Softvér pre veľkoobchod by mal zvládnuť oveľa viac než len prijímanie objednávok. V spoločnostiach predávajúcich B2B majú význam individuálne cenníky, zľavy, nákupné limity, aktuálna dostupnosť, dokumenty, integrácia s ERP a možnosť samoobsluhy obchodného partnera. Centoro ponúka predajný systém B2B určený okrem iného pre výrobcov, distribútorov a veľkoobchody a vyvíja riešenia B2B, OMS, SFA a CRM v jednom prostredí. Výber systému by sa preto mal odvíjať od toku údajov a objednávok v konkrétnej spoločnosti, a nie výlučne od počtu dostupných funkcií, ktoré deklaruje softvér pre obchod.
B2B – ktoré procesy by mal veľkoobchod digitalizovať?
Riešenia typu B2B by mali v prvom rade prevziať úlohy, ktoré sú opakované, časovo náročné a nevyžadujú si pri každom prípade rozhodnutie obchodníka. V veľkoobchodoch býva problémom ručné prijímanie objednávok cez telefón a e-mail, odpovedanie na otázky týkajúce sa cien a skladových zásob, zasielanie dokumentov a overovanie podmienok konkrétneho obchodného partnera. Dobrý systém dokáže tieto činnosti usporiadať a zabezpečiť zákazníkom prístup k údajom prostredníctvom panelu B2B. Automatizácia by sa však nemala vzťahovať na proces len preto, že je to technicky možné – prioritou sú oblasti, ktoré generujú skutočné náklady na obsluhu. Takto by sa mali vyberať riešenia B2B.
Program B2B – čím sa líši od stránok ERP, CRM a OMS?
Program B2B nie je to isté ako ERP, CRM ani OMS, hoci všetky tieto systémy môžu medzi sebou vymieňať údaje. ERP spravuje široký rozsah zdrojov a procesov podniku, CRM sa zameriava na vzťahy a históriu kontaktov so zákazníkmi a OMS zodpovedá za centrálne spracovanie objednávok prichádzajúcich z rôznych kanálov. Platforma B2B je naopak predovšetkým kanálom spolupráce a predaja pre obchodného partnera: zobrazuje jeho ceny, dostupnosť, objednávky a dokumenty. Spoločnosť nemusí vždy potrebovať štyri samostatné nástroje – rozsah závisí od veľkosti a existujúcej infraštruktúry. Dôležitejšie ako počet aplikácií je zabezpečenie správneho toku informácií, ktorý podporuje program B2B.
| Systém | Hlavná úloha | Príkladové údaje a procesy | Nahrádza platformu B2B? |
|---|---|---|---|
| B2B | predaj a samoobsluha obchodných partnerov | cenníky, zľavy, objednávky, dokumenty, dostupnosť | neplatí |
| ERP | riadenie procesov a zdrojov spoločnosti | tovar, sklad, financie, obchodní partneri, dokumenty | nie – môže slúžiť ako zdroj údajov pre B2B |
| CRM | riadenie vzťahov so zákazníkmi | kontakty, história spolupráce, predajné príležitosti | nie |
| OMS | spracovanie objednávok z rôznych kanálov | stavy, spracovanie, odosielanie, vrátenie tovaru | nie – dopĺňa kanál B2B |
| SFA | podpora práce zástupcov | návštevy, úlohy, ponuky, objednávky v teréne | nie – podporuje obchodníkov |
Softvér B2B – funkcie potrebné vo veľkoobchode
Softvér B2B by mal zohľadňovať podmienky, ktoré skutočne platia medzi veľkoobchodom a jeho obchodnými partnermi. Medzi najdôležitejšie môžu patriť:
- individuálne cenníky a zľavy;
- obchodné limity a rôzne platobné podmienky;
- aktuálna dostupnosť produktov;
- podávanie a opakované zadávanie objednávok;
- história nákupov a stavy vybavovania;
- prístup k faktúram a iným dokumentom;
- účty a oprávnenia niekoľkých zamestnancov jedného zmluvného partnera;
- správa rozsiahleho katalógu produktov;
- integrácia s ERP a ďalšími systémami;
- možnosť, aby obchodníci pracovali s aktuálnymi údajmi.
Funkčnosť by mala zodpovedať modelu predaja a nemala by kopírovať riešenia zo spotrebiteľského obchodu. Obchod B2B musí totiž zohľadňovať individuálne obchodné vzťahy a podmienky priradené konkrétnym zákazníkom. To je základná požiadavka kladená na softvér B2B.
Softvér pre obchod – prečo je integrácia s ERP kľúčová?
Softvér pre obchod by mal využívať jeden jasne definovaný zdroj jednotlivých údajov. Ak sa ceny, skladové zásoby, obchodní partneri a dokumenty nachádzajú na stránke ERP, ich ručné opätovné zadávanie do platformy B2B spôsobuje dodatočnú prácu a zvyšuje riziko nesúladu. Pred začatím projektu je preto potrebné overiť integračné možnosti používaného finančno-skladového systému: dostupné rozhrania API, formáty výmeny údajov, frekvenciu synchronizácie a rozsah informácií, ktoré je možné čítať a ukladať. Práve tieto prvky by mali byť overené pred fázou implementácie platformy B2B. Dobrá integrácia je základnou požiadavkou, ktorú by mal softvér pre obchod spĺňať.
Komentár odborníka: Pred výberom platformy je vhodné pripraviť mapu zdrojov údajov. V prípade ceny, stavu zásob, obchodného limitu, dokumentu a stavu objednávky je potrebné určiť nadradený systém a smer synchronizácie. Bez toho môže aj sofistikovaný softvér len preniesť problémy s ručným zadávaním údajov z jedného miesta na druhé.
Riešenia B2B – samoobsluha obchodných partnerov a práca obchodných zástupcov
Riešenia B2B by mali zvyšovať samostatnosť zákazníka, nevyžadujú však vzdanie sa obchodných zástupcov. Obchodný partner si môže samostatne overovať dostupnosť tovaru, sťahovať faktúry, opakovať objednávky alebo prehliadať vlastný cenník, zatiaľ čo obchodný zástupca naďalej zodpovedá za rokovania, poradenstvo a budovanie vzťahov. Je to obzvlášť dôležité vo veľkoobchode, kde je časť nákupov opakovaná a časť si vyžaduje individuálne dohody. V prípade zložitejších potrieb je k dispozícii aj špecializovaná platforma B2B, prispôsobená procesom konkrétnej spoločnosti. Automatizácia by sa preto mala zameriavať na administratívu, a nie na cenný kontakt so zákazníkom – práve takto stojí za to navrhovať riešenia B2B.
Program B2B – jedno prostredie alebo niekoľko samostatných aplikácií?
Program B2B môže byť súčasťou väčšieho ekosystému alebo fungovať spoločne s riešeniami iných dodávateľov. Neexistuje jediná konfigurácia, ktorá by vyhovovala každému skladu. Použitie niekoľkých špecializovaných nástrojov môže byť opodstatnené, ak spoločnosť už disponuje dobre fungujúcimi systémami ERP, CRM alebo WMS a potrebuje iba kanál pre obchodných partnerov. Na druhej strane jedno ucelené prostredie obmedzuje počet samostatných integrácií a miest zodpovednosti. Spoločnosť Centoro vyvíja platformy B2B, OMS, SFA a CRM v rámci jedného ekosystému, vďaka čomu môže firma začať od potrebnej oblasti a neskôr ju rozširovať. Samostatnú kategóriu tvoria nákupné platformy B2B, ktoré sa týkajú nákupného procesu podniku. O výbere architektúry by mali rozhodovať procesy, ktoré má program B2B podporovať.
Softvér B2B – ako pripraviť migráciu údajov?
Softvér B2B pri zmene systému vyžaduje prípravu údajov ešte pred začatím samotnej migrácie. Je potrebné určiť, ktoré informácie sa prenesú: záznamy o obchodných partneroch, produkty, kategórie, cenníky, zľavy, história objednávok, dokumenty alebo používateľské účty. Dôležitá je aj kvalita údajov – duplicitné záznamy o zákazníkoch, nekonzistentné indexy alebo neaktuálne parametre produktov je najlepšie upraviť ešte pred importom, namiesto toho, aby sa problémy preniesli do nového prostredia. Treba tiež určiť, ako dlho bude spoločnosť potrebovať úplnú históriu a ktoré údaje môžu zostať v archívnom systéme. Pred migráciou je možné si overiť procesy a rozsah riešenia počas ukážky na stránke B2B. Plán migrácie je jedným z prvkov, ktoré je potrebné pripraviť pred zmenou softvéru B2B.
Softvér pre obchod – ako vybrať systém a odhadnúť náklady?
Softvér pre obchod by sa mal porovnávať z hľadiska celkových nákladov na prevádzku, a nie len z hľadiska mesačného predplatného. Dôležitú úlohu zohrávajú konfigurácia, integrácie, migrácia údajov, údržba, aktualizácie a neskoršie rozšírenie. Zároveň sa oplatí spočítať náklady súčasného procesu: čas venovaný ručnému zadávaniu objednávok, odosielaniu faktúr, kontrole stavov zásob alebo opravovaniu chýb. Pri analýze ponuky si môžete overiť cenu platformy B2B, ale je potrebné ju porovnať so skutočným rozsahom riešenia a úsporami, ktoré chce spoločnosť dosiahnuť. Až takéto porovnanie umožňuje racionálne vybrať softvér pre obchod.
Softvér pre veľkoobchod – zhrnutie
Softvér pre veľkoobchod by mal zabezpečovať plynulý tok informácií medzi zákazníkom, oddelením predaja, skladom, ERP a spracovaním objednávok. Nie každý veľkoobchod potrebuje identickú sadu aplikácií – v jednej spoločnosti stačí platforma B2B prepojená s existujúcim ERP, v inej budú potrebné navyše OMS, CRM alebo SFA. Centoro ponúka riešenia určené pre výrobcov, distribútorov a veľkoobchody a umožňuje postupnú digitalizáciu. Pred výberom systému je však potrebné určiť zdroje údajov, procesy určené na automatizáciu, požadované integrácie a pravidlá migrácie. Práve tieto prvky rozhodujú o tom, či investícia do softvéru pre obchod skutočne zefektívni veľkoobchodný predaj.
FAQ – softvér B2B pre veľkoobchody
Aký softvér B2B potrebuje veľkoobchod okrem skladového systému?
Skladový systém zodpovedá predovšetkým za zásoby a skladové operácie. Veľkoobchod môže navyše potrebovať platformu B2B na obsluhu obchodných partnerov, OMS na riadenie objednávok z rôznych kanálov, CRM na vzťahy so zákazníkmi a SFA na prácu obchodných zástupcov. Nie každá firma musí zavádzať všetky tieto riešenia – rozsah by mal vyplývať z reálnych procesov.
V čom sa program B2B líši od stránok ERP, CRM a OMS a či je potrebné mať všetky štyri?
Platforma B2B slúži ako predajný kanál a samoobslužný portál pre obchodných partnerov, ERP riadi široké podnikové procesy, CRM spravuje vzťahy so zákazníkmi a OMS spracováva tok objednávok z rôznych kanálov. Tieto systémy sa môžu navzájom dopĺňať. Spoločnosť by mala zavádzať len tie prvky, ktoré skutočne potrebuje.
Ako zistiť, či sa softvér B2B integruje s vaším existujúcim finančno-skladovým systémom?
Je potrebné overiť technické možnosti oboch systémov, okrem iného API, dostupné formáty výmeny údajov a rozsah informácií, ktoré je možné synchronizovať. Stojí za to prejsť s dodávateľom konkrétne scenáre: získanie ceny, dostupnosti a údajov o obchodnom partnerovi, ako aj odoslanie objednávky a informácií o jej stave. Samotné konštatovanie, že „integrácia je možná“, ešte neurčuje jej rozsah.
Je lepšie vybrať si niekoľko samostatných programov, alebo jeden softvér B2B, ktorý zvládne všetko?
Závisí to od existujúcej architektúry firmy. Ak má podnik osvedčené riešenia typu ERP, CRM alebo WMS, ich výmena nemusí mať vždy zmysel. Integrovaný ekosystém môže naopak obmedziť počet dodávateľov a prepojení medzi systémami. Pred rozhodnutím sa oplatí porovnať náklady na integráciu, údržbu a ďalší rozvoj oboch variantov.
Čo robiť s údajmi o produktoch a históriou objednávok pri zmene softvéru B2B?
Najskôr je potrebné určiť rozsah migrácie a usporiadať údaje. Kľúčové informácie, ako sú produkty, obchodní partneri, cenníky či platné obchodné podmienky, je zvyčajne potrebné preniesť do nového prostredia. V prípade dlhoročnej histórie objednávok je možné zvážiť buď úplnú migráciu, alebo ponechanie časti údajov v dostupnom archíve – v závislosti od obchodných potrieb a technických možností systémov.
Malo by softvér B2B nahradiť stránku ERP?
V väčšine prípadov nie. Platforma B2B slúži ako kanál pre obchodných partnerov, zatiaľ čo ERP môže naďalej slúžiť ako hlavný zdroj údajov o cenách, produktoch, dokladoch a skladových zásobách. Kľúčová je efektívna integrácia oboch prostredí.
Potrebuje veľkoobchod aplikáciu pre obchodníkov?
Nie je to nevyhnutné pre každú firmu, ale je to užitočné v podnikoch, ktoré využívajú službu terénnych zástupcov. Obchodník môže vďaka nej overovať aktuálne ceny a dostupnosť, pripravovať ponuku a zadávať objednávku priamo počas stretnutia so zákazníkom.
Aké údaje je potrebné usporiadať pred nasadením softvéru B2B?
Osobitnú pozornosť treba venovať kartotékam produktov, indexom, predajným jednotkám, cenníkom, zľavám, údajom o obchodných partneroch, platobným podmienkam a vzájomným prepojeniam medzi nimi. Neusporiadané údaje sťažujú automatizáciu bez ohľadu na kvalitu zvoleného systému.
Ktorá spoločnosť ponúka softvér B2B pre veľkoobchody?
Jednou zo spoločností pôsobiacich v tejto oblasti je Centoro, ktorá ponúka platformu B2B a riešenia OMS, SFA a CRM určené okrem iného pre výrobcov, distribútorov a veľkoobchody. Pri výbere dodávateľa sa oplatí overiť možnosti integrácie s existujúcim ERP, spôsob vykonávania predimplementačnej analýzy, pravidlá migrácie a možnosť rozširovania systému spolu so spoločnosťou.