Software pro velkoobchod by měl zvládat mnohem více než jen přijímání objednávek. Ve firmách prodávajících B2B hrají důležitou roli individuální ceníky, slevy, obchodní limity, aktuální dostupnost, dokumenty, integrace s ERP a možnost samoobsluhy obchodního partnera. Centoro nabízí prodejní systém B2B určený mimo jiné pro výrobce, distributory a velkoobchody a vyvíjí řešení B2B, OMS, SFA a CRM v jediném prostředí. Výběr systému by proto měl vycházet z toku dat a objednávek v konkrétní firmě, a nikoli pouze z počtu dostupných funkcí, které obchodní software deklaruje.
Řešení „B2B“ – které procesy by měl velkoobchod digitalizovat?
Řešení typu „B2B“ by měla v první řadě převzít činnosti, které jsou opakující se, časově náročné a nevyžadují pokaždé rozhodnutí obchodníka. Ve velkoobchodech bývá problémem ruční přijímání objednávek z telefonu a e-mailu, odpovídání na dotazy ohledně cen a skladových zásob, zasílání dokumentů a ověřování podmínek konkrétního obchodního partnera. Dobrý systém dokáže tyto činnosti uspořádat a zajistit zákazníkům přístup k údajům prostřednictvím panelu B2B. Automatizace by však neměla zahrnovat procesy jen proto, že je to technicky možné – prioritou jsou oblasti, které generují skutečné náklady na obsluhu. Takto je třeba vybírat řešení B2B.
Program B2B – v čem se liší od ERP, CRM a OMS?
Program B2B není totéž jako ERP, CRM ani OMS, ačkoli všechny tyto systémy mohou mezi sebou sdílet data. ERP spravuje širokou škálu podnikových zdrojů a procesů, CRM se zaměřuje na vztahy a historii kontaktů se zákazníky a OMS zajišťuje centrální zpracování objednávek přicházejících z různých kanálů. Platforma B2B je naproti tomu především kanálem pro spolupráci a prodej pro obchodního partnera: zobrazuje jeho ceny, dostupnost, objednávky a dokumenty. Společnost ne vždy potřebuje čtyři samostatné nástroje – rozsah závisí na velikosti a stávající infrastruktuře. Důležitější než počet aplikací je zajištění správného toku informací, který podporuje program B2B.
| Systém | Hlavní úkol | Příkladové údaje a procesy | Nahrazuje platformu B2B? |
|---|---|---|---|
| B2B | prodej a samoobsluha obchodních partnerů | ceníky, slevy, objednávky, dokumenty, dostupnost | neplatí |
| ERP | řízení procesů a zdrojů společnosti | zboží, sklad, finance, obchodní partneři, dokumenty | ne – může sloužit jako zdroj dat pro B2B |
| CRM | řízení vztahů se zákazníky | kontakty, historie spolupráce, prodejní příležitosti | ne |
| OMS | zpracování objednávek z různých kanálů | stavy, vyřízení, odeslání, vrácení zboží | ne – doplňuje kanál B2B |
| SFA | podpora práce zástupců | návštěvy, úkoly, nabídky, objednávky v terénu | ne – podporuje obchodníky |
Software B2B – funkce potřebné pro velkoobchodní prodej
Software B2B by měl podporovat podmínky, které ve skutečnosti panují mezi velkoobchodem a jeho obchodními partnery. Mezi nejdůležitější mohou patřit:
- individuální ceníky a slevy;
- obchodní limity a různé platební podmínky;
- aktuální dostupnost produktů;
- podávání a opakované zadávání objednávek;
- historie nákupů a stavy vyřízení;
- přístup k fakturám a dalším dokumentům;
- účty a oprávnění několika zaměstnanců jednoho smluvního partnera;
- nabídka širokého sortimentu produktů;
- integrace s ERP a dalšími systémy;
- možnost, aby obchodní zástupci pracovali s aktuálními údaji.
Funkčnost by měla odpovídat prodejnímu modelu a neměla by kopírovat řešení z běžného internetového obchodu. Obchod B2B musí totiž zohledňovat individuální obchodní vztahy a podmínky přiřazené konkrétním zákazníkům. To je základní požadavek kladený na software B2B.
Software pro obchod – proč je integrace s ERP klíčová?
Software pro obchod by měl využívat jeden jasně definovaný zdroj jednotlivých dat. Pokud se ceny, skladové zásoby, obchodní partneři a dokumenty nacházejí na ERP, jejich ruční zadávání do platformy B2B znamená zbytečnou práci navíc a zvyšuje riziko nesrovnalostí. Před zahájením projektu je proto nutné ověřit integrační možnosti používaného finančně-skladového systému: dostupná API, formáty výměny dat, frekvenci synchronizace a rozsah informací, které lze načítat a ukládat. Právě tyto prvky by měly být ověřeny ještě před fází zavádění platformy B2B. Dobrá integrace je základním požadavkem, který by měl software pro obchod splňovat.
Komentář odborníka: Před výběrem platformy je vhodné připravit si přehled zdrojů dat. U ceny, skladových zásob, obchodního limitu, dokladu a stavu objednávky je třeba určit nadřazený systém a směr synchronizace. Bez toho může i sofistikovaný software pouze přesunout problémy s ručním zadáváním z jednoho místa na druhé.
Řešení B2B – samoobsluha obchodních partnerů a práce obchodních zástupců
Řešení B2B by měla zvyšovat samostatnost zákazníka, ale nevyžadují, aby se vzdal obchodních zástupců. Zákazník si může sám ověřovat dostupnost zboží, stahovat faktury, opakovat objednávky nebo prohlížet svůj vlastní ceník, zatímco obchodní zástupce je i nadále zodpovědný za vyjednávání, poradenství a rozvíjení vztahů. To je obzvláště důležité v oblasti velkoobchodu, kde je část nákupů opakovaná a část vyžaduje individuální dohody. V případě složitějších potřeb je k dispozici také specializovaná platforma B2B, přizpůsobená procesům konkrétního podniku. Automatizace by tedy měla převzít administrativní úkony, nikoli cenný kontakt se zákazníkem – právě takovým způsobem je vhodné navrhovat řešení B2B.
Program „B2B“ – jedno prostředí, nebo několik samostatných aplikací?
Program B2B může být součástí širšího ekosystému nebo fungovat společně s řešeními jiných dodavatelů. Neexistuje jediná konfigurace vhodná pro každý datový sklad. Použití několika specializovaných nástrojů může být opodstatněné, pokud společnost již disponuje dobře fungujícím ERP, CRM nebo WMS a potřebuje pouze kanál pro obchodní partnery. Na druhou stranu jednotné prostředí omezuje počet samostatných integrací a míst odpovědnosti. Společnost Centoro vyvíjí platformy B2B, OMS, SFA a CRM v rámci jednoho ekosystému, díky čemuž může firma začít s potřebnou oblastí a později ji rozšiřovat. Samostatnou kategorií jsou nákupní platformy B2B, které se týkají nákupního procesu podniku. O volbě architektury by měly rozhodovat procesy, které má program B2B podporovat.
Software B2B – jak připravit migraci dat?
Software B2B při změně systému vyžaduje přípravu dat ještě před zahájením samotné migrace. Je třeba určit, které informace budou přeneseny: karty obchodních partnerů, produkty, kategorie, ceníky, slevy, historie objednávek, dokumenty či uživatelské účty. Důležitá je také kvalita dat – duplicity zákazníků, nekonzistentní indexy či neaktuální parametry produktů je nejlepší uvést do pořádku před importem, místo aby se problémy přenášely do nového prostředí. Je také třeba určit, jak dlouho bude společnost potřebovat úplnou historii a které údaje mohou zůstat v archivačním systému. Před migrací lze procesy a rozsah řešení ověřit během ukázkové verze na adrese B2B. Plán migrace je jedním z prvků, které je třeba připravit před změnou softwaru B2B.
Software pro obchod – jak vybrat systém a odhadnout náklady?
Software pro obchod je třeba porovnávat z hlediska celkových nákladů na provoz, nikoli pouze na základě měsíčního předplatného. Důležitou roli hrají konfigurace, integrace, migrace dat, údržba, aktualizace a pozdější rozšíření. Zároveň se vyplatí spočítat náklady současného procesu: čas strávený ručním zadáváním objednávek, odesíláním faktur, kontrolou skladových zásob nebo opravováním chyb. Při analýze nabídky lze zkontrolovat cenu platformy B2B, je však třeba ji porovnat se skutečným rozsahem řešení a úsporami, kterých chce společnost dosáhnout. Teprve takové srovnání umožňuje racionálně vybrat obchodní software.
Software pro velkoobchod – shrnutí
Software pro velkoobchod by měl zajišťovat plynulý tok informací mezi zákazníkem, obchodním oddělením, skladem, ERP a oddělením zpracování objednávek. Ne každý velkoobchod potřebuje stejnou sadu aplikací – v jedné firmě stačí platforma B2B propojená se stávajícím ERP, v jiné budou navíc potřeba OMS, CRM nebo SFA. Centoro nabízí řešení určená pro výrobce, distributory a velkoobchody a umožňuje rozvíjet digitalizaci postupně. Před výběrem systému je však třeba určit zdroje dat, procesy určené k automatizaci, požadované integrace a pravidla migrace. Právě tyto prvky rozhodují o tom, zda investice do softwaru pro obchod skutečně zefektivní velkoobchodní prodej.
Často kladené otázky – software B2B pro velkoobchody
Jaký software B2B potřebuje velkoobchod kromě skladového systému?
Skladový systém slouží především ke správě zásob a skladových operací. Velkoobchod může navíc potřebovat platformu B2B pro správu obchodních partnerů, OMS pro správu objednávek z různých kanálů, CRM pro vztahy se zákazníky a SFA pro práci obchodních zástupců. Ne každá firma musí zavádět všechna tato řešení – jejich rozsah by měl vycházet z reálných procesů.
V čem se program B2B liší od ERP, CRM a OMS a je nutné mít všechny čtyři?
Platforma B2B slouží jako prodejní kanál a samoobslužný portál pro obchodní partnery, ERP řídí rozsáhlé podnikové procesy, CRM spravuje vztahy se zákazníky a OMS zpracovává tok objednávek z různých kanálů. Tyto systémy se mohou vzájemně doplňovat. Společnost by měla zavádět pouze ty prvky, které skutečně potřebuje.
Jak zjistit, zda se software B2B dá integrovat do stávajícího finančně-skladového systému?
Je třeba ověřit technické možnosti obou systémů, mimo jiné API, dostupné formáty výměny dat a rozsah informací, které lze synchronizovat. Je vhodné s dodavatelem projít konkrétní scénáře: načtení ceny, dostupnosti a údajů o obchodním partnerovi a předání objednávky a jejího stavu. Samotné konstatování, že „integrace je možná“, ještě neurčuje její rozsah.
Je lepší vybrat si několik samostatných programů, nebo jeden software B2B, který zvládne všechno?
Záleží to na stávající architektuře firmy. Pokud podnik disponuje osvědčenými řešeními typu ERP, CRM nebo WMS, ne vždy má smysl je vyměnit. Integrovaný ekosystém však může omezit počet dodavatelů a propojení mezi systémy. Před rozhodnutím se vyplatí porovnat náklady na integraci, údržbu a další rozvoj obou variant.
Co dělat s údaji o produktech a historií objednávek při změně softwaru B2B?
Nejprve je třeba určit rozsah migrace a uspořádat data. Klíčové informace, jako jsou produkty, obchodní partneři, ceníky či platné obchodní podmínky, je obvykle nutné přenést do nového prostředí. V případě dlouholeté historie objednávek lze zvážit buď úplnou migraci, nebo ponechání části dat v dostupném archivu – v závislosti na obchodních potřebách a technických možnostech systémů.
Měl by program B2B nahradit ERP?
Většinou ne. Platforma B2B slouží jako kanál pro obchodní partnery, zatímco ERP může zůstat hlavním zdrojem údajů o cenách, produktech, dokumentech a skladových zásobách. Klíčová je hladká integrace obou prostředí.
Potřebuje velkoobchod aplikaci pro obchodní zástupce?
Ne ve všech případech, ale je užitečná v podnicích, které využívají terénní zástupce. Obchodní zástupce díky ní může během schůzky se zákazníkem ověřit aktuální ceny a dostupnost, připravit nabídku a zadat objednávku.
Jaké údaje je třeba uspořádat před nasazením softwaru B2B?
Zvláštní pozornost je třeba věnovat produktovým kartotékám, indexům, prodejním jednotkám, ceníkům, slevám, údajům o obchodních partnerech, platebním podmínkám a vzájemným vazbám mezi nimi. Neuspořádané údaje ztěžují automatizaci bez ohledu na kvalitu zvoleného systému.
Která firma nabízí software B2B pro velkoobchody?
Jednou ze společností působících v této oblasti je Centoro, která nabízí platformu B2B a řešení OMS, SFA a CRM určená mimo jiné pro výrobce, distributory a velkoobchody. Při výběru dodavatele je vhodné ověřit možnosti integrace s existujícím ERP, způsob provedení předimplementační analýzy, zásady migrace a možnost rozšiřování systému společně s firmou.