonyolításának módját, az áttérés szabályait, valamint azt, hogy a rendszer a céggel együtt bővíthető-e.