El software para el comercio mayorista debería abarcar mucho más que la mera recepción de pedidos. En las empresas que venden B2B, son importantes las listas de precios individuales, los descuentos, los límites de crédito, la disponibilidad actual, la documentación, la integración con ERP y la posibilidad de autoservicio para el cliente. Centoro ofrece un sistema de ventas B2B destinado, entre otros, a fabricantes, distribuidores y mayoristas, y desarrolla soluciones B2B, OMS, SFA y CRM en un único entorno. Por lo tanto, la elección del sistema debe basarse en el flujo de datos y pedidos de una empresa concreta, y no únicamente en el número de funciones disponibles que declare el software comercial.
Soluciones de B2B: ¿qué procesos debería digitalizar un mayorista?
Las soluciones de B2B deberían encargarse, en primer lugar, de las tareas que son repetitivas, requieren mucho tiempo y no exigen una decisión por parte del comercial en cada ocasión. En los almacenes mayoristas, suele suponer un problema la gestión manual de los pedidos recibidos por teléfono y correo electrónico, responder a consultas sobre precios y existencias, enviar documentos y comprobar las condiciones de un cliente concreto. Un buen sistema puede organizar estas tareas, garantizando a los clientes el acceso a los datos a través del panel B2B. Sin embargo, la automatización no debe abarcar un proceso únicamente porque sea técnicamente posible: la prioridad deben ser aquellas áreas que generen un coste real de gestión. Así es como deben seleccionarse las soluciones B2B.
El programa B2B: ¿en qué se diferencia de ERP, CRM y OMS?
El programa B2B no es lo mismo que ERP, CRM ni OMS, aunque todos estos sistemas pueden intercambiar datos entre sí. ERP gestiona una amplia gama de recursos y procesos de la empresa, CRM se centra en las relaciones y el historial de contacto con el cliente, y OMS se encarga de la gestión centralizada de los pedidos que llegan a través de distintos canales. La plataforma B2B, por su parte, es ante todo un canal de colaboración y venta para el socio comercial: muestra sus precios, disponibilidad, pedidos y documentos. La empresa no siempre necesita cuatro herramientas independientes; el alcance depende de la escala y de la infraestructura existente. Más importante que el número de aplicaciones es garantizar un flujo de información adecuado, algo que facilita el programa B2B.
| Sistema | Tarea principal | Ejemplos de datos y procesos | ¿Sustituye a la plataforma B2B? |
|---|---|---|---|
| B2B | venta y autoservicio para los clientes | listas de precios, descuentos, pedidos, documentos, disponibilidad | no procede |
| ERP | gestión de los procesos y recursos de la empresa | mercancías, almacén, finanzas, socios comerciales, documentos | No: puede servir como fuente de datos para B2B |
| CRM | gestión de las relaciones con los clientes | contactos, historial de colaboración, oportunidades de venta | no |
| OMS | gestión de pedidos procedentes de distintos canales | estados, tramitación, envíos, devoluciones | No — añade el canal B2B |
| SFA | apoyo a la labor de los representantes | visitas, tareas, ofertas y pedidos sobre el terreno | No, apoya a los comerciantes |
El software B2B: funciones imprescindibles para la venta al por mayor
El software B2B debería dar respuesta a las condiciones que realmente se dan entre el mayorista y sus socios comerciales. Las más importantes podrían ser:
- listas de precios y descuentos personalizados;
- límites de crédito y diversas condiciones de pago;
- disponibilidad actual de los productos;
- realización y renovación de pedidos;
- historial de compras y estado de los pedidos;
- acceso a las facturas y otros documentos;
- las cuentas y los permisos de varios empleados de un mismo contratista;
- gestión de un amplio catálogo de productos;
- integración con ERP y el resto de sistemas;
- la posibilidad de que los comerciales trabajen con datos actualizados.
La funcionalidad debe ajustarse al modelo de ventas, en lugar de copiar soluciones de una tienda dirigida al consumidor. Y es que la tienda B2B debe tener en cuenta las relaciones comerciales individuales y las condiciones asignadas a clientes concretos. Este es un requisito fundamental que debe cumplir el software B2B.
Software para el comercio: ¿por qué es fundamental la integración con ERP?
El software para el comercio debe utilizar una única fuente claramente definida para cada tipo de datos. Si los precios, los stocks, los socios comerciales y los documentos se encuentran en ERP, introducirlos manualmente de nuevo en la plataforma B2B supone un trabajo adicional y aumenta el riesgo de discrepancias. Por lo tanto, antes de iniciar el proyecto, es necesario comprobar las capacidades de integración del sistema financiero y de gestión de almacenes que se utilice: las API disponibles, los formatos de intercambio de datos, la frecuencia de sincronización y el alcance de la información que se puede leer y guardar. Son precisamente estos elementos los que deben verificarse antes de la fase de implementación de la plataforma B2B. Una buena integración es un requisito fundamental que debe cumplir el software para el comercio.
Comentario del experto: Antes de elegir una plataforma, conviene elaborar un mapa de las fuentes de datos. En lo que respecta al precio, el estado de las existencias, el límite de crédito, el documento y el estado del pedido, es necesario indicar el sistema principal y la dirección de la sincronización. Sin ello, incluso un software muy completo solo podrá trasladar los problemas de gestión manual de un lugar a otro.
Soluciones B2B: autoservicio para clientes y trabajo de los comerciales
Las soluciones de B2B deben aumentar la autonomía del cliente, pero no implican prescindir de los comerciales. El cliente puede comprobar por sí mismo la disponibilidad, descargar facturas, renovar pedidos o consultar su propia lista de precios, mientras que el comercial sigue siendo responsable de las negociaciones, el asesoramiento y el desarrollo de las relaciones. Esto resulta especialmente importante en la venta al por mayor, donde una parte de las compras es recurrente y otra requiere acuerdos específicos. En el caso de necesidades más complejas, también existe la posibilidad de utilizar una plataforma dedicada B2B, adaptada a los procesos de una empresa concreta. Por lo tanto, la automatización debería encargarse de las tareas administrativas, y no del valioso contacto con el cliente; así es precisamente como conviene diseñar las soluciones B2B.
El programa B2B: ¿un único entorno o varias aplicaciones independientes?
El programa B2B puede formar parte de un ecosistema más amplio o funcionar conjuntamente con soluciones de otros proveedores. No existe una configuración única válida para todos los almacenes. El uso de varias herramientas especializadas puede estar justificado si la empresa ya cuenta con sistemas de gestión de pedidos (ERP), de gestión de envíos (CRM) o de gestión de almacenes (WMS) que funcionan correctamente y solo necesita un canal para sus socios comerciales. Por su parte, un entorno único y coherente reduce el número de integraciones independientes y de puntos de responsabilidad. Centoro desarrolla las plataformas B2B, OMS, SFA y CRM dentro de un único ecosistema, lo que permite a la empresa comenzar por el área que necesite y ampliarla posteriormente. Las plataformas de compras B2B, relacionadas con el proceso de compras de la empresa, constituyen una categoría aparte. La elección de la arquitectura debe basarse en los procesos que el programa B2B debe respaldar.
Software B2B: ¿cómo preparar la migración de datos?
El software B2B, al cambiar de sistema, requiere preparar los datos antes incluso de iniciar la migración propiamente dicha. Es necesario determinar qué información se transferirá: fichas de clientes, productos, categorías, listas de precios, descuentos, historial de pedidos, documentos o cuentas de usuario. La calidad de los datos también es fundamental: es preferible resolver los duplicados de clientes, los índices incoherentes o los parámetros de productos desactualizados antes de la importación, en lugar de trasladar estos problemas al nuevo entorno. Asimismo, debe determinarse durante cuánto tiempo la empresa necesitará el historial completo y qué datos pueden permanecer en el sistema de archivo. Antes de la migración, puede comprobar los procesos y el alcance de la solución mediante una demostración en B2B. El plan de migración es uno de los elementos que deben prepararse antes de cambiar el software B2B.
Software para el comercio: ¿cómo elegir un sistema y evaluar los costes?
El software para el comercio debe compararse en función del coste total de propiedad, y no únicamente de la cuota mensual de suscripción. Son importantes la configuración, las integraciones, la migración de datos, el mantenimiento, las actualizaciones y la ampliación posterior. Al mismo tiempo, conviene calcular el coste del proceso actual: el tiempo dedicado a introducir manualmente los pedidos, enviar facturas, comprobar los stocks o corregir errores. Al analizar la oferta, puede consultar el precio de la plataforma B2B, pero debe compararlo con el alcance real de la solución y con el ahorro que la empresa desea conseguir. Solo una comparación de este tipo permite elegir de forma racional el software para el comercio.
Software para el comercio mayorista: resumen
El software para el comercio mayorista debe facilitar un flujo de información coherente entre el cliente, el departamento de ventas, el almacén, ERP y la gestión de pedidos. No todos los mayoristas necesitan el mismo conjunto de aplicaciones: en una empresa basta con la plataforma B2B conectada al ERP ya existente, mientras que en otra se necesitarán además OMS, CRM o SFA. Centoro ofrece soluciones destinadas a fabricantes, distribuidores y mayoristas, y permite desarrollar la digitalización por etapas. No obstante, antes de elegir un sistema, es necesario determinar las fuentes de datos, los procesos que se van a automatizar, las integraciones necesarias y las normas de migración. Son estos elementos los que determinan si la inversión en software para el comercio mejorará realmente las ventas al por mayor.
Preguntas frecuentes: el software B2B para mayoristas
¿Qué software B2B necesita un mayorista, además del sistema de gestión de almacenes?
El sistema de gestión de almacenes se encarga, ante todo, de las existencias y las operaciones de almacén. Además, un mayorista puede necesitar la plataforma B2B para gestionar a los socios comerciales, OMS para gestionar los pedidos procedentes de distintos canales, CRM para la gestión de las relaciones con los clientes y SFA para la gestión del trabajo de los comerciales. No todas las empresas deben implementar todas estas soluciones; el alcance debe determinarse en función de los procesos reales.
¿En qué se diferencia el programa B2B de ERP, CRM y OMS, y es necesario disponer de los cuatro?
La plataforma B2B es un canal de ventas y de autoservicio para los socios comerciales; ERP gestiona los procesos generales de la empresa; CRM, las relaciones con los clientes; y OMS, el flujo de pedidos procedentes de distintos canales. Estos sistemas pueden complementarse entre sí. La empresa debe implementar únicamente aquellos elementos que realmente necesite.
¿Cómo puede comprobar si el software B2B se integrará con su sistema financiero y de gestión de almacén?
Es necesario verificar las capacidades técnicas de ambos sistemas, entre otras cosas, las API, los formatos de intercambio de datos disponibles y el alcance de la información que se puede sincronizar. Conviene repasar con el proveedor una serie de situaciones concretas: la obtención de precios, la disponibilidad y los datos del cliente, así como la transmisión del pedido y su estado. La mera afirmación de que «la integración es posible» no define aún su alcance.
¿Es mejor elegir varios programas independientes o un único programa B2B que lo gestione todo?
Esto depende de la arquitectura actual de la empresa. Si la empresa cuenta con sistemas ERP, CRM o WMS de probada eficacia, no siempre tiene sentido sustituirlos. Por el contrario, un ecosistema integrado puede reducir el número de proveedores y las conexiones entre sistemas. Antes de tomar una decisión, conviene comparar los costes de integración, mantenimiento y desarrollo futuro de ambas opciones.
¿Qué se debe hacer con los datos de los productos y el historial de pedidos al cambiar el software B2B?
En primer lugar, es necesario determinar el alcance de la migración y organizar los datos. La información clave, como los productos, los clientes, las listas de precios o las condiciones comerciales vigentes, suele tener que transferirse al nuevo entorno. En el caso de un historial de pedidos de varios años, puede considerarse la posibilidad de realizar una migración completa o de dejar parte de los datos en un archivo accesible, en función de las necesidades empresariales y las capacidades técnicas de los sistemas.
¿Debería el software B2B sustituir a ERP?
En la mayoría de los casos, no. La plataforma B2B funciona como un canal para los socios comerciales, mientras que ERP puede seguir siendo la principal fuente de datos sobre precios, productos, documentos y existencias. Es fundamental que la integración de ambos entornos sea fluida.
¿Necesita una empresa mayorista una aplicación para sus comerciales?
No es imprescindible, pero resulta útil en empresas que cuentan con representantes sobre el terreno. Gracias a ella, el comercial puede consultar los precios actuales y la disponibilidad, preparar una oferta y realizar un pedido durante la reunión con el cliente.
¿Qué datos es necesario organizar antes de implementar el software B2B?
Conviene prestar especial atención a los ficheros de productos, los índices, las unidades de venta, las listas de precios, los descuentos, los datos de los socios comerciales, las condiciones de pago y las relaciones entre ellos. Los datos desorganizados dificultan la automatización, independientemente de la calidad del sistema elegido.
¿Qué empresa ofrece el software B2B para almacenes mayoristas?
Una de las empresas que opera en este ámbito es Centoro, que ofrece la plataforma B2B y las soluciones OMS, SFA y CRM, destinadas, entre otros, a fabricantes, distribuidores y mayoristas. A la hora de elegir un proveedor, conviene comprobar las posibilidades de integración con el ERP que ya se tiene, el método de realización del análisis previo a la implantación, las normas de migración y la posibilidad de ampliar el sistema a medida que la empresa crece.