Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, số lượng quy trình, dữ liệu và các mối quan hệ phụ thuộc ngày càng gia tăng, khiến việc kiểm soát thủ công trở nên khó khăn. Chính vào thời điểm này, nhu cầu triển khai hệ thống Quản lý Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) – một công cụ giúp tổ chức việc quản lý nguồn lực và tích hợp các lĩnh vực hoạt động then chốt của doanh nghiệp – trở nên cấp thiết.
ERP là gì?
Đây là phần mềm được sử dụng để quản lý doanh nghiệp. Phần mềm này nhằm hỗ trợ và trên thực tế, ở một mức độ nhất định, tự động hóa việc sử dụng các nguồn lực. Đây là một cơ sở dữ liệu khổng lồ, bao gồm toàn bộ dữ liệu của công ty. Điểm quan trọng chính là đây là một công cụ tích hợp. Hệ thống sẽ chứa dữ liệu từ mọi lĩnh vực của doanh nghiệp, từ tiếp thị, bán hàng cho đến kế toán và hậu cần. Tất cả nhân viên cũng sẽ làm việc dựa trên hệ thống này. Do đó, đây là phần mềm rất tiên tiến, trên thực tế kết nối với nhau nhiều ứng dụng thường được sử dụng riêng lẻ. Tuy nhiên, nhờ sự tích hợp này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Không ai phải chuyển đổi giữa các chương trình khác nhau để tìm kiếm thông tin cụ thể; đồng thời, trong hệ thống ERP, việc giao tiếp giữa các bộ phận cũng trở nên dễ dàng hơn.
Xin mời quý vị tham khảo thêm: Cửa hàng bán buôn trực tuyến – đó là gì và làm thế nào để thành lập?
Lịch sử của ERP
Chỉ nhờ vào công nghệ thông tin phát triển cao mới có thể tạo ra các hệ thống như vậy, tuy nhiên các phiên bản đầu tiên của chúng đã được biết đến ngay sau Chiến tranh Thế giới thứ hai. Chúng được gọi là MRP, viết tắt từ cụm từ tiếng Anh Material Resources Planning. Hệ thống này, tất nhiên là hệ thống tương tự, bao quát phần lớn tất cả các quy trình hậu cần trong doanh nghiệp, từ số lượng đơn đặt hàng và nhu cầu, cho đến chính quá trình sản xuất và kết thúc bằng hậu cần giao hàng. Sự ra đời của máy tính đã mở rộng khả năng của các hệ thống loại này, trong đó con người không còn cần thiết ở tất cả các giai đoạn hoạt động của hệ thống. Trong phần lớn các quy trình, máy tính đã thay thế con người; sức mạnh tính toán được nâng cao, cùng với sự xuất hiện của các kỹ thuật mới trong việc phát triển các ứng dụng loại này, đã tạo điều kiện cho sự ra đời của các hệ thống rất phức tạp và tích hợp nhiều lĩnh vực, được gọi là Hệ thống Kế hoạch Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP).
Xin mời quý vị tham khảo thêm: Các phần mềm ERP – những ví dụ về các phần mềm hiện có trên thị trường ERP
ERP có thể được sử dụng để làm gì?
Mọi thứ đều phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà hệ thống đang được triển khai. Trên thực tế, việc áp dụng hệ thống này có thể mang lại hiệu quả rất cao trong mọi dự án; tất nhiên, điều quan trọng là phải biết tận dụng nó một cách hợp lý. Trong doanh nghiệp sản xuất, hệ thống có thể được sử dụng để tối ưu hóa chi phí sản xuất thông qua việc giảm thiểu chi phí, tăng cường tự động hóa, tính toán nhu cầu nguyên vật liệu một cách hiệu quả, tự động hóa cao hơn và điều chỉnh việc chuyển đổi dây chuyền máy móc một cách linh hoạt hơn, cũng như trong nhiều lĩnh vực khác. Chương trình này cũng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Trước hết, điều này một lần nữa đạt được nhờ việc tăng cường tự động hóa một số quy trình. Tự động hóa không chỉ đơn thuần là thay thế các hoạt động của con người bằng hệ thống máy tính phù hợp. Điều này còn đồng nghĩa với việc giảm thiểu sai sót, từ đó giúp cắt giảm chi phí. Việc quản lý chuỗi cung ứng, bao gồm cả kho hàng, hiệu quả hơn là lợi ích được ứng dụng đặc biệt trong các hoạt động liên quan đến lưu kho và thương mại điện tử. Việc giao hàng đúng thời hạn cùng với việc dự báo nhu cầu đối với một mặt hàng cụ thể giúp giảm thiểu thời gian lưu kho hàng hóa, từ đó giúp cắt giảm các chi phí liên quan. Tuy nhiên, hệ thống ERP không nhất thiết chỉ được sử dụng cho các quy trình liên quan trực tiếp đến hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống này còn có thể, trong số những lợi ích khác, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Điều này là nhờ hệ thống sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin cần thiết về khách hàng của doanh nghiệp. Mỗi nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị hay nhân viên thuộc bộ phận thu hồi nợ đều có thể dễ dàng và nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết. Nhờ đó, việc phục vụ khách hàng sẽ được cải thiện nhờ tính hệ thống cao hơn. Hệ thống có thể lưu trữ thông tin về từng khách hàng cụ thể, bao gồm thông tin liên lạc, lịch sử giao dịch cũng như các đơn đặt hàng của họ. Tất cả những yếu tố này góp phần nâng cao đáng kể chất lượng dịch vụ khách hàng.
Xin mời quý vị tham khảo thêm: ERP và CRM – sự khác biệt giữa hai trang này là gì?
Khi nào nên bắt đầu sử dụng hệ thống ERP
Thực tế, thời điểm lý tưởng nhất chính là khi mới bắt đầu hoạt động. Lúc đó, việc triển khai sẽ tốn ít thời gian và nguồn lực nhất. Quý vị có thể nhập toàn bộ thông tin vào hệ thống ngay từ đầu, nhờ đó loại bỏ rủi ro bỏ sót dữ liệu khi di chuyển từ nhiều phần mềm khác sang. Việc cập nhật thông tin liên tục cũng giúp quý vị không phải huy động thêm nguồn lực để triển khai hệ thống này. Thật không may, việc triển khai hệ thống này trong quá trình hoạt động sẽ đòi hỏi phải thuê một công ty bên ngoài hoặc làm thêm giờ, bởi sẽ rất khó để vừa xử lý các công việc thường ngày vừa chuyển toàn bộ dữ liệu sang hệ thống tiên tiến này. Tuy nhiên, những tình huống lý tưởng như vậy rất hiếm khi xảy ra, do đó, các lý do khiến các doanh nghiệp quyết định triển khai hệ thống ERP cũng rất đa dạng.
Phần mềm đã lỗi thời
Thật không may, không phải tất cả các nhà sản xuất đều cập nhật phần mềm của mình, dẫn đến việc dù doanh nghiệp có phát triển thì các phần mềm này vẫn giữ nguyên các tính năng cũ, và theo thời gian, những tính năng đó không còn đáp ứng được nhu cầu nữa. Điều này cũng thường liên quan đến việc các phần mềm này vận hành trên các hệ thống có giới hạn, vốn không thể mở rộng thêm được nữa, hoặc việc mở rộng đó sẽ đòi hỏi nguồn lực không tương xứng so với lợi nhuận thu được.
Sự đa dạng của các chương trình
Vấn đề có thể nằm ở số lượng phần mềm đang được sử dụng trong công ty. Càng sử dụng nhiều chương trình, các vấn đề phát sinh từ đó càng lớn. Thứ nhất, việc đào tạo nhân viên mới sẽ tốn nhiều thời gian hơn đáng kể và phức tạp hơn rất nhiều, bởi thay vì chỉ cần giải thích cách vận hành của một hệ thống, quý vị phải thực hiện điều này với nhiều hệ thống khác nhau. Đôi khi, việc xuất dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác là điều cần thiết, nhưng không phải lúc nào cũng có thể thực hiện tự động, do đó không chỉ gây ra sự bực bội trong đội ngũ mà còn làm tiêu tốn những nguồn lực cần thiết một cách không cần thiết.
Chi phí lưu kho hoặc sản xuất cao
Một hệ thống quản lý kho hiệu quả ERP giúp giảm thiểu cả hai yếu tố trên. Việc tính toán chính xác hơn lượng nguyên vật liệu hoặc hàng hóa cần thiết giúp tránh tình trạng tồn kho dư thừa. Việc dự báo thời điểm cần sử dụng các mặt hàng này cũng góp phần hạn chế lượng hàng tồn kho. Cách sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc công thái học hơn cũng tác động tích cực đến chi phí. Việc quản lý máy móc hiệu quả hơn cùng với các biện pháp hạn chế tiêu thụ năng lượng sẽ giúp tác động tích cực đến chi phí bảo trì hàng tháng. Hệ thống này hoàn toàn có thể theo dõi chính xác tình trạng hàng tồn kho, phân tích mức tiêu thụ trong các giai đoạn khác nhau, đánh giá việc sử dụng từng thiết bị hoặc thậm chí từng khu vực trong kho, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.
Các quy trình thủ công
Thật không may, nhiều doanh nghiệp vẫn thực hiện một số quy trình theo cách thủ công, trong khi điều này hoàn toàn có thể được giảm thiểu đáng kể. Việc thực hiện thủ công như vậy trước hết dẫn đến thời gian cần thiết cho cùng một quy trình sẽ lâu hơn đáng kể so với khi quy trình đó được thực hiện bởi hệ thống. Con người không tránh khỏi sai sót, do đó việc thực hiện các quy trình thủ công cũng có thể dẫn đến những sai lầm, điều này ở một mức độ nào đó có thể ảnh hưởng đến chi phí hoặc hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin
Thông thường, việc sử dụng quá nhiều phần mềm khác nhau hoặc sự thiếu hệ thống hóa trong một số hoạt động sẽ dẫn đến tình trạng hỗn loạn nghiêm trọng trong công ty. Hậu quả của điều này là nhân viên không biết tìm thông tin cụ thể ở đâu. Hậu quả là nhân viên phải liên hệ với nhau mỗi lần để thu thập dữ liệu. Hệ thống ERP là một nền tảng thống nhất, nhờ đó mọi thứ đều dễ dàng được tìm thấy, không tốn nhiều thời gian tìm kiếm, từ đó giúp đẩy nhanh tiến độ của một số quy trình.
Phần mềm hoạt động kém hiệu quả
Đây là một vấn đề rất phổ biến, thường có mối liên hệ trực tiếp với điểm vừa nêu, đó là phần mềm đã lỗi thời. Lượng dữ liệu trong hệ thống như vậy sẽ tăng lên cùng với sự phát triển của công ty. Do đó, đến một thời điểm nào đó, hệ thống có thể không còn đủ khả năng xử lý lượng dữ liệu khổng lồ này. Tất nhiên, phần lớn thời gian hệ thống vẫn có thể được sử dụng, nhưng nó có thể hoạt động chậm hơn đáng kể, từ đó ảnh hưởng đến sự thoải mái trong công việc và tốc độ hoàn thành công việc. Do đó, thay vì giúp công việc trở nên dễ dàng hơn, hệ thống này sẽ chỉ trở thành nguyên nhân gây ra sự bực bội.
Triển khai hệ thống ERP
Đây là một giai đoạn vô cùng quan trọng, thực tế là quan trọng nhất, bởi vì nó bao gồm nhiều yếu tố. Trước tiên, cần phải tiến hành phân tích nhu cầu của doanh nghiệp một cách thấu đáo để lựa chọn hệ thống có thể đáp ứng được những nhu cầu đó. Đơn giản là cần phải nắm rõ các quy trình đang được thực hiện trong công ty, cũng như loại dữ liệu mà công ty thu thập. Tất cả những điều này sẽ giúp lựa chọn được hệ thống phù hợp ERP. Giai đoạn tiếp theo là lựa chọn những tính năng cần thiết trong hệ thống. Nếu hiện tại doanh nghiệp chưa sử dụng một tính năng nào đó, tốt nhất nên tắt tính năng đó đi và chỉ triển khai khi thực sự cần thiết. Giai đoạn tiếp theo là chính việc triển khai hệ thống và di chuyển toàn bộ dữ liệu. Tùy thuộc vào từng hệ thống, đây có thể là một quá trình rất tốn công. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải thực hiện quy trình này một cách tỉ mỉ để đảm bảo toàn bộ dữ liệu được chuyển giao đầy đủ sang hệ thống mới. Bước tiếp theo là hướng dẫn người dùng làm quen với hệ thống, bao gồm việc đào tạo phù hợp và phân quyền cho họ. Việc hệ thống có 100 người dùng không có nghĩa là tất cả đều phải có cùng một mức quyền hạn; mỗi người có thể được cấp quyền truy cập vào các phần khác nhau của hệ thống. Một giải pháp hợp lý là hạn chế quyền truy cập sao cho mỗi người chỉ có thể thực hiện các tác vụ trong những khu vực thực sự cần thiết cho công việc của họ. Điều này sẽ giúp tránh những hiểu lầm và rút ngắn thời gian cần thiết để đưa hệ thống vào hoạt động. Việc kiểm toán sau khi triển khai cũng rất quan trọng, cùng với sự hỗ trợ CNTT thích hợp từ công ty chịu trách nhiệm cho toàn bộ quy trình.
Ngoại tuyến hay trực tuyến, tức là tại chỗ hay trên đám mây
Thực tế, rất khó để trả lời câu hỏi này. Điều này phụ thuộc phần lớn vào đặc thù của từng doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có bộ phận CNTT phát triển, thì việc sử dụng máy chủ nội bộ – do chính bộ phận CNTT quản lý – có thể là một giải pháp phù hợp. Trong trường hợp doanh nghiệp không có bộ phận CNTT và tất cả các dịch vụ liên quan đến CNTT đều được thuê ngoài, thì việc sử dụng dịch vụ đám mây sẽ là lựa chọn tốt hơn.
Tóm tắt
Hệ thống ERP tích hợp các quy trình kinh doanh then chốt trong một môi trường duy nhất. Hệ thống này giúp đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu, tự động hóa các hoạt động và hỗ trợ quá trình ra quyết định tại các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
Hệ thống ERP mang lại hàng loạt lợi ích cho doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả thông qua việc cắt giảm chi phí, tự động hóa và đẩy nhanh các quy trình. Đây sẽ là giải pháp phù hợp cho cả những doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm lỗi thời, có quá nhiều phần mềm, phần mềm hoạt động kém hiệu quả hoặc đơn giản là một phần quy trình vẫn được thực hiện thủ công. Trong mỗi trường hợp này, sự thoải mái trong công việc cũng như tốc độ và hiệu quả làm việc sẽ được nâng cao đáng kể. Việc sử dụng một hệ thống duy nhất cũng đồng nghĩa với việc giảm thiểu sai sót và truy cập thông tin nhanh chóng hơn. Điều quan trọng duy nhất là phải điều chỉnh hệ thống cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp hoặc lựa chọn một giải pháp ERP có các tính năng phù hợp.
Câu hỏi và câu trả lời
Từ viết tắt ERP có nghĩa là gì?
ERP Đó là Enterprise Resource Planning, tức là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Hệ thống ERP bao gồm những lĩnh vực nào?
Thông thường nhất là các bộ phận bán hàng, kho hàng, tài chính, kế toán và sản xuất.
Liệu hệ thống ERP có cần thiết tại B2B hay không?
Đúng vậy, đặc biệt là ở những nơi có số lượng đơn đặt hàng và đối tác lớn.