Programvara för grossisthandel bör hantera betydligt mer än bara ordermottagning. För företag som säljer B2B är individuella prislistor, rabatter, köpgränser, aktuell tillgänglighet, dokument, integration med ERP samt möjligheten till självbetjäning för kunderna avgörande. Centoro erbjuder ett försäljningssystem B2B avsett bland annat för tillverkare, distributörer och grossister samt utvecklar lösningar B2B, OMS, SFA och CRM i en och samma miljö. Valet av system bör därför baseras på data- och orderflödet i det specifika företaget, och inte enbart på antalet tillgängliga funktioner som handelsprogramvaran utlovar.
B2B-lösningar – vilka processer bör en grossist digitalisera?
B2B-lösningar bör i första hand ta över uppgifter som är repetitiva, tidskrävande och som inte kräver att säljaren fattar ett beslut varje gång. I grossistföretag kan det vara ett problem att manuellt ta emot beställningar via telefon och e-post, svara på frågor om priser och lagerstatus, skicka dokument samt kontrollera villkoren för en specifik kund. Ett bra system kan strukturera dessa aktiviteter och ge kunderna tillgång till information via panelen B2B. Automatiseringen bör dock inte omfatta en process bara för att det är tekniskt möjligt – prioritet bör ges till de områden som genererar faktiska driftskostnader. Det är så man bör välja lösningar B2B.
Programmet B2B – hur skiljer det sig från ERP, CRM och OMS?
Programmet B2B är inte detsamma som ERP, CRM eller OMS, även om alla dessa system kan utbyta data med varandra. ERP hanterar ett brett spektrum av företagets resurser och processer, CRM fokuserar på relationer och kundkontakter, medan OMS ansvarar för den centrala hanteringen av beställningar som kommer in via olika kanaler. Plattformen B2B är däremot framför allt en kanal för samarbete och försäljning för affärspartnern: den visar priser, tillgänglighet, beställningar och dokument. Företaget behöver inte alltid fyra separata verktyg – omfattningen beror på storleken och den befintliga infrastrukturen. Viktigare än antalet applikationer är att säkerställa ett korrekt informationsflöde, vilket programmet B2B stödjer.
| System | Huvuduppgiften | Exempel på data och processer | Ersätter den plattformen B2B? |
|---|---|---|---|
| B2B | försäljning och självbetjäning för kunder | prislistor, rabatter, beställningar, dokument, tillgänglighet | gäller inte |
| ERP | hantering av företagets processer och resurser | varor, lager, ekonomi, affärspartners, dokument | nej – kan fungera som datakälla för B2B |
| CRM | kundrelationshantering | kontakter, samarbetshistorik, försäljningsmöjligheter | nej |
| OMS | hantering av beställningar från olika kanaler | status, hantering, leveranser, returer | nej – tillägger kanalen B2B |
| SFA | stöd till representanternas arbete | besök, uppdrag, offerter, beställningar ute på fältet | nej – stöder handlarna |
B2B-programvaran – funktioner som behövs inom grossistförsäljning
Programvaran B2B bör hantera de villkor som faktiskt gäller mellan grossisten och dess affärspartners. De viktigaste kan vara:
- individuella prislistor och rabatter;
- kreditgränser och olika betalningsvillkor;
- aktuell tillgänglighet av produkter;
- att lägga och förnya beställningar;
- köphistorik och leveransstatus;
- tillgång till fakturor och andra handlingar;
- konton och behörigheter för flera anställda hos en och samma uppdragsgivare;
- hantering av ett omfattande produktsortiment;
- integration med ERP och övriga system;
- möjligheten för säljarna att arbeta utifrån aktuella uppgifter.
Funktionaliteten bör anpassas efter försäljningsmodellen och inte kopiera lösningar från en konsumentbutik. Butiken B2B måste nämligen ta hänsyn till individuella affärsrelationer och villkor som gäller för specifika kunder. Detta är ett grundläggande krav som ställs på programvaran B2B.
Handelsprogramvara – varför är integrationen med ERP avgörande?
Programvara för detaljhandeln bör utgå från en enda, tydligt definierad källa för respektive data. Om priser, lagerbeholdningar, affärspartners och dokument finns på ERP medför manuell inmatning av dessa uppgifter på nytt i plattformen B2B extra arbete och ökar risken för avvikelser. Innan projektet påbörjas måste man därför kontrollera integrationsmöjligheterna för det finans- och lagerhanteringssystem som används: tillgängliga API:er, datautbytesformat, synkroniseringsfrekvens samt omfattningen av den information som kan läsas och skrivas. Just dessa element bör verifieras innan implementeringen av plattformen B2B påbörjas. God integration är ett grundläggande krav som programvara för e-handel bör uppfylla.
Kommentar från en expert: Innan man väljer plattform är det bra att ta fram en översikt över datakällorna. För pris, lagerstatus, kreditgräns, dokument och orderstatus måste man ange vilket system som är överordnat samt synkroniseringsriktningen. Utan detta kan även en avancerad programvara bara flytta manuella problem från en plats till en annan.
B2B-lösningar – självbetjäning för samarbetspartners och säljarnas arbete
B2Bs lösningar ska öka kundens självständighet, men innebär inte att man behöver avstå från säljare. Kunden kan självständigt kontrollera tillgänglighet, ladda ner fakturor, förnya beställningar eller granska sin egen prislista, medan säljaren fortfarande ansvarar för förhandlingar, rådgivning och relationsbyggande. Detta är särskilt viktigt inom grossistförsäljning, där en del av inköpen är återkommande och en del kräver särskilda överenskommelser. Vid mer komplexa behov finns även en skräddarsydd plattform B2B, anpassad till just det företagets processer. Automatiseringen bör alltså ta över administrationen, inte den värdefulla kontakten med kunden – det är just så man bör utforma lösningar B2B.
B2B-programmet – en enda miljö eller flera separata applikationer?
B2B-programmet kan ingå i ett större ekosystem eller fungera tillsammans med lösningar från andra leverantörer. Det finns ingen enskild konfiguration som passar alla varulager. Flera specialiserade verktyg kan vara motiverade om företaget redan har välfungerande ERP, CRM eller WMS och endast behöver en kanal för affärspartner. Å andra sidan begränsar en enhetlig miljö antalet separata integrationer och ansvarsområden. Centoro utvecklar plattformarna B2B, OMS, SFA och CRM inom ramen för ett enda ekosystem, vilket gör att företaget kan börja med det område som behövs och sedan utöka det. En separat kategori utgörs av inköpsplattformar B2B, som avser företagets inköpsprocess. Valet av arkitektur bör styras av de processer som programmet B2B ska stödja.
B2B-programvaran – hur förbereder man en datamigrering?
När man byter system med programvaran B2B måste man förbereda data redan innan själva migreringen påbörjas. Man måste fastställa vilken information som ska överföras: kundregister, produkter, kategorier, prislistor, rabatter, orderhistorik, dokument eller användarkonton. Datakvaliteten är också viktig – dubbletter av kunder, inkonsekventa index eller inaktuella produktparametrar bör helst rensas upp före importen, istället för att föra med sig problemen till den nya miljön. Man bör också fastställa hur länge företaget behöver den fullständiga historiken och vilka data som kan förvaras i ett arkivsystem. Innan migreringen kan man testa processerna och lösningens omfattning under en demo på B2B. Migreringsplanen är en av de delar som måste förberedas innan programvaran byts ut B2B.
Programvara för detaljhandeln – hur väljer man system och beräknar kostnaderna?
Programvara för detaljhandeln bör jämföras utifrån den totala ägandekostnaden, inte enbart den månatliga abonnemangsavgiften. Konfiguration, integrationer, datamigrering, underhåll, uppdateringar och framtida utbyggnad spelar en viktig roll. Det är samtidigt värt att räkna ut kostnaden för den nuvarande processen: den tid som läggs på att manuellt registrera beställningar, skicka fakturor, kontrollera lagerbeholdningar eller rätta till fel. Vid analysen av erbjudandet kan man kontrollera priset på plattformen B2B, men man bör jämföra det med lösningens faktiska omfattning och de besparingar som företaget vill uppnå. Först en sådan jämförelse gör det möjligt att på ett rationellt sätt välja programvara för handeln.
Programvara för grossisthandel – sammanfattning
Programvara för grossisthandel bör skapa ett sammanhängande informationsflöde mellan kunden, försäljningsavdelningen, lagret, ERP och orderhanteringen. Inte alla grossister behöver exakt samma uppsättning applikationer – för ett företag räcker det med plattformen B2B kopplad till det befintliga ERP, medan ett annat företag dessutom behöver OMS, CRM eller SFA. Centoro erbjuder lösningar avsedda för tillverkare, distributörer och grossister och gör det möjligt att utveckla digitaliseringen stegvis. Innan man väljer ett system måste man dock fastställa datakällor, vilka processer som ska automatiseras, nödvändiga integrationer och migreringsregler. Det är dessa faktorer som avgör om en investering i handelsprogramvara verkligen kommer att effektivisera grossistförsäljningen.
Vanliga frågor – programvaran B2B för grossister
Vilken programvara från B2B behöver ett grossistföretag utöver ett lagersystem?
Lagersystemet hanterar främst lagerhållning och lagerverksamhet. En grossist kan dessutom behöva plattformen B2B för att hantera affärspartners, OMS för att hantera beställningar från olika kanaler, CRM för kundrelationer samt SFA för säljarnas arbete. Det är inte nödvändigt för alla företag att införa alla dessa lösningar – omfattningen bör utgå från de faktiska processerna.
Hur skiljer sig programmet B2B från ERP, CRM och OMS, och måste man ha alla fyra?
Plattformen B2B är en försäljnings- och självbetjäningskanal för samarbetspartner, ERP hanterar företagets övergripande processer, CRM hanterar kundrelationer och OMS hanterar orderflödet från olika kanaler. Dessa system kan komplettera varandra. Företaget bör endast implementera de delar som det faktiskt behöver.
Hur kan man kontrollera om programvaran B2B kan integreras med det befintliga ekonomi- och lagerhanteringssystemet?
Man bör kontrollera de båda systemens tekniska möjligheter, bland annat API:er, tillgängliga datautbytesformat samt vilken information som kan synkroniseras. Det är värt att tillsammans med leverantören gå igenom konkreta scenarier: hämtning av pris, tillgänglighet och uppgifter om affärspartner samt överföring av beställning och dess status. Att bara konstatera att ”integrationen är möjlig” anger ännu inte dess omfattning.
Är det bättre att välja flera separata program eller ett enda program B2B som hanterar allt?
Det beror på företagets befintliga arkitektur. Om företaget har beprövade ERP, CRM eller WMS är det inte alltid meningsfullt att byta ut dem. Ett integrerat ekosystem kan däremot minska antalet leverantörer och kopplingar mellan systemen. Innan man fattar ett beslut är det värt att jämföra kostnaderna för integration, underhåll och vidareutveckling av båda alternativen.
Vad ska man göra med produktdata och orderhistoriken när man byter ut programvaran B2B?
Först bör man fastställa migreringens omfattning och strukturera data. Viktig information, såsom produkter, affärspartners, prislistor och gällande affärsvillkor, måste vanligtvis överföras till den nya miljön. Om det finns en mångårig orderhistorik kan man överväga en fullständig migrering eller att låta en del av data finnas kvar i ett tillgängligt arkiv – beroende på affärsbehov och systemens tekniska möjligheter.
Borde programvaran B2B ersätta ERP?
Oftast inte. Plattformen B2B fungerar som en kanal för affärspartnerna, medan ERP kan förbli den huvudsakliga källan till information om priser, produkter, dokument och lagerstatus. Det är avgörande att de båda miljöerna integreras smidigt.
Behöver grossisten en app för säljarna?
Inte alla, men den är användbar i företag som använder sig av fältrepresentanter. Tack vare den kan säljaren kontrollera aktuella priser och tillgänglighet, ta fram ett erbjudande och lägga en beställning under mötet med kunden.
Vilka data måste ordnas innan programvaran B2B implementeras?
Man bör särskilt uppmärksamma produktregister, index, försäljningsenheter, prislistor, rabatter, uppgifter om affärspartners, betalningsvillkor samt kopplingarna mellan dessa. Oordnade data försvårar automatiseringen, oavsett vilken kvalitet det valda systemet har.
Vilket företag erbjuder programvaran B2B för grossister?
Ett av de företag som är verksamma inom detta område är Centoro, som erbjuder plattformen B2B samt lösningarna OMS, SFA och CRM, avsedda bland annat för tillverkare, distributörer och grossister. När man väljer leverantör är det värt att undersöka möjligheterna till integration med det befintliga ERP, hur analysen inför implementeringen genomförs, migreringsreglerna samt möjligheten att utöka systemet i takt med företagets tillväxt.