O software para o comércio grossista deve ir muito além da simples receção de encomendas. Nas empresas que vendem B2B, são importantes as tabelas de preços individuais, os descontos, os limites de crédito, a disponibilidade atual, a documentação, a integração com ERP e a possibilidade de autoatendimento do cliente. Centoro oferece um sistema de vendas B2B destinado, entre outros, a fabricantes, distribuidores e grossistas, e desenvolve soluções B2B, OMS, SFA e CRM num único ambiente. A escolha do sistema deve, portanto, basear-se no fluxo de dados e de encomendas de uma determinada empresa, e não exclusivamente no número de funcionalidades disponíveis declaradas pelo software de gestão comercial.
Soluções da B2B – que processos deve um grossista digitalizar?
As soluções B2B devem, em primeiro lugar, assumir as tarefas que são repetitivas, demoradas e que não exigem uma decisão do comercial em cada ocasião. Nos armazéns, o problema reside frequentemente no registo manual de encomendas por telefone e e-mail, na resposta a perguntas sobre preços e stocks, no envio de documentos e na verificação das condições de um determinado cliente. Um bom sistema pode organizar estas atividades, garantindo aos clientes o acesso aos dados através do painel B2B. No entanto, a automatização não deve abranger um processo apenas pelo facto de ser tecnicamente possível — a prioridade recai sobre as áreas que geram custos reais de atendimento. É assim que se devem selecionar as soluções B2B.
O programa B2B – em que difere de ERP, CRM e OMS?
O programa B2B não é o mesmo que ERP, CRM nem OMS, embora todos estes sistemas possam trocar dados entre si. O ERP gere um vasto leque de recursos e processos da empresa, o CRM centra-se nas relações e no histórico de contacto com o cliente, e o OMS é responsável pelo tratamento centralizado das encomendas provenientes de diversos canais. A plataforma B2B, por sua vez, é sobretudo um canal de colaboração e vendas para o parceiro comercial: apresenta os seus preços, disponibilidade, encomendas e documentos. A empresa nem sempre necessita de quatro ferramentas distintas – o âmbito depende da escala e da infraestrutura existente. Mais importante do que o número de aplicações é garantir um fluxo adequado de informação, o que é suportado pelo programa B2B.
| Sistema | Tarefa principal | Exemplos de dados e processos | Substitui a plataforma B2B? |
|---|---|---|---|
| B2B | vendas e autoatendimento aos parceiros comerciais | listas de preços, descontos, encomendas, documentos, disponibilidade | não se aplica |
| ERP | gestão dos processos e dos recursos da empresa | mercadorias, armazém, finanças, parceiros comerciais, documentos | não – pode constituir uma fonte de dados para o site B2B |
| CRM | gestão das relações com os clientes | contactos, histórico de colaboração, oportunidades de vendas | não |
| OMS | gestão de encomendas provenientes de diversos canais | estados, processamento, envios, devoluções | Não – acrescenta o canal B2B |
| SFA | apoio ao trabalho dos representantes | visitas, tarefas, propostas, encomendas no terreno | não – apoia os comerciantes |
Software B2B – funcionalidades necessárias no comércio grossista
O software B2B deve dar resposta às condições que efetivamente se verificam entre o armazém grossista e os seus parceiros comerciais. As mais importantes podem ser:
- listas de preços e descontos personalizados;
- limites de crédito e diversas condições de pagamento;
- disponibilidade atual dos produtos;
- efetuar e renovar encomendas;
- histórico de compras e estados de processamento;
- acesso a faturas e outros documentos;
- as contas e as autorizações de vários colaboradores de um mesmo contratante;
- gestão de um vasto catálogo de produtos;
- integração com o ERP e outros sistemas;
- a possibilidade de os comerciais trabalharem com dados atualizados.
A funcionalidade deve corresponder ao modelo de vendas e não copiar soluções de uma loja destinada ao consumidor. A loja B2B tem, de facto, de ter em conta as relações comerciais individuais e as condições atribuídas a clientes específicos. Este é um requisito fundamental imposto ao software B2B.
Software para o comércio – por que razão a integração com o ERP é fundamental?
O software de gestão comercial deve recorrer a uma única fonte, claramente definida, para cada tipo de dados. Se os preços, os níveis de stock, os parceiros comerciais e os documentos se encontrarem em ERP, a introdução manual desses dados na plataforma B2B implica trabalho adicional e aumenta o risco de discrepâncias. Antes do projeto, é, portanto, necessário verificar as capacidades de integração do sistema financeiro e de gestão de armazéns utilizado: APIs disponíveis, formatos de troca de dados, frequência de sincronização e âmbito das informações que podem ser lidas e gravadas. São precisamente estes elementos que devem ser verificados antes da fase de implementação da plataforma B2B. Uma boa integração é um requisito fundamental que o software de comércio deve cumprir.
Comentário do especialista: Antes de escolher uma plataforma, convém preparar um mapa das fontes de dados. No que diz respeito ao preço, ao stock, ao limite de crédito, ao documento e ao estado da encomenda, é necessário indicar o sistema principal e o sentido da sincronização. Sem isso, mesmo um software sofisticado poderá apenas transferir os problemas manuais de um local para outro.
Soluções B2B – autoatendimento dos parceiros comerciais e trabalho dos comerciais
As soluções B2B devem aumentar a autonomia do cliente, mas não exigem a dispensa dos representantes comerciais. O cliente pode verificar autonomamente a disponibilidade, descarregar faturas, renovar encomendas ou consultar a sua própria tabela de preços, enquanto o comercial continua a ser responsável pelas negociações, pelo aconselhamento e pelo desenvolvimento das relações. Isto é particularmente importante na venda por grosso, onde parte das compras é recorrente e outra parte requer acordos específicos. No caso de necessidades mais complexas, é também possível recorrer a uma plataforma dedicada B2B, adaptada aos processos de uma empresa específica. A automatização deve, portanto, assumir a gestão administrativa, e não o contacto valioso com o cliente — é precisamente desta forma que se devem conceber as soluções B2B.
O programa B2B – um único ambiente ou várias aplicações distintas?
O programa B2B pode fazer parte de um ecossistema mais vasto ou funcionar em conjunto com soluções de outros fornecedores. Não existe uma configuração única adequada para todos os armazéns. A utilização de algumas ferramentas especializadas pode justificar-se se a empresa já dispuser de sistemas ERP, CRM ou WMS que funcionem bem e necessite apenas de um canal para os parceiros comerciais. Por outro lado, um ambiente único e coerente reduz o número de integrações distintas e de pontos de responsabilidade. A Centoro desenvolve as plataformas B2B, OMS, SFA e CRM no âmbito de um único ecossistema, permitindo que a empresa comece pela área necessária e a amplie posteriormente. Constituem uma categoria à parte as plataformas de compras B2B, relacionadas com o processo de compras da empresa. A escolha da arquitetura deve ser determinada pelos processos que o programa B2B deverá apoiar.
Software B2B – como preparar a migração de dados?
O software B2B, aquando da mudança de sistema, exige a preparação dos dados antes mesmo do início da migração propriamente dita. É necessário determinar quais as informações que serão transferidas: fichas de clientes, produtos, categorias, tabelas de preços, descontos, histórico de encomendas, documentos ou contas de utilizadores. A qualidade dos dados também é fundamental – é preferível resolver antes da importação problemas como duplicados de clientes, índices incoerentes ou parâmetros de produtos desatualizados, em vez de transferir esses problemas para o novo ambiente. Deve-se igualmente determinar por quanto tempo a empresa necessita do histórico completo e quais os dados que podem permanecer no sistema de arquivo. Antes da migração, é possível verificar os processos e o âmbito da solução através de uma demonstração em B2B. O plano de migração é um dos elementos que devem ser preparados antes da mudança do software B2B.
Software para o comércio – como escolher um sistema e avaliar os custos?
O software para o comércio deve ser comparado em termos do custo total de utilização, e não apenas da mensalidade. São importantes a configuração, as integrações, a migração de dados, a manutenção, as atualizações e a expansão futura. Ao mesmo tempo, vale a pena calcular o custo do processo atual: o tempo dedicado à introdução manual de encomendas, ao envio de faturas, à verificação de stocks ou à correção de erros. Ao analisar a oferta, pode-se verificar o preço da plataforma B2B, mas é necessário compará-lo com o âmbito real da solução e com as poupanças que a empresa pretende alcançar. Só essa comparação permite escolher de forma racional o software para o comércio.
Software para o comércio grossista – resumo
O software para o comércio grossista deve criar um fluxo coerente de informação entre o cliente, o departamento de vendas, o armazém, o ERP e o serviço de gestão de encomendas. Nem todas as empresas grossistas necessitam de um conjunto idêntico de aplicações – numa empresa, basta uma plataforma B2B integrada com o ERP já existente; noutra, serão necessários adicionalmente OMS, CRM ou SFA. O Centoro oferece soluções destinadas a fabricantes, distribuidores e grossistas e permite desenvolver a digitalização por fases. No entanto, antes de escolher o sistema, é necessário definir as fontes de dados, os processos a automatizar, as integrações necessárias e as regras de migração. São estes elementos que determinam se o investimento em software para o comércio irá, de facto, otimizar as vendas por grosso.
Perguntas frequentes – software B2B para armazéns grossistas
Que software B2B é necessário para um armazém por grosso, para além do sistema de gestão de armazém?
O sistema de gestão de armazéns é responsável, acima de tudo, pelas existências e pelas operações de armazém. Além disso, um armazém grossista poderá necessitar da plataforma B2B para a gestão de parceiros comerciais, da OMS para a gestão de encomendas provenientes de diversos canais, da CRM para a gestão das relações com os clientes e da SFA para o trabalho dos representantes comerciais. Nem todas as empresas têm de implementar todas estas soluções – o âmbito de aplicação deve decorrer dos processos reais.
Em que difere o programa B2B dos programas ERP, CRM e OMS e é necessário ter os quatro?
A plataforma B2B é um canal de vendas e de autoatendimento para os parceiros comerciais, ERP gere os processos gerais da empresa, CRM gere as relações com os clientes e OMS gere o fluxo de encomendas provenientes de vários canais. Estes sistemas podem complementar-se. A empresa deve implementar apenas os elementos de que realmente necessita.
Como verificar se o software B2B é compatível com o seu sistema financeiro e de gestão de armazéns?
É necessário verificar as capacidades técnicas de ambos os sistemas, nomeadamente as API, os formatos de intercâmbio de dados disponíveis e o âmbito das informações que podem ser sincronizadas. Recomenda-se analisar com o fornecedor cenários concretos: a obtenção de preços, disponibilidade e dados do parceiro comercial, bem como a transmissão da encomenda e do seu estado. A simples afirmação de que «a integração é possível» ainda não define o seu âmbito.
É melhor escolher vários programas distintos ou um único software B2B que cubra tudo?
Isso depende da arquitetura existente na empresa. Se a empresa dispõe de sistemas comprovados, como o ERP, o CRM ou o WMS, nem sempre faz sentido substituí-los. Por outro lado, um ecossistema integrado pode reduzir o número de fornecedores e de ligações entre sistemas. Antes de tomar uma decisão, convém comparar os custos de integração, manutenção e desenvolvimento futuro de ambas as opções.
O que fazer com os dados dos produtos e o histórico de encomendas ao mudar o software B2B?
Em primeiro lugar, é necessário definir o âmbito da migração e organizar os dados. As informações essenciais, tais como produtos, contrapartes, tabelas de preços ou condições comerciais ativas, têm normalmente de ser transferidas para o novo ambiente. No caso de um histórico de encomendas que abrange vários anos, pode considerar-se uma migração completa ou a manutenção de parte dos dados num arquivo acessível – consoante as necessidades empresariais e as capacidades técnicas dos sistemas.
O software B2B deverá substituir o ERP?
Na maioria das vezes, não. A plataforma B2B funciona como um canal para os parceiros comerciais, enquanto ERP pode continuar a ser a principal fonte de dados sobre preços, produtos, documentos e níveis de stock. É fundamental que haja uma integração eficiente entre ambos os ambientes.
A empresa grossista necessita de uma aplicação para os seus comerciais?
Não é necessária em todos os casos, mas é útil em empresas que recorrem a representantes no terreno. Graças a ela, o comercial pode verificar os preços atuais e a disponibilidade, preparar uma proposta e efetuar uma encomenda durante uma reunião com o cliente.
Que dados é necessário organizar antes da implementação do software B2B?
Merece especial atenção os ficheiros de produtos, os índices, as unidades de venda, as tabelas de preços, os descontos, os dados dos parceiros comerciais, as condições de pagamento e as relações entre estes elementos. Dados desorganizados dificultam a automatização, independentemente da qualidade do sistema escolhido.
Que empresa disponibiliza o software B2B para armazéns grossistas?
Uma das empresas que opera nesta área é a Centoro, que disponibiliza a plataforma B2B, bem como as soluções OMS, SFA e CRM, destinadas, entre outros, a fabricantes, distribuidores e grossistas. Ao escolher um fornecedor, convém verificar as possibilidades de integração com o seu próprio ERP, a forma como é realizada a análise pré-implementação, as regras de migração e a possibilidade de expansão do sistema em conjunto com a empresa.