תוכנה למסחר סיטונאי – מה דרוש ליצרן?

תוכנה למסחר סיטונאי צריכה לתמוך בהרבה יותר מאשר רק קבלת הזמנות. בחברות העוסקות במכירות B2B, יש חשיבות למחירונים מותאמים אישית, הנחות, מגבלות אשראי, זמינות עדכנית, מסמכים, אינטגרציה עם ERP והאפשרות לשירות עצמי של הלקוח. Centoro מציעה מערכת מכירות B2B המיועדת, בין היתר, ליצרנים, מפיצים ומחסנים, ומפתחת פתרונות B2B, OMS, SFA ו-CRM בסביבה אחת. לפיכך, בחירת המערכת צריכה לנבוע מזרימת הנתונים וההזמנות בחברה הספציפית, ולא רק ממספר הפונקציות הזמינות שהתוכנה המסחרית מצהירה עליהן.

פתרונות B2B – אילו תהליכים על המשווק הסיטונאי להפוך לדיגיטליים?

פתרונות B2B צריכים, בראש ובראשונה, לקחת על עצמם פעולות חוזרות, גוזלות זמן ואינן מצריכות החלטה נפרדת של איש המכירות בכל פעם. במחסנים, הבעיה היא לעתים קבלת הזמנות באופן ידני בטלפון ובדוא"ל, מענה על שאלות בנוגע למחירים ולמלאי, שליחת מסמכים ובדיקת תנאיו של לקוח ספציפי. מערכת טובה יכולה לארגן פעולות אלה, ולהבטיח ללקוחות גישה לנתונים באמצעות לוח הבקרה ה-B2B. עם זאת, האוטומציה לא צריכה לכלול תהליך רק משום שזה אפשרי מבחינה טכנית – העדיפות היא לתחומים שמייצרים עלות שירות ממשית. כך יש לבחור פתרונות B2B.

תוכנית B2B – במה היא שונה מ-ERP, CRM ו-OMS?

תוכנת B2B אינה זהה ל-ERP, CRM או OMS, אף על פי שכל המערכות הללו יכולות להחליף ביניהן נתונים. ERP מנהלת מגוון רחב של משאבים ותהליכים בארגון, CRM מתמקדת ביחסים ובהיסטוריית הקשר עם הלקוח, ו-OMS אחראית על הטיפול המרכזי בהזמנות הנכנסות מערוצים שונים. פלטפורמת ה-B2B, לעומת זאת, היא בראש ובראשונה ערוץ לשיתוף פעולה ומכירות עבור השותף העסקי: היא מציגה את המחירים, הזמינות, ההזמנות והמסמכים שלו. לא תמיד החברה זקוקה לארבעה כלים נפרדים – היקף השימוש תלוי בהיקף הפעילות ובתשתית הקיימת. חשוב יותר ממספר היישומים הוא להבטיח זרימת מידע תקינה, אותה תומכת תוכנת ה-B2B.

תוכנת B2B – תכונות הנדרשות במכירות סיטונאיות

תוכנת B2B צריכה לתמוך בתנאים הקיימים בפועל בין המפיץ ללקוחותיו. התנאים החשובים ביותר עשויים להיות:

• מחירונים והנחות מותאמים אישית;
• תנאי אשראי ותנאי תשלום שונים;
• זמינות המוצרים כרגע;
• הגשת הזמנות וחידושן;
• היסטוריית הרכישות ומצבי הטיפול בהזמנות;
• גישה לחשבוניות ולמסמכים אחרים;
• חשבונות והרשאות של מספר עובדים של קבלן אחד;
• תמיכה במגוון רחב של מוצרים;
• אינטגרציה עם ERP ומערכות אחרות;
• אפשרות לאנשי מכירות לעבוד על בסיס נתונים עדכניים.

הפונקציונליות צריכה להתאים למודל המכירה, ולא להעתיק פתרונות מחנות לצרכנים. חנות B2B חייבת לקחת בחשבון את היחסים המסחריים האישיים ואת התנאים המותאמים ללקוחות ספציפיים. זוהי דרישה בסיסית המוטלת על תוכנת B2B.

תוכנה למסחר – מדוע האינטגרציה עם מערכת ה-ERP היא חיונית?

תוכנה למסחר צריכה להסתמך על מקור אחד, מוגדר בבירור, עבור כל נתון. אם המחירים, מלאי, השותפים העסקיים והמסמכים נמצאים במערכת ה-ERP, הזנתם מחדש באופן ידני לפלטפורמת ה-B2B גורמת לעבודה נוספת ומגדילה את הסיכון לאי-התאמות. לכן, לפני תחילת הפרויקט יש לבדוק את יכולות האינטגרציה של מערכת הכספים והמלאי הקיימת: ממשקי API זמינים, פורמטים של חילופי נתונים, תדירות הסנכרון והיקף המידע שניתן לקרוא ולשמור. דווקא מרכיבים אלה הם שצריכים להיבדק לפני שלב הטמעת פלטפורמת ה-B2B. אינטגרציה טובה היא דרישה בסיסית שתוכנה למסחר צריכה לעמוד בה.

הערת מומחה: לפני בחירת הפלטפורמה, כדאי להכין מפת מקורות נתונים. עבור מחיר, מצב המלאי, מסגרת האשראי, המסמך ומצב ההזמנה, יש לציין את המערכת הראשית ואת כיוון הסנכרון. ללא זאת, אפילו תוכנה מתוחכמת עלולה רק להעביר את הבעיות הידניות ממקום אחד למשנהו.

פתרונות B2B – שירות עצמי ללקוחות עסקיים ועבודת אנשי המכירות

פתרונות B2B אמורים להגביר את העצמאות של הלקוח, אך אינם מחייבים ויתור על נציגי מכירות. הלקוח יכול לבדוק בעצמו את הזמינות, להוריד חשבוניות, לחדש הזמנות או לעיין במחירון שלו, בעוד שנציג המכירות ממשיך להיות אחראי על המשא ומתן, הייעוץ וטיפוח הקשר. הדבר חשוב במיוחד במכירות סיטונאיות, שבהן חלק מהרכישות הן חוזרות, וחלקן דורשות תיאום. במקרה של צרכים מורכבים יותר, ניתן גם להקים פלטפורמת B2B ייעודית, המותאמת לתהליכים של חברה ספציפית. לפיכך, האוטומציה צריכה לקחת על עצמה את הניהול האדמיניסטרטיבי, ולא את הקשר החשוב עם הלקוח – זו הדרך הנכונה לתכנן פתרונות B2B.

תוכנית B2B – סביבה אחת או מספר יישומים נפרדים?

תוכנית B2B עשויה להיות חלק ממערכת אקולוגית רחבה יותר או לפעול בשילוב עם פתרונות של ספקים אחרים. אין תצורה אחת המתאימה לכל מחסן. ייתכן שיש הצדקה לשימוש בכמה כלים ייעודיים, אם לחברה כבר יש מערכות ERP, CRM או WMS הפועלות היטב, והיא זקוקה רק לערוץ תקשורת עם השותפים העסקיים. לעומת זאת, סביבה אחידה אחת מצמצמת את מספר האינטגרציות הנפרדות ונקודות האחריות. Centoro מפתחת פלטפורמות B2B, OMS, SFA ו-CRM במסגרת מערכת אקולוגית אחת, ובכך מאפשרת לחברה להתחיל מהתחום הדרוש לה ולהרחיב אותו בהמשך. קטגוריה נפרדת היא פלטפורמות רכש B2B, העוסקות בתהליך הרכש של הארגון. הבחירה בארכיטקטורה צריכה להיקבע על פי התהליכים שתוכנת ה-B2B אמורה לתמוך בהם.

תוכנת B2B – כיצד להתכונן להעברת נתונים?

תוכנת B2B, בעת החלפת מערכת, מחייבת הכנת הנתונים עוד לפני תחילת תהליך ההעברה עצמו. יש לקבוע אילו פרטים יועברו: רשומות לקוחות, מוצרים, קטגוריות, מחירונים, הנחות, היסטוריית הזמנות, מסמכים או חשבונות משתמשים. גם לאיכות הנתונים יש חשיבות רבה – עדיף לסדר כפילויות של לקוחות, אינדקסים לא עקביים או פרמטרים לא מעודכנים של מוצרים לפני הייבוא, במקום להעביר את הבעיות לסביבה החדשה. כמו כן, יש לקבוע למשך כמה זמן החברה זקוקה להיסטוריה המלאה ואילו נתונים יכולים להישאר במערכת הארכיונית. לפני ההעברה ניתן לבדוק את התהליכים ואת היקף הפתרון במהלך הדגמת B2B. תוכנית ההעברה היא אחד המרכיבים שיש להכין לפני החלפת תוכנת ה-B2B.

תוכנה למסחר – כיצד לבחור מערכת ולהעריך את העלויות?

יש להשוות תוכנות למסחר מבחינת העלות הכוללת של השימוש, ולא רק על סמך דמי המנוי החודשיים. יש חשיבות לתצורה, לשילובים, להעברת נתונים, לתחזוקה, לעדכונים ולהרחבה עתידית. כדאי גם לחשב את העלות של התהליך הנוכחי: הזמן המושקע בהזנת הזמנות ידנית, שליחת חשבוניות, בדיקת מלאי או תיקון טעויות. בעת ניתוח ההצעה, ניתן לבדוק את מחיר הפלטפורמה ה-B2B, אך יש להשוות אותו להיקף האמיתי של הפתרון ולחיסכון שהחברה שואפת להשיג. רק השוואה כזו מאפשרת לבחור בתבונה תוכנה למסחר.

תוכנה למסחר סיטונאי – סיכום

תוכנה למסחר סיטונאי צריכה ליצור זרימת מידע רציפה בין הלקוח, מחלקת המכירות, המחסן, מערכת ה-ERP ומחלקת הטיפול בהזמנות. לא כל מחסן סיטונאי זקוק לאותה חבילת יישומים – בחברה אחת תספיק פלטפורמת B2B המשולבת עם מערכת ה-ERP הקיימת, בעוד שבאחרת יידרשו בנוסף מערכות OMS, CRM או SFA. Centoro מציעה פתרונות המיועדים ליצרנים, מפיצים ומחסנים סיטונאיים, ומאפשרת לפתח את הדיגיטליזציה בשלבים. עם זאת, לפני בחירת המערכת יש לקבוע את מקורות הנתונים, את התהליכים המיועדים לאוטומציה, את האינטגרציות הנדרשות ואת כללי המעבר. גורמים אלה הם הקובעים אם ההשקעה בתוכנה למסחר אכן תשפר את המכירות הסיטונאיות.

שאלות נפוצות – תוכנת B2B למרכזים סיטונאיים

אילו תוכנות B2B נדרשות למחסן סיטונאי, מלבד מערכת ניהול המלאי?

מערכת המחסן אחראית בראש ובראשונה על המלאי ועל פעולות המחסן. בנוסף, מחסן סיטונאי עשוי להזדקק לפלטפורמת B2B לשירות ספקים, ל-OMS לניהול הזמנות ממגוון ערוצים, ל-CRM לניהול קשרי לקוחות ול-SFA לניהול פעילות הנציגים. לא כל חברה חייבת ליישם את כל הפתרונות הללו – היקף היישום צריך להיקבע בהתאם לתהליכים בפועל.

במה שונה תוכנת B2B מתוכנות ERP, CRM ו-OMS, והאם יש צורך בכל הארבע?

פלטפורמת ה-B2B היא ערוץ מכירה ושירות עצמי עבור השותפים העסקיים; מערכת ה-ERP מנהלת את התהליכים הרחבים של הארגון; מערכת ה-CRM מנהלת את קשרי הלקוחות; ומערכת ה-OMS מנהלת את זרימת ההזמנות ממגוון הערוצים. מערכות אלה יכולות להשלים זו את זו. על החברה ליישם רק את המרכיבים שהיא באמת זקוקה להם.

כיצד ניתן לבדוק אם תוכנת ה-B2B תשתלב במערכת הכספים והמחסן הקיימת?

יש לבדוק את היכולות הטכניות של שתי המערכות, בין היתר: ממשקי API, פורמטים זמינים להעברת נתונים והיקף המידע שניתן לסנכרן. מומלץ לעבור עם הספק על תרחישים ספציפיים: אחזור מחירים, זמינות ונתוני הלקוח, וכן העברת הזמנה וסטטוס ההזמנה. הקביעה עצמה ש"האינטגרציה אפשרית" אינה מגדירה עדיין את היקפה.

מה עדיף: לבחור כמה תוכנות נפרדות או תוכנת B2B אחת שתתמוך בכל המערכת?

זה תלוי בארכיטקטורה הקיימת של החברה. אם לחברה יש מערכות ERP, CRM או WMS שהוכיחו את עצמן, לא תמיד יש טעם להחליף אותן. לעומת זאת, מערכת אקולוגית משולבת עשויה לצמצם את מספר הספקים ואת החיבורים בין המערכות. לפני קבלת ההחלטה, כדאי להשוות את עלויות האינטגרציה, התחזוקה והפיתוח העתידי של שתי האפשרויות.

מה לעשות עם נתוני המוצרים והיסטוריית ההזמנות בעת החלפת תוכנת ה-B2B?

ראשית, יש להגדיר את היקף ההעברה ולסדר את הנתונים. מידע חיוני, כגון מוצרים, לקוחות, מחירונים או תנאי מסחר פעילים, יש להעביר בדרך כלל לסביבה החדשה. במקרה של היסטוריית הזמנות רב-שנתית, ניתן לשקול העברה מלאה או השארת חלק מהנתונים בארכיון נגיש – בהתאם לצרכים העסקיים וליכולות הטכניות של המערכות.

האם תוכנת B2B צריכה להחליף את ה-ERP?

ברוב המקרים, לא. פלטפורמת ה-B2B משמשת כערוץ עבור השותפים העסקיים, בעוד שמערכת ה-ERP עשויה להישאר המקור העיקרי לנתונים על מחירים, מוצרים, מסמכים ומלאי. שילוב יעיל בין שתי הסביבות הוא המפתח.

האם למרכז הפצה דרושה אפליקציה עבור אנשי המכירות?

לא בכל מקרה, אך היא שימושית בחברות המעסיקות נציגי מכירות בשטח. בזכותה, איש המכירות יכול לבדוק מחירים וזמינות עדכניים, להכין הצעת מחיר ולהגיש הזמנה במהלך פגישה עם הלקוח.

אילו נתונים יש לארגן לפני הטמעת תוכנת B2B?

כדאי להקדיש תשומת לב מיוחדת לקבצי המוצרים, לאינדקסים, ליחידות המכירה, למחירונים, להנחות, לנתוני הלקוחות, לתנאי התשלום ולקשרים ביניהם. נתונים לא מסודרים מקשים על האוטומציה, ללא קשר לאיכות המערכת שנבחרה.

איזו חברה מציעה תוכנת B2B למרכזים סיטונאיים?

אחת החברות הפועלות בתחום זה היא Centoro, המציעה פלטפורמת B2B ופתרונות OMS, SFA ו-CRM המיועדים, בין היתר, ליצרנים, מפיצים ומרכזים סיטונאיים. בבחירת ספק, כדאי לבדוק את אפשרויות האינטגרציה עם מערכת ה-ERP הקיימת, את אופן ביצוע הניתוח לקראת היישום, את כללי ההעברה ואת האפשרות להרחבת המערכת יחד עם החברה.