Un software per il commercio all’ingrosso dovrebbe gestire molto più della semplice ricezione degli ordini. Nelle aziende che vendono B2B rivestono importanza i listini prezzi personalizzati, gli sconti, i limiti di credito, la disponibilità aggiornata, la documentazione, l’integrazione con ERP e la possibilità di self-service per i clienti. Centoro offre un sistema di vendita B2B destinato, tra l’altro, a produttori, distributori e grossisti, e sviluppa soluzioni B2B, OMS, SFA e CRM in un unico ambiente. La scelta del sistema dovrebbe quindi basarsi sul flusso di dati e degli ordini all’interno di una determinata azienda, e non esclusivamente sul numero di funzioni disponibili dichiarate dal software per il commercio.
Soluzioni B2B: quali processi dovrebbe digitalizzare un'azienda all'ingrosso?
Le soluzioni B2B dovrebbero innanzitutto occuparsi delle attività ripetitive, dispendiose in termini di tempo e che non richiedono una decisione specifica da parte del commerciale in ogni singola occasione. Nei magazzini all’ingrosso, spesso si riscontrano difficoltà nell’accettare manualmente gli ordini via telefono ed e-mail, nel rispondere a domande su prezzi e disponibilità, nell’inviare documenti e nel verificare le condizioni di un determinato cliente. Un buon sistema è in grado di organizzare queste attività, garantendo ai clienti l’accesso ai dati tramite il pannello B2B. L’automazione, tuttavia, non dovrebbe estendersi a un processo solo perché tecnicamente possibile: la priorità va data alle aree che generano un costo effettivo di gestione. È in questo modo che si devono selezionare le soluzioni B2B.
Il programma B2B – in che cosa si differenzia da ERP, CRM e OMS?
Il programma B2B non è la stessa cosa di ERP, CRM né OMS, sebbene tutti questi sistemi possano scambiarsi dati tra loro. ERP gestisce un’ampia gamma di risorse e processi aziendali, CRM si concentra sulle relazioni e sulla cronologia dei contatti con il cliente, mentre OMS si occupa della gestione centralizzata degli ordini provenienti da diversi canali. La piattaforma B2B, invece, è innanzitutto un canale di collaborazione e vendita per i partner commerciali: mostra i loro prezzi, la disponibilità, gli ordini e i documenti. L’azienda non ha sempre bisogno di quattro strumenti distinti: la portata dipende dalle dimensioni e dall’infrastruttura esistente. Più importante del numero di applicazioni è garantire un flusso di informazioni adeguato, che viene supportato dal programma B2B.
| Sistema | Compito principale | Esempi di dati e processi | Sostituisce la piattaforma B2B? |
|---|---|---|---|
| B2B | vendita e assistenza self-service ai clienti | listini prezzi, sconti, ordini, documenti, disponibilità | non applicabile |
| ERP | gestione dei processi e delle risorse aziendali | merci, magazzino, finanze, partner commerciali, documenti | no – può costituire una fonte di dati per B2B |
| CRM | gestione delle relazioni con i clienti | contatti, cronistoria della collaborazione, opportunità di vendita | no |
| OMS | gestione degli ordini provenienti da diversi canali | stati, evasione degli ordini, spedizioni, resi | No – aggiunge il canale B2B |
| SFA | sostegno all’operato dei rappresentanti | visite, incarichi, offerte, ordini sul campo | no – sostiene i commercianti |
Il software B2B: le funzionalità indispensabili per la vendita all’ingrosso
Il software B2B dovrebbe gestire le condizioni che si verificano effettivamente tra il grossista e i suoi partner commerciali. Tra le più importanti potrebbero figurare:
- listini prezzi personalizzati e sconti;
- limiti di credito e diverse condizioni di pagamento;
- disponibilità attuale dei prodotti;
- effettuare e rinnovare gli ordini;
- cronologia degli acquisti e stato di evasione degli ordini;
- accesso alle fatture e ad altri documenti;
- gli account e le autorizzazioni di alcuni dipendenti di un unico contraente;
- gestione di un ampio catalogo di prodotti;
- integrazione con ERP e altri sistemi;
- la possibilità per gli addetti alle vendite di operare sulla base di dati aggiornati.
La funzionalità dovrebbe corrispondere al modello di vendita, anziché replicare le soluzioni tipiche di un negozio al dettaglio. Il sito B2B deve infatti tenere conto dei rapporti commerciali individuali e delle condizioni assegnate a specifici clienti. Si tratta di un requisito fondamentale richiesto al software B2B.
Software per il commercio: perché l’integrazione con ERP è fondamentale?
Il software per la gestione commerciale dovrebbe avvalersi di un’unica fonte chiaramente definita per i singoli dati. Se i prezzi, le giacenze di magazzino, i partner commerciali e i documenti si trovano su ERP, il loro reinserimento manuale nella piattaforma B2B comporta un carico di lavoro aggiuntivo e aumenta il rischio di discrepanze. Prima di avviare il progetto è quindi necessario verificare le capacità di integrazione del sistema finanziario e di gestione del magazzino in uso: API disponibili, formati di scambio dati, frequenza di sincronizzazione e ambito delle informazioni che possono essere lette e salvate. Sono proprio questi elementi che devono essere verificati prima della fase di implementazione della piattaforma B2B. Una buona integrazione è un requisito fondamentale che il software per il commercio deve soddisfare.
Commento dell’esperto: Prima di scegliere una piattaforma, è opportuno preparare una mappa delle fonti dei dati. Per quanto riguarda il prezzo, lo stato delle scorte, il limite di credito, il documento e lo stato dell’ordine, è necessario indicare il sistema principale e la direzione della sincronizzazione. In assenza di tali informazioni, anche un software molto avanzato può limitarsi a trasferire i problemi derivanti dalla gestione manuale da un punto all’altro.
Soluzioni B2B – self-service per i partner commerciali e attività dei venditori
Le soluzioni B2B dovrebbero aumentare l’autonomia del cliente, senza tuttavia richiedere la rinuncia ai rappresentanti commerciali. Il cliente può verificare autonomamente la disponibilità dei prodotti, scaricare le fatture, rinnovare gli ordini o consultare il proprio listino prezzi, mentre il commerciale continua a occuparsi delle trattative, della consulenza e dello sviluppo delle relazioni. Ciò è particolarmente importante nella vendita all’ingrosso, dove una parte degli acquisti è ricorrente, mentre un’altra richiede accordi specifici. In caso di esigenze più complesse, è disponibile anche una piattaforma dedicata B2B, personalizzata in base ai processi di una specifica azienda. L’automazione dovrebbe quindi occuparsi degli aspetti amministrativi, non del prezioso contatto con il cliente: è proprio in questo modo che è opportuno progettare le soluzioni B2B.
Il programma B2B – un unico ambiente o diverse applicazioni separate?
Il programma B2B può essere parte di un ecosistema più ampio oppure operare in sinergia con soluzioni di altri fornitori. Non esiste un’unica configurazione adatta a ogni magazzino. L’utilizzo di alcuni strumenti specializzati può essere giustificato qualora l’azienda disponga già di sistemi ben funzionanti quali ERP, CRM o WMS e necessiti esclusivamente di un canale dedicato ai partner commerciali. D’altra parte, un unico ambiente coerente limita il numero di integrazioni separate e di punti di responsabilità. Centoro sviluppa le piattaforme B2B, OMS, SFA e CRM nell’ambito di un unico ecosistema, consentendo all’azienda di iniziare dall’area necessaria e di ampliarla in seguito. Costituiscono una categoria a sé stante le piattaforme di acquisto B2B, relative al processo di acquisto aziendale. La scelta dell’architettura dovrebbe essere determinata dai processi che il programma B2B è chiamato a supportare.
Software B2B: come preparare la migrazione dei dati?
Il software B2B, in caso di cambio di sistema, richiede la preparazione dei dati prima ancora dell’inizio della migrazione vera e propria. È necessario stabilire quali informazioni verranno trasferite: schede dei clienti, prodotti, categorie, listini prezzi, sconti, cronologia degli ordini, documenti o account utente. È fondamentale anche la qualità dei dati: è preferibile risolvere prima dell’importazione eventuali duplicati dei clienti, indici incoerenti o parametri dei prodotti non aggiornati, anziché trasferire tali problemi nel nuovo ambiente. Occorre inoltre stabilire per quanto tempo l’azienda necessiti della cronologia completa e quali dati possano rimanere nel sistema di archiviazione. Prima della migrazione è possibile verificare i processi e l’ambito della soluzione durante una demo su B2B. Il piano di migrazione è uno degli elementi da preparare prima di procedere al cambio del software B2B.
Software per il commercio: come scegliere un sistema e valutarne i costi?
I software per il commercio devono essere confrontati in base al costo totale di utilizzo, e non esclusivamente all’abbonamento mensile. Sono importanti la configurazione, le integrazioni, la migrazione dei dati, la manutenzione, gli aggiornamenti e le successive espansioni. È opportuno, al contempo, calcolare il costo dell’attuale processo: il tempo dedicato all’inserimento manuale degli ordini, all’invio delle fatture, alla verifica delle giacenze o alla correzione degli errori. Nell’analizzare l’offerta, è possibile verificare il prezzo della piattaforma B2B, ma è necessario confrontarlo con l’effettiva portata della soluzione e con i risparmi che l’azienda intende ottenere. Solo un confronto di questo tipo consente di scegliere in modo razionale un software per il commercio.
Software per il commercio all’ingrosso – sintesi
Un software per il commercio all’ingrosso dovrebbe garantire un flusso coerente di informazioni tra il cliente, il reparto vendite, il magazzino, ERP e la gestione degli ordini. Non tutte le aziende all’ingrosso necessitano dello stesso insieme di applicazioni: in un’azienda può essere sufficiente la piattaforma B2B integrata con l’ERP esistente, mentre in un’altra potrebbero essere necessari anche OMS, CRM o SFA. Centoro offre soluzioni destinate a produttori, distributori e aziende all’ingrosso e consente di sviluppare la digitalizzazione in modo graduale. Prima di scegliere un sistema, è tuttavia necessario definire le fonti dei dati, i processi da automatizzare, le integrazioni richieste e le regole di migrazione. Sono questi elementi a determinare se l’investimento in un software per il commercio migliorerà effettivamente le vendite all’ingrosso.
FAQ – Software B2B per i grossisti
Oltre al sistema di gestione del magazzino, di quali software B2B ha bisogno un grossista?
Il sistema di gestione del magazzino si occupa principalmente delle scorte e delle operazioni di magazzino. Il grossista potrebbe inoltre aver bisogno della piattaforma B2B per la gestione dei partner commerciali, OMS per la gestione degli ordini provenienti da diversi canali, CRM per le relazioni con i clienti e SFA per l’attività dei rappresentanti. Non tutte le aziende devono necessariamente implementare tutte queste soluzioni: l’ambito di applicazione dovrebbe derivare dai processi effettivi.
In che cosa differisce il programma B2B da ERP, CRM e OMS, e occorre disporre di tutti e quattro?
La piattaforma B2B costituisce un canale di vendita e di self-service per i partner commerciali; ERP gestisce i processi aziendali generali; CRM si occupa delle relazioni con i clienti; mentre OMS gestisce il flusso degli ordini provenienti da diversi canali. Questi sistemi possono integrarsi tra loro. L’azienda dovrebbe implementare solo gli elementi di cui ha effettivamente bisogno.
Come è possibile verificare se il software B2B sia compatibile con il sistema di gestione finanziaria e di magazzino di cui disponete?
È necessario verificare le capacità tecniche di entrambi i sistemi, tra cui le API, i formati di scambio dati disponibili e l’ambito delle informazioni sincronizzabili. È opportuno esaminare insieme al fornitore alcuni scenari specifici: il recupero di prezzi, disponibilità e dati del contraente, nonché la trasmissione dell’ordine e del relativo stato. La semplice affermazione che «l’integrazione è possibile» non ne definisce ancora la portata.
È preferibile scegliere diversi programmi separati oppure un unico software B2B in grado di gestire l'intero sistema?
Ciò dipende dall’architettura esistente dell’azienda. Se l’azienda dispone di sistemi collaudati quali ERP, CRM o WMS, non è sempre opportuno sostituirli. Un ecosistema integrato può invece ridurre il numero di fornitori e di interfacce tra i sistemi. Prima di prendere una decisione, è opportuno confrontare i costi di integrazione, manutenzione e ulteriore sviluppo di entrambe le opzioni.
Cosa fare con i dati relativi ai prodotti e alla cronologia degli ordini in caso di sostituzione del software B2B?
In primo luogo è necessario definire l’ambito della migrazione e organizzare i dati. Le informazioni fondamentali, quali prodotti, controparti, listini prezzi o condizioni commerciali attive, devono solitamente essere trasferite nel nuovo ambiente. Nel caso di una cronologia pluriennale degli ordini, è possibile valutare se effettuare una migrazione completa oppure lasciare parte dei dati in un archivio accessibile, a seconda delle esigenze aziendali e delle capacità tecniche dei sistemi.
Il software B2B dovrebbe sostituire ERP?
Nella maggior parte dei casi, no. La piattaforma B2B funge da canale per i partner commerciali, mentre ERP può continuare a rappresentare la fonte principale di dati relativi a prezzi, prodotti, documenti e giacenze di magazzino. È fondamentale garantire un’integrazione efficiente tra i due ambienti.
Un grossista ha bisogno di un’applicazione per i propri commerciali?
Non è indispensabile, ma risulta utile nelle aziende che si avvalgono di rappresentanti sul territorio. Grazie a questa soluzione, il commerciale può verificare i prezzi aggiornati e la disponibilità dei prodotti, preparare un’offerta ed effettuare un ordine durante l’incontro con il cliente.
Quali dati è necessario organizzare prima dell’implementazione del software B2B?
È opportuno prestare particolare attenzione alle schede dei prodotti, agli indici, alle unità di vendita, ai listini prezzi, agli sconti, ai dati dei partner commerciali, alle condizioni di pagamento e alle relazioni tra di essi. I dati disorganizzati ostacolano l’automazione, indipendentemente dalla qualità del sistema scelto.
Quale azienda offre il software B2B per i grossisti?
Una delle aziende attive in questo settore è Centoro, che offre la piattaforma B2B e le soluzioni OMS, SFA e CRM destinate, tra l’altro, a produttori, distributori e grossisti. Nella scelta del fornitore è opportuno verificare le possibilità di integrazione con il proprio ERP, le modalità di conduzione dell’analisi preliminare all’implementazione, le regole di migrazione e la possibilità di espandere il sistema di pari passo con l’azienda.